企业重大建设项目档案收集工作的几点体会

2023-01-15

近年来, 随着企业的不断发展壮大, 攀钢投资建设的大型项目越来越多, 而作为真实反映和准确记录企业重大建设项目的项目档案, 具有建设项目周期长, 参建单位多, 专业性强等特点。因此, 如何做好项目档案的收集工作, 确保档案的完整、准确、系统, 是企业档案管理部门面临的重大课题。笔者在公司档案管理岗位上, 通过十几年的工作实践, 积累了一些经验, 供大家参考并相互学习交流。下面就如何做好重大建设项目档案的收集工作, 谈几点个人体会。

一、要建立健全项目档案工作的规章制度

建立健全项目档案工作的规章制度是做好档案收集工作的基础。攀钢很多重大建设项目都实行公开招投标, 设计、施工、监理单位来自全国各地, 工程完工后, 各方移交的竣工档案标准不同, 格式不一。因此, 公司结合了自身实际情况, 按照国家档案管理标准, 制定和颁布了《档案管理标准》, 明确规定了施工单位、质量监督部门、设计单位、监理单位、使用单位、公司档案管理部门及财务部门的职责;明确规定了档案资料的收集范围、种类和质量要求, 这就为保证项目档案的完整、准确、系统, 实现项目档案管理规范化、标准化奠定了良好的基础。

公司档案主管部门必须参与合同审查会签, 在合同中设立专项条款, 明确规定了参建单位必须按照公司《档案管理标准》的要求收集归档竣工资料并扣留一定比例的合同金额作为竣工资料保证金, 以确保竣工资料的收集归档得到参建单位的高度重视。在工程结算和设备最终付款时, 必须有档案人员在结算单上签字、盖章, 确认其档案资料已达到归档要求, 财务部门方可付款。这就使档案资料的归档具有了法律效力, 为以后档案资料的收集归档工作打下了良好的基础, 从制度上有效保证了档案资料的完整、准确和系统。

二、及时介入, 做好项目档案工作的业务监督、检查、指导

(一) 必须从项目资料形成的“源头”抓起。

开工前, 档案主管部门要将项目资料的收集范围及具体要求向各参建单位进行技术交底。各参建单位要将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核, 确保项目档案工作与项目建设同步进行, 将档案工作贯穿于项目建设全过程。

(二) 按照工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。

所谓同步检查就是要求资料检查与工程建设同步, 特别是要抓住工程建设的几个重要阶段, 如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等。所谓经常检查就是对工程项目资料的质量要进行经常性检查。根据实际情况每周或每月检查一次, 以便能够及时发现问题, 及时纠正。具体检查内容主要包括以下几点:一是检查资料的形成是否及时、完整、齐全。重点检查验槽记录、隐蔽记录等。二是检查每份记录或表格是否为原件, 是否为标准格式。表格填写是否完整、规范、清晰。三是检查每份记录或表格的签字是否及时、齐全, 有无代签现象, 书写的墨水是否符合要求等。四是检查设计变更材料。主要是检查变更材料是否齐全, 清楚, 是否都加盖了竣工图章, 是否明确了采用情况及在相应图纸上进行了修改。

(三) 档案主管部门对每月资料的检查情况及时进行通报。

针对存在的问题, 提出整改措施并要求限期整改。以此使各参建单位的领导、工程技术人员、档案人员能够及时了解和掌握本单位的项目资料管理情况, 重视工程项目资料的收集和归档。实践证明, 通过对项目资料的同步检查和经常检查, 收到良好的效果。一方面, 参建单位主动向我们通报档案收集、整理过程中出现的问题;另一方面自身也重视档案的质量, 主要体现在表格统一、签认齐全、归档的原件率比以前有了明显提高, 对检查中发现的问题能够及时整改等。

三、加强档案业务知识培训, 提高各类人员业务素质

(一) 立项前对各职能部门经办人员进行档案收集工作培训。

档案主管部门要详细说明归档资料的数量、质量、时间要求, 以引起各职能部门对档案工作的认识和高度重视, 确保工程建设前期资料、外事活动资料、外部配套建设或协作的有关资料及时收集归档。

(二) 开工前对参建单位进行档案业务知识培训。

各参建单位来自全国各地, 项目档案管理标准不统一, 档案管理水平也存在差异。为确保项目档案的质量, 在工程开工前, 公司档案主管部门就要举办培训班, 对参建单位项目经理、工程技术人员和档案员进行档案管理知识培训, 学习项目档案如何分类组卷、编制及档案相关知识, 明确归档范围和使用的表格样式, 为各参建单位项目档案收集归档统一了标准。

(三) 加强和提高使用单位工程技术人员和档案人员业务素质。

项目档案工作是一项专业性很强的工作, 要求从事该工作的人员不仅要具备档案专业方面的知识, 还要懂得一些工程方面的知识。因此, 一方面, 档案人员和工程技术人员应在实际工作中努力学习项目档案管理相关的业务知识和技能, 苦练内功, 提高自身业务素质;另一方面档案主管部门也要加大对他们项目档案专业知识的培训, 并创造机会与相关单位进行经验交流, 学习其他单位的先进管理经验和做法, 以弥补自身档案管理方面的不足。

摘要：该文从工作实际出发, 阐述了重大建设项目档案收集工作的几点体会是要建立健全项目档案工作的规章制度, 加强业务指导、检查、监督、培训, 提高项目档案的收集质量。

关键词：项目档案,收集,工作机会