对县以下基层单位到期档案鉴定销毁工作的几点思考

2022-09-11

1 引言

到期档案鉴定销毁作为档案业务中不可或缺的一个环节, 长期以来因为不同因素的影响, 经常被档案管理人员忽略, 尤其是在基层单位中这种情况尤为突出。很多基层单位的档案室中都有诸多到期档案大量存储, 这样会在很大程度上对基层单位档案工作的开展带来不利影响。对此, 本文从基层单位的角度出发, 对如何开展到期档案鉴定销毁工作进行分析, 并提出相关见解, 提供给相关人士, 供以借鉴。

2 基层单位开展到期档案鉴定销毁工作的必要性

县以下基层单位主要指县级机关事业单位, 这个级别的单位一般只设档案室, 不设档案馆。保管的档案主要以短期 (10年) 档案为主, 还有待进馆的永久、长期 (30年) 档案。永久、长期档案一般10~15年进馆一次。

随着社会的飞速发展, 各类档案数量逐年增加, 而且增速迅猛, 使得档案库房空间日益紧张。以连江县教育局档案室为例, 保管着1991~2014年的短期档案1170多册, 2005年~2015年, 以件为单位的档案达16000多件, 500多盒。而库房面积不足20平方米, 整个库房塞得满满的, 空间严重不足, 来年的档案放哪?有人认为, 库房面积不够可以再要一间, 这个想法很难实现。首先, 一个单位的使用面积通常是固定的, 办公用房早已规划好, 一个科室要增加使用面积, 难上加难, 为解决办公空间问题, 多数单位采用了格子式办公, 一个小间安排了5~6个人员, 甚至7~8人。这种情况下, 要增加档案库房面积, 可谓是为难领导了。所以档案室只能在自身上下功夫, 要不, 提高档案存储密度, 但后果是导致库房存储设备堆积超高、间距狭窄, 严重影响了库房安全;要不, 销毁到期档案, 腾出空间。显然, 加强到期档案鉴定销毁工作, 把无保存价值的档案剔除出库, 可以很好地解决上述问题, 也有利于档案的安全管理。

另外, 基层单位的档案管理工作一般都面临着专职人员少、库房小、设备简陋等难题, 倘若继续将已经到期的档案储存下去, 就需要花费更多的人力、物力, 而且在一定程度上制约着档案检阅的速度, 从而降低工作效率。因此, 在基层单位积极开展到期档案鉴定销毁工作是十分有必要的。

3 基层单位到期档案鉴定销毁工作不到位的原因

一般情况下, 对到期档案销毁工作的开展产生制约的因素主要有以下几点:第一是担心风险, 会对到期档案鉴定销毁工作的开展产生一些顾虑;第二是抱着档案多多益善的工作态度和保守思想, 为了达到归档要求而凑数, 不考虑后果的追求百分百的归档率;第三是怕麻烦, 觉得要是对多年的档案进行清理, 会消耗大量的时间、精力, 带来巨大的工作量。而且时间越久, 到期档案堆压的数量就越多, 这样就加大了档案的处理数量。这些都致使到期档案鉴定销毁工作处于不被重视的状态下。对此, 基层单位应当将失去价值的到期档案做好统一的鉴定销毁处理, 这样才可以在今后的工作中将精力、时间投入到更多新的工作中, 使有价值的档案发挥出自身的作用。

4 基层单位到期档案鉴定销毁工作的流程

相关调查显示, 基层单位的档案室中或多或少的都存在很多到期档案, 有的档案室到期档案甚至占了整个档案室的21%, 可见基层单位目前还没有真正做好到期档案鉴定销毁工作, 也未对其给予应有的重视, 这是致使当前基层单位到期档案鉴定销毁工作停滞不前的主要因素。事实上, 到期档案鉴定销毁工作对每个基层单位来讲都是一项非常重大而严肃的任务, 一般需要按照以下工作流程开展工作:

首先, 制定本单位到期档案鉴定销毁工作计划和实施方案, 提交档案鉴定销毁工作领导小组审核, 审核通过后, 正式发文启动本单位的到期档案鉴定销毁工作。其次, 由档案室领导组织档案管理人员根据本单位有关档案鉴定销毁文件及库存情况编制《到期档案预销毁清册》。再者, 将《到期档案预销毁清册》按归档人员进行下发, 交由归档人员进行初步核对, 给出核对结果, 一般核对结果包括可销毁、续存及续存期限。最后, 将《到期档案预销毁清册》的初步核对结果提交至档案鉴定销毁工作领导小组, 领导小组组织召开会议, 对初步审定结果进行最后审定工作, 给出审定意见, 形成《到期档案销毁清册》, 签发档案销毁文件, 组织销毁。

5 基层单位到期档案鉴定销毁工作顺利开展的保障措施

5.1 提高参与人员的素质, 确保工作质量

对于到期档案鉴定销毁工作而言, 其具有一定的专业性, 会对基层单位档案事业未来的发展产生直接的影响。因此在开展到期档案鉴定销毁工作时, 工作人员需要提高自身的综合能力, 深刻认识到到期档案鉴定销毁工作的重要性, 对到期档案潜在的价值进行分析, 确保不多留一份无用到期档案, 不毁掉一本有用到期档案, 确保到期鉴定销毁工作的有效性, 从而推动基层单位的不断进步。

目前, 在基层单位中, 虽然从整体上看, 档案室工作人员的文化素养得到了一定程度的提升, 但是在一些基层单位中, 还存在着将档案室作为闲散人员的安身之所, 认为档案管理是一项无关紧要、没有技术含量的工作, 从而将一些不够专业, 综合素质不高的人员安排到档案室进行工作, 严重影响了档案管理工作的顺利开展, 也无法有效地进行到期档案鉴定销毁工作。因此, 基层单位必须要重视这一问题, 引进专业档案管理人才, 确保档案室的工作人员都通过正规考试, 平时多参加档案专业的相关培训, 从整体上将档案室工作人员自身的综合素质提升上来, 特别是人员的业务素质更要得到提升, 这样才能确保到期档案鉴定销毁工作的顺利进行。

5.2 把握三个关节, 搞好到期档案鉴定销毁工作

首先, 需要对到期档案鉴定销毁工作进行严格把关。从档案本身发展规律来看, 档案保存价值是存在递减性的, 简单来说, 就是档案潜在的价值是随着时间的流逝而失去相应的价值, 与此同时随着人们思想理念的日益升华, 在不同时期人们都会对同一类型的档案认知发生改变。例如对土地买卖协议的有关档案, 一开始是当作长期档案, 现在则是当作永久性档案进行存储。因此, 基层单位对于到期档案要想销毁, 必须要做好鉴定工作, 不能出现“一刀切”的情况。凡是无用的到期档案一定要做好销毁工作, 而对于仍有价值的到期档案则需要重新鉴定保管, 如若销毁, 则可能造成难以弥补的后果。

其次, 应当做好审批工作。基层单位将没有价值的到期档案进行销毁, 一定要遵循档案鉴定销毁的相关制度, 严格按照流程和相关手续进行办理。例如按相关档案管理法要求, 就保管期已满的档案而言, 应当由档案室提出销毁的意见, 并对到期档案销毁进行编制。基层单位中的监销人员在将到期档案销毁的前期阶段, 应当依据有关资料对需要销毁的到期档案进行检查;当销毁以后, 需要在清册上面签字, 并将相应的报告递交到指定的人员手中。

最后, 基层单位应当做好后期调整工作, 当到期档案销毁以后, 必须对现有的库存档案开展调整工作, 制定切实可行的调整方案, 提前做好详细的研究, 做好充分的准备工作, 有计划、有目的地进行恰当的调整;另外, 还要尊重原基础, 尽量不要随意破坏丢弃, 根据已经存在的整理形式, 系统做好分类排列工作, 并且和其他档案做到相互协调, 例如档案的装具以及相关目录等, 不要有太大的差别。

6 结语

通过以上内容的论述可以看出, 在基层单位中采取档案鉴定销毁工作对基层单位的档案事业发展有重要的意义, 合理的开展档案鉴定销毁工作, 不仅可以从整体上提高档案室的价值, 而且还能够全面推动基层单位的发展, 从而为我国的经济建设做出贡献。

摘要：档案鉴定销毁工作是档案管理不可或缺的重要内容, 但在具体工作实践中却存在档案“只存不鉴”“只鉴不毁”“鉴而不规”等现象, 尤其在基层单位, 档案鉴定销毁工作没有得到真正的开展。这不符合档案管理规定, 也严重浪费了档案管理资源, 延滞了档案服务功能的发挥。笔者依据多年工作经验, 对此提出了一些建议, 旨在推动我国基层档案事业的不断进步, 为我国基层经济建设做出贡献。

关键词：基层单位,档案,鉴定销毁,分析