高校档案管理的创新要素分析

2022-09-11

档案管理要根据时代的发展改革创新, 实现档案工作的科学性。高校档案记录了广大教职工、学生等在学校的工作和学习生活, 并通过不同的形式将这些具有价值的资料保存, 这些形式主要有文字、图表、音像等。作为学校事业发展的重要组成部分, 高校档案管理模式的改革必须顺应时代发展趋势。

一、高校档案管理的现状分析

(一) 档案归档规范性有待提升。

随着办公自动化的日益普及, 电子化、数字化成为档案信息发展的趋势, 因而电子文件将是归档工作的重要组成, 然而, 由于计算机技术并未很好地运用于档案管理工作之中, 因此, 电子文件归档管理无法充分发挥出其先进的技术优势, 仍然采用手工模式进行资料检索、调阅档案, 以及使用纸化阅档方式, 致使档案归档能力较弱。相对而言, 高校使用计算机技术较为普及, 信息资源流通较快, 通常采用方便快捷的网络接收、发送文件, 但是由于没有统一规范的管理制度, 多数电子文件未能及时形成档案, 未做系统化处理, 造成资源白白流失。与纸质文档相比, 电子文档的收集和归档范围比较广泛, 在管理上二者有着本质的区别。由于技术方面的原因, 统一管理电子文档难度较大, 加之标准亟待完善, 因此在实践中产生许多问题。

(二) 档案管理人才结构相对单一。

当前, 在高校档案管理工作方面, 急需引进计算机、档案研究等专业的人才, 以适应信息化、数字化档案管理的发展要求, 然而, 实际上高校从事档案管理工作的人员, 普遍存在技术能力、科研创造能力低下的问题, 又由于档案人事制度的改革, 造成档案人员频繁调动, 甚至一些非专业技术人员担任档案管理工作, 从而难以适应新形势下的档案管理工作的要求。从事高校档案管理工作的人员, 有些不但缺乏专业技能, 对业务不熟悉, 而且对工作敷衍了事, 缺少收集档案信息的意识, 整理档案材料不够及时, 对档案管理水平的提升造成很大影响。

(三) 档案信息化水平有待提高。

多数高校档案信息化水平较低, 亟待改革创新档案工作, 以提升管理水平。高校档案管理信息化水平低的现象, 主要表现在以下几方面:首先, 档案管理系统未建立和完善, 手工操作仍然是日常档案管理工作的主要模式;其次, 网络平台未建立, 信息化水平较低, 开发利用档案的渠道不顺畅;第三, 采用“双轨制”的管理模式, 不仅工作量大, 而且未能充分发挥出所引进的档案管理系统的优势, 延缓了信息化的发展。发展和实现档案的信息化、数字化, 必须改革和创新管理模式, 以适应新形势的需要。

二、高校档案管理的创新要素分析

(一) 在管理模式上开展创新型实践。

从高校行政部门的设置以及职能来看, 档案管理部门只是统一管理之下的一个科室, 其工作人员素质参差不齐, 随着现代化教学的深入发展, 这些问题的弊端逐渐显现, 已严重影响到学校档案管理工作的正常运转。因此, 不少高校已经意识到问题所在, 在随后的学校机构改革过程中, 已将档案管理部门明确为学校的直属部门, 从其他部门之中剥离出来, 使得高校档案管理部门有了更多的自主决策的权利, 让其具有了更为宽松的发展空间。档案管理部门的主体地位一经确立, 而后应进一步研究和探索档案管理的发展方向和未来趋势。

高校应从自身实际出发, 根据档案管理的几大主要要素, 以破釜沉舟的勇气, 下定决心将创新档案管理模式作为一项基础工程来抓。与此工作有关的人员, 也应于日常工作中积累经验, 注重学习, 一旦时机来临, 实现由量到质的飞跃。唯有这样, 才能探索出高校档案管理工作的新模式。

(二) 在管理思路上开展创新型实践。

1.拓宽管理思路需创新管理观念。“新”是创新档案管理的基本要求, 因此在具体实践当中, 必须改变传统的管理观念, 树立新意识。原有的档案管理方式, 只是将档案当做“藏书”, 未能充分发挥其在高校教育教学中应有的作用。高校档案管理观念的创新, 要以事实为出发点, 结合具体实际, 全面审视和发展档案管理工作。从事档案管理工作的人员, 应充分利用网络技术的优势, 力争拓展档案管理的范围, 努力提升其管理水平和质量。当今社会, 网络化已不可阻挡, 若高校档案管理依然裹足不前, 未能摒弃陈旧观念, 必然被时代所淘汰。所以说, 高校档案管理必须满足社会发展需要, 充分考虑被服务者的实际需求, 以人为本, 紧跟时代步伐, 才能在工作中有所创新和发展, 才能立足于档案管理领域。2.拓宽管理思路需创新管理方式。档案管理水平的评价, 传统方式多注重有多少档案, 存放场馆如何, 以及管理档案的设施怎么样等表面现象, 这种片面性的评价, 往往不利于其自身内部建设。档案管理水平的提升, 关键在于人, 重点在于开发利用档案资源。因此, 改变以往档案管理以外部建设为重点的方式, 转移工作重心, 重点建设内部管理, 是创新档案管理方式的关键所在。总之, 服务大众应是高校档案管理工作的一贯宗旨, 不能闭门造车。3.拓宽管理思路需创新人才引入机制。当前, 各国之间、各行业之间的竞争, 归根究底是人才的竞争, 人才永远是竞争的核心, 因此, 引进高素质的人才是各领域最为重视的环节。毋庸置疑, 高校档案管理队伍的壮大, 必须吸收大量的优秀人才, 才能提升工作的整体水平。相关工作人员应破除原有体制的束缚, 在考察和选拔人才时, 秉承“不拘一格降人才”的原则, 将综合能力强的人才纳入档案管理的队伍里来。

(三) 在管理手段上开展创新型实践。

目前的高校档案管理工作, 在一定程度上依然存在因循守旧、固步自封的问题, 随之带来的弊端越发凸显。高校传统管理模式通常利用行政手段和方式, 对本不属于行政范围之内的部门或业务进行干涉, 往往束缚了这些部门或业务的发展。在市场经济大潮之下, 高校档案管理更应利用现代化的科学技术手段, 运用于档案管理工作的实践之中, 规范档案的收集和保存, 精确化档案检索, 对档案管理的结构进行进一步优化, 以实现部门工作效率和水平的提高。此外, 在档案管理工作过程之中, 应充分发挥智能办公系统的优势, 实现办公自动化, 这也是创新高校档案管理的又一大重要实践举措。

三、开展高校档案管理创新型实践的综合表现

(一) 发扬人文精神。

细心和耐心是高校档案管理工作人员的必备素质, 同时, 还应具备相应的专业知识和技能。应充分认识档案管理人才队伍建设的重要性。人才的培养, 队伍的建设, 离不开每一位工作人员的成长和发展, 因此, 要完善奖励机制, 积极鼓励他们安心工作。

(二) 建立科学有效的人力资源管理模式。

1.分级进行岗位升迁以及发放工资, 采取各种有效手段, 实行竞聘上岗, 调动员工的工作热情和积极性。2.建立和完善员工之间的合作机制, 畅通内部交流渠道, 通过各种培训和学习, 提升员工的工作能力。3.重视继续教育, 在实际工作中, 随时会遇到各种各样的问题, 如果不具有专业基础, 很难胜任档案管理工作, 因此, 要鼓励员工进行自我学习和深造, 不断吸收先进的理念和知识。4.高校档案管理应特别关注不同利益主体之间的关系, 要至始至终以学生为主, 将社会效益作为学校工作的重中之重。

四、结语

计算机和网络信息技术的快速发展推动档案管理发展, 高校档案管理进行创新势在必行。因此, 高校档案人士必须解放思想, 树立新的思想观念和意识形态, 不断尝试新的管理思想和方法。综合来看, 高校档案已成为学校管理的重要组成部分, 进行高校档案管理的创新型实践, 推动高校档案管理水平发展, 对提升知识经济时代高校整体管理水平很有必要。

摘要：本文通过分析档案管理工作的现状, 找出档案管理工作存在的问题, 并且深入研究档案工作的管理观念、方式以及人才资源的创新问题, 最终达到提高档案管理工作效率的目的。

关键词：高校,档案管理,创新