高校图书馆办公室信息沟通及学习的创新方法分析

2022-09-10

高校图书馆办公室信息沟通是保证图书馆正常运行的关键所在, 而加强学习则是提高图书馆管理水平、服务水平, 促进其可持续健康发展的关键所在。因此, 促进高校图书馆办公室信息沟通及学习的不断创新, 应作为当前我国高校图书馆建设重点内容之一, 加强探究和改进。

一、高校图书馆办公室信息沟通方面创新方法分析

(一) 做好与读者之间的信息沟通

提高图书馆管理水平, 最主要的便是充分了解读者的真实意愿, 对此办公室可采取以下三种方式加强馆员与读者之间的直接对话:第一, 在图书馆大厅设置馆长信箱, 欢迎广大读者提出问题及宝贵建议, 同时还可公布馆长邮箱, 鼓励广大读者提出意见;第二, 充分利用现有资源, 通过电子图书馆或编制馆刊等形式, 将图书馆服务项目以及工作业绩进行实时公布, 并开设互动论坛, 促进广大读者就图书馆建设及发展问题进行讨论;第三, 定期举行读者座谈会, 通过选择具有代表性的人员参加, 就对图书馆的建议和意见畅所欲言。通过以上形式, 使办公室人员与读者之间有效沟通, 从而促进图书馆健康持续发展。

(二) 做好与馆内人员的信息沟通

图书馆办公室每天接受大量信息使得办公室人员大多处于被动接受状态, 在实际工作开展中受到了信息等方面的限制, 不能有效解决存在的主要矛盾和问题, 在一定程度上会严重影响图书馆管理水平、服务水平进一步提升, 对此可以积极采用“走动管理法”。走动管理法是由美国最负有盛名的管理学大师托马斯·彼得斯提出的, 也被称之为“巡视管理法”。该种方法积极倡导走出办公室, 深入读者、深入群众, 通过深入调查研究, 获得第一手信息, 为创新发展提供可靠依据。在实际应用中, 可以通过定期与读者、馆员接触、谈心等, 充分了解馆员提供服务的质量和水平, 并及时反馈给相关领导, 充分拉近读者、馆员、领导之间的距离。

(三) 做好与各院系 (部门) 之间的信息沟通

图书馆的发展离不开学校各院系 (部门) 的大力支持, 由于目前我国大部分图书馆在高校建设中处于弱势地位, 因此需要办公室积极采取有效措施, 努力提高图书馆在各院系 (部门) 中的认可度, 促进其受到学校领导的大力支持, 保证图书馆各项业务顺利进行。对此办公室可以通过以下几种方式进行:第一, 及时将图书馆重要信息传达至各院系 (部门) , 比如新购买的图书或新引进的电子资源信息, 积极通过馆刊、网络等进行宣传, 保证各院系 (部门) 充分了解服务项目, 提高利用率;第二, 做好与院系 (部门) 之间协作任务, 比如对于其他部门所需的数据, 应保证第一时间传递;第三, 主动与各院系 (部门) 进行沟通, 询问图书馆在建设方面存在的问题, 或是能够为其提供哪些帮助等, 通过沟通与交流, 加强与院系 (部门) 之间的联系, 从而促进图书馆建设在学校发展中的重要性。

(四) 做好与其他高校图书馆之间的信息沟通

加强与其他高校图书馆之间的信息沟通, 通过学习新思路、新观点, 丰富管理思维, 从而实现图书馆工作方法的创新与发展。在与其他高校沟通时, 办公室应积极扮演好外交官的角色, 积极做好外校图书馆来访接待、安排参观等工作。除此之外, 还可以与其他图书馆之间建立信息交换关系, 通过将每月管理信息实施交换, 从其他高校图书馆管理中吸收新营养, 促进自身新发展。还可以组织一定的文体活动, 如学术讨论、体育赛事等, 通过活动加强同行之间的交流和学习, 实现互利互惠、共同发展。

二、高校图书馆办公室学习方面创新方法分析

(一) 通过自学提升办公室人员业务素质

办公室是一个综合性非常强的服务机构, 在为领导提供直接服务的同时还需对图书馆各个部门提供服务。因此不仅要求办公室工作人员具有较强的行政管理能力, 还需具备过硬的业务能力, 比如在进行工作计划制定、组织、筹备、工作量考核、数据统计、设备添置等工作内容时, 均需对工作内容有充分的了解。特别是办公室临时性事务比较多, 办公室人员配置有限, 需要工作人员合理分配时间, 统筹安排, 方可实现信息正常传递, 对此通过培养办公室人员自学的能力, 使其积极关注工作岗位所需的各项技能, 并针对性的对其进行培训、进修或参观考察等, 在不断丰富自身理论的同时, 锻炼业务工作能力。

(二) 树立终身学习观提高文字沟通能力

办公室工作内容之一便是协助领导对各项规章制度、发展计划、办公公文、宣传材料等进行撰写和编制, 同时还需对各种行政事务进行解决和处理, 而这些工作内容都要求办公室工作人员具备良好的文字沟通能力。树立终身学习的观念可以帮助管理人员不断促进自身能力的提升和发展, 不断提高办公室人员的业务能力, 因此应对其进行针对性的思想教育, 帮助工作人员树立终身学习观念, 促进其与时俱进、科学发展。

(三) 积极学习现代化技术创新工作方式

随着科学技术的不断发展和创新, 办公自动化已在各个领域得到了积极推广和应用。图书馆办公室中计算机、办公软件等现代信息技术的应用, 不仅创新了工作方式, 提高了工作效率, 同时在促进图书馆现代化方面也发挥出显著作用。比如利用网络自动化技术有效加强了对馆内人、财、物等方面的管理能力;利用电子邮箱加强校内外业务的处理, 利用校内办公软件等, 提高了信息传递、发布的实效性。通过不断加强对现代化信息技术的学习, 创新工作方式, 充分适应图书馆管理的信息化、自动化发展趋势, 促进图书馆现代化水平进一步发展。

(四) 促进全员学习提升综合服务水平

图书馆办公室工作人员自身综合素质的不断提高, 不能充分保证图书馆管理水平及服务水平的总体提高, 对此应积极组织全体馆员共同学习, 通过创造良好的学习氛围, 及时对相关知识进行更新换代, 保证知识传递正确性、科学性, 建立一个学习能力强、管理能力强、业务能力强、服务水平高的发展队伍, 从而促进图书馆综合实力不断增强, 具备一定的竞争优势。在实际工作中, 通过积极开展针对新生的入馆教育、电子资源信息讲座等完善服务项目。并针对图书馆管理学习中存在的主要问题, 制定出切合实际的计划, 系统的对全体馆员实施全范围学习和培训, 促使馆员之间互相学习、共同发展, 构建学习型图书馆。通过理论引导实践, 提高服务质量。

三、结束语

综上所述, 在加强图书馆办公室信息沟通方面可以通过做好与读者、与馆内人员、与各院系 (部门) 、与其他高校图书馆之间的信息沟通等措施有效实现;在学习方面则可以采取通过自学提升办公室人员业务素质, 树立终身学习观提高文字沟通能力, 积极学习现代化技术创新工作方式, 促进全员学习提升综合服务水平等措施有效实现。总之, 图书馆办公室信息沟通与学习方面能力的提升离不开创新与发展。

摘要：办公室作为高校图书馆中不可缺少的一部分, 在图书馆正常运行中发挥着至关重要的作用和价值。本文主要从高校图书馆办公室信息沟通及学习两方面着手, 提出了行之有效的创新方法, 并进行了系统阐述。

关键词：图书馆办公室,信息沟通,学习,创新