企业文书档案管理的问题与改进方法

2022-09-12

所谓文书档案, 也叫做管理性档案, 即事业单位、企业、团体、机关以及其它社会组织在行政管理和领导等工作、活动中形成的文件, 这些文件具有一定的查询和保存价值。在档案管理工作中, 文书档案管理占据着举足轻重的地位, 是所有事业单位、企业、团体、机关的一项重要工作。可以说, 企业文书档案资料的可靠性、安全性与文书档案管理水平有着直接的关系, 只有坚持创新和与时俱进, 才能落实好文书档案工作, 使之为企业的健康发展奠定坚实的基础。

一、企业文书档案管理中存在的主要问题

(一) 企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中, 档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为, 这是一份没有什么难度的工作, 而且通常会下意识的下调招聘的标准, 更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视, 难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时, 有些部门为了图方便, 在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档, 由于归档不及时, 因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中, 经常出现催还未果, 过期不换的问题, 加之档案部门没有及时采取处理措施, 因而导致这该岗位形同虚设。

(二) 文书档案与档案工作契合度低, 资料不全面。对某些机关单位而言, 文书档案管理是一份可有可无的工作, 而且存在“重经营、轻档案”的现象, 致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上, 这不但有碍工作人员能动性的发挥, 同时还会影响文书档案的可靠性, 导致其无法与档案工作衔接, 正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度, 加之当前的管理制度存在许多漏洞, 因而导致二者处于一种“各自为政”的状态, 经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。

(三) 企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来, 企业档案管理人员的任务就是保存好档案, 这种封闭式的管理模式, 使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求, 加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视, 而且管理人员水平普遍偏低, 档案部门又是一个可有可无的岗位, 也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度, 导致档案管理水平普遍偏低。

二、企业文书档案管理的改进方法

(一) 从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度, 才能形成上行下效的效果, 使全单位的工作人员都重视这项工作, 也才能获得其他部门的理解、支持和帮助, 从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候, 一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。

(二) 努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说, 档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑, 二者是相辅相成, 缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作;文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以, 文书工作人员必须具有一定的档案管理意识, 在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则, 这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系, 还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续, 做好档案的统计与保护工作。

(三) 落实文书档案的基础工作, 对工作进行全方位的沟通、协调和监督。文书档案管理人员应该清楚自己应该做什么, 不应该做什么, 最关键的就是要养成服务意识, 认真落实好档案的收集、鉴定、利用、保管、统计等文书档案管理工作, 这样才能最大限度地发挥档案部门的作用和价值。众所周知, 文书档案中的重要资料一般都来源于其它的部门。所以, 文书档案管理人员应该主动联系其它部门的工作人员, 随时了解他们的动向, 定期参与各业务部门的培训活动, 这样才能了解和学习其他部门的一些基础性知识, 以降低文书档案管理工作的难度, 除此以外, 还要对各部门的档案收集工作进行监督和指导, 丰富档案收集渠道, 充分发挥档案部门的价值。

三、结束语

总而言之, 要实现企业文书档案管理工作的现代化, 首先要想办法提升文书档案管理的规范性和标准性。当然, 在提升档案管理水平的过程中, 一方面, 企业领导要从意识上重视这项工作, 还要投入一定的人力、物力和财力, 同时, 企业档案部门还要定期开展档案管理知识的培训活动, 打造一支文书档案管理工作的人才队伍。另一方面, 文书档案管理工作人员要主动联系其它部门的人员, 这样才能提升档案管理工作的质量。

摘要：改革开放以来, 越来越多的企业意识到了档案管理工作的重要性, 这对文书档案管理工作提出了更高的要求。总的来说, 文书档案工作只有坚持创新才能跟上时代的发展节奏。基于此, 本文主要对企业文书档案管理的问题与改进方法进行了探讨。

关键词：企业文书档案,档案管理,问题,改进