房地产工程项目档案按“件”规则在整理中的应用

2022-09-10

长期以来, 我们坤和建设集团股份有限公司的房地产工程项目档案一直采用得是按卷整理原则。从2008年起, 公司对房地产工程档案的整理措施实施了改革创新, 正式引入文书档案当中所采用的“件”的理念, 对收集进来的工程档案以“件”为单位进行整理。将“件”作为基本单位, 按“件”整理归档, 通过我公司近几年的摸索与尝试, 这种理念不但能够在文书档案中进行应用, 同样也能够应用于房地产行业当中的工程项目档案。

一、具体做法

1. 针对归纳的工程项目档案, 依照其本身的文件级实施分类管理 (采用“件”的理念) , 能够构建项目文件目录与工程项目及目录。针对工程项目目录而言, 应当采用逐项的方式来构建。针对工程项目文件来说, 应当严格根据时间的先后顺序来建立文件目录。以“件”为管理单位的整理方法通过计算机检索实现文件的系统化, 达到快捷、简便、实用, 从而为查询利用提供了方便的途径。

2. 按“件”整理。一般来说, 卷内具体文件的件数应当将每一个文件单独算作一件, 然后以这种文件来进行请示, 来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件, 按照一件来进行计算;原件和复制件算作一件, “为一件”是指在实体上装订在一起, 编目时也只体现为一条条目。

二、工程档案按“件”整理的步骤和办法

工程档案的按件整理一般分为4个阶段:

第一阶段:档案的分类和著录。1. 分类:房地产项目工程档案的分类, 公司档案按内容分为5大类, 包括拆迁类、建设类、营销策划类、财务类和行政类, 按照公司《工程档案归档范围》规定的内容名称进行细分类, 按“件”整理方法可选择保管期限分类法、年度分类法以及问题分类法等等。针对完成分类的档案文件, 应当严格按照重要程度、时间来进行编号排序, 必须要在文件首页上面部分的空白区域加盖归档章, 同时要在当中记录有关内容。如按机构—年度—保管期限方法分类的, 归档章上的机构项为必选项;2. 著录:根据项目名称的不同, 依次记录机构工程名称、工程简介、监理机构、施工企业、勘测企业、设计企业、建设企业、施工地质、开工时间、竣工时间、建筑总面积、建筑结构以及建筑防火等级等。

第二阶段:档案的装订、编号。1. 装订:归档文件按“件”整理装订, 根据《归档文件整理规则》对工程档案进行系统整理, 工程档案以“件”为保管单位, 工程档案档号, 由:全宗号—年度—机构或问题—保管期限—项目代号—件号组成。装订时, 正文在前, 附件在后;批复、批示在前, 请示、报告在后;转发文在前, 被转发文在后;来文与复文作为一件时, 复文在前, 来文在后。文件要去掉金属物, 对破损的文件资料应裱糊、复制, 装订整齐;2. 编号:文件排列是指固定各“件”之间排放顺序, 一般按照时间先后依次排列。文件排放的顺序一经确定, 就应对各文件逐个进行编号。对于工程项目管理性文件, 参照文书档案的装订方法进行装订。

第三阶段:档案的编目。按照文书档案编目方法, 工程档案归档文件以“件”为单位, 在归档文件目录中, 一“件”文件体现为一条归档文件。并将工程档案编目《工程档案索引》和《工程档案归档文件目录》打印出来以便于检索。

第四阶段:档案的装盒、上架。1. 装盒:编目完成后即可进行装盒步骤, 装盒的顺序是填写档案盒封面、盒脊、归档文件目录、备考表。备考表内容:盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等等相关内容;2. 上架:工程档案归档文件装盒后, 按照盒号顺序排列到档案密集架或档案柜上, 按从左到右, 从上到下的顺序排列。档案盒排架的顺序可按照分类排序, 也可按照工程项目启动时间来排序等。