对新形势下档案工作科学化管理的思考

临朐县面积1834平方公里, 人口89.71万人, 据统计, 临朐县适龄劳动力人口为53万人, 因而劳动力资源档案管理方面工作量巨大。近年来, 临朐县人力资源管理服务中心在上级业务部门的正确指导下, 按照档案工作科学化管理规范的要求, 不断强化措施, 加强管理, 使档案工作在科学化管理方面有了较大提高, 已达到了省级合格单位标准, 目前已申报山东省档案工作科学化管理合格单位。该县的做法值得借鉴。

一、加强组织领导和制度建设

1、档案组织管理

单位领导高度重视档案工作, 建立自上而下的档案工作领导机制。专门成立了档案管理科, 新建档案室及库房, 对档案工作进行统一领导, 统一制度, 统一管理, 并设立了一名专门的档案分管领导, 将档案工作列入单位的发展规划和年度计划, 单独制定了档案工作发展规划和年度计划。同时, 建立了档案管理网络, 构建起全方位档案管理体系。

2、档案工作保障制度

一是建立完善的档案工作制度, 联系单位实际, 可操作性强, 并根据需要进行修改完善。包括档案人员岗位责任制、立卷归档、保管、保密、鉴定、销毁、统计、查阅利用、库房管理、文件交接、设施设备维护使用制度、工作奖励责任追究、数字化安全防护、数据和信息设备维护使用、以及重大活动档案登记等。

二是着力于档案人员的履职尽责, 立足于档案的收集、整理、移交、保管、鉴定、销毁和利用等13个环节的无缝隙衔接, 健全完善了文件材料归档、档案保管、保密、鉴定销毁、查阅利用、数字档案备份恢复制度等17项档案管理制度, 并印发各科室贯彻执行, 切实构建起了机关各门类、各载体档案从形成源头到整理归档, 从保管利用到鉴定销毁全过程的档案制度体系。

二、加强档案资源建设

1、档案集中统一管理

临朐县人力资原管理服务中心产生的所有门类、载体档案均实现了集中统一管理。对实体整理、保管和利用状况进行不定期监管, 将归档文件数量纳入档案统计范围, 建立档案管理台帐, 对档案实体整理、保管和利用状况进行动态监管, 并撰写了年度档案工作总结。

2、建立健全机关档案门类

现室存5个门类档案, 共67410卷 (件、盘、册) 。其中文书档案471卷 (件) , 业务档案65136卷 (件) , 会计档案1721卷 (册、件) , 科技档案11卷, 特殊载体档案共71件 (盘、册) , 其中照片档案1册33张, 电子档案55盘, 实物档案15件;档案门类设置齐全、合理。

3、各门类档案材料收集规范、齐全完整

在档案整理方面严把“两关”, 一是严把“收集关”, 即严明收集范围。严格按照文件材料分类方案和归档范围收集, 既收集纸质载体, 又收集照片、电子、实物等具有保存价值的特殊载体档案资料。二是严把“归档关”。遵循“谁形成、谁收集、谁整理、谁归档”原则, 严格执行档案收集制度, 《档案分类方案》《文件材料归档范围和保管期限表》, 组织归档文件材料的整理、移交、编目工作, 档案完整率和归档率均为100%。

三、加强档案信息化建设

1、信息化规划设施

将档案信息化建设纳入总体规划, 编制规划文件, 以实现档案资源的数字化管理为目标, 构建资料归档、整理、借阅、查询效率, 档案的现代化管理水平上了一个新台阶。该县安装了潍坊市劳动事务代理管理系统软件, 形成代理人员档案管理数据库, 实现了劳动事务代理中心、失业保险科与档案科信息资源共享平台。

2、数字资源和应用系统

按照有关标准收集、整理机关数字信息, 建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等, 所有档案已建立目录数据。机关档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用功能的要求, 并与同级综合档案馆信息接收平台对接, 按照要求移交电子档案及电子目录等。

四、加强档案安全保障

1、档案用房及设施配备

一是档案室专用库房7间、面积280m2, 阅览室1间、面积10m2, 办公室1间、面积30m2, 库房能容纳本单位全部档案, 并预留一定的存储空间, 满足开展档案工作的需求。

二是档案库房配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录仪、灭火器、空调机、去湿机、加湿器、消毒灭菌机、吸尘器、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备, 实现“九防”要求。

2、库房安全管理

建立《档案库房出入库登记簿》, 对人员和档案出入库情况做了详细记录;建立《库房温湿度记录簿》和《档案数量和状况检查登记表》, 库房温度控制在20℃左右, 湿度控制在50%左右, 记录完整规范, 建立库房安全检查记录和检查总结, 落实整改措施。

五、加强档案服务利用

一是建立健全了文书、科技、人物、特殊载体档案等各个门类档案, 收集除纸质档案之外的光介质、磁介质、实物等其他载体形态的档案材料。严格按照各类档案业务标准进行整理, 做到组卷合理、案卷 (盒) 内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷 (盒) 封面、归档文件目录、卷内文件目录、案卷 (件) 装订周正美观。

二是建立全宗卷, 材料齐全, 整理规范。

按照《全宗卷规范》 (DA/T12-2012) 和《全宗指南编制规范》 (DA/T14-2012) 建立了全宗卷, 内容涵盖《全宗介绍》、《档案收集》、《档案整理》、《档案鉴定》、《档案保管》、《档案统计》、《档案利用》等。

三是加强档案利用。编写了《档案利用效果实例汇编》, 近三年来, 为各类代理人员查阅档案2万多人次;续编了《大事记》、《全宗指南》等编研材料;同时全面推行档案网上查询工作。

摘要：探讨临朐县劳动力资源管理服务中心档案工作科学化管理的做法及其经验, 以期起到借鉴作用。

关键词：档案管理,立卷归档,科学化,服务利用