新形势下煤炭企业档案管理工作的新思路

2022-09-11

在煤炭企业的各项管理中, 档案管理作为企业发展历程中最重要的无形资产, 在企业的经营管理、文化建设和生产运作等方面都发挥着重要的积极作用。因此, 企业必须根据发展实际, 创新工作思路, 建立一套科学、合理的档案管理体系, 为企业各项业务的发展打下坚实的基础。

一、现阶段煤炭企业档案管理工作存在的问题分析

(一) 企业管理层对档案管理问题重视程度不够。在煤炭企业的管理中, 领导虽然对档案管理的重要性有了一定程度的认识, 但在实际操作过程中, 他们认为企业的生产经营是企业管理工作的重心, 和档案管理没有太大的关系, 导致档案管理人员缺乏工作积极性, 对待工作不严肃、不认真, 而疏忽了档案管理工作。

(二) 档案管理手段落后于时代发展要求。现阶段煤炭企业的档案管理手段大部分仍然停留在传统的手工档案的模式中, 手工档案管理模式具有一定程度的不足:首先, 手工档案收集具有滞后性, 一般传统的档案在移交过程中容易发生遗漏和失误, 而且很难对档案进行分类和编目, 导致档案管理缺乏完整性和系统性。其次, 由于档案信息资源较为庞杂, 而企业中又缺乏有效的档案查询手段, 造成了档案的查询率和使用率低, 浪费了大量的人力和物力, 无法保证档案应用功能的充分发挥。

(三) 档案管理人员的业务技能有待提高。由于企业档案管理工作的艰巨性和复杂性, 对负责档案管理工作人员的要求也更严格。一般意义而言, 合格的档案管理人员不仅要具有丰富的知识结构和过硬的业务本领, 具备对馆藏的熟知能力和档案编目能力, 更要具备学习能力, 努力钻研相关的学科知识, 掌握现代科技, 利用现代化管理手段, 实现档案管理的信息化。而就目前而言, 煤炭企业档案管理人员的专业技能还有待提高, 主要表现在业务能力不强, 缺乏创新意识, 不能迅速掌握现代先进的科学技术手段为档案管理工作服务。

二、加强煤炭企业档案管理工作创新的思路

(一) 提高企业领导对档案管理工作的重视程度。煤炭企业的领导要不断与时俱进, 更新档案管理的观念, 明确档案管理在煤炭企业中的引领地位, 树立以档案管理为单位的实际发展提供支持的核心理念, 加强员工参与到档案管理工作中来。领导采用“三纳入”“四参加”的规定进行管理 (注:“三纳入”是指将档案工作纳入企业工作计划, 纳入领导议事日程, 纳入企业职工的经济责任制、岗位责任制。“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基础工程验收会) 。这样会使很多重要的第一手文件资料直接由档案室或档案管理人员进行收集、整理归档。其次是明确责任, 真正做到按制度建档, 违反制度受罚。同时, 也促进档案管理工作能够切实融入企业的工作中, 要将档案管理工作与职工的薪资绩效相挂钩, 从而激励全员参与到档案的存储与利用中来。

(二) 促进企业档案管理信息化建设。在现阶段, 煤炭企业的档案管理工作离不开对信息技术的有效运用, 因此, 首先要不断加强煤炭企业的信息网络建设, 借助企业中的局域网将各部门、各基层单位密切联系起来, 通过利用网络传输、多媒体技术、传真等技术实现煤炭企业的档案管理、加工、查询等综合管理。其次, 要加大对档案管理信息化建设的投入, 通过配备高质量的打印机、扫描仪、摄像机、照相机等, 为企业提供健全的硬件设施, 从而保证企业档案收集、管理和传输工作得以有序开展。此外, 还应该加强建设信息化管理软件的力度, 可以通过引进专业的档案信息管理系统软件, 实现企业范围内综合档案的有效利用和资源共享。

(三) 加强企业档案管理人员素质建设。在社会主义经济条件下, 现代企业制度的建立在客观上要求提高档案管理人员的综合素质。首先, 必须要不断增强档案工作者的自学能力, 通过学习档案法律知识和档案管理理论知识等, 不断提高档案管理者的基本专业素质, 从而提高档案管理工作的效率。其次, 煤炭企业要不断加强对档案管理人员的培训, 通过请进来、走出去的方式, 对其进行现代科技知识理论的强化和教育, 帮助档案管理人员不断充实自己, 提高对档案管理信息化的应用。

随着高新技术的不断发展, 煤炭企业的档案管理工作更应该从降低工作强度、提高工作效率的角度出发, 加强档案管理, 在确保档案信息安全和实现信息共享的原则下, 实现档案管理工作的科学化、信息化, 因此, 煤炭企业更应该加强档案信息资源建设, 促进档案管理的规范化、标准化, 并逐步扩大档案信息的开发和利用, 让档案资源真正能为企业的生产发展提供借鉴和指导, 以促进企业的全面发展。

摘要：档案是企业发展历程中最有力的见证, 对企业的发展起着引导和辅助作用, 对于企业的长期、可持续发展有着非凡的意义。因此, 在煤炭企业中, 一定要努力创新档案管理工作的方式和方法, 促进档案工作的有序进行。

关键词：煤炭企业,档案管理,新思路