探析新形势下事业单位档案管理工作

2023-03-05

一、事业单位档案管理的必要性

(一) 事业单位自身重要性, 需要进行事业单位档案管理。

事业单位自身的法律效力和涉密性等特点, 决定了需要事业单位档案管理的必要性。因为事业单位具有很强的涉密性, 涉及到公证人的切身利益, 除非法律许可和当事人同意, 否则不能随意予以公开。

(二) 事业单位档案管理可以保障事业单位法律效力的长期有效性。

事业单位产生以后, 会具有长时间的法律效力。当事人受主观因素影响不能坚持履行文书规定时, 事业单位可以为当事人纠正自己的行为起标杆作用, 约束当事人的不端行为。

(三) 事业单位档案管理避免当事人各方纠纷和减少法庭干预。

一方面, 事业单位档案在一定程度上可以还原历史事实, 这在一定程度上, 从源头上减少当事人因历史不清而引起的纠纷, 另一方面, 在当事人发生纠纷时, 档案追溯可以发挥作用, 减少法庭干预, 更好地开展其他公共服务。

二、规范事业单位档案管理中应注意的事项

(一) 事业单位立卷编目和装订。

立卷编目和装订是事业单位档案管理的前提。立卷编目时需要注意的事项:1.页码。档案材料一律使用阿拉伯数字逐页编码, 页码位置正面在右上角, 背面在左上角。2.卷内目录。按卷内材料排列顺序逐项登记好卷内目录, 要求将每件文书材料的题名、承办人姓名、年月日填写清楚, 并标明起止页号。3.备考表。卷内文书材料的说明, 应逐项填写在备考表内, 并填写立卷人、检查人姓名和立卷时间。4.卷宗封面所列项目要用钢笔或毛笔逐项填写清楚, 案卷题名要简明、确切地反映卷内文书材料内容。

装订时应注意:1.检查材料的完整性, 对于不完整的材料, 需要通过查阅等进行完善, 并可以附件的形式, 附在原件后面。2.装订时, 注意不要将原文件中边缘的文字覆盖, 检查好后予以装订。3.卷宗的装订应按照规定, 使用棉线, 采用三眼或五眼订牢固, 在活结处贴上公证处封签, 并在起封线上加盖立卷人名章。

(二) 档案接收和整理。

事业单位档案接收时, 档案管理人员应按照《事业单位立卷归档办法》的要求, 检查案卷质量, 对符合要求的予以接收, 并办理档案移交手续。以密卷保存的档案, 应单独编号归档。在编号、登记后的档案封面的左上角应盖上“归档”章, 以区别未编号、登记归档的案卷, 并按类别、年度、保管期限放进专门的档案柜保管。

(三) 保管及防护。

事业单位档案的保管, 不仅是指对书面材料的保管, 对于随卷归档的录音带、录相带等声像档案, 应单独存放保管, 防止磁化, 并根据保管期限定期复制。

事业单位档案保管的环境具有较高要求:档案室应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染, 室内要保持清洁、整齐、通风。要购置必要的档案柜、消防器材、去湿机、空调机等设备, 并逐步采用先进技术, 提高档案的管理水平。此外, 档案室要专用, 不得存放与档案无关的物品。严禁在档案室周围存放易燃物。

档案管理人员应定期对档案进行检查和清点, 对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施, 并进行修补和复制。发现案卷丢失的, 应立即向领导汇报, 并积极查找。

(四) 档案的鉴定和销毁。

档案的保管期限按照单位性质和重要性分为三种:永久保存、长期保存和短期保存。长期保存期限一般为60年, 短期保存的期限一般为20年, 对于超过保管期的文书的处理是需要慎重对待的。必须依据相关法律规定的程序进行处理, 应由档案管理人员和公证人员共同参与。通过鉴定, 对于仍有保存价值的文书, 延长现有的保存期限, 继续予以保管。对于确实没有保管价值的文书, 报上级批准后进行销毁, 需由两人监销, 监销人需要在销毁册上签字。

(五) 档案借调和查阅。

档案往往有很强的涉密性质, 需要保密管理。档案的借调和查阅需要遵守严格的程序。借阅档案的, 需严格执行登记和审批手续, 进行借阅。必须借出的, 需办理正式借据, 并交代清楚归还日期。除相关执法单位以外, 其他单位和个人一般不允许借阅。同时, 借出的事档案需按照时限及时归还, 并不得对档案有任何更改和破坏否则会依法追究其责任。

三、结束语

事业单位尤其是医院, 因其自身的重要性, 所具有的法律效力和涉密性等特殊性, 使得事业单位档案管理也随之变得重要起来。为了加强档案管理也制定了一些政策规定, 根据政策规定的内容, 可以看出事业单位档案管理主要涉及到事业单位立卷编目和装订、事业单位归档、档案管理人员配备、档案接收和整理、档案借调和查阅、保管及防护、鉴定和销毁等方面, 要想改善我国的事业单位档案管理现状, 也需要从这几个方面入手。

摘要：事业单位档案管理是一项重要的工作, 因为档案是历史的见证, 可以作为司法程序的依据, 也可以为单位决策层提供依据。本文就新时期事业单位管理工作进行深入探讨。

关键词：事业单位,档案,管理