新形势下档案管理工作的规范化分析

2022-09-10

一、引言

我国传统的档案管理工作主要是建立在一些传统材料如声像资料、图标资料、文字资料等之上的, 这种传统的档案管理工作需要大量的人力和物力, 然而在当前的信息时代背景下, 其受到了较大的冲击。档案管理工作在如今这种信息时代已经逐渐向无纸化、自动化、信息化的方向转变, 工作效率逐步得到提高, 管理方式也变得越来越规范和科学。

二、我国事业单位档案管理工作存在的弊端

(一) 档案管理观念相对滞后。

“不明白档案管理所管理的东西到底是什么”是当前我国很多事业单位档案管理人员普遍面临的一个问题。他们认为, 所谓的档案管理应该就是存档和日常维护本单位日常运营的一些资料, 使资料不遭到破坏。这种档案管理观念是十分传统的, 同时也是比较落后的观念。我国事业单位中的很多档案管理人员正是因为受到这种传统观念的影响, 所以普遍都不具备较高的工作积极性。这种现象的存在将会导致事业单位的档案管理工作难以进入规范化的轨道。

(二) 比较落后的档案管理方式。

因为受到相对滞后的档案管理观念的影响, 所以, 事业单位中档案管理方式也相对比较落后, 很多事业单位主要是依靠人来管理, 主要依靠人工来整理和归类档案, 这种工作方式将直接导致低效率的出现, 很多事业单位出现过一种现象即在需要用到某种档案的时候难以找到档案或者难以找到档案管理人员, 这样一来就难以达到档案管理的效果。此外, 档案的保护环境在这种管理方式下难以被保证, 很多档案会因为档案室没有较好的通风条件, 空气湿度较大而出现损坏的现象。不同的档案管理人员会根据自身不同的经验来保护档案, 因此就会采用不一样的保护方式, 所以档案管理工作很难实现规范化。

(三) 档案管理人员不具备良好的工作态度。

一个事业单位的工作人员对待工作的态度往往能够在很大程度上决定该事业单位的发展情况, 档案管理工作也不例外, 目前, 有很多事业单位中管理档案的相关工作人员在进行工作的时候往往都是一种应付的心态, 如更新档案不及时, 不能及时打扫档案室的卫生、责任心不足、耐心不够等, 如果事业单位中的档案管理人员都是抱着这种工作态度, 不仅不能使档案管理工作变得具有规范性, 还会在很大程度上阻碍事业单位的发展。

三、我国事业单位的档案管理工作在新形势下实现规范化的途径

(一) 加强认识, 对档案管理人员的相关职责加以明确。

对于做好档案管理工作来说, 加大档案宣传的力度是基本前提, 而相关机制和机构的健全则是档案工作得以落实的组织保证。除了要利用宣传档案的相关法律法规和管理规定, 使各级领导和广大干部职工增强档案管理意识, 同时还需要在各立档单位建立起综合档案室, 将档案管理人员、档案室主任、档案分管领导分别确定下来, 并对各自的职责加以明确, 如有需要, 还可结合内设机构的相关情况为其配备相关的兼职档案管理人员, 促使档案管理网络化得以形成, 这样一来, 不仅能够使档案管理工作实现规范化, 同时还能增强档案管理工作效率。

(二) 利用电子设备进行档案管理。

实现现代化的档案管理, 不仅符合改革和发展事业单位制度, 同时也迎合了社会日益增强的档案信息需求, 要实现档案作用的最大化, 就一定要在进行档案管理工作的过程中有效地运用先进的科学技术手段。在实施档案管理工作的过程中如果运用比较落后的设备, 那么, 一定会对一个事业单位的发展产生很大的不良影响, 这也表现出这一事业单位已经落后于整个时代, 因此, 事业单位必须要引进先进的设备来帮助档案管理人员管理档案。在新时代背景下, 电子档案已经成为档案管理必经的步骤, 所以每个事业单位都应该朝着这一方向进行档案管理工作, 只有这样, 在能够使档案管理工作更好地为自身服务, 也才能使自身的档案管理工作实现规范化。

(三) 提高事业单位档案管理工作人员的综合服务素质。

究其根源, 人还是促使档案管理工作有效进行的关键因素。所以, 稳定档案管理人员以及增强档案管理人员的综合素质能够从根本上保证档案工作摆脱困境。由于档案管理工作不仅具有专业性和很强的实践性, 所以不具备丰富的实践工作经验的人是难以在真正意义上达到收集和管理档案的规范要求的, 因此除了要确保事业单位中档案管理人员的稳定性, 同时还要定期更新档案管理人员的知识结构, 增强其综合素质。主要需要做到以下两点:第一, 要加强档案管理人员的职业道德, 树立科学的职业道德观念, 增强服务社会发展的意识;第二, 要加强档案管理人员对信息技术的掌握, 档案管理人员不仅要加强学习专业知识, 以实现知识面的拓宽、文字能力的提高、综合分析能力的增强等, 同时他们还需要加强学习人事档案管理软件知识以及计算机知识, 对现代信息管理技术加以掌握, 使自己成为一种复合型人才。通过这种方式也有利于实现事业单位档案管理工作的规范化。