校院两级管理体制下学校党政办公室作用浅析——基于浙江财经学院的实践与探索

2022-10-15

随着学校办学规模的迅速扩大, 学校现有的校、院 (部) 两级管理体制难以适应学校未来大学建制的要求。为牢固树立以人为本的科学发展观, 全面落实学校提出的“依法治校、民主决策、尊重人才、教授治学”的办学理念, 进一步深化校、院 (部) 两级管理体制改革, 逐步形成“目标管理, 过程监督, 适度放权, 分级负责”的管理新机制, 不断提高管理水平和管理效能。

1 实施校院两级管理的总体思路和原则

校院两级管理是指为了实现学校的总体办学目标, 学校、二级学院 (部) 根据各自的职责分工, 分级负责、相互协作、相互支持, 共同发挥各自的管理效能, 以提高管理工作效率和效益的活动。

学校实施两级管理的总体思路是:明确目标, 分清职责, 不断完善校、院 (部) 两级管理体系;简政放权, 重心下移, 进一步扩大二级学院 (部) 的办学自主权;加强领导, 强化考核, 促进二级学院 (部) 的更快发展。使二级学院逐步成为具有较强竞争能力和持续发展能力的相对独立的办学实体, 以适应学校未来大学建制管理工作的要求。

根据上述总体思路, 学校实施校院两级管理应遵循的原则是:

1.加快发展原则。实施校院两级管理, 其根本目的是为了全面提高学校的办学水平和办学效益, 加快学校的发展, 为尽快实现学校确定的发展目标提供良好的制度保障。

2.提高效能原则。实施校院两级管理, 必须有利于进一步优化资源配置, 降低管理成本, 充分发挥二级学院 (部) 办学主动性和积极性, 不断提高学校的管理效能。

3.权责利相一致的原则。学校根据二级学院 (部) 的工作目标及其承担的责任, 赋予相应的人、财、物自主权, 在事权下放的同时, 与之相匹配的财权也应同时下放, 做到权责利相一致, 即权利、义务对称, 事权、财权匹配。

4.自我发展与自我约束相结合的原则。学校实施校院两级管理后, 二级学院 (部) 必须根据国家的法律和学校的规章制度行使人、财、物的管理自主权, 建立起自我发展与自我约束的运行机制。

5.学校宏观调控与二级学院 (部) 自主办学相结合的原则。学校实施校院两级管理后, 二级学院 (部) 在自己的职权范围内, 相对自主办学, 充分行使学校给予的自主权, 同时, 学校职能部门实行宏观管理和调控。

2 校院两级管理体制下学校办公室的定位

实行校院两级管理体制, 学院成为管理实体, 学校主要以宏观管理为主, 职能部门分工协调。学校办公室的定位十分重要。学校办公室明确了定位后, 才能更好地确定在这当中应扮演的角色, 才能更好地发挥参谋与辅助决策的作用, 才能更好地适应学校行使职权服务的需要。

通常情况下, 学校办公室的工作具有如下特性:1.综合性:办公室的业务范围很广, 诸如调查研究、公文撰写、文件收发、会务工作、信访工作、统计管理、资料收集等大量的政务性和事务性的基础工作。2.服务性:办公室的任务就是服务。服务领导工作, 为决策的制定与实施献计献策;服务同级、上下级单位, 上传下达、协调配合;服务基层, 铺路搭桥、排忧解难。3.被动性:办公室的辅助地位决定了它的工作被动性, 办公室必须随时按照领导的指示和意思办事, 不能自行其是;4.突击性:办公室还要经常完成突击性的工作, 如重大事故应急处理、大型会议承办等, 既要组织力量完成临时任务, 又不可因完成突击工作而影响日常工作。

实行校院两级管理后, 学校偏重于宏观管理, 学校办公室就要全方位、多角度地搜集并综合处理各类信息, 用创新思维主动为领导决策服务, 继承成功的管理模式和经验, 勇于打破陈旧的思维方式、大胆借鉴先进的管理理念, 合理安排, 科学运行, 实现规范有序的科学管理。

因此, 学校办公室工作定位要围绕中心, 服务大局, 努力在思维方式、服务方式、运行机制上创新, 加强制度化、规范化建设是办公室工作的着力点, 科学管理是落脚点。

3 校院两级管理体制下办公室职能的强化与拓展

校院两级管理体制下, 学校职能转化为兼顾宏观管理和微观搞活的关系, 处在主导者地位的学校一方, 其管理职能转变到以教育创新为出发点, 通过改革和创新, 理顺关系, 提高效率, 加强全局管理, 调整结构, 转换机制, 优化队伍, 改善待遇, 调动广大教职工的积极性, 提高学校的教育质量和管理水平上来。

在这些调整中, 对学校有限资源的争取和既得利益的分配必然会引发一些矛盾。如果不能及时地化解矛盾、安抚情绪、理顺关系, 不仅学校的决策不能贯彻落实, 而且有可能激化矛盾, 破坏学校的和谐安定局面, 影响学校事业发展的整体推进。在这种情况下, 学校办公室就需要强化与拓展其职能, 在稳定情绪、化解矛盾、政策解说等方面积极发挥作用, 帮助校领导解决问题, 保证学校决策的顺利实施, 维护学校事业发展的稳定局面。

强化调查研究职能。没有调查研究, 就没有办公室的参谋权。校院两级管理体制下, 学校办公室应围绕各个时期的中心工作或比较突出的问题, 确定调研课题, 制定调研计划, 通过多种途径, 经常深入教学、科研工作第一线, 紧紧围绕领导的决策活动, 开展调查研究, 掌握真实信息, 实事求是向领导汇报, 并提出中肯的工作方案以及阶段性工作的建议。

强化督查考核职能。校院两级管理体制下, 学校办公室要针对领导在校长办公会议上的决策落实和工作布置进行不间断地定期督查考核, 督查工作进度, 考核实际成效。督查的情况是反馈给制定决策的领导参考的, 要将督查贯彻于落实工作的全过程, 有助于掌握动态, 为下一阶段进行再决策提供依据, 推动工作的不断深入落实;考核的结果是反馈给制定决策的领导了解的, 要将考核通过制度落实形成长效机制, 有助于总结经验, 为今后进行工作开展提供借鉴, 提高工作的效率和效果。

拓展公关外联职能。作为窗口单位, 校办在对外联络、来访接待、内外协调等方面承担主要责任。校办要长期保持良好的对外形象, 同时, 要注意加强与上级部门、兄弟院校以及关联单位的沟通和交流, 形成一种友好融洽的工作关系, 并要抓住机会加大对外宣传的力度, 使学校的办学理念、原则、实力、优势为更多的公众了解, 树立学校良好的社会形象, 提高学校的影响力和知名度。

4 校院两级管理体制下办公室工作要点

校院两级管理体制下, 学校办公室需要按学校领导要求, 以“团结、高效、服务、创新”为室训, 做“事务、政务、管理”工作, 发挥“协调、参谋、服务、管理、监督”的职能, “以人为本”, 办文、办事、办会。因此, 在强化和拓展职能的同时, 要把握好以下几方面的工作要点。

第一, 领导思路的开拓性。校办领导要创造性地开展工作, 敢于创新。从全局着眼, 小事着手, 制定党校办工作近期、中期、远期规划, 带领“团队”开拓前进。

第二, 按章办事的原则性。无规矩不成方圆。做事要公正、公平、公开, 坚持原则, 按国家法律、法规和学校规章制度办事, 树立“党校办无小事”的思想。

第三, 计划安排的前瞻性。“预则立, 不预则废”。计划、工作安排要体现预见性, 把每件事情当作一个“项目”来管理、去运作, 到达目标。

第四, 上传下达的周密性。办文、办事, 上传下达, 要力求“信、达、雅”, 考虑要周全, 做事要缜密, 原汁原味, “守口如瓶”。

第五, 参谋提议的建设性。学校办公室既是学校领导的“大秘”, 又是学校领导的“高参”。由于校办所处的地位、环境, 应“眼观六路, 耳听八方”, 分析筛选, 去伪存真, 去粗存精, 由此及彼, 由表及里, 为学校的建设发展提供建设性意见, 供学校领导决策参考。

第六, 沟通协调的绩效性。善于沟通, 协调各校区、二级学院 (部) 、处室及校领导、同级、上下, 左右、内外关系, 为学校发展而为之。要善解人意、融化矛盾, 趋利避害, 求真务实, 提高绩效。

第七, 服务态度的积极性。“窗口”服务, 代表学校形象, 反映学校面貌, 尽显个人素质。工作积极、主动、热情、周到, 首问必办、办必答复, 责任到人。

第八, 学年管理的规律性。掌握教育规律, 尊重教育规律, 按教育规律进行学年管理, 安排工作。

第九, 程序流程的规范性。办文、办事、办会, 各项具体工作要按规定、要求“有板有眼”, 有程序, 循流程, 我办是这样, 你办亦是如此, 有制可定, 有章可循, 有法可依。

第十, 文档保存的稳妥性。文书、档案 (纸、声、像、物品;技术性、非技术性) 存档保存要有规有矩, 稳妥、安全、保密、防火、防盗、防丢失、避光、防潮、防磁源。为“年鉴”、“大事记”编写创造条件。

第十一, 外联事务的灵活性。国内、国外;校内、校外, 要“主动出击”, 范围要广泛, 态度要积极, 动作要稳妥, 手法要灵活, 打开局面, 结交朋友, 拓展学校发展之路。

第十二, 管理成本的简约性。不浪费, 不奢侈, “开源节流”, 要计算成本, 投入产出比 (更多可能是隐性的) , 总量控制;要分清轻重缓急, 不能因小失大。

5 校院两级管理体制下学校办公室作用发挥的保障措施

实行校院两级管理体制以后, 学校办公室作用的良好发挥, 要依靠规章制度和现代化管理两大保障措施。

(一) 规章制度是规范学校工作运行的重要手段

建立一套健全又切实可行的规章制度, 将办公室的办事流程、行为准则等, 以条文的形式确定下来, 健全按制度办事的机制, 使各项服务工作实施主体明确化、任务职责具体化、工作程序规范化, 各司其职、各尽其责, 合心、合力、合拍地推进各项工作。

首先建立健全办公室各项规章制度, 如会议制度、公文处理制度、接待制度、印章管理制度等。其次, 建立岗位责任制。岗位责任制是在明确各个办公室职责权限的基础上, 细分每个岗位的权责, 使每项具体的工作任务都落实到专人身上。再者要建立一套操作性强、便于监督检查的考核机制, 对各个岗位任务的完成情况, 进行全面、客观的考查, 充分调动办公室人员的积极性。

(二) 管理现代化是提高工作绩效的必须条件

学校办公室的管理思想要从被动思维向超前思维转变, 从依靠型观念向主动型观念转变, 从相对封闭式管理向开放式管理转变。作为办公室人员不仅要有现代化管理理念, 还要掌握系统、信息、量化管理等先进的管理方法和技能, 才能为师生提供快捷优质的服务。

办公网络化自动化是管理现代化的关键。实现办公自动化就是要利用先进的技术和设备来提高办公效率和办公质量, 改善办公条件, 减轻劳动强度, 实现管理和决策的科学化, 防止或减少人为的差错和失误。引进OA办公自动化系统, 实现信息收发管理、组织结构管理、会议管理、车辆管理、文档管理、日常办公管理等工作的网络化, 更好地为学校工作服务。

综上所述, 学校办公室在校院两级管理体制条件下, 应该进一步强化综合协调、调研、督查职能, 同时, 从制度上完善运行机制, 不断提高工作质量和效率, 为促进学校的持续健康发展发挥应有的作用。

摘要：随着高等教育的跨越式发展, 高校规模、结构出现的一些新变化对高校内部管理体制改革提出了新要求。校院两级管理体制的新模式下, 思考学校办公室的作用很有必要, 对建立和完善校院两级管理体制下的工作体系具有重要意义。

关键词：两级管理,思路,原则,定位,职能