企业合同法律风险防控体系的构建与实践

市场经济就本质而言, 就是法治经济和契约经济。合同既是企业从事经营活动取得经济效益的纽带和载体, 同时也是产生纠纷和法律风险的重要源头。

与自然风险、市场风险等风险不同, 合同法律风险是完全可以提前认知并规避的。以第三方裁决为主的事后救济, 其结果往往具有很大不确定性, 往往是“杀敌一千自损八百”。

无数事实证明, 一个企业事前预防的投入与事后救济的投入是成反比的。为此, 公司自2012年初开始全面构建了以事前预防与过程控制为主、事后救济为辅的合同法律风险管控体系, 大大降低了交易成本, 促进了企业健康发展。

事前预防是指对合同管理中未来有可能发生的问题根源能够看到并且找出来提前处理。它是企业自身的免疫系统, 能够使企业合同的法律风险防患于未然, 如果不做好事先防范工作, 等到法律风险已经产生并造成重大的损失才寻求弥补, 即使是请来了名气再大的“空降兵”, 结果也于事无补。

过程控制是指为达到避免合同法律风险目的而对影响过程的变量所进行的监管。涵盖合同签订前、签约时、履行、预警、评审等整个过程。

事后救济是指合同主体的合法权益受到侵害时, 为获得恢复和补救而采取的协商、诉讼、仲裁、行政复议等措施, 是迫不得已而为之的辅助手段, 而不是主要手段。

只要做好了事先预防与过程控制, 合同的风险就完全可控, 完全可以避免结果的不确定性。三者之间的关系为事前预防是基础、过程控制是关键、事后救济是补充。

充分利用事前预防理论、过程控制理论, 消灭危险源, 有效避免纠纷, 防范法律风险, 使公司的合同风险防患于未然, 从而彻底改变因事前不重视合同管理, 发生纠纷后疲于应付, 因证据不足被动挨打的窘境, 真正实现合同管理由“救火队”角色向事前预防、过程控制的转变, 始终使公司占据主动, 立于不败之地。具体做法可分为以下几点。

一是实行统分结合, 理顺管理。合同管理是指包括合同的审批与签订、履行、变更、终止、违约处理等全过程的计划、组织、控制、调节、诉讼和监督检查等管理活动, 合同管理的全过程都存在着法律风险。为有效防范风险, 公司建立了一套统分结合的合同法律风险防范机制。具体做法是:经济运行部设专职合同管理员, 由法律专业人员任职, 统一负责合同制度的起草、合同的审核与盖章、合同的履行监督、台帐建立、整理归档等。专门成立法律顾问室, 参与重大合同的起草审查, 统一负责合同纠纷处理。各个分公司、子公司作为合同二级管理单位, 设兼职合同管理员, 负责本部门、本单位职责范围内的合同签订和履行。各单位每年需向经济运行部定期报送有关合同的执行情况。对合同的管理做到机构、人员、制度三落实, 形成了完善的合同管理体系。

二是完善制度体系, 有规可依。针对合同的法律风险, 企业应建立和优化合同法律风险防范的流程和制度, 明确合同管理各环节的流程、风险控制点及相关的岗位职责。为此, 公司建立了包括《招议标管理办法》、《招标流程》、《限额以上议标流程》、《限额以下议标流程》、《合同管理办法》、《应收款项管理办法》、《内部审计监督管理办法》等十多项制度在内的合同管理制度体系, 囊括了招议标管理、供应 (承包商) 管理、合同管理、合同印章管理、授权管理、应收帐款管理、合同审计等多个方面, 做到了全覆盖。

三是梳理合同风险, 分类管理。为明确从哪一角度出发更适合公司合同法律风险分类管理, 我公司从客户分类、业务分类、交易模式分类出发, 综合考虑产业链风险、政策法规风险, 对公司的合同进行全面梳理, 具体划分为以下类型。

按客户分类:分为战略供应商 (承包商) 、重点供应商 (承包商) 、一般供应商 (承包商) 、临时供应商 (承包商) 、内部供应商 (承包商) 。

按业务分类:分为物资采购类、产品销售类、工程承包类、设备维修类、加工承揽类、服务类等。

按交易模式分类:按照商品交易时间的不同, 将交易方式分为现货交易、远期合同交易和期货交易;按照商品交易付款方式的不同, 将交易方式分为现金交易和非现金交易;按商品交易中所有权转移的不同, 将交易方式分为购买交易和租赁交易等。

针对不同的交易模式, 分别采用对我公司来说风险最小的管理方式, 如销售通常采用先交款后发货方式;采购通常采用货到验收合格再付款方式等。必须预付款或赊销的, 必须按照公司《应收款项管理办法》对客户信用调查后, 按照有关赊销管理的审批程序进行审批, 并建立客户信用档案, 做好应收账款的跟踪管理。

四是实行入围会签, 把好入口。为了杜绝不合格物资进入到生产领域、不合格的承包商进入工程承包、设备维修领域, 选择有能力、诚信度高的供应商、承包商是唯一可行的路子。为此, 要求签合同前必须先经招议标程序, 每个招议标项目, 严格执行入围供应商、承包商的考察、交流、推荐制度, 并规定同一档次的入围供应商 (承包商) 原则上至少应推荐三家, 做到货比三家。各单位推荐入围供应商、承包商, 必须事先考察、技术交流, 并先后经过招议标申请单位、使用单位、招标办、纪检监察审计部、分管领导、招议标主管领导依次审核批准后方可邀请其参加投标, 加入供应商、承包商库。开标现场, 还要对竞标单位的资质、技术能力、质量、业绩等履约能力进行审查, 确保中标单位能够按约定履行合同。

五是制订示范文本, 统一格式。针对自己的主要业务内容对这些经常使用的合同进行总结, 一方面借鉴行业内其他企业的通行做法, 借鉴他们好的做法;另一方面充分利用企业在长期的经营管理过程中形成的合同实际履行的经验, 及时总结这些经验并书面化到合同中去, 统一了格式。由此提高了工作效率、降低了工作强度, 切实从本企业的实际出发避免了合同风险。

公司签订的各类合同, 凡是公司有统一的规范文本的, 必须使用规范文本;没有统一规范文本的, 起草合同初稿后要交法律顾问室审定, 律师未审定的合同文本不得使用。从而保证了合同文本的规范性和严肃性, 在很大程度上避免了纠纷的发生, 保证了合同的顺利履行。

六是实行合同会签, 分头把关。在企业内部建立严格的合同评审机制, 是防范合同管理中法律风险的事先防范。我公司将企业的相关业务部门和相关分公司作为合同评审的责任主体。要求合同在签订之前, 必须有业务部门负责人的签署意见。各个业务部门应当从自己的角度出发, 对合同的内容进行审核, 将本部门的意见签署在合同会签单上, 明确是否同意签订合同, 合同内容还应该做什么样的修改。合同变更的, 必须经过会签审批后方可变更。

七是建立监控机制, 及时预警。签订一个好的合同只是个开始, 合同的履行才是真正重要的环节。为保证合同履行, 及时掌握合同履行信息, 我公司要求把合同经办门部、合同承办人在合同签订后, 必须及时填写《合同履行情况汇总表》, 每年向经济运行部报送一次, 做到对各份合同的履行期限与义务进行统计, 了解履行进展, 防止违约情形发生。如有异常情况发生, 必须在异常情况发生后二日内填写《合同履行异常情况反馈表》, 报经济运行部和法律顾问室各一份, 及时发出预警信息。

八是重视固化证据, 有理有据。证据固化直接关系到纠纷发生后处理的结果, 可谓证据在手, 走遍天下都不怕。因此反复强调应当注意保存自己一方已经履行了合同义务的证据, 同时注意保存对方违反合同的证据, 尽量将这些过程用书面形式记载下来。

九是实行年度评审, 动态考核。为保证在库供应商、承包商的质量, 我公司每年都要组织使用单位、合同主办单位、财务部、纪检监察审计部、机动部、生产技术部等单位组成评审小组分别从质量水平、合同履行、服务能力、价格水平等方面进行量化打分。得分分为A、B、C、D四个等级:A级得分≥90分;B级80≤得分<90分;C级70分≤得分<80分;D级得分<70分。

凡年度评价为D级的各类供应商 (承包商) 一律视为不合格供应商 (承包商) , 清理出供应商 (承包商) 库。

十是实行合同审计, 闭环管理。按照公司《内部审计监督管理办法》的规定, 纪检监察审计部对零星工程、物资采购、设备维修合同的执行、验收、付款、质保、结算票据等事项进行过程审计, 监督检查合同是否严格按规定交货、验收等, 避免了合同签订后执行情况无人监督的漏洞, 真正做到了从计划确定, 到招议标确定价格、合同签订、合同履行, 全部有人监督, 真正做到了闭环管理。

通过建立以事前预防与过程控制为主, 事后救济为辅的合同风险防范体系, 做到了有理有据, 避免了被动局面。近两年, 每年签订各类合同2000多份, 标的额70多亿元, 没有发生一起因合同签订、履行失误造成败诉或损失, 较好的维护了公司合法权益。