论新形势下企业档案管理问题及对策

2022-09-10

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料, 是企业发展中必不可少的重要依据, 也对企业工作的开展及建设起着关键性作用。如何做好企业档案管理工作, 提高企业档案管理的工作质量, 使企业档案管理充分发挥其价值及科学合理利用, 这是值得深入探讨和具有重要的研究意义。

一、企业档案管理工作中存在的问题

随着国家企业改革不断深入, 导致部分企业不再拥有所对应的专业主管机关, 从而使企业档案工作的管理出现“无人区”地带。企业随着“自主经营、自负盈亏”的体制改革, 档案管理工作的优势由企业本身对其重视程度而决定。因此, 由于企业档案无法给企业带来相应的或大于企业投资成本的效益时, 企业档案管理就会受到萎缩, 这是目前绝大部分企业存在的事实。笔者认为目前企业档案管理工作中存在以下主要问题:

(一) 重视程度不够, 导致档案工作与企业改革不同步

在市场经济不断完善的今天, 企业若要在竞争中获得胜利, 必须以体制、机构的变革来对应相应的市场经济变化。由于企业的特殊性质, 在日常办公流程工作中自主性随意, 加上对档案意识认识浅薄, 导致档案管理政策性失控。同时, 大部分企业决策者只注重直观的经济效益与生产经营相关的部门的工作, 忽略了对于信息、文件的收集、归档工作, 加上企业改革中人员流动性大, 导致出现的文件资料、科技技术资料流失的现象。甚至还出现档案管理工作被挤脱的现象。

(二) 企业档案管理人员专业素质不够高

虽然不少企业已经建立了一支稳定的档案队伍, 但是队伍中的文化程度和专业素质还不能适应新形势下企业开展档案工作的需要。面对如今激烈的市场竞争, 企业需要一支不仅能掌握档案管理理论, 还需要懂得适应企业本身生产经营特点的工程技术方面的相关知识, 只有拥有广阔的知识面, 才能对本身工作对应自如。其次, 部分企业还存在档案人员身兼多职的情况, 虽然在客观上学习了档案管理知识, 但掌握程度不够, 其水平完全达不到新形势下企业对档案工作的需要。

(三) 缺乏对档案工作的认识

在企业档案工作中, 档案的主体明确, 这是关键。不少企业缺乏对企业档案管理的正确认识, 无法正确判断档案“主体”, 导致企业档案工作水平低下。比如, 他们认为企业的人事档案就是企业档案工作的全部内容, 即为主体, 却未认识到企业自身发展所形成的真正决定企业命运的“主体”档案, 这样直接对企业档案的利用开发及企业发展造成了阻碍。

二、提高档案管理效率的对策

(一) 依法治档, 强化法制意识

企业要提高档案管理效率, 必须要求其树立法制意识, 这是前提。只有通过提高档案工作人员的“认识”及“强化制度”方面着手, 才能使依法治档深入人心。首先, 企业应该大力推广、宣传《档案法》等国家相关法律法规, 使其做到知法懂法, 明白法律的严肃性, 提高工作自觉性, 这样才能解决或减少其在档案工作中可有可无的等错误思想。其次, 提高认识档案工作的重要性。档案, 那就是一个国家、一个社会乃至到每一个平民百姓在历史进程中的忠实记录, 是一个成长或衰弱的文明机体的真实写照。不管从社会历史、国家历史、历史意义、日常生活中, 档案都与我们息息相关。胡锦涛同志就说过:“我们可以借助档案, 可以更好的了解过去, 把握现在, 遇见未来, 档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面, 是一项崇高的事业。”因此, 企业决策者和档案从业人员应该深刻认识档案工作的重要性, 只有这样才能推进和做好企业档案工作的重要基础。

(二) 实现企业信息化与档案现代化的同步

企业档案要适应如今信息化的要求, 把电子文件妥善保管起来。面对企业信息化建设中档案部门不了解的东西, 比如资源管理系统、OA办公自动化系统等, 面对如此情况, 档案部门应该知难而上, 积极参与企业信息化建设, 让档案管理成为企业信息化的一个重要组成部门。同时, 在档案管理过程中, 也要不断的学习和掌握信息化的相关知识, 使企业信息化与档案现代有机结合, 同步发展。

(三) 加强档案人员素质的提高

长期以来我国对专业素质高的档案从业人员比较缺乏, 随着档案现代化管理工作的展开, 对专业的档案人员提出了更高的要求, 要求他们从杂业型转变成专业型, 这样才能适应档案现代化管理的需求。其次, 我们也需要专业的档案管理人员来执行, 因此人才是提高档案管理工作效率的主要因素。在实际情况中, 企业应该注重企业档案从业人员的培训教育, 从而提高其档案管理队伍整体水平;积极跳动其工作积极性和主动性, 让其为档案使用者提供更优质的服务。

摘要：企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。由于所记录的信息越来越多, 导致档案管理工作越来越繁重, 因此在企业档案管理中遇到的问题也越来越多。笔者就新形势下企业档案管理工作中遇到的问题进行阐述, 并提出相应的对策使企业能适应社会发展要求, 提高档案工作水平。

关键词：企业档案,档案管理,问题,对策