论声像档案的收集与管理

2023-02-13

一、音像档案资料的意义

音像档案资料是各企业、国家单位, 以及个人在从事各种各样的活动中形成的。以照片、录音带、录像带等不同材料为载体, 以影像、声音为主的历史记录。它能准确、客观、形象的再现事件的发展过程具有历史的记录作用。它和文字档案一样, 需要经过收集和整理, 形成不同的用途。但是它和文字档案也不太一样, 文字档案在长时间的保存后, 不会有太大的变化, 但是音像档案的保存如果没有妥善的保存, 那些载体会发生变质, 可能会让那些音像档案资料损坏。

二、音像档案现状

(一) 音像档案管理工作还没有进入正轨

在所有的档案管理工作中, 音像档案管理工作是最落后的。现在, 在一些机关、事业单位及高校的档案室都有文字档案、科技档案、会计档案。而属于声像档案的照片、底片、录像等有, 但是不多。在档案库里面存放的是还是一堆的纸质实体文书。在档案室里面据不完全统计纸质档案与音像载体档案在基层档案室藏的比例大概是100:1到500:1之间。造成这种现象一方面是因为长期的积累, 习惯了纸质档案的收集和管理。另一方面主要是因为声像档案的收集与移交工作没有走上正轨而造成。声像档案的管理与纸质档案的管理不同, 现在有的单位虽然制定了相应的音像档案管理制度, 但在移交工作缺乏有效的保障措施, 只有理论工作, 没有落到实处。还有的根本没有规章制度, 只是简单的存放。存放音像资料需要载体, 而播放这些东西, 需要音像设备。在大多数的收藏室里面还普遍存在声像设备添置多, 利用少的情况。像数码照相机、数码摄像机等电子设备都得到了普及。但是这些设备一方面没有得到好的管理, 还有就是不会有效地利用这些设备。最主要的原因是因为对这些资料的保存没有引起足够的重视, 所以管理人员经常变动, 音像档案的保存也相对混乱一点。

(二) 管理人员的意识没有到位

档案意识比较薄弱, 没有音像档案的意识, 认为档案只包括文书材料。在一些活动中拍摄的照片、录像等没有交给相关部门进行保管, 而归自己所有, 在一段时间后这些音像资料就被个人处理了或者保存或者就是删掉了。

三、音像档案收集保存建议

(一) 意识要到位

只有工作人员的意识到位了, 才会觉得这是一项重要的工作。在这方面有关部门应该做好相关的思想工作, 让管理人员意识到它的重要性。领导更要重视, 在政策、资金、物物资方面都给予支持。一些声像设备应该购置, 并有专门的地方去存放这些资料。并加强对管理人员的技术培训。

(二) 音像档案的保存形式可以多种多样

音像档案开展起来难度比较大, 并且声像材料也比较贵。要统一保存到一个地方时比较困难的, 可以具体问题具体分析, 在声像制品比较多的地方就可以设定专门的保管室, 并按照一定的要求去分类保管, 由相关部门去指导和检查。而有的音像档案不是很多的, 可以移交到档案部门进行保管。

(三) 建立健全的音像档案管理机制和培养素质过硬的专业音像档案管理人员

档案部门要指导形成单位或制作者, 按照要求进行拍摄和记录, 为日后的整理工作打好基础。档案部门也要积极的掌握信息, 做到心中有数, 能够全面的收集音像资料。在面对众多的资料也要有所选择, 对那些没有多大价值、主题不明确、画面不清楚的可以舍去。随着存放的时间过长, 有的画面不清楚的也可以适当的舍去。在音像档案中留下的是有意义的, 可以读取的资料。更应该加大对管理人员的培训和管理, 开展相关的学习活动提高他们的专业技能与管理能力, 并建立相关的奖励制度, 对那些有重大工作贡献的人要给予一定的物质奖励。

(四) 引入新的管理方法

档案部门除了要加大对音像档案的监督指导力度外, 也应该将声像档案管理纳入档案工作规范化管理评估的工作目标中。档案部门要运用多种形式疏通收集渠道, 采用有效的前端控制方法。在面对新的音像档案载体电子载体, 需要建立新的管理方法。最好做到相关事件建立一个文件夹, 不同的音像资料不放在同一文件夹中, 并由管理人员在文件内注明必要的文字说明。如:事件, 时间, 地点等。在管理工作中, 应该有的放矢, 分清楚重点。对于重点单位的重点资料要强化收集。

四、结束语

音像档案管理是新的任务, 要做好音像档案管理的收集与管理需要各方面的努力。特别是在收集方面, 要培养工作人员的音像档案意识, 在管理方面更要与时俱进, 引入新的管理方法, 随着人们对音像档案管理的重视程度提高, 音像档案的管理工作一定会越来越好。

摘要：随着社会的发展和科学的进步, 有越来越多的声像档案需要被收集和进行有效的管理。而如何从众多的音像资料中找到所需要的资料, 并对其进行分类收集与管理是一件大事。就现在的音像档案收集情况来看普遍存在以下方面的问题。归档不全面、保管条件差、管理不到位。这些问题直接影响了档案的完整及利用。本文将从什么是音像档案的收集与管理、为什么要收集音像资料, 和收集方法等方面来谈谈我国现在的音像档案收集管理情况。

关键词：音像档案,收集与管理,存在的意义,现状改进方面