浅谈高校档案和文秘工作的互动关系

2022-12-29

在高校的管理体系中, 档案工作和文秘工作虽然分属于不同的工作岗位和学科范畴, 但是他们之间联系紧密, 形成了相互促进、相互补充、不可分割的互动关系。

1 高校档案管理是文秘工作的重要工具

高校文秘工作离不开档案工作, 档案工作越来越具有服务高校教学管理的功能。档案室 (馆) 档案材料质量如何, 直接关系到学校文秘工作能否顺利开展。具体说来高校档案工作在文秘工作中具有以下几个方面的重要作用。

1.1 高校档案工作为文秘工作提供便利快捷的信息查询服务

提供信息查询是高校档案工作的主要任务之一, 也是对档案工作质量的有效检验, 档案工作的服务功能是始终存在的。而对文秘工作来说, 在办文办事、制定起草文件讲话、为领导提供有效信息等各工作环节中, 经常要对对学校已有文件档案进行查询、再学习、再研究。档案室 (馆) 保存了大量的纸质档案、磁性材料档案和实物声像档案等, 通过档案检索目录、档案管理系统数据库等检索工具, 为文秘工作提供了方便灵活地全息查询和检素档案。

1.2 高校档案工作为文秘工作全面反映学校的总体情况

高校档案室 (馆) 会对学校发展沿革、学校概况等客观情况作出准确描述, 真实、全面地反映客观情况, 这是高校档案工作描述职能、反映能力的具体体现。秘书人员在制发公文、发挥参谋助手作用时, 要做到科学、周全, 必须对学校的发展历程和全貌有准确而全面的了解。档案室 (馆) 利用其室藏档案资源, 编写的学校年度大事纪、学校全宗介绍、机构组织沿革、校史简编、各种数字汇编和各种文件材料汇编等编研材料和成果, 为文秘工作提供了对学校教学、管理、历史沿革、发展概况等的全面描述。

1.3 高校档案工作为文秘工作提供准确可靠的分析资料

高校的档案部门不仅具有保存档案和提供信息查询的作用, 科学的高校档案工作还具有一定的分析功能。当存储了大量的档案信息后, 档案部门会对档案信息加以整理、辨析, 从而发现问题、揭露矛盾, 并提出解决问题的措施。这些经过纵向、横向的对比分析后得出的评估材料因为其可靠的文件数据来源而极具权威性, 不仅缩短了秘书人员调阅、查看、汇总、分析档案材料的时间, 方便了使用者;而且为起草、制定学校文件制度、提供参谋建议等工作提供了准确可靠的材料依据, 成为文秘工作的好助手。

1.4 高校档案工作为文秘工作提供了科学合理的预测

高校档案室 (馆) 保存了学校规章制度、发展活动的大量记录, 这为研究学校的发展规律, 预测学校未来的发展趋势提供了坚实的基础。这种预测, 不是拍拍脑袋作出的简单的预测, 而是在科学预测的基础上, 综合考虑学校历史的和现实的各种影响因素, 结合学校目前的运行状况所作的科学预见。高校档案室 (馆) 利用定期或不定期地向学校决策者和管理者提供的具有历史深度的报告, 不仅充分发挥高校档案室 (馆) 在存储、分析和评估方面的优势, 还为文秘工作更好的开展参谋建议、办文办事等工作提供了科学可靠的预测材料。

2 高校文秘工作是档案采集的源头和基础

文秘工作是档案工作的前期工作, 馆藏档案中的大部门信息不仅来源于文秘工作, 其质量和水平也取决于文秘工作。

文秘工作担负着接收、制定各类各级公文的任务。不管是接收的外来公文, 还是学校制发的内部公文, 它们一方面是学校教学管理中的指导规范, 另一方面又是学校档案收集的重要存储对象。也就是说, 公文是档案的前身。秘书人员对公文处理是否规范、保存是否完整、分类是否明确, 直接关系到后续档案工作的质量, 高水平的档案工作是建立在规范、科学处理公文的基础上的。

除此之外, 秘书人员作为领导的参谋和助手, 还担负着起草文稿、记录、抄写等工作任务。记录包括领导的口述记录、接待来访记录、会议记录等, 抄写是对字迹潦草或经反复修改的文稿进行重新抄写或重新打印, 以便继续修改或印发。起草文稿是秘书人员根据领导意图或会议要求, 经过反复修改审定后形成的正式的文字材料。在文秘工作中所形成的这些文字材料, 都是归挡材料, 属于档案材料的重要组成部分。只有秘书人员提供、移交合格的、规范的文字材料, 才能形成合格、规范的档案资料。

3 加强高校档案工作和文秘工作的互动关系

档案工作和文秘工作虽然相辅相成, 互为表里, 但在高校管理的实际工作中, 两者的互动却存在一些问题。一方面, 秘书人员档案管理能力有所欠缺, 档案意识薄弱;另一方面, 档案工作在主动为文秘工作提供服务上的努力也有限, 两者在工作中存在缺乏合作, 互动不畅的沟通壁垒。要密切文秘工作和档案管理工作的关系, 需要加强以下三个方面的工作。

3.1 要强化“文档一体化”管理

“文书、档案一体化”要求把“文件处理”和“档案管理”整合为一个既统一又分工的管理整体, 加强对文挡的超前控制, 保证档案的完整和质量。文秘工作是“文档一体化”的基础和前提。秘书人员在工作中要强化档案意识, 充分认识档案工作的重要性, 严格按照“文档一体化”的要求规范处理公文、记录、讲话等文件资料, 确保文档资料的真实可靠性、完整性和安全利用。

3.2 要加强知识业务交流

秘书和档案人员应进一步拓宽知识面, 相互学习对方的业务技能和相关知识, 了解对方的工作特性, 把握对方的业务要点。高校秘书人员要熟悉《档案法》、学校档案规定等各级档案政策法规, 了解高校档案工作的专业知识;档案人员要加强学习文秘专业知识, 了解公文处理程序, 熟悉公文接收、制发规定。两者在互通有无、互相补位的过程中, 提高各自的业务水平和文档管理质量。

3.3 要立足全局, 主动沟通

秘书人员应把文件归档作为一项重要工作认真对待, 自觉把档案工作纳入文秘工作范畴, 积极支持档案工作, 建立完善的文件资料归档制度, 确保文件及时、完整归档;档案部门在收集档案材料过程中要多与相关部门联系沟通, 变被动为主动, 整理、立卷、编目要科学合理, 要积极配合秘书人员参与学校各类年鉴、史志等的编写工作。在工作交流沟通中, 实现你中有我, 我中有你的良性互动。

摘要：高校的档案和文秘工作联系紧密, 档案管理是文秘工作的重要工具, 为文秘工作提供信息查询、全局描述、分析评价、预测未来等服务;文秘工作是档案采集的源头和基础, 档案资料不仅来源于文秘工作, 其质量和水平也取决于文秘工作。我们要通过强化“文档一体化”管理, 加强知识业务交流, 立足全局、主动沟通等途径加强高校档案和文秘工作的互动关系。

关键词：档案,文秘,互动关系