信息化推动档案多元化发展

一、电子档案与纸质档案的定义

传统纸质档案是指组织及个人直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表等不同形式的记载, 以纸质文稿为主要载体。

电子档案, 指可被计算机识别、处理, 按照一定格式存储在载体上, 可以被网络传递的资料。现有电子档案由两部分组成:1.纸质档案数字化后形成的数字档案。2.电子文件在完成利用后, 归档形成的电子档案。

二、电子档案与纸质档案的优缺点

(一) 纸质档案优点

1.纸质档案是记录历史的凭证, 形成了纸质档案最基本最原始的价值——凭证价值。它是纸质档案的主要特点和本质。

2.纸质档案具有电子档案没有的原始形态, 是当时、当地、当事人真实留下来的历史记录。未经任何人改动的原稿和原本, 比较真实地记录和反映了当时人们的思想和活动, 可靠性强, 讲究白纸黑字, 具有法律效应。

3.纸质档案更易于保管, 不需要借用计算机等设备或需要特殊的阅读条件, 不需要非常高的保存条件, 不易丢失。

4.一部分人已经养成了阅读纸质资料的习惯。

(二) 纸质档案缺点

正是受到了原始凭证特点制约, 纸质档案因为需要实物, 对于利用者来说, 不可避免的受到了制约。利用者不可能及时、方便的得到想要的信息, 档案管理者不得不花费大量的人力、物力进行查证、借阅、陈列、咨询、编史等等工作。

(三) 电子档案优点

1.电子文件从起草、到印制、归档都可以在计算机上进行, 方便查阅, 方便利用, 跟的上信息化社会步伐。对档案利用量大, 或需要及时、便捷提供档案服务的行业 (如医疗行业) , 电子档案具有纸质档案无法替代的优势。

2.电子档案存储载体信息容量大, 所以占用空间都小, 便于档案库房的管理, 对保存场地的面积要求不高。

(四) 电子档案缺点

1.因为所有操作都在计算机上进行, 电子文件便于修改、便于复制的特性, 使得档案原始性荡然无存, 法律效力非常小甚至没有法律效力。

2.电子文件根本谈不上草稿和印稿的区别, 也没有档案正本与副本的差异, 甚至在电子文件和电子档案之间的界限也非常模糊。这些特征使电子档案的记录性和凭证作用大大减弱。

3.电子档案对档案保护环境的温湿度、防磁性等条件的要求非常高, 要求管理者对库房温湿度进行严格的控制, 并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施, 最重要的是电子档案还要严格防范计算机病毒, 因而对档案室的保管条件要求更高, 对档案管理人员的素质要求也有相应提高, 保管难度比纸质档案更大。

正因为纸质档案和电子档案自身存在的优缺点, 就算电子化信息载体越来越被人们接受和喜爱, 电子档案也不可能完全取代纸质档案, 纸质档案同样不能完全代替电子档案, 纸质档案和电子档案并行的管理模式会长时期存在。

三、如何做好新时期的档案工作, 应对档案多元化发展的形式

要管理好电子档案, 除了纸质档案管理的日常工作外, 还需从技术角度出发, 需要做好如下工作:

1.做好电子文件技术处理工作, 档案工作人员要对电子文件的接收、处置乃至存储进行操作, 为了保证电子文件的原始性, 了解文件信息的来源。要通过软件, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件相互印证, 发挥作用。

2.解决好电子文件的保存问题。电子档案对存储介质的依赖性大大高于其他档案。选择好的载体能够更好的保护电子档案的真实性、完整性, 延长档案寿命, 是电子档案保护最关键的步骤。

3.电子档案对于保存环境有较高要求, 库房的温湿度、防磁性等条件要达到, 并且要配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施, 并保证从电子文件的生产阶段开始, 就要开发稳定的计算机系统和软件平台, 严格防范计算机病毒, 对于需要长久保存的电子文件, 需要定期进行复制, 以防止信息损失。

从其他方面出发, 需要做到:

1.逐步完善档案信息安全管理体制。保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性;档案部门的档案数字化处理必须慎重、上网政务信息必须与互联网实行物理隔离, 加强身份认证和密钥等管理, 确保档案信息网络传输的安全。

2.要提高档案工作人员信息安全意识, 从人做起, 加强上网信息的审查与管理, 防止失密、泄密事件的发生。上网的档案目录和全文信息要经过严格划控和层层审定, 已经上因特网的档案查询, 要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施, 确保档案信息和系统安全。不能公开的档案信息一律不得上传外网。

3.为了适应信息技术和档案事业的发展, 必须采取积极措施抓好知识更新, 引进、消化、适应信息技术的成果, 使档案人员拥有更加宽阔的知识面, 培养高层次人才, 是走档案工作多元化道路最根本的基础。

摘要：随着电子信息时代的到来, 电子文档不仅改变了档案的很多特性, 降低了对专业管理人员的依赖程度;同时也给档案管理带来了革新, 改变了现有档案的存在形式, 开始了档案多元化发展的新方向。

关键词：信息化,电子档案,多元化