多元背景下档案公共服务的拓展与创新研究

2022-09-10

近年来, 随着社会的不断发展, 生产经营模式的不断转变, 人们对各种信息的需求也越来越大, 而政府在进行社会管理和经济建设的过程中对档案资源的利用要求也越来越高。然而, 受传统观念影响, 当前很多行政事业单位的档案公共服务功能还比较狭隘, 档案管理意识淡薄、服务手段陈旧、服务平台落后、服务资源不足等一系列问题导致了档案公共服务能力严重降低, 难以满足社会建设的基本需求。对此, 本文讨论了当前多元背景下档案公共服务的拓展与创新, 旨在以此为行政事业单位档案公共服务建设而提供一些建议和参考。

一、多元背景下档案公共服务的拓展

(一) 渗透档案公共服务价值, 提升档案公共服务认识。

什么是档案公共服务?严格来说, 档案公共服务是指档案的服务功能与范围, 是对人的工作的服务, 是提升工作效率和质量的重要媒介。因为, 档案公共服务是以人为本的。它的服务功能主要包括:1.为战略决策提供历史数据;2.帮助单位、部门和个人消除工作上潜在的风险;3.加快信息传播速度, 提升工作质量;4.为单位运营提供必要的数据支撑, 如人力资源数据、财务数据、工作内容数据、计划数据、成本和效益数据等等;同时, 它的服务范围以个人为单位, 为单位内部所有人的工作提供服务, 因此, 档案公共服务是任何企业单位都不可或缺的重要资源。

结合对档案公共服务的认识, 各事业单位应向全体职工渗透档案公共服务的价值。在实践中, 单位可采用定期开展思想教育, 或定期带领广大职工去档案公共服务较为完善的企业单位参观学习, 以提升职工对档案公共服务的认识, 从而树立起档案意识, 拓宽档案的服务范围, 提升档案的应用价值。

(二) 以“两个转变”和建设“两个体系”拓展档案公共服务。

在经济信息发展快速的今天, 传统的档案工作模式已经不能满足事业单位日常工作的需要, 因此, 必须要完善档案体系, 提升档案的公共服务能力, 才能确保单位工作的正常开展。

拓展档案公共服务能力的主要方式可围绕“两个转变”和建设“两个体系”开展, 其中, “两个转变”主要包括工作态度的转变和工作方法的转变;而“两个体系”建设主要包括:一是服务对象的档案体系建设, 二是内部控制和日常工作档案体系建设。在实践中, 事业单位可利用“两个转变”来增强档案公共服务的潜力, 营造以档案为核心的文化氛围;同时利用“两个体系”建设来增强档案公共服务的效率和质量, 从而使档案更好的为事业单位工作的长效开展而服务。

(三) 加强档案数据库建设, 拓展档案公共服务效能。

数据库是档案规范化管理的重要标志, 是优化档案管理、实现档案公共服务效益最大化的重要途径。宏观来讲, 档案数据库就如同一部融合了多种文献的百科全书, 其中, 档案题名、索引、责任人、页码、来源、分类号、主题词、摘要等是构成档案数据库的重要内容。在实践中, 事业单位档案数据库的建设可重点围绕以下三个方面来开展。

第一, 对档案信息来源进行归纳整理。档案信息的来源往往是档案的实际形态, 按照实际工作的项目和类型, 对档案来源进行整理分类, 是强化数字化档案库建设的第一项重要任务。在实践中, 单位可为每一个部门都配备计算机和信息录入人员, 通过计算机的资源共享, 档案管理部门定期将各部门的档案信息进行汇总, 为每一个部门配置一个专门的信息来源窗口, 并归纳好如责任者、文件号、题名、日期和页数等详细信息, 从而提升档案信息来源的管理效能。

第二, 定期归档。在实践中, 单位需要利用计算机系统建立至少三个档案库, 一是临时档案库, 主要负责存储经过立卷处理的工程档案信息;二是具有索引和关键词查询功能的主档案库, 负责储存各项经过审计核实的档案信息;三是通用档案库, 主要为各部门提供查询服务。其中, 临时数据库中的档案信息不宜存放太长时间, 要定期进行归档处理。在归档过程中, 录入通用档案库的档案信息需要进行敏感或重要信息筛选和剔除处理, 以消除潜在的风险隐患。

第三, 将档案库视作单位的信息产品来管理, 并依照生产产品的管理方式, 通过质量控制体系进行监管。在管理过程中, 单位可将档案内容通过组织协调组建一个体系, 在这一体系中, 管理者将档案库维护作为一个单独的项目进行管理, 并建立评价机制, 采用模拟检索形式审查档案库的设计是否科学合理, 检查数据是否完整、准确, 并评价在数据收集、录入、备份等环节是否提升了工作效率。

二、创新档案公共服务机制

(一) 创新工作理念。

当前, 计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。因此, 事业单位档案管理工作者必须掌握现代化信息技术, 熟练运用电子计算机以及现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护, 胜任计算机时代的文书档案管理工作。在实践中, 事业单位应创新工作理念, 建立档案管理体系, 重点对档案管理人员进行强化训练, 对档案专职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训, 培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军, 培养和选拔优秀人才, 使他们不仅具有较高的业务素质, 而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的档案管理队伍, 进而全面提高事业单位档案工作的服务意识和管理水平。

(二) 建立标准化档案管理机制。

在实践中, 标准化档案管理机制的建立有赖于科学合理的管理制度, 因此, 在实践中, 单位领导班子应制定完善的档案管理制度, 加强内部控制, 建立现代化档案管理指标, 规范档案管理流程, 全面加强档案管理力度和提升档案管理水平。在实践中, 单位管理层可通过向档案管理人员渗透档案管理理念和思想等方式来激发管理人员的工作热情, 进而, 用制度来加强对档案管理工作的约束。其中, 制度建设需体现三个原则:1.人性化原则, 结合档案管理的实际情况, 从加强对档案管理人员的培训和解决管理人员在工作中所面临着问题入手, 消除其后顾之忧;2.法律性原则, 要在制度中体现档案管理的保密性, 体现档案的严谨性和法律性;3.权威性原则, 要让档案管理人员正确认识制度的建立意义, 让他们感受制度的权威, 感受档案管理工作的重要性。

三、结语

当前, 仅就事业单位档案工作的现状来看, 随着档案种类、内容、形式的多样化, 使得档案管理模式也随之发生了巨大变化, 无论是“集中统一”的管理体制还是“条块结合”的运行模式, 都不同程度的显现出与档案特点之间的相互矛盾和相互掣肘。因此, 创新档案管理机制, 拓展档案公共服务能力已经迫在眉睫。除上述建议外, 事业单位在以后的工作中还应当不断探索提升档案公共服务能力更有效的方法, 以此来提升档案的利用效率, 使档案能够更好地为单位的健康发展而服务。

摘要：本文讨论了多元背景下事业单位档案公共服务的拓展与创新, 旨在为增强档案公共服务能力而提供建议和参考。

关键词：事业单位,档案,公共服务,拓展,创新