信息化——新时期档案管理的发展趋势

2022-09-12

当前, 随着社会的飞速建设与发展, 我国的档案管理出现了信息容量庞大、保存难度不断提高等问题, 而档案管理工作的信息化出现满足了社会发展的需要。基于此, 笔者结合自身经验, 就新时期实现档案管理信息化的必要性以及做好档案管理信息化发展所应采取的措施做出了如下的分析与探讨。

一、新时期档案管理信息化发展的必要性

(一) 档案管理信息化的重要含义

档案管理工作反映的是一个国家、一个企业的历史风貌。档案管理的信息化发展是社会快速发展的步伐赋予档案管理部门新的职责。档案管理信息化即指运用档案信息资源的数字化以及管理过程的网络化, 通过网络系统的加工和传输, 实现档案信息资源的共享, 以达到信息资源合理配置和充分使用的效果。

(二) 档案管理信息化发展的必要性

1. 电子档案的使用为档案管理的转型提出新的要求。

目前, 在大多数的档案管理工作中, 电子档案凭借自身使用方便、易储存、安全性能好等优势逐渐取代了传统的纸质档案。它的出现一方面提高了档案管理人员对管理工作的效率, 另一方面, 管理的信息化为资料查询者提供了便捷的信息查询方式, 从而节省了大量的时间。随着电子档案的使用, 我国对档案管理的工作提出了向信息化发展的新的要求。

2. 传统的档案分类方法无法顺应时代发展的需要。

以往, 在档案管理分类时, 通常使用的是简单的分类模式, 无法做到信息使用的最大化以及具体问题具体分析。对此, 为了顺应时代发展的步伐和信息化的进步, 必须将传统的档案管理方法进行创新与发展, 将档案管理融入信息化管理中, 通过使用不同的信息标志, 对信息进行合理科学的分类, 这样可以使档案信息管理更加的合理、规范。

3. 档案管理工作重心从收集保管向开发利用的转变。

传统的档案管理工作注重的是保存和保密, 使用次数相对电子档案来说很少。而在信息化不断发展的环境中, 档案管理工作除了保存档案之外最主要的使利用资料。档案管理的信息化发展改变了档案资料的利用方式, 弥补了传统档案使用效率低的缺陷, 并且能够使档案信息通过网络等平台进行查看和利用, 为查询者提供更为方便的档案信息查询服务。

二、新时期档案管理信息化发展的策略

(一) 转变思想观念, 树立信息化管理意识

随着社会经济的不断发展, 档案管理工作越来越受到广大受众的重视, 在产生巨大变化的同时, 也获得了一定的成效, 在档案管理理念以及管理模式上也发生着极大的改变, 档案管理工作正逐步向着信息化的方向发展。为了顺应时代发展的步伐, 档案管理工作人员要努力改变传统的档案管理思想, 加强自身对档案信息化管理意识, 不断提高自己的工作质量和自身的综合素质以及专业技能。只有当档案管理工作人员的整体素质提高了, 档案管理信息化的发展步伐才能更为的稳定和迅速。因为档案管理工作人员素质的提高, 是资源管理信息化发展工作的重点和保障, 是档案管理信息化稳定发展的前提和基础。

(二) 加强电子文件归档管理, 提高档案信息化管理水平

不同类型的档案文件有着不同的档案管理要求。对各种不同类型载体的档案资源 (比如:纸质档案、录音、视频以及照片等) 进行信息化处理与转换时, 需要落实各类电子文件的积累、注明、归档等工作, 以保证所记录的电子文件真实、完整、有效、可靠。同时, 管理人员在工作中要制定合适的电子档案管理方法, 以保证电子档案的安全性和有效性, 从而促进档案信息化管理水平的提高。

(三) 提高现代化管理手段, 实现档案资源共享

目前, 档案管理方式从传统的管理向现代化信息管理不断转变。对此, 档案管理工作要围绕国家、企业、工作部门的工作重点以及所关注的热点来收集信息、提供信息。随着现代化信息技术的高速发展, 网络化、数据化的档案管理逐渐取代了纸质档案管理, 档案信息的运用也随着社会的发展产生了极大的改变。因此, 在开展现代化管理工作时, 要慎重选择和推广规范化的档案管理软件, 既要保证电子档案的安全, 又要为更多的使用者提供信息, 实现资源共享。

三、结束语

总之, 社会需要发展, 传统的管理方法与时代快速发展的步伐相结合会产生许多不适应的地方。档案管理信息化是新时期档案管理工作的重要发展趋势, 也是传统管理方法的创新和发展。因此, 档案管理工作者要转变自身思想观念, 树立信息化管理意识, 提高档案信息化管理水平, 实现档案资源的有效利用, 以促进我国档案管理事业的稳步发展。

摘要：信息化档案管理发展趋势的提出与实践, 是我国社会发展的必然要求, 也是社会科技不断进步的必然产物。它的使用有利于提高档案管理工作的整体水平以及管理工作的工作效率, 满足社会发展的需要, 促进档案管理事业科学稳步发展。本文分析了高新技术时代档案管理信息化发展的必要性以及做好档案管理信息化所采取的措施, 旨在促进我国档案管理事业顺应时代的发展, 进而带动社会的发展与进步。

关键词：档案管理,信息化,必要性