对于办公室档案规范化管理的思考

作为机关企事业单位, 加强档案的规范化管理是促进办公室整体工作效率提升的重要途径, 同时也是对单位管理水平的衡量指标, 因此, 无论是上到领导层, 还是下到办公室工作人员, 都应该重视办公室档案的规范化管理。

一、办公室档案管理工作具有的特点

(一) 收集、保存资料是重点。档案是对事件、人物、过程的一种真实记载, 档案管理可以为后人提供一定的借鉴与应用。所以, 办公室档案管理应该将重点放置在对于文件、书报等资料的收集上, 然后做好资料的分类保存与整理, 再配合信息化手段进行保管。

(二) 档案种类过于繁杂。办公室档案管理包含了诸多方面的内容。比如:单位的会计档案、特种载体档案、行政管理档案等等, 也包含了单位的各种协议、合同, 上级单位印发的红头文件等, 另外, 还包含了录像、录音等电子档案。所以, 办公室的档案种类非常多, 注重办公室档案管理, 才有利于工作效率的提升。

二、办公室档案管理工作规范化的主要途径

(一) 做好档案管理程序的规范化。管理程序的规范化是档案管理规范化最鲜明的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等工作制定出工作流程, 并且在日常工作当中严格地按照流程执行, 确保每一项工作都明确到人, 保障其准确与真实。另外, 注重简化档案管理程序, 尽可能在管理质量与管理效率得以保障的前提下简化办公室管理程序, 这样可以避免将多余的时间与精力花费在档案管理问题上。

(二) 深化档案管理意识, 将档案规范化管理纳入领导干部议事日程中去。领导干部应该对档案管理引起足够的重视, 支持办公室档案管理工作的正常开展, 能够帮助其共度难关, 为办公室档案管理工作的开展提供支持。领导干部对办公室档案管理工作认识的深度决定了办公室档案管理工作的发展前景。所以, 需要根据办公室档案管理工作的特点, 开展档案宣传, 培养领导干部的档案管理意识, 能够为之后的规范化档案管理打下良好的基础。

(三) 着力于档案管理人员的素质提升。办公室档案管理工作与档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提升管理人员的综合素质, 可以提升档案管理规范化开展的工作效率, 同样, 档案管理工作规范化能够提升档案管理人员的综合素质。对于档案管理人员而言, 素质的提升不仅仅是专业素质与专业技术能力的提升, 同时还包含了档案管理人员自身的综合素质, 特别是思想道德品质方面。由于档案管理工作责任重大, 所以, 需要选择人品优秀、技术过硬, 政治可靠的人员来从事这项工作。

(四) 将档案管理人员理论能力与实践能力相结合。单位应当多组织办公室档案管理人员一起分析, 总结经验, 并且邀请办公室档案管理人员参加各种论坛讲座和档案研讨会, 让档案管理人员对于现阶段国内外的档案管理动态有一定了解。另外, 让档案管理人员多学习网络通信技术、数字化技术、多媒体技术等, 通过现代化的档案管理来提升其工作效率, 确保办公室档案的管理工作能够跟上时代的步伐。

(五) 开展档案信息化建设。随着现代化信息技术的广泛使用, 计算机已经在各个领域普及, 这就使得传统模式下的档案管理工作很难适应信息化社会的发展需要。档案管理数字化、资源利用网络化已经成为现今社会档案管理工作的主流模式, 它不仅可以实现非涉及机密档案资源的共享, 同时也避免了纸质档案因为长时间的翻阅而造成的损耗, 对于档案资源起到了良好的保护作用。所以, 实现现代化的档案管理工作, 能够提高档案系统的实际应用功能, 有利于档案管理的规范化, 同时也是档案开放程度与利用程度得以提升的主要途径。

对于任何一个企事业单位而言, 都离不开档案管理工作。档案管理规范化水平的高低对办公室的工作效率, 甚至是整个单位的工作顺利开展都会产生或多或少的影响。相比其余的单位工作, 办公室档案管理工作更加复杂, 档案管理种类更多, 所以, 需要档案管理人员将以往的传统档案管理方式摒弃, 不断更新档案管理方式, 让档案管理变得更加高效与轻松。此外, 办公室档案管理工作离不开档案管理人员的素质与档案信息化的建设, 所以, 为了满足现代化办公室档案管理工作的需求, 需要通过各个方面的努力, 为档案管理工作的提升而服务, 相信通过现代化的办公室档案管理, 能够让企事业单位更好、更快的发展下去, 为今后的工作奠定良好的前提条件。