会计档案案卷号举例

2024-04-29

会计档案案卷号举例（精选4篇）

篇1：会计档案案卷号举例

会计档案案卷格式DA/39-2008 1 范围

本标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求。

本标准适应于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织。2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所用修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T9705—88文书档案案卷格式

财会字［1998］32号《会计档案管理办法》 3 会计档凭证封面格式 3.1会计凭证封面外形尺寸

封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。

封底尺寸同封面尺寸。3.2会计凭证封面项目

封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。各项目具体位置、尺寸[见附录A 图A1（a）、图A1（b）]。

3.3 封面项目的填写方法

3.3.1 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。

3.3.2 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。

3.3.3 时间：填写本册会计凭证的起止年月日。3.3.4 册数：填写会计凭证的册数。3.3.5 册次：填写本册会计凭证的序号。

3.3.6 记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。3.3.7 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。3.3.8 附件数：填写本册会计凭证的附件张数。3.3.9 会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。3.3.10 会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。

3.3.11 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。3.3.12 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。3.3.13 备注：填写该本凭证需要说明的事项。3.4 制成材料质量

记帐凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。4会计凭证盒格式 4.1会计凭证盒外形尺寸

会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置30mm、40mm、60mm等。[见附录A 图A2（a）] 4.2会计凭证盒项目及填写方法 4.2.1会计凭证盒正面项目

会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。各项具体位置、尺寸[见附录A 图A2（b）]。

4.2.2正面项目的填写方法

4.2.2.1单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。

4.2.2.2归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。

4.2.2.3立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。4.2.2.4保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。4.2.2.5全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。

4.2.2.6目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。

4.2.2.7案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。

4.2.3会计凭证盒盒脊项目及填写方法

会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限，其排列格式尺寸[见附录A图A2（c）]。

盒脊项目与正面有关项目对应填写。4.3制成材料质量

会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作。5会计档案盒格式 5.1会计档案盒外形尺寸

会计档案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。[见附录A 图A3（a）] 5.2会计档案盒项目及填写方法 5.2.1会计档案盒正面项目

会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。各项目具体位置、尺寸[见附录A图A3（b）、图A3（c）]。

5.2.2正面项目的填写方法

5.2.2.1全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。

5.2.2.2案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“曲靖市财政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）财务报告”、“曲靖市财政局二00二年基金管理总帐”、“曲靖市乡镇企业局二00二年行政（或事业、或工会）现金日记帐”。文字力求简炼、明确。

5.2.2.3时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。5.2.2.4卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。5.2.2.5保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。

5.2.2.6全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。

5.2.2.7案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。

5.2.2.8盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒的编号。

5.2.3会计档案盒盒脊项目的填写方法

会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。其排列格式尺寸[见附录A 图A3（d）]。年度填写本盒会计档案所属年度，其他项目与正面相应项目填写一致。

5.3制成材料质量

会计档案盒宜采用700克以上无酸纸制作。6 帐簿启用及接交表格式

6.1帐簿启用及接交表用纸尺寸及质量要求 6.1.1用纸尺寸

帐簿启用及接交表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。

6.1.2质量要求

帐簿启用及接交表宜采用70克以上白色书写纸制作。6.2帐簿启用及接交表项目和填写方法 6.2.1帐簿启用及接交表正面项目和填写方法 6.2.1.1正面项目

帐簿启用及接交表正面项目包括单位名称、帐簿名称及编号、帐簿页数、帐簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税。各项目具体位置、尺寸[见附录A 图A4（a）]。

6.2.1.2正面项目的填写方法

6.2.1.2.1单位名称：填写形成会计档案的单位名称，并加盖公章，填写要求与记帐凭证封面上的“单位名称”相同。

6.2.1.2.2帐簿名称及编号：填写该帐簿所属的类别及其排列顺序号。

6.2.1.2.3帐簿页数：填写该帐簿中有内容记载的帐簿页数（空白帐页除外）。

6.2.1.2.4帐簿起止时期：填写该帐簿启用和终止的年月日。6.2.1.2.5经管人员：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。

6.2.1.2.6接交记录：该帐簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人员要填写职别并签名。

6.2.1.2.7备注：填写该帐簿中需要特别说明的情况。6.2.1.2.8印花税：在印有“贴印花税”的空格处贴上印花税票。6.2.1.2.9档号：按照本单位档案分类编号方案的要求填写该帐簿的编号。

6.2.2帐簿启用及接交表背面项目和填写方法 6.2.2.1背面项目

帐簿启用及接交表背面项目包括科目名称、页次。各项目具体位置尺寸[见附录AA4（b）]。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。

6.2.2.2背面项目的填写方法

6.2.2.2.1科目名称：根据该帐簿设置的科目名称依次填写。6.2.2.2.2页次：在编写该帐簿页码总流水顺序号的基础上，分别填写各个科目在该帐簿中的页码位置。7会计档案目录格式

7.1会计档案目录用纸尺寸及质量要求

会计档案目录的用纸尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm×210mm），纸张质量宜采用70克以上白色书写纸制作。

7.2会计档案目录项目

会计档案目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录A 图A5）。

7.3项目的填写方法

7.3.1案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。

7.3.2类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等。

7.3.3题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。

7.3.4起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。

7.3.5保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。

7.3.6卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。

7.3.7备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。8卷内目录格式

8.1卷内目录纸尺寸及质量要求卷内目录用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。

8.2卷内目录项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注、各项目具体位置、尺寸（见附录A 图 A6）。

8.3项目的填写方法

8.3.1顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。

8.3.2责任者：填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。

8.3.3文号：填写文件制发机关的发文字号。

8.3.4题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

8.3.5日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20070619。

8.3.6页号：填写卷内文件材料所在之页的编号。

8.3.7备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中。

9卷内备考表格式

9.1卷内备考表用纸尺寸及质量要求

卷内备考表用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。9.2卷内备考表项目

卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间，各项目具体位置、尺寸（见附录A 图A7）。9.3项目的填写方法

9.3.1本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。

9.3.2立卷人：由负责立卷者签名。9.3.3检查人：由案卷质量审查者签名。9.3.4立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。9.3.5检查时间：填写审查案卷质量的年月日。10 会计档案移交清单格式

10.1 会计档案移交用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同 10.2 会计档案移交清单项目

会计档案移交清单项目包括年度、种类及数量、移交部门及移交人、接收部门及接收人、监交人、移交时间、备注，各项目具体位置、尺寸见附录A图A8 10.3项目填写方法

10.3.1年度:填写需要移交的会计档案所属年度，用4位阿拉伯数字填写。

10.3.2移交部门及移交人：由单位财务部门及其管理人员填写并盖章签字。

10.3.3接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档案的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。10.3.4监交人：由监督办理接交档案手续人员签名。10.3.5移交时间：填写办理会计档案移交手续的年月日。10.3.6备注：填写移交范围的会计档案中需标明的情况。

篇2：会计档案案卷号举例

（国家标准）

文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1、适用范围

本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。2、案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1 硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(长×宽)。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目

封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1.3.1 全宗名称：

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

2.1.3.2 类目名称：

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1.3.3 案卷题名：

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。

2.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.3.8 档号的编制：

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号.案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。 2.2 软卷皮格式

使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 2.2.1软卷皮外形尺寸：

软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm × 210mm(供 A4 型纸用)或260mm × 185mm(供 16 开型纸用)的规格。 2.2.2软卷皮封面项目：

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。 2.2.3软卷皮封二项目：

软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。

软卷皮封二项目的填写方法同 3.4 卷内文件目录填写方法。

2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同 4.3 卷内备考表填写方法。2.3 卷盒格式

2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置 30、40 或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。 2.3.2卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。 2.4 填写要求

2.5 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。3、卷内文件目录格式 3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用 16 开型(即长×宽为260mm × 185mm)或国际标准 A4 型(即长×宽为297mm × 210mm)。 3.2 页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边(天头)宽 20 ± 0.5mm

卷内目录用纸下白边(地脚)宽 15 ± 0.5mm

卷内目录用纸左白边(订口)宽 25 ± 0.5mm

卷内目录用纸右白边(翻口)宽 15 ± 0.5mm

3.3 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

各项目具体位置、尺寸。 3.4 卷内文件目录填写方法

3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。

3.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

3.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。

3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。

3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：

全宗号目录号案卷号件号 × 15 mm

3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。、卷内备考表格式

4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

4.2 卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。4.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。 4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。 4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。 5、案卷各部分的排列格式

5.1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：

案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。5.2 使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：

软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。、文书档案案卷格式监制 

6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

篇3：档案组卷原则和案卷的装订

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1、质量要求

1.1案卷内文件材料必须齐全、完

整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。

1.2案卷厚度文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。

1.3文字材料与图样材料分别组卷。文件材料数量少的也可合并组卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。

2、组卷的方法

组卷要便于档案的利用和保管。

2.本公司档案的组卷

同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。组卷应注意以下几点：

（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。

（2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。

（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。

（4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。外单位的要把直接主管与非主管单位分开。

（5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。

（6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。（注：永久卷中不许有短期保存的文件）

2.2基本建设类

2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷

2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。水、电、地质勘探等资料分别组卷。

2.2.3设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。

3、卷宗内文件材料的排列

3.1由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。

3.2由同一个责任者的不同问题文件材料所组成的案卷，按问题结合重要程度或形成日期顺序排列。

3.3由不同责任者的文件材料组成的案卷，按责任者结合重要程度或形成日期顺序排列。

3.4密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件的在前，原件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

3.5请示与批复的排列，上级批复件排在前，本单位请示在后。

3.6本单位转发上级机关的文件，批转、通报下级机关的文件，上级原文、下级报告放在本机关转发、批转、通报之后。

3.7会议文件的排列，公司党支部、行政、会议记录按时间顺序排列；公司党员会、职代会等每次会议为整体，会议通知，工作报告、会议纪要，决议排在前，其它排在后。

4、编写页号要求

4.1组卷前要去掉文件中的空白纸张，单面书写的文件材料在其右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。

4.2折迭的大张文件材料编一个号（案卷封面、卷内文件目录、备考表不编号）。

4.3复印文件与原文件统一组卷、统一编号，4.4对不装订的图样在每张图纸的右下角用铅笔编号。

注：不装订的案卷，应在卷内每份文件上加盖件号章。

5、卷内目录填写要求

5.1顺序号，一个文件一个号；正文和附件、正文和底稿，都应编一个顺序号。

5.2文件编号，填写发文机关的发文字号即照实抄录、代字、年度、顺序号。

5.3责任者：写制发件的组织者或个人、填写责任者时一般应用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是联合发文责任者之一时则必须抄录立档单位名称。

5.4文件标题栏，按原标题填写；没有标题的需根椐文件内容，重新拟定标题并加[]；正文和附件要分别写出标题；简报的每一期应分栏填写标题内容；会议记录要分次填写，标出时间内容。

5.5归档文件时间栏，填文件产生日期和落款盖章日期；没有落款和盖章日期，填写领导签发日期；转发件

填文件转发机关落款日期；年月日要写全称，用阿拉伯数字填写，中间用顿号分开。

5.6页号栏，每一份文件填写起号，最后一份文件填写起止号。卷内目录排在首页之前，不编号。

5.7备考表，要填写卷内张数；卷内文件缺损、修改、补充、技术性差错、移出、销毁等要说明的事项。

5.8卷内目录，要用钢笔正楷书写。

6、案卷的装订

6.1案卷可采用装订和不装订的两种形式。文件要装订，图纸可以不装订。

6.2案卷各部分的排列顺序：案卷封面——卷内目录——文件材料的文件（图纸）——备考表——案卷封底。

6.3装订前的加工去掉案卷内文字材料的金属物。对大于要求文件，要折叠整齐，窄了的要加边，破损文件应按裱糊技术要求托裱，字迹褪变或扩散的应将其复制件附于原文后。

6.4统一文件材料的幅面（文字料的规格为260 185和297 210两种，图样规格为297 210)，大于规格的应折叠（图标应露在右下角），小于规格的应加工成统一幅面。由文字性材料组成的案卷均应采取三孔一线方法装订。孔距总长度160，中孔到边孔长度80，卷脊装订线的垂直距离15。案卷要用绳子装订好。装订一律在左侧，三孔装订，结头放在案卷后面。不装订的文件按序编页号，在每份文件材料的右上角加盖件号章填写卷内目录，卷尾放备考表，装入袋、盒中或直接装入盒中。

以上内容要求各部门按照规定单独组卷，写好卷内目录、全引目录、备考表，然后由档案室统一整理归档。案卷一律装入省档案局统一标准监制的档案盒中。根据案卷厚度，可一盒一卷，一盒数卷。达不到以上要求档案室有权拒绝接收。

基本建设档案组卷细则

按工程项目或建筑项目设置类目。同一工程目内，包含工程的勘测、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。基本建设文件材料的整理：从工程立项至工程设计、施工、竣工验收和工程创优全过程。具体内容如下：

1、有关工程建设的前期

要求将该工程的立项建议、可行性研究报告、项目评估调查、项目的批准文书、计划任务书、设计任务书以及其它有关协议、合同和委托书等，工程项目的环境调查，工程地质、水文地质、勘察记录、试验报告及其有关说明，地形、地貌，控制点测量定位和观测定位，水文、气象、地震等基本文件材料，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等。

2、有关工程设计施工阶段

要求将该工程总体规划、初步设计、技术设计、施工设计以及关键技术试验、设计评价、审批材料、施工批准文件、工程施工招标、投标承包合同、协议文件、施工执照、开工报告、工程施工技术要求、工程图纸会审纪要、施工组织方案、施工技术安全措施、施工日记，隐蔽工程记录，分布分项工程施工质量，原始材料及构件出厂证明、质量鉴定和试验报告、设计变更、材料代用核定、施工事故报告和交工验收记录、施工工程总结、技术总结，工程设施、施工财务概算等文件。

3、有关工程项目竣工验收阶段

工程竣工验收报告，竣工图、工程财务决算材料、工程质量评审材料、工程现场验收记录、竣工验收决议文件等等，归入单项工程。

4、有关工程的设备、仪器安装

要求设备仪器施工安装记录、质量检查，焊接试验记录，擦伤检查记录、强度，密闭性试验报告、隐蔽工程检验验收记录，设备仪器安装系统调试记示等文件材料，统一按单项工程的运行生产流程进行整理，工程竣工移交设备仪器大类进行整理归档。工程设备仪器施工安装的基础土建部分的文件材料，按生产流程整理归入基本建设大类。

5、有关工程的涉外文件材料的整理

要求将有关工程涉外的询价、报价、投标、合同、协议、意向书、洽谈记录、工程备忘录等材料，围绕工程建设出国考察收集的材料、设计过程有关来住的电函、国外设计文件、设备和原材料到货开箱验收记录，商检和设备储运材料、国外现成技术人员提供的文件材料等，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等，都归入具体单项工程内进行整理。另外：竣工验收需相应的档案管理人员到场签定方可。以上几个方面涉及的部门除按规定外均需两套资料提交档案室。

篇4：学校档案案卷类目及保管期限表1

一、文书档案

1、学校办公室

*学校年鉴、大事记

永久 *学校校刊、校报

永久 *学校校务日记

长期 *学校校史、组织机构沿革

永久 *年度工作计划、总结和重要的工作报告书

*学校行政会议、校务会议记录

*学校制定的各种管理制度

*上级领导对本校的重要题词

*学校撤并、改名、启用印信材料

*学校重大活动材料（校庆、校友会、教师节）

*学校专项工作的调查、检查及普查材料

*外事工作的有关材料

*学校关于安全、保卫工作的材料

*学校年度基本情况统计表

*本校向上级的报告、请示及批复

*本校聘请外籍教师、顾问、特级教师等材料

2、学校人力资源部

*人力资源部工作计划、总结、会议记录

*发放专业技术职务资格证书、聘书、名册

*本校教职工聘用合同、岗位聘任书

*本校教职工奖励条例、结构工资方案、奖金发放等材料 *教师及旁系列专技人员任职考核材料

*教师任课情况及工作量统计表

*新教师带教协议书

*本校各系列专业技术职务评审结果的批复、名册

*学校机构设置、人员编制的请示、批复

*学校有关人事、工资、福利等问题的请示、报告

永久

长期

永久

长期

长期重要的永久、长期一般的短期

短期

永久

重要的永久一般的短期

长期

一般的短期

长期

永久

重要的长期

一般的短期

*教职工复查、改正结论的报告和上级的批复

永久 *学校教职工任免材料

永久 *学校教职工名册、履历表及劳动工资年报表

永久 *学校中层干部、年级组长、教研组长名册

长期 *学校评选先进集体、先进个人材料

市级以上永久

市级以下长期 *学校教职工受处分材料

长期 *学校教职工工资调整审批表、新教师转正、定级材料

*学校教职工工作调动介绍信、存根及有关审批材料

*学校师资培养计划、总结

*学校教职工离、退休、离职、辞职审批材料、名册

*学校离退休教职工工作的材料

*学校聘用临时人员的审批表及材料

*学校教职工考勤记录

*学校教职工因公、因私出国、出境申请材料

*学校教职工三十年教龄获荣誉证书名册

*学校教职工赴外省市及郊县支教的有关材料

*学校关于教职工职称工作的申请表、批复、名册、会议记录 *学校教职工独生子女名单

*学校教职工死亡人员名册及抚恤记录

3、教务处

*教务科年度工作计划、总结、会议记录

*实验实训室工作计划、总结、会议记录

*每学期教研组长评优结果

*学生工作年度计划、总结、会议记录

*学校卫生工作计划、总结、会议记录

*上级部门有关卫生工作检查评比材料

*本校班主任工作计划、总结、会议记录

*每学期班主任评优结果

*本校青保工作、寒暑假工作计划、总结等材料

*本校召开家长会的有关材料

*本校学生校外活动中形成的典型材料

*上级部门下发的有关学生安全教育等文件

长期

短期

长期

短期

长期

短期

长期

长期重要的长期

一般的短期

短期

*各科室主题教育（班会）评价表

短期

*招生工作计划、总结、会议记录

长期

＊教研室工作计划、总结、会议记录

长期

*本年度教科研课题及小结，教科研获奖情况统计

长期 *教学法改革有关材料

长期 *本校教育教学评价材料

长期 *本校教师论文集、教研信息等自编刊物

长期

4、信息中心

*本中心工作计划、总结、会议记录 *图书馆工作计划、总结、会议记录

*图书（阅览室）管理制度、帐册等

*有关信息开发工作的材料 *广播、闭路电视系统、校园网络系统等管理制度及维护记录 *有关现代教育技术培训、应用指导材料

5、财务部

*财务部工作计划、总结、会议记录 *上级部门下发的有关财经纪律、规定、收费标准等文件 *本校开户银行、帐户及变更材料 *本校财务科预决算报表 *本校会计年报 *本校会计月报表 *学校有关经费申请材料 *学校教职工工资名册

6、总务部

*总务部工作计划、总结、会议记录 *学校固定资产统计表 *学校财产清册 *学校征地、房地产权等有关材料 *学校接受援助项目协议书、合同等有关材料

*校园绿化工作的有关材料 *校舍管理的材料 *上级部门下发的有关后勤工作的通知、规定等文件

*宿务管理工作计划、总结、会议记录长期

长期

长期长期长期短期

长期长期永久永久永久长期短期长期

长期永久长期永久

长期长期短期重要的长期一般的短期

长期

*寄宿生守则、文明寝室标准、赔偿制度、优秀住宿生和室长标准及宿舍管理人员工作要求长期 *每月卫生、纪律检查汇总材料（按楼、宿舍、学部汇总）

短期 *寄宿生名单（各个宿舍分布情况表）短期

7、少先队、团委（学生会）

*团委、少先队年度工作计划、总结、会议记录长期 *团委、总支、支部建立、改选及增补委员的请示、批复、名册

长期 *团委、团总支会议记录、团代会、学代会材料长期 *团组织关系介绍信、存根长期 *团员奖、惩材料长期 *团组织、团员基本情况统计表长期 *团费收缴、支出情况短期 *学校少先队、团委、学生会干部名册长期 *学校少先队、团委、学生会开展活动形成的有关材料短期 *团员（少先队）名册、团（队）员发展、离团（队）工作的有关材料长期

二、教学档案

1、教学管理综合类

*国家、市、区（县）教育行政部门、学校所属行业、控股（集团公司）颁发的有关教育、教学工作的文件及有关材料长期 *学校重大教育改革报告、规划、实施计划、总结长期 *学校联合办学、办班协议及有关材料长期 *学校关于督导评估工作的文件、自查报告永久 *学校督导评估工作中形成的其它材料长期 *学校专业设置审批报告长期 *学校专业教学实施方案、教学计划长期 *学校教学经验总结长期 *教师任课一览表长期 *新生入学教育、军训材料短期 *对学生进行政治思想教育的专项材料短期

2、招生工作类

*学校招生计划、总结、简章长期 *新生录取名册、新生入学考试成绩及材料交接单长期 *上级有关招生工作的通知短期

3、教材类 *学校各专业使用教材目录、计划表长期 *学校自编、合编的教材长期 *学校自编、合编的讲议、内部习题集、习题解答、范例长期

4、课堂教学类（含必修、选修、活动课）

*学校各专业教学计划、教学大纲、课程设置要求及安排长期 *学校课表、校历、期中、终考试安排表长期 *典型教案、重要备课笔记长期 *学校教学检查、校内教学及课堂质量评价反馈材料长期 *学校各学部教学工作计划及教研组长活动记录短期 *教研组工作手册、常规检查长期 *每学期学生成绩汇总表长期 *参加普通高中会考的会考成绩册长期 *选修课活动中各活动小组形成的计划、出席统计、教案

重要的长期

一般的短期

*校园文化专题活动（如校艺术节、音乐节、摄影、绘画、舞蹈比赛等）计划、*艺术交流活动（包括境内外）计划、小结等材料重要的长期

一般的短期 *艺术教育计划、总结等材料长期 *科技教育计划、总结等材料长期 *科技小组活动材料短期 *学校各学部学生期中、期终考试空白试卷、标准答案、质量分析材料长期

小结、节目单、获奖名单等材料

重要的长期

5、学籍管理类

*学生休学、转学、退学、复学、留级等材料长期 *各年级学生名册、成绩登记表、学生各类情况统计表长期 *学生学籍卡长期 *学生处分、奖励（奖学金、优秀学生、先进班级）材料长期

6、体育、保健类

*学生参加体育比赛得奖项目、成绩、名次等材料长期 *学生体质健康测试材料长期 *学校校运会秩序册、成绩册、名次、校记录等材料长期 *学校参加市、区体育运动会获奖名单、成绩记录长期 *学生卫生保健、体质健康检查材料长期

7、学生毕业类 *学生毕业证书验印名册、毕业证书样本、证书编号长期 *学生毕业升学一览表长期 *学生获取技能等级证书、职业资格证书材料长期 *毕业生人事档案转移交接单长期 *毕业生报考高校名册、成绩及录取高校名册长期

三、教师业务档案

*教师业务考绩档案（正本）由教师本人填写长期 *教师业务考绩档案（副本）由学校考评小组填写 *其他具有保存价值的材料

四、设备档案

*设备购置申请、批复 *设备购置合同、发票 *设备开箱记录单 *设备的使用说明书、合格证、维修卡等全套随机文件 *设备调试、使用、检修、故障事故记录

五、教育科研档案

*立项申请书 *开题报告、选题报告 *调研、考察报告 *可行性研究报告 *专家论证、专家评议书 *招、投标文件 *项目审批文件 *计划任务书、项目建议书 *合同、协议、委托书 *经费申请报告及批件 *项目研究计划及年度执行情况报告 *实验、试验、测试的重要原始记录 *实验、试验、测试的报告 *技术分析报告 *关键配方、计算数据 *计算机专用软件使用说明书 *研究试验大纲 *标本、样品长期长期

长期长期与设备同存与设备同存与设备同存

长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期

长期长期长期长期长期长期长期 *阶段性研究工作总结长期 *研究报告、研制报告长期 *研究论文、专著长期 *设计图纸、工艺文件长期 *技术标准、规范、说明书长期 *用户报告、经济效益证明材料长期 *科研成果鉴定申请长期 *科研成果鉴定评审材料长期 *科研成果登记表长期 *科学技术奖励申报书长期 *获奖通知、奖状、证书长期 *成果应用证明材料长期 *效益分析报告及证明材料长期 *专利申请书及授权证书长期 *应用转化方案及实施材料长期 *成果转让合同或协议长期 *生产定型鉴定材料长期 *国内外同行评价及用户反馈意长期 *学术交流、培训材料长期 *应用转化情况报告、工作总结长期 *成果宣传报道材料长期

六、声像档案

1、照片

*学校领导与教职工的集体照片永久 *学校重大活动照片（校庆、校运会、校友会、教代会、上级领导来校视察、外事接待等）永久 *学校毕业生集体照片永久 *学生、教师获奖证书照片长期 *学校基建工程竣工现场照片永久

2、录音

*学校教育、教学重要活动的录音带长期

3、录像

*学校教育、教学重要活动的录像带长期

七、电子档案

*学校教育、教学重要活动的光盘、磁盘长期

八、名人档案

1、生平类

*生平传记、回忆录、照片、履历表、日记、证明学历和技能的证书、党政职务的任免书、专业技术职务的证书、各种荣誉证书等长期