电子会计档案系统汇报

电子会计档案系统汇报（精选9篇）

篇1：电子会计档案系统汇报

档案局电子数据汇报通知

为做好年度文书档案目录电子数据报送工作，确保文件材料收集齐全、整理规范及档案目录著录规范、报送及时，根据《机关档案工作条例》、《市档案局关于开展档案目录电子数据报送工作的通知》（档〔〕36号）和《市档案局关于做好年文书档案目录电子数据报送工作的通知》（档〔〕79号）等文件精神，提出以下三点工作要求：

一、提高认识、加强领导

档案目录电子数据报送工作自年在全区开展以来，对全面促进机关、事业单位档案工作规范化管理和提高档案工作的质量和效率起到了积极作用。各单位要进一步提高对做好档案目录电子数据报送工作重要性和必要性的认识，切实加强年度文件材料归档和档案目录电子数据报送工作的领导，及时研究解决工作中出现的实际问题，给予必要的人力、物力、财力的保障，确保文件材料归档和档案目录电子数据报送工作得到落实。

二、收集齐全、整理规范

文件材料收集齐全完整是做好档案工作的前提和基础，关系到文件材料的存毁。各单位要进一步加大文件材料的收集力度，从文件材料形成的源头作为档案工作的起始点，明确各部门的归档范围、归档时间和归档要求，并将其纳入各部门及专兼职档案人员的岗位责任制，加大考核力度，严禁应归档文件材料滞存在部门或个人手中，确保本单位在履行职能活动中形成的对国家和社会有保存价值的文件材料收集齐全完整，得到集中统一管理。在做好文件材料收集工作的同时，还应注重文件材料保管期限的判定工作，将反映本单位主要职能活动和人员情况、涉及重大活动和维护公民权益的文件材料列入归档范围并确定较长的保管期限，保证归档的文件材料所确定的保管期限划分准确。

档案整理是否规范直接影响到档案利用与档案鉴定销毁工作的开展。各单位应把档案基础业务建设作为档案工作的重点来抓，要保持档案工作岗位人员的相对稳定，并对其业务能力提出具体要求，定期安排档案人员才加档案业务培训，保证档案人员能够熟悉掌握档案整理的原则、方法和具体要求；要严格照档案工作标准与规范开展工作，明确整理要求，明确整理时限，提高整理质量，做到文件材料分类准确、整理规范、排列有序、装订整齐。

三、编目规范、报送及时

档案目录著录规范有利于各单位提高档案材料的查全率、查准率，有利于馆室档案信息资源的有序衔接，有利于实现档案信息资源的共享。各单位要按照档〔〕36号文件要求，认真做好档案目录数据报送工作，要按照有关档案著录规范，认真开展目录录入工作，做好档案目录数据报送工作，保证档案目录电子数据完整、准确、规范。按照文件要求，请于年11月15日前完成年文书档案目录电子数据报送工作，确保年度文书档案目录电子数据报送工作按时顺利完成。

篇2：电子会计档案系统汇报

1电子会计档案信息管理的重要性

经济运作是单位存在的生命之源，而财务会计档案管理的`质量直接影响着单位的经济运作情况。对于电子会计档案来说，其是单位在长期运营过程中产生的财务资料，代表了本单位财务情况，对后续经济活动的展开和管理均具有重要指导意义。电子会计档案管理工作的有效实施，可以提高信息处理的速率和质量，为各部门下一阶段的经济活动提供财务数据支持，同时新型技术的应用，还可以有效解决劳动力，控制成本投入，提高会计信息的综合利用效果。但是电子会计档案管理、应用以及保存等工作的实现，均需要将计算机网络作为载体，这样就决定了档案信息的不安全性，在任何阶段均有可能会受到外部因素影响而出现问题，造成档案信息损毁或者失真。基于单位运营需求，必须要加强对电子会计档案长期保存的重视，采取措施来避免保存过程中受到的损伤。

2电子会计档案信息的特点

2.1信息保存期延长

新法规中规定会计档案定期保管年限更改为和30年两类，并对会计档案移交单位档案管理机构年限进行了适当延长。在此背景下，怎样才能实现电子会计档案信息的长期保存，已经成为行业研究要点。在应用各项技术对档案信息进行保存时，还要注意在后期阶段，是否存在系统以及平台来有效读取原有数据档案信息，保证各类档案信息可以充分发挥其所具有的指导信息。

2.2信息保存要求高

现在计算机信息技术已经被广泛的应用到各个领域，对档案信息管理工作的实施也具有一定推动作用，已经实现了现代化和数字化发展。在此背景下，不存在纸质档案对应的原生电子会计档案持续出现和增加，在一定程度上加大了档案信息保存管理的难度。新《办法》规定单位生成以及外部接收的电子会计档案信息，可以利用电子形式进行保存，需要计算机系统以及专业软件技术作为支持。但是在此过程中，一旦原生电子会计档案保存存在缺陷，势必也会对电子会计档案信息的长期保存产生不良影响。

2.3信息内容复杂性

篇3：电子会计档案系统汇报

一、ERP系统对于电子会计档案管理的影响

ERP系统的应用将会为企业的财务管理带来巨大变化, 它的高度集成性会改变企业管理现状, 实现内部业务与会计核算的同步, 实现物流、信息流与资金流的统一, 因此, 企业内部会计档案的管理模式也必将随之发生变化。根据ERP系统的应用特点, 其对于电子会计的档案管理的影响主要体现在以下几个方面。

会计凭证会在原始手工凭证的基础上, 增加多类嗲你凭证, 档案种类不仅更加细化, 在相关性的延伸上也更加多元化, 企业的经济活动将会较为全面地显示在电子会计凭证信息中, 同时电子凭证会与企业各个环节的运行相挂钩, 可以说影响到了企业的整个运行与发展。涉及企业运行多个方面的ERP系统管理, 在企业运行过程中会不断产生大量的管理信息凭证, 这些凭证信息的管理不仅会增加管理难度, 在管理模块化方面的趋势性也更强, 因此, 对于电子会计档案的归集、打印、保管等管理模式会产生较大冲击, 对于企业财务管理部门的运行能力也是一种考验。电子会计档案的变化与传统财务系统管理系统的功能和应用差别都较大, 以应用SAP开发的ERP系统, 不仅系统中调整的难度较大, 在打印出的凭证格式与内容等方面与传统财务信息系统的差异也较大, 这与目前执行的新会计规范准则有一定的冲突, 因此, 应用ERP系统支持的企业, 必须对传统的财务记账、管理、审核模式进行相应变化, 对于财务管理团队也要实施相关支持。

二、ERP系统下电子会计档案管理优势

1. 分类管理优势。

与传统会计档案管理的“统一管理”理念与模式不同, ERP系统下的管理是细致的“分类管理”。传统“统一管理”模式必须对所有过往的会计记账等资料进行连续编号, 并且按照编号进行统一装订, 收录管理, 但是ERP系统的独特优势能够在保持管理效益的同时, 将这种管理更加细致化, 这主要是通过它特殊的纵向与横向分类管理而实现的。所谓纵向分类管理主要是基于业务流程而进行, 将不同业务模块所产生的记账资料进行编号就可以分门别类地进行管理, 并且能够按照连续编号进行资料的整合, 不仅能够有效节省时间, 在资料的相关度分类上也具有一定优势, 这对于后期的复核和审计来说起了积极的作用, 减轻了工作负担, 提升了工作效率, 在调取和使用相关资料时能够根据相关度和分类快速进行有效回溯, 可以说是很好的应用方式。横向分类管理主要体现在对会计凭证的管理方面。我们知道, 随着ERP系统下电子会计档案管理模式的转变, 会计凭证的概念与应用也有所变化, 传统会计凭证主要以手工原始凭证为主, ERP系统下的凭证除了原始凭证外, 还多了电子基础凭证和会计记账凭证, 并且由于实施信息化馆例, 这种凭证的存在和使用状态也大不一样。我们以某公司的ERP系统下的凭证管理为例, 它现阶段的会计凭证主要有集成凭证 (计划部门、销售部门等) 、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证 (包含不可打印的co凭证以及资产凭证) 等。这些凭证除了以原始手工凭证和计算机数据状态存在之外, 还包含着大量的企业数据集成和链接信息, 将这些信息与电子基础凭证连接在一起的话, 就能还原出大量的企业经济活动信息, 从采购到生产到营销等等环节, 信息都有被泄漏的可能。这种集成化的信息如果只是按照原始凭证的管理方法进行的话, 可以说完全无法发挥其优势作用, 同时在管理上难度较大, 因此, 必须将原始凭证进行分离, 单独编号管理, 并且按照设定在记账凭证属性项下的编号信息与原始凭证进行链接, 形成横向分类管理, 这样才能使电子凭证的管理事半功倍, 做好信息的保护与利用。

2. 数据管理新形式。

传统会计档案受管理和应用形式所限, 并非是实时数据, 而是对一定时期内财务活动和数据的总结与反映, 且在数据形成后, 不需要其他数据的支持, 能够独立存在, 因此在管理中, 当数据档案形成后, 这些即成数据不会发生变动或更改, 即使丢失和转移后, 现有数据也不会受到影响, 这种情况下, 数据的实时更新就显得分外艰难, 同时对于决策的辅助和支持作用也较为有限。但是应用ERP系统后, 这些账簿与报表的数据状态不仅无法像原来那样以独立数据的形式存在, 还必须与多种数据相联系, 能够完成实时数据的更新, 即使表面上看起来与原来的数据形式差别不大, 但是在查询和输出方面已经由原来的基础数据支持实现了数据的升级支持, 可以说是一种质的飞跃。这种情况下的会计档案资料不仅准确性更高, 时效性更强, 同时也不会因为个别步骤的失误影响整体数据的管理与运行, 传统的记账功能就被弱化, 成为了支持力度更强的输出与查询数据管理。这种优势性能对于企业的发展来说是非常有利的, 但是同时在数据的安全性与专业性管理上也提出了更高的要求, 尤其是在影响全局的基础数据方面, 准确率、更新率都必须严格, 而即使这样才能形成连续性和有效性都更强的后续查询, 从而更好地服务于会计档案管理。

三、ERP系统下会计档案管理措施

ERP系统在运行过程中与传统财务信息管理系统的区别较大的特殊性致使它的凭证管理、打印、装订、保管等操作难度都较大, 出现了一系列的使用问题, 为更好地发挥ERP系统的使用优势, 针对其应用过程中所出现的问题, 我们针对ERP系统下会计档案的管理措施略作分析, 对应用中需要注意、规范的事项进行总结。

1. 变更保管模式。

档案管理模式多以集中式和分散式为主, 但是在ERP系统应用过程中, 单独任何一种模式都会降低管理效益, 因此, 可以按照以利润为中心的管理形式对会计凭证进行统一编号, 采取集中式与分散式相结合的管理模式, 更好地实现对会计账簿、债权债务等资料凭证的管理。这种模式不仅能避免资料数量过多所带来管理不便、查询难度增加等问题, 还能够有效降低档案的归集数量, 降低爆管成本, 可以说是ERP系统应用优势的提升与完善。

2. 加强稽核、管理力度。

ERP系统的应用会加强会计稽核的力度, 对于加强原始凭证格式的标准化管理有着极强的应用效果。与传统会计凭证的生成流程和管理流程相比都产生了较大的变化, 在应用过程中想要确保信息的准确性与规范性, 稽核工作的力度必须加强, 对于线内、线外工作人员的要求也更高。在工作中提升稽核质量的重要措施就是将传统的填制完成后记账提前至账务处理前, 这样对于企业原始凭证的管理也是极为有益的, 在标准化与流程上都会发生优化, 稽核的规范性、合法性与质量都会有所提升。稽核力度的加强对于企业业务的台账管理也有着明显的改善作用, 会计资料的完整性会更好, 但是与此项业务相关的资料数量将会变得更多, 并且无法与会计凭证一起进行装订, 但是这部分资料同时又是财务核算、审计所必须的资料, 因此为保证资料的完整, 就必须采用业务台账的形式对内容进行分门别类的管理, 这会提升财务工作的管理力度。

3. 合理分类, 加强档案管理质量。

根据实际工作情况需要, 将ERP系统下的会计凭证进行合理分类, 一方面方便归集管理, 另一方面为工作更好地服务。在日常工作中, 要在ERP系统辅助下, 加强对电子会计档案的检查与管理, 提升管理水平和质量, 配合企业发展更好的为工作服务, 同时也确保这些重要资料的安全与完整, 为进一步实施二次核算与数据更新提供保障。加强管理质量后, 这些档案的系统性与长久性得到保障, 对于日后的立卷、归档与管理有着积极意义。管理过程中, 要定期不定期对相关会计凭证、账单等进行盘点、检查与监督, 加强财务管理的力度, 实现企业电子会计档案的统一规范化管理, 这对于提升会计档案对企业发展的辅助作用具有重要意义。

ERP系统下的电子会计档案数据关联性加强, 与传统运作模式相比出现了较大变化, 按照传统媒介方式进行保存已无法满足会计凭证和账簿对于会计核算的作用, 因此需要根据企业应用、发展的实际情况, 在内部进行调整, 不断提升管理质量和水平, 这样才能更好地应用ERP系统实现电子会计档案的保管。

摘要：本文分析了ERP系统对于电子财务档案管理的影响, 并针对其管理优势略作分析, 提出了几点更好的优化ERP系统下电子会计档案管理的措施, 希望能为ERP系统下企业电子会计档案的保管提供参考。

关键词：ERP系统,电子会计档案,保管研究

参考文献

[1]钱惠彩.ERP系统环境下的油田档案管理[J].档案管理, 2012 (4) .

[2]张向红.ERP系统下的会计档案管理[J].中国石化, 2008 (3) .

[3]刘鸣.ERP系统下会计档案管理[J].财会通讯 (综合版) , 2007 (7) .

篇4：电子会计档案管理初探

【关键词】电子会计；档案管理；措施；研究

在信息技术不断发展的背景下，对各个企业和事业单位的会计档案管理工作提出了更高的要求，会计电算化逐渐代替了会计手工操作，这样大大减少了财务人员的工作量，并且会计档案管理的工作效率得到了提升。传统的会计管理体系不能适应社会发展的要求。为此，各个企业和事业单位需要对传统的会计管理体系进行不断的改革和创新，此项工作成为现阶段企业和事业单位重要任务之一。

一、电子会计档案的定义

会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。

二、电子会计档案管理现状分析

第一，没有健全的电子会计档案管理制度。因为电子会计档案对我国企业和事业单位档案管理人员而言是一个比较新鲜的事物，档案管理人员对其没有足够的认识和了解，仍然使用传统的管理制度对电子会计档案进行管理，这样的情况使电子会计档案管理不能发挥其真正的意义和价值，在管理效率和管理水平上没有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。为此，建立健全的电子会计档案管理制度是企业和事业单位重要的任务。

第二，电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作。但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。

第三，电子会计档案管理人员的专业技术和素质有待提高。目前会计电算化在企业的事业单位使用的时间尚短，一些企业和事业单位的领导对会计电算化没有足够的认识和重视，在安排电子会计档案管理人员时只是进行简单的筛选，这样的情况导致电子档案管理人员的专业技术和素质存在一定的问题，甚至有的管理人员对会计电算化的工作流程和使用的技术等没有深入的了解，这样使电子会计档案管理工作不能顺利的进行，工作效率非常低，与此同时，企业和事业单位不能定期的对管理人员进行培训，管理人员只能一直沿用传统的管理方法进行管理，不能满足社会发展对电子会计档案管理的要求。

第四，电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。

三、提高电子会计档案管理的措施

第一，建立完整的电子会计档案管理制度。其一，建立完整的电子会计档案归档立卷制度，根据我国相关规定的要求对企业和事业单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金记账和银行存款记账等书面材料进行打印并且进行立卷归档。其二，对电子会计档案保存管理机制进行完善，建立科学的电子会计档案保存管理机制，选择质量较好的磁盘介质对电子会计档案进行备份，同时需要保证备用磁盘和存储盘独立保存，对电子会计档案的存储介质采取一些防尘、防潮、防盗和防腐蚀的措施，对电子会计档案材料进行分类和编号；其三，对现有的电子会计档案借用制度进行完善，工作人员如果需要查阅电子会计档案时需要经过财务部门领导的批准，办理相应的借用手续。

第二，对电子会计档案的特征进行明确。如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险；其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变；其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。

第三，对电子会计档案的内容进行明确。对电子会计档案的内容进行明确是保证电子会计档案管理工作顺利进行的重要前提。随着会计电算化的应用出现了一套新式的会计资料档案，新式的会计资料档案主要有：存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质和光盘中存储的会计数据以及电脑打印的书面会计数据，会计数据主要有记账凭证、会计账簿、会计报表等等，与此同时需要将通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发软件相结合会计软件的整套开发文档资料和会计软件程序等作为会计档案进行保管和管理，从而使电子会计档案具有一定的完整性和准确性，除此之外，我国相关法律规定电子会计档案资料的来源必须真实可靠，为了保证其真实性和可靠性，管理人员需要对电子会计档案的来源进行严格的把关，并且对电子会计档案材料的形成、管理和使用过程进行全面的记录，确保电子会计档案完整、准确。

第四，配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识。电子会计档案具有一定的动态性和可操作性，电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，为了减少上述现象发生，我国企业和事业单位需要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。主要包括如下内容：其一，对电子会计档案的数据采取一定的保护措施。电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其质量不会出现任何问题，根据所有的电子会计档案归档的时间对其进行编号，在每年的年末对本年的电子会计档案的数据进行整理和分类，并且需要明确标明数据的内容和时间；其二，做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，在条件允许的情况下，企业和事业单位可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任何异常时在第一时间发出提示。

四、结束语

上述文章对电子会计档案管理工作的现状进行了说明，并且对提高电子会计档案管理提出了一些措施，希望对我国企业和事业单位的电子会计档案管理工作提供一定的建议。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理办法》修订答记者问[J].财务与会计，2016（1）：8-10.

[2]王庆东.传统会计档案与电算化会计档案的比较研究[J].兰台世界，2014（2）：60-61.

[3]胡薇.转型发展视角下地方高校会计档案的开发利用研究[J].山西档案，2015（3）：79-81.

[4]李颖.ERP环境下会计档案信息资源管理探析[J].山西档案，2014（6）：60-62.

[5]喻颖.基于会计档案软件升级提高档案管理效率的思考[J].山西档案，2015，（3）：70-72.

篇5：电子会计档案系统汇报

关于开展建立居民电子档案的方案汇报 区卫生局：

根据局“关于实施居民电子档案的会议要求”，为了该项工作的顺利开展，按时完成目标任务，现将我院关于开展建立居民电子档案的方案汇报如下：

一、成立该项工作领导小组，明确目标，责任落实到人。按局会议精神，我院在全院召开相关会议，对主管局的各项工作安排及要求组织传达及学习。根据实际情况，成立了以院长为组长的班子领导小组，落实主要负责人来牵头该项工作的具体开展实施。要求负责人熟练掌握居民电子档案的网上操作流程，负责对工作人员的培训和指导，负责对电子档案的准确率及质量进行把关，负责按主管局要求按时按质完成纸质档案和电子档案的建立，负责各项慢病的规范管理。院长定时和不定时进行检查督导。

二、加强对乡村医生的管理和培训，顺利完成建档工作。我院在年初就对乡村医生进行了建立纸质档案工作的培训，要求他们掌握纸质档案的项目内容，注重建档内容的准确性、真实性。下达各村建档目标任务，我院定期下乡进行了质量的督导检查，对检查中发现的问题进行指导和限期整改。并与乡村医生签目标责任书，落实奖惩措施，进行各村

公共卫生服务工作考核评分，与年终乡村医生工作经费挂钩，充分调动了乡村医生的工作积极性，也加强了管理。确保了该项工作的顺利开展和目标任务的实现。

三、制定考核方案，落实奖惩措施与绩效挂钩。根据具体情况，要求主要负责人负责该项工作的开展实施，院长进行督导检查，确保目标任务的顺利实现。明确规定，在接受年终主管局的公共卫生目标考核中，如拿到前三名及主管局的公卫奖金，奖金全部按一定比例奖励负责人和工作人员，以及工作突出的乡村医生。反之，若在考核中受到扣减，则在绩效工资中和乡村医生工作经费中扣减。

篇6：政法系统档案管理员汇报

“我是一名共产党员，不但要对得起工资更要对得起党对我的信任，履行我对党和人民的承诺”这是常听到她说的一句平凡的话语。

**同志参加公安工作后一直在刑警大队做内勤工作，工作认真负责，除了做好内勤工作外，还经常参加侦察破案工作，接待受害女青年，看押女犯，参加蹲坑守候。1981年乌市地区兴安街居民区发生一系列路劫xx抢劫案，一时间乌市地区老百姓失去安全感，晚间不敢出门，为尽快破案，**和专案组同志一起蹲坑守候40多天，最终抓获作案分子保障了人民的人身安全，为民除害。

1994年初，经市公安局党委长时间反复推荐、筛选，在全局选了知识广、责任心、事业心强的她做专职档案员组建标准化档案室。上任之初，**面对的是10平方米的破仓库，四套木制旧档案柜，室内结满蜘蛛网，灰尘足有一枚硬币那么厚。柜里和地上成捆地堆放着1946年以来的文件材料，足有一吨重，其中一部分已潮湿发霉，一部分残缺不全，大部分散乱不堪，没有一本标准的卷宗，任何人看到都会感到头痛。**从未作过文秘档案工作，思想上感到极大的压力。很多人劝她：档案工作枯燥无味，又苦又累，费力不讨好，一个女的，这么大岁数了，干点力所能及的，对得起工资就行了，收拾这一堆乱摊子，累死你。**苦笑着说：自己是名党员，这是党委反复筛选作出的决定，所以不仅要对得起工资，更要对得起党委的信任。随后她没向局领导提任何要求，尽快适应了这份工作。她在档案系统，本单位、外单位、亲朋好友中借阅了大量的档案管理书籍，在工作时间学、业余时间学，晚上与写作业的两个孩子一起学习、还参加了盟、市档案局举办的短期档案业务培训班，通过多方面多渠道的学习档案管理，为全面开展档案工作和全局在档案管理方面取得的成绩打下了坚实的基础。

面对脏乱的仓库、浩瀚的文件材料，**一个人打扫卫生一个多月，一张一张清理、一页一页登记，有的材料已成为碎片，她一块一块裱糊、拼接，然后分门别类，立卷归档，她起早贪黑，每天工作十五、六个小时，没有节假日，没有休息日。她一个人就清理了五个门类的档案，共3000余卷，建立资料545册，完备了检索工具和各种登记簿册。还建立了各种档案管理的规章制度。在她的不懈努力下，1995年乌市公安局档案室顺利通过兴安盟档案局评审组考核验收晋入二级档案管理行列，1996年晋入一级档案管理行列，1998年又以较高的分数通过自治区评审考核验收，晋入自治区特级档案管理行列。评审组长厚瑞荣称赞**是自治区公安系统高素质的、一流的专职档案员，并向盟公安局、市公安局领导建议为**报请个人二等功。当年被兴安盟公安局授予三等功。

篇7：会计电算化系统会计档案管理制度

单位的会计档案包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

一、数据资料管理与保密

机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。

现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。

银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

3、转帐凭证的输入、输出与保管

转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。

4、科目汇总表、帐簿打印时间。

（1）现金、银行日记帐每天打印。

（2）银行余额调整表每月打印一次。

（3）总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

（4）现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。

（5）会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

5、其他

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

二、数据备份管理

1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。

2、在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

三、会计档案管理

1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。

篇8：会计电子档案性质探讨

一、会计电子档案的原始性

档案是清晰、确定的原始记录性信息, 因其原始记录性而具有客观性和真实性。档案的基本性质首先是其原始性而再是其记录性, 档案同时具备原始性和记录性, 成为历史活动过程中的原始记录。这种原始记录性也是档案历史价值的基本性质。但计算机硬件遵循着摩尔定律, 以极快的速度发展, 同时伴随着计算机操作系统、数据库管理系统的发展, 会计信息系统日新月异, 会计信息化理念推陈出新。而会计信息系统升级换代, 都会采取一定措施来兼容上一版本的会计电子数据, 但这个兼容的过程一般是对以前的会计电子数据进行补充、升级改造, 以适应新版本的信息系统, 方便会计人员使用历年会计信息, 从而为了会计电子档案的记录性而破坏了其原始性。并且每一次会计信息系统的版本更新, 都会对以前的会计电子档案进行升级处理, 从而形成某一年会计电子档案的多个版本, 破坏了档案的唯一性。例如全国通用的久其决算软件, 每年都是新的版本, 人们将历年的决算电子数据及参数导出, 就可以使用当年的决算系统读取使用, 但这时人们看到的决算报表和历年当时的报表有着很大差别。

为了保证会计电子档案的原始性, 需要对使用的会计电子数据及形成档案的会计电子数据进行区分, 分别保管。不能将升级补充了的会计电子数据作为原始电子档案进行保存, 但可以将其做为中间档案进行保管。同样每一版本的会计信息系统软件也要作为原始电子档案进行保管, 以再现会计电子数据的的原始状态。保持会计电子档案的原始性, 是重现会计电子数据的必要条件, 应作为会计电子档案工作的基本理念。

二、会计电子档案的完整性

真实性和完整性是对会计资料最基本的质量要求, 是会计工作的生命。因此会计电子档案的完整性是会计电子档案最基本的质量要求, 但相对于传统的纸质会计档案, 电子档案有更多的不稳定性, 容易更改、丢失或遗漏。随着计算机的普及, 会计电子数据形成过程日益普遍化, 每一位会计人员都会成为最终会计电子数据的生产者, 这为会计电子数据的完整归档带来困难。电子数据的归档一般是通过数据的复制完成, 而计算机数据复制的不稳定性会造成会计数据的丢失, 影响到会计电子档案的完整性。由于电子数据储存的不稳定性, 硬件、软件故障及人为因素, 都会造成会计电子数据的更改, 从而损坏其完整性。

会计电子档案的完整性同时具有个体和整体两层涵义。整体的完整是指围绕某一项会计活动所形成的所有电子文件的数量齐全, 着眼于子文件之间的有机联系, 要求将同一活动中形成的具有有机联系的所有电子文件进行有序集合, 完整客观地再现该项会计活动的总体面貌和全部过程。完善的电子数据收集、归档制度是会计电子档案整体完整性的保证, 以纸质方式对归档电子数据进行记录、统计, 是其整体完整性的保障。个体的完整是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损, 对归档会计电子数据的检测是保证其个体完整的措施。将归档的会计电子数据复制到检测计算机上, 使用会计信息系统对数据进行分类、汇总、排序, 甚至进行记账、结账等程序, 并把结果与纸质账簿数据进行比对, 以验证其完整性。

三、会计电子档案的安全性

会计电子档案的安全性是其长期有效性的保证, 需要在制度、技术及日常维护等方面采取措施。保障会计电子档案安全性, 必须明确其责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等内容, 此外在会计电子档案的移交、保管及作用上进行严格管理。

在会计电子档案的移交时要做到数据完整、内容准确、编目规范、账目一致。档案管理者接收后的统一编目、保管、开发利用, 做到记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致, 确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。入库的会计电子档案, 需要定期进行机读抽查, 检测数据是否损坏, 发现问题及时补救。随着计算机技术和设备的更新、发展, 对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本, 维护其可使用性。封存的会计电子档案不能外借, 利用时使用复制件, 联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

会计电子档案收集、整理、归档、保管等大量的后续工作, 对会计档案管理人员的素质要求较高, 不仅仅要具备传统会计的职能, 更要具备利用计算机专业技术进行计算、分析的能力, 应是集多种技能于一身的复合性人才。会计电算化软件系统维护及升级的要求较高, 因此增加相应的专业人才选拨和培训, 为提供更有效的会计信息打好基础应是电子档案管理中的重要环节。

会计电子档案是伴随着信息技术的发展和应用而产生的, 随着信息技术的日益发展, 采用程序化控制技术方面的要求也越来越高, 电子文件归档与管理中新的问题将不断出现, 必须认真研究新情况, 不断学习接受新事物, 采用先进的会计档案管理方法和技术成果, 解决电子档案保真、保密、保存等问题。只有在实践中摸索逐渐积累经验, 才能使会计电子档案得到科学保管和有效利用。

会计电子档案管理是目前会计信息化的薄弱环节, 其重要性往往被忽略。并且会计电子档案的原始性、完整性及安全性在实际工作中很难保证, 这些需要会计管理人员及操作人员认识会计电子档案工作的重要性, 提高档案保管人员的素质及完善人员配置结构, 切实发挥会计电子档案在现代管理中的特殊作用。

篇9：浅述会计电子档案的管理与再使用

【关键词】财务 会计 电子档案 管理 再使用

以磁性介质形式储存包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等，记录、反映经济业务的历史资料和证据即为人们普遍意义上所指的财务会计电子档案。

一、财务会计电子档案

财务会计电子档案是指储存在磁性介质中可以被计算机使用的会计数据和会计软件制造商编制的文档程序等。财务会计电子档案管理的主要任务是按照要求生成会计档案，保障档案安全，在保密的基础上实现档案的有效合理利用。

二、财务会计电子档案的特点

财务会计档案是记录反映企事业单位经济业务的重要证据资料，具备不可更改的时间、性质以及严格的数据勾稽关系。传统的财务会计档案被记录在纸质文件上包括记账凭证、账簿和财务会计报告及相关的会计资料。财务会计档案电子化的有效落实对于实现会计档案的系统性，科学性、严密性、保密性、循环性等都有着极大的帮助意义。

三、财务会计档案存在的问题和解决策略

（一）会计档案难以长期保存

首先，现存的很多大中型企业保存财务会计档案的手段仍为传统的纸张记录，很多企业甚至没有成立专门的财务会计档案管理机构，档案在移交、存放、销毁等方面都存在管理不善的问题。由于管理松懈致使漏洞产生，进而导致财务会计档案存在泄露和篡改的风险，长久性的档案丢失，使企业经济发展蒙巨大的损失。

对于这种局面的有效解决可以从以下三个方面出发：第一，对财务会计档案进行分类细化管理，对档案进行标签处理；第二，对档案中最重要部分，即涉及企业自身经济效益的部分进行重点“保护”，单独成册，并与其他档案存放区别对待；第三，注意保留档案备份材料，严格按照档案储存的规定行事，实现纸质会计档案的有效保存。

其次，财务会计电子档案的管理也存在难以保存的问题。由于电子档案的保存是将档案存放于磁性介质中，介质失磁必然导致资料的丢失，又因为电子档案管理对电子产业计算机等依赖较强，计算机系统又容易被黑客病毒等袭击，继而造成不可估量的损失。为有效解决这个问题可以采取以下三种措施：一、纸质档案与电子档案并存，并将之备份处理；二、增强会计档案管理的制度措施，对黑客病毒等的入侵做到有效防范，对磁性介质进行合理保存；三、注意在升级计算机系统的同时升级资料文件库。

（二）财务会计档案管理工作未引起足够的重视

虽然财务会计档案管理工作对一个公司的发展至关重要，然而很多企业却只是将财务会计档案管理工作挂在口头上，而并未做到有效落实。类似于兼职人员管理档案，档案存放不科学，无备份，无保密措施等状况都充分显示企业的不重视。对于这种局面的有效解决可以从以下两个方面出发：一是企业从上至下扭转思维态度，将重视会计档案管理纳入企业管理章程，全面实现员工对档案管理工作认识的提高，有效提高档案管理工作的效率，避免工作失误；二是吸取国外的先进理念，对自身档案管理加以辅助，必要的时候国家也需要采取干预手段，进行相关法律法规的制定，规范化财务会计档案管理工作的细节。

（三）缺乏完整的管理体系

由于企业缺乏对会计档案管理完整性的重视，导致相关人士在从事会计档案管理的时候存在“无法可依，无理可循”的盲点，最终难以实现会计档案的有效落实。可以从以下三个方面出发解决这个问题：第一，依照法律并结合自身情况，设计符合自身发展的档案管理体系；第二，招揽计算机专业和会计档案管理方面的专业人士，加强会计管理档案的力度；第三，上下级互相监督，确保档案资料真实有效。

四、对财务会计电子档案进行管理的重要意义

（一）提高工作效率

高科技的有效应用可以大大缩减手工记账的时间，减少手工记账时可能存在的工作失误问题，实现将会计工作的重点从登记账簿、编制报表等工作转移到会计核算工作上的巨大转变。从提高工作效率角度来说，财务会计档案的管理意义主要有两个方面：第一，电子化系统有助于企业对经济状况实现预算及控制的“实时监控”；第二，将会计从繁杂的手工劳动中解脱，更方便且更快捷的完成会计档案资料的使用，保证会计有充足的时间和精力投入到财务审核、财务监督以及财务分析等方面的工作中，有效实现预测控制监督等一系列工作的有效落实。

（二）方便相关工作事宜的安排

财务会计档案实现电子化，可以让管理者站在一个更全面的角度对档案进行有效的分析。对过去、现在、将来存在或可能存在的状况、趨势、政策进行有效分析，以便为企业提供出更优质的决策建议，使企业在遵循国家法律法规政策及市场经济宏观调配的大环境下走最适合自身的全面发展的路线，充分提高企业的经济效益，建立完善的管理政策，实现数据库资料的循环有效利用，方便相关工作事宜的具体安排和政策的有效落实。

五、财务会计电子档案管理和再使用

通过对财务会计电子档案进行有效的保存整理可以使会计档案的管理与再利用工作更好的进行。

（一）归集整理财务会计电子档案

定期由专人对财务数据进行有效备份保存，确保会计电子档案即便在遭遇故障也能再次以最快的时间，最小的损失被投入到使用的过程中。

（二）保存财务会计电子档案，实现档案的循环利用

就目前的手段而言，档案的储存管理只存在于某些磁性介质中。因为磁性介质自身材料性质的局限，在进行备份的时候需要实现双备份政策，在备份结束后进行有效标注，不同地点保存等手段，便于再次投入使用时能够有效缩短时间，更避免了突发事件对电子档案系统的破坏。

六、结束语

财务会计档案管理质量直接影响公司的运营，更是企业档案管理中不可或缺的部分。为了更好的适应社会经济的发展，就必须更好的执行财务会计电子档案的落实，企业要善于根据自身现状总结问题，并根据问题讨论出解决的策略，最终实现有效促进企业长期平稳的发展的根本目标。

参考文献

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[2]刘阳，刘雪晶.会计信息化下电子档案的管理[J].商业经济，2011（04）.

[3]孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012（10）.