信息化管理档案之我见

信息化管理档案之我见（精选9篇）

篇1：信息化管理档案之我见

农业科研档案管理信息化之我见的论文

摘 要：随着国内计算机信息技术在各行业的普及，各单位逐渐向办公自动化、标准化、网络化的方向迈进，计算机信息代替了传统的手工记录。农业科研档案管理是实现农业科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节，正由传统档案管理向信息化方向转变，为顺应信息化时代的发展，农业科研档案管理工作者面临了更多挑战。本文是笔者根据自己的实际工作及信息化发展趋势，针对加快完善农业科研档案管理信息化建设做以探讨。

关键词：农业;档案管理;信息化

1.目前农业科研档案管理现状

农业科研档案主要是指农业科技工作者在课题立项、申报、总结、成果鉴定等一系列过程中形成的各种档案材料。二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志，加强档案信息化建设已经成为当今世界信息化发展的主要潮流。计算机技术的发展和多媒体、网络技术的广泛应用也对农业档案资源的开发利用提出了新挑战。

2.档案管理工作是是本单位的发展历程、重要事件、财产、知识产权、各项科研与经济活动、会议、外事的历史记载，“观今宜鉴古”、“温故而知新”说出了档案管理工作的重要性。因农业科研信息资源是农业科技动态和发展规律的具体体现，也是农业科研工作结晶的真实记录。因此，搞好农业科技档案管理信息化建设，有助于促进农业科研知识创新，增进农业科技发展速度。

节省了空间：传统档案资料使用纸张记载，数量多存放空间较大，档案管理信息化利用较小体积的存储介质(硬盘、光盘)存储，存放空间小携带也方便。

3.如何实施农业科技档案管理信息化建设

3.1培养领导和科研人员档案意识 加快农业科研档案管理信息化建设，首先各级领导要高度关注，强调档案管理信息化的重要性、优势及紧迫性，做档案管理信息化建设的组织者、引导者，鼓励各部门协助档案管理工作者实施档案管理信息化。其次因农业科技档案来源于广大农业科技工作者，大部分材料都比较分散，它是每个科技人员在农业科研活动中产生的数据积累。

3.2科研档案工作纳入科研管理制度之中 实行科研工作与建档工作“四同步”管理，即：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查科研项目计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果与档案部门(科技档案管理部门)出具课题归档情况证明材料同步。

3.3科研更新技术设备，提高技术支持 现代计算机信息技术是建设农业档案管理信息化的基础，农业科研档案室只有具备相应技术，才能为开展档案管理信息化建设服务，否则都是一纸空文。首先，要具备现代化档案室需要的硬件设备及配套设施，为网络化管理系统建立做基础。其次就是开发出常用、通用的档案信息管理软件，以便于管理信息化与办公自动化技术相结合，为实现档案管理信息化做后盾，因计算机软件更新较快，还要配备相应的技术人员，即使对软件进行更新，保证正常运行。其次是培养农业科研档案室的`工作人员对设备及软件的保养维护意识，进行一些常见的安全保护及故障处理方面的培训。再次就是农业科研档案部门可以采取和其他科研单位及一些高校进行合作，通过学习借鉴，取长补短。

3.4加强管理者的服务意识 信息化的今天，农业档案管理者具有一定的创新意识，敢于创新，提高竞争力。档案工作者必须掌握先进的管理知识，适应时代发展对人才的需求，不断转变、扩大、发展和调整档案管理工作职能，积极探索独特的服务方式，提高其服务水平。

3.5培育档案管理者专业人才 作为一名农业科技档案工作者，不但要具备一定的档案管理经验和农业技术知识，还要具备较强的综合分析能力和语言表达书写能力。从对档案管理者的信息看，大专学历占多数，尤其在我们农业科研单位，这无疑会给建设档案管理信息化带来影响。对此档案部门可以调一部分大专毕业生，改变档案室内部员工的队伍素质结构。为使档案管理者顺应新形势发展的需要，首先为档案信息管理者创造进修和和专业技能培训条件，让档案管理人员参加档案专业现代化培训，拓宽知识面。其次要加强农业、果树等方面的理论研讨, 多积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，提高档案编研水平，尽快开展数字化建设，构建档案信息资源库。

4.提高档案信息的获取能力。

档案部门获取信息的传统方式都是依靠归档制度进行归档，始终未摆脱掉“重藏轻用”的局面。信息技术盛行的今天，农业作为中国第一大产业，社会在极大程度上将会从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。这要求农业档案工作者具有利用信息服务来信息获取更多的信息能力,能熟练、速度地为利用者提供本馆所藏的档案信息,还要明确利用网络带来的工作便利和优势, 引导利用者更多去获取网上的档案信息资源，得到更多档案信息。

篇2：信息化管理档案之我见

【正文】

传播学研究的一大特色是善于运用图像模式对传播现象进行描述和解释，引入模式方法为全面考察档案信息传播提供了很好的借鉴。本文结合前人的研究与自己的思考提出一个档案信息传播模式的构思。

一、传播的一般模式

模式实际上是对现实事件的内在机制以及事件之间关系的直观和简洁的描述，它作为一种研究方法，既可以表现静态的结构，又可以进行动态的描述，并且以一个独立的系统而存在。

最早的传播模式可以追溯到公元前4世纪的亚里斯多德模式，它扼要地提出了传播的五个基本要素：说话者、演讲内容、听众、效果及场合。而在传播学上具有奠基意义的传播模式是1948年哈罗德・拉斯韦尔提出的五W模式：Who，SaysWhat，inWhichChannel，toWhom，WithWhatEffect(谁，说了什么，通过什么渠道，对谁，取得了什么效渠)。然而，五W模式忽略了传播的反馈要素，仅是一个单向线性传播图式，事实上人类的传播活动并不是一个被动直线过程，而是一个复杂的、动态的，具有主动性、创造性和继承性的双向互动过程。因此，此后很多学者在五W模式的基础上提出了不少传播模式，如1954年威尔伯・施拉姆提出的高度循环性的奥斯古德――施拉姆模式，1967年丹斯提出了著名的螺旋模式，为某些循环方式无法描述和解释的传播现象提供了最好的图解。

由此可见，传播模式有一个积累、深化和发展的过程，其演变经历了一个从单向线性到双向循环，由要素性到结构性，由静态到动态，由简单到复杂的进化过程。这个过程是我们分析档案信息传播过程与结构模式的基础。

二、档案信息传播模式的构成

广义的档案信息传播包括档案馆(室)的档案信息传播活动和私人档案拥有者的档案信息传播活动。档案馆(室)的档案信息传播偏向于公共组织传播，而私人档案信息传播则倾向于人际传播。本文所讨论的档案信息传播活动指的是档案馆的档案信息的交流传递过程。

档案信息传播是一种特殊形式的传播，其传播活动本身既属于传播活动的大范畴，具有传播活动的一般规律，同时由于它的传播对象――档案信息是一种特殊的信息，其传播方式、活动规律无疑又具有自己的个性特点。因此，只有建立在共性与个性有机契合基础上的模式，才能反映出档案信息传播活动的规律和特点。

档案信息传播结构涉及到诸多复杂因素，这里进行的模式分析主要是考察其传播过程中一些基本的构成要素，它们足以形成档案信息传播模式的基本框架结构。档案信息传播的结构包括五个基本要素：档案信息源、档案馆、传播渠道、档案信息受众和反馈。这五个要素相互作用、相互影响、循环互动，共同构成了这样一个传播过程：

附图

1.档案信息源。即各种各样的档案资料，包括纸质档案、声像档案、电子档案等，通过档案馆有意识、有目的、有选择地收集进馆。

2.档案馆。在档案馆中，经过整理、鉴定、加工等常规程序将档案信息有序化，并根据实际情况，按照一定的传播方式传递给相应的档案信息受众。

3.传播渠道。包括公共组织传播渠道和大众传播渠道。档案信息传播者可以决定档案信息传播渠道，档案信息受众也可以根据实际情况、实际需要选择一定的传播方式获得相应的档案信息。

4.档案信息受众。不只是一般意义上的档案用户，还包括主动或者被动接触到档案信息的人。

5.反馈。档案信息受众对传播效果的反应信息反馈给传播者之后构成了一次传播流动过程，传播者根据受众的反馈信息做出相应的调整，然后又开始新一轮的档案信息传播。

在上述档案信息传播模式中，档案信息传播过程中的档案信息既可以进入大众传播系统转换为其他形式，从而进入人际传播、市场传播和公共组织传播渠道，也可以直接进入公共组织传播渠道。传播者在一般传播模式中主要是作为信息源的传播和报导者身份出现，而档案信息传播者既是档案信息的收集者、整理加工的把关人，更是承担市场及公共渠道档案信息传播活动的中介人。档案信息受众也比较复杂，既可以是大众传播的直接受众或消费者，也可以是公共组织传播的档案用户。不同的传播渠道和方式中的传播对象是复杂的、多元的，这是由传播途径的多元并存和传播对象存在的不同社会角色等方面因素决定的。受众的反馈活动是检验传播取得什么样的效果的重要环节，一般是由此构成档案信息传播活动再一次实现的一个螺旋过程，因此这种反馈具有循环性。

三、档案信息传播模式的分析

1.传播的起点

一般的传播模式都以传播者(个人或群体)作为传播的起点，传播者将已经准备好的信息传递出去，笔者认为这种传播起点是不适用于档案信息传播模式的。

近年来，档案数量的急剧暴涨与库房容量相对有限的矛盾一直困扰着档案界，为了解决这个矛盾，档案馆加大了鉴定工作的力度，并且提出了要介入文件管理流程进行前端控制，以保证在有限的空间内容纳最多、最有价值的档案信息。档案馆对档案信息源的鉴别、选择、收集工作成了一项重要而又艰巨的任务，理应是档案信息传播的起始。如果把档案信息源置于档案馆之后，人们很容易误认为档案馆的传播任务只是将已经收藏的档案信息传播出去，而档案馆对分散在社会中的大量的档案信息的选择、收集这项基本功能就突出不了了。

档案馆馆藏的质量是传播活动的基础，没有高质量的馆藏就不可能有好的传播效果。我国档案馆馆藏结构不合理是老大难问题，以这样的馆藏为基础进行的传播活动效果不理想是意料之中的事，因此，应当把档案信息源提前到传播者之前，强调档案馆的“把关人”作用，严格控制进入档案馆的档案资料的比例及质量，优化馆藏结构，为档案信息传播打好基础。档案馆一些中心工作的开展需要馆藏以外的信息，例如举办展览，光靠馆藏不够，必须搜集馆藏以外的信息作为补充。因此，档案馆深层次上的档案信息传播并不仅仅是将馆内有序化的档案信息传递给受众这样简单，其真正内涵应是将分散在社会中无序化的、有用的档案信息经过整序、加工之后传递给受众。

2.传播渠道

档案信息传播的渠道包括大众传播渠道和公共组织传播渠道两种，以公共组织传播渠道为主。一方面，档案信息受众可以通过报纸、杂志、电台、电视、网络等大众传播媒介所公布的档案信息、档案信息的作用及利用档案的规章制度，接触、了解、选择档案信息，清楚档案信息的出处，了解利用档案信息的规章制度;另一方面，档案信息受众也可以亲自到档案馆，运用档案馆所提供的检索工具(案卷目录、全宗索引、分类目录、主题目录、专题目录等)查询馆藏内是否有符合自己需求的档案信息，并将查得的需求信息转换成信息代码，向档案工作者提出受传需求，档案工作者据此通过档案阅览、档案外借、制发档案复制件、制发档案证明或咨询服务等形式传播档案信息，也就是档案馆的利用服务工作。由此可见，档案馆在档案信息传播中担任中介的角色，是档案信息受众与档案信息间联系的桥梁，在社会档案信息资源无限扩大

与受众个性化需求之间建立起对应的关系。

此外，在一般传播模式中，整个传播方向是单向式的，即受众在整个传播过程中对传播渠道是不具有支配性和选择性的，是完全被动的。而在档案信息传播模式中，在传播渠道和受众之间的箭头标志是双向的，即档案信息受众对传播渠道具有一定的选择性。对于档案信息传播者与受众之间的档案信息传递最终究竟是通过哪一种渠道进行，不仅传播者有决定作用，受众也有自己的选择空间，是由双方共同决定的。

3.档案信息受众

传播渠道的多元性也决定了档案信息受众具有数量众多、构成复杂、分布广泛、分散流动的特点，因为档案信息传播的信息是为大众提供的，大众的.外延可以涵盖所有的人类社会成员，任何人都可以接受档案信息传播的内容。从可能性上讲，在档案信息传播的过程中，大众即档案信息的受众。但是，从现实上说，只有当大众介入档案信息传播过程，采取某种主动行为，比如去档案馆阅览室阅览档案、看档案杂志、参加档案工作会议等，才能成为档案信息传播的受众。因此，严格地说，档案信息受众是指档案信息的利用者和接触者。

一直以来，档案界将档案用户视为档案信息受众的全部，事实上，档案用户只是在档案馆以阅览、复制、摘录档案信息或者制发档案证明等形式使用档案的直接利用者，而在档案公布、档案宣传、档案编研产品的发行、售卖工作以及在大众传播媒介中接触和阅读档案信息的人应当也是档案信息的受众，因为通过与档案信息的接触，接触者的态度和行为也可能会有所改变，从而产生不同的档案信息传播效果。因此，根据传播渠道的不同，档案信息传播的对象可分为大众传播的直接消费者和组织传播的公共利用者，具体来说，既有一般意义上的档案用户，也有观众、听众、读者、网民等等。

4.反馈

传播活动的最后结果就是受众接收到信息，并取得一定的效果，不论是好是坏。但是，如果受众不把取得效果的信息回传给传播者，传播者就不知道自己的传播最终有没有取得预期的效果，这样的传播过程是不完整的，因此，一个完整的传播模式必须建立一个反馈信息机制。笔者在所提出的档案信息传播模式中也把信息反馈作为其中一个基本要素。

信息反馈是档案信息传播后所产生的信息回流，是检验传播活动效果的重要环节。由于传播渠道与受众的多元性，档案信息传播的反馈活动同样具有多向性和复杂性，除了反馈到传播者――档案馆，还会反馈到传播渠道中的大众传播组织――报纸、杂志、电台等。相对来说，向大众传播组织的反馈一般是迟滞性的，而向档案馆反馈则是直接性的，一般由此构成档案信息传播活动再一次实现的一个螺旋过程，因此这种反馈具有循环性。

档案信息传播的反馈信息的内容是多方面的，可以是告诉档案信息传播者应该继续传播，也可以是要求档案信息传播者改变或者纠正原有传播内容或传播方式，然后再进行传播，或者是要求停止传播。档案馆根据相应的反馈信息，采取相应的措施以改进或提高原有的传播内容或方式，定能取得理想的传播效果。

四、结束语

构建档案信息传播模式，是使档案信息传播研究适应传播现实变化的一种尝试，在帮助了解档案信息传播过程的同时，揭示了各要素之间相互联系、相互制约的关系，从中获得对档案信息传播活动宏观地把握和全面抽象。尽管本文所提出的档案信息传播模式比较简单，但已抓住了问题的主要方面，突出了档案信息源、档案馆、传播渠道、档案信息受众、反馈等档案信息传播的基本问题。通过这个模式我们能够简明又清楚地了解档案信息传播的结构和过程，了解各要素之间的相互关系。

【参考文献】

1.周庆山《文献传播学》北京：书目文献出版社，。

2.田野，张长海《传播学视野下的档案观念和档案 工作》档案管理，(1)。

3.田野《档案信息传播的形态：利用，编研、宣传、公布》档案学通讯，(2)。

4.田野《论档案利用与档案传播的整合》档案与建设，(7)。

篇3：信息化管理档案之我见

关键词：档案信息化,平台建设,人才建设

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录, 是第一手的原生信息, 是社会的宝贵财富, 是人类重要的历史文化遗产;地质档案是指地质工作活动的记录和成果, 它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的宝贵资料。地质单位档案工作现代化是指采用计算机技术及互联网网络新技术, 运行和谐的管理方法对地质档案实施规范化、制度化和程序化管理, 加强地质单位档案管理工作现代化建设, 充分发挥地质单位档案信息库的作用, 更可以提高档案管理效率和服务质量。

一、地质单位档案管理信息化平台的建设

(一) 档案信息化平台简介

信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。智能工具一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生和信息利用的功能, 档案信息化, 就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之, 档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案信息化这种主要形式为社会提供服务为重点的转变过程, 这是一个长期的发展过程。在这个过程中, 要不断地采用现代信息技术, 包括扫描原始纸质资料、核对原始纸质资料与电子存储资料的真实性与一致性、将核对完成的电子版资料上传至地质系统库与使用信息化平台人员共享等等, 从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。其涵盖以下几个方面:实现档案信息的数字化和网络化;实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;实现档案信息高度共享。

(二) 档案信息化的建设过程

信息化的基础设施建设, 软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件, 是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础, 而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段;档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一, 它的开发和利用时档案信息化的核心任务, 是档案信息化建设取得实效的关键。随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应有程序的变化, 档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应的调整, 档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标。

(三) 档案的标准和规范建设

管理性标准规范是对电子文件盒档案信息进行管理的一套规则。其包括计算机安全法规与标准, 数字档案信息资源合法性的确认等, 它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施, 以保证电子文件或档案信息的统一规范和资源共享。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一, 主要包括电子文件归档和电子档案管理, 档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等, 逐步形成关于中国石化档案信息化的标准规范体系。

(四) 档案信息化的应用系统建设

这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障, 信息技术应用工作量大, 涉及面广, 关系档案信息化建设的速度与质量;集中体现了档案信息化建设的效益。

二、地质单位档案管理信息化存在的问题

档案文件管理的标准化是很重要的, 电子文件管理主要存在的几个问题, 确保文件不被非法篡改;文件格式能够超越时空、跨越平台地被准确认识和解读;承载信息的载体能够稳定, 并具有较长的使用寿命。而解决这些问题需要有系统、成熟的标准作支撑。

(一) 电子档案与纸质档案的一致性问题

电子档案文件具有信息载体的非纸质性、信息载体的脆弱和不稳定性、信息与载体的分离性、信息存储的高密度性、信息的易修改和易丢失性等特征, 从而给档案管理工作既带来了发展的机遇, 又带来了问题。如何保证电子档案文件和纸质档案的一致性, 是摆在档案管理人员面前的一大重要的问题。就目前维护电子档案文件与纸质档案一致性的办法和手段还很少能达到确保档案电子文件全部一致性的目的, 得从“源头”抓起, 一线工区形成的第一手档案资料必须保证电子文件与纸质档案的高度一致, 渐而后续工作也要遵循统一的规定, 制定严格的管理制度和先进的技术来维护和确保档案电子文件和纸质档案的一致性将是一项长期而又艰巨的工作。

(二) 档案网络安全问题

档案信息现代化不可避免地涉及到安全问题。如何维护档案网络的安全问题也日渐凸现出来, 并成为限制档案信息化进程的一大障碍。档案信息化系统, 涉及大量的国家机密, 要与互联网等公共网实行物理隔离。涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。尽管我的网络配备有防火墙, 登陆账号需要身份验证等有效的安全防范措施进行制约, 却也难以完全阻挡众多的网上非法侵袭行为。要严格执行隔离, 采取可靠的防范技术和措施。确保档案部门网络的信息安全, 对面向公众的上网信息进行严格审查, 确保都是可以公开的信息。

三、实现地质单位档案信息化管理的对策

(一) 数据库管理系统的构建

开展地质档案信息化建设, 必须首先建立一个优化的数据库管理系统, 将档案的日常管理通过计算机实现。包括档案资料的接收、扫描、录入、查阅、备份、转出、借用、复制、删除、统计等活动的执行。管理员要通过该系统对数据进行日常的管理、维护、备份。地质档案数据库管理系统, 将地质资料档案数据处理、业务流程、检索查阅等集成一个统一的办公平台, 档案管理由传统的纸质载体拓展到现代化的电子载体, 无疑将从根本上改变地质资料信息资源的存储方式、管理方式和服务方式。华东分公司采用的管理系统就是结合单位具体情况, 经过实际需求分析, 研发出的复合常规和非常规不同油气资源领域的档案信息管理系统。

(二) 系统设计策略

系统在设计之初就应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬备份管理策略。同时要在网络的基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面加强安全管理, 保证档案电子数据的真实性、准确性和稳定性。

(三) 人才建设

信息化人才队伍建设是档案信息化成功之本, 对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用, 推进档案信息化的关键是人才。老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路, 但大多不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术;而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术, 对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多, 这已是一个普遍存在的共同问题。华东分公司资料信息管理中心青年人数占总人数65%, 他们大多刚从大学毕业不久, 学习能力较强, 计算机操作熟练, 他们的素质水平能直接影响到电子信息化水平的提高。档案人员要做好电子文件的管理, 既要懂得计算机技术, 又要懂得进一步深化发展的档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法和技术, 才能为加快实现中国石化档案数字化网络建设提供充足的技术支持。

(四) 加强档案管理人员的业务培训

加大培训力度, 有计划地进行各种形式的业务培训、知识更新, 不断提高信息技能。要把档案信息化建设的过程作为锻炼队伍, 培养人才的过程, 边学习边实践, 不断总结、不断提高。当今世界已经进入到一个以创造和分配信息为基础的经济社会, 随着信息化的深入, 社会对档案信息的需要也越来越多, 所以档案人员的业务培训必不可少, 通过学习和培训, 提高工作人员应用信息化平台的能力和水平, 为信息化平台的构建及利用提供充足的人才保障。

(五) 对档案管理要提高意识, 转变观念

档案信息化管理工作是档案工作中的重要组成部分。在地质单位建设和发展中起着不可替代的作用。档案管理部门要加大档案法律、法规的宣传, 提高包括资料录入人员在内的全体档案管理人员的档案意识, 用发展的眼光来看待档案信息化建设, 使档案信息化管理观念深入人心, 充分认识档案信息化建设的重要性, 要把档案信息化建设纳入地质单位总体规划, 纳入地质单位议事日程, 要真正把档案信息化建设落到实处, 而不流于形式。

(六) 增加经费投入设备

地质单位应加大投资, 加快档案管理信息化平台建设的步伐, 有条件的可建设档案馆, 实现专业化管控。把档案网络建设纳入到单位网络的总体规划预算中去, 配齐硬件设备, 升级软件系统, 使档案管理系统更加信息化。要从实际出发, 切实加强档案信息化基础设施的投入与建设, 为档案信息化建设配备必要的物质条件。利用档案馆信息化建设已取得的成果, 积极向上级反映网络化建设的重要性。

四、结束语

档案的信息化建设作为地质单位档案管理的一部分, 与传统形式的档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的档案是电子化、信息化档案的基础, 那么信息化档案就是计算机应用独特的个性, 它代表着未来档案管理规范化、现代化的发展方向。因此, 要充分发挥档案信息化的强大功能, 必须做好地质单位档案管理这一基础工作。

参考文献

[1]宋燕."数字市政"与城建档案信息化.中国市政工程, 2009.

[2]于晓燕, 陈琳, 李宁波.实现财务档案管理信息化的路径.现代审计与会计, 2009.

[3]大难信息花和档案利用.档案管理, 2009.

[4]李翠艳.档案信息化进程中的人才队伍建设.南都学坛:南阳师范学院人文社会科学学报, 2009.

[5]尹晓玲.浅谈地质单位档案信息化管理.中国科技博览, 2009.

篇4：推进档案管理信息化之我见

【关键词】档案管理；信息化

档案管理信息化指的是运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。为了能够更科学、高效推进档案管理信息化，我们在这个过程中必须基于传统档案管理方式的主要弊端以及现代化档案管理的突出优势等多种情况采取一系列切实可行的举措。

1.加大资金投入，优化软、硬件设施

很多机关档案数量冗余而且不断增加，纸质档案保管条件差，容易遗失、老化而且查找利用率低，这些问题对档案管理工作造成了越来越大的压力，而计算机的强大的存储功能能够很好地解决档案信息保存困难的问题。但是，很多档案管理部门所使用的计算机等信息管理设备相对陈旧，而且型号规格不一，甚至各自系统软件不能通用，以致于工作人员在使管理设备过程中，也无法及时有效地进行档案管理或资源共享，这些硬件问题也极大地阻碍了档案管理信息化的进程。为此，笔者有以下几点看法。

1.1档案管理信息化必须依靠先进的计算机设备

计算机高效的处理功能和强大的存储功能不仅可以节省人力、物力和财力，而且可以提高档案工作的效率。因此，相关部门要想推进档案管理信息化，首先就要加大资金投入，更新计算机等基础性硬件设备。

1.2构建科学档案管理信息系统，可以提高计算机管理功能与效率

目前，档案管理信息系统的应用软件多且乱，这一问题严重阻碍着计算机档案信息管理的功能与效率。在先进的计算机设备这一硬件的支持下，档案管理信息系统这一软件的构建也十分重要。标准化、规范化的信息管理系统可以灵活使用各种图形、表格等技术对档案进行分门别类，同时查找着可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。

1.3在档案管理工作中还需要优化其他设备

比如在档案袋、档案夹、档案标签等工具的购买、使用或更换过程中，既要做到同类统一又要对不同类型有所区分。这样做既科学美观，保证档案质量，又能够提高查找者的效率，节约时间。

2.加强管理队伍建设，培养信息化档案管理人才

档案管理信息化离不开专业的管理人才，这就要求管理人员具有较高的专业知识和先进的管理技术。目前，多数档案管理工作者对档案管理信息化方面的知识技能的了解相对匮乏，很难在推进档案管理信息化过程中发挥工作人员的先进性作用。因此，相关部门要重视提高档案管理工作者队伍素质，不断调整更新档案人员专业技能和知识水平。

2.1提高现有管理者的管理技能

为此，一方面，相关部门要为现有的档案管理工作者提供更多的学习机会，让档案管理人员及时了解档案管理的发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，提高工作人员的现代管理意识，进行复合型的信息化管理培训，使其能够快速适应档案管理信息化的需要；另一方面，现有档案管理人员要注重提高自身能力，积极参与信息化教育培训，不断提自身的专业知识，提高管理技术和水平。

2.2要引进已经具备相应的信息化档案管理能力的专业人才

这一类的专业人才可以在工作过程中运用其所掌握的先进理论、先进新技术来指导和优化档案工作。引进专业人才还可以更好地调整档案管理工作人员的结构，通过科学的人员分配，可以提高档案管理系统的整体水平，进而提高档案管理信息化的效率。

3.建立健全档案管理标准和制度

在推进档案管理信息化过程中，一套科学、系统、规范的的管理标准和制度可以更好地让档案管理工作者在工作中有的放矢，进而更高效地推进档案管理科学化、标准化、规范化。同时，信息查找人员可以根据档案管理标准和制度更加迅速地找寻所需信息材料或工作人员，这也提高了档案管理的服务性和共享性。

3.1统一档案管理标准

档案管理标准化是推进档案管理信息化的重要条件。包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。目前，在档案管理过程中缺少明确的管理标准，使得一些工作人员只能根据个人喜好或工作经验进行管理，以致在档案管理过程中有失规范。详细而明确的管理标准可以让档案管理者明晰相关责任，保障信息安全，认真行使自身职责，促使工作标准化、规范化。

3.2建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度是推进档案管理信息化的有效手段。这其中包括归档、保管、保密、利用、鉴定等制度的建设。有关档案管理部门应该根据相关法律法规制定符合自身需要以及能够促进信息化建设的档案管理制度。一方面，要在传统的档案管理制度上加以变通，根据档案管理信息化的需要做到"取其精华，去其糟粕"；另一方面，要创新档案管理制度，根据"信息化"这一特点细化档案管理的各个环节和步骤。

篇5：高校档案管理工作之我见

高校档案管理工作之我见

高校档案是学校发展的历史记录,是高等教育工作的重要环节,是国家档案事业的重要组成部分.高校所有档案无不浸透着学校广大干部、教师、科研人员的`心血和汗水,凝结着个人和集体的劳动和智慧.

作 者：侯凤芝 作者单位：南阳师范学院,宣传部,河南,南阳,473061刊 名：南阳师范学院学报英文刊名：JOURNAL OF NANYANG TEACHERS COLLEGE年，卷(期)：3(8)分类号：B261关键词：

篇6：做好档案管理工作之我见

青岛即墨市粮食储备库

档案是历史的原始记录，是在各项社会活动中直接形成的文件转化物。档案是人类历史发展的宝贵财富，对人类文明进步具有重要的参考价值和凭证作用。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多难以解决的问题，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

2.掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握

和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

篇7：外国留学生档案规范管理之我见

我国经济的高速发展和国际交流的日益频繁,吸引了众多的.外国学生来到中国,使留学生材料呈现出纷繁复杂,层次多样等特点.针对以往的归档范围和归档方法不能满足和适应日益变化的形势,笔者认为必须重新划分归挡范围和制定归档方法.本文结合工作安践,略作探讨.

作 者：徐溶  作者单位：江南大学,档案馆,江苏,无锡,214122 刊 名：黑龙江史志 英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G27 关键词：留学生档案   规范管理   归档范围   归档方法  

篇8：加速档案信息化建设步伐之我见

一、档案信息化建设的必要性

我国档案事业在信息化的大背景下发展日益加快, 传统的档案管理方法已经不能满足档案的发展要求, 时代的进步, 信息化的逐渐深入, 在社会各行各业都在普遍应用信息技术的当下, 信息化系统的构建已经成为档案信息发展的必然路径。其可以在建立多种形式的系统的同时, 实现信息资源的共享, 以网络为基础技术, 能够保证档案信息的全面开放化。档案信息化建设的不断推进, 也是实现档案信息和历史信息连接利用的一种方式, 是我国档案事业实现可持续发展的重要内容。在管理档案的根本方式上改变传统的档案管理模式, 体现了档案事业的发展趋势和跨越性, 从而建立一个全新的档案管理模式, 信息化管理档案的建设, 有利于档案内容的查找, 以及档案的跨越式联系。从根本上解决掉传统档案管理下存在的问题, 优化档案管理系统, 整合资源信息共享, 促进档案行业在我国社会主义大背景下的发展。

二、档案信息化建设的基本内容

信息化的档案系统构建, 就是在日常的档案管理工作充分利用现代化的信息技术, 充分发挥网络的优势, 对档案资源进行合理的归纳和配置, 实现档案资源的有序储备, 最终实现档案资源的社会共享。将档案事业信息化, 可以方便人们在网上浏览查阅和传递, 最大程度的减少对档案原件地翻阅而造成的磨损, 避免档案因年月过久导致的遗失和损坏, 由此可见, 这些都是信息化技术完善给人们工作生活带来的巨大便利。档案信息化的关键核心就是资源管理, 只有建立的资源配置合理化, 在查找的档案信息的时候才能方便快捷, 这才是档案信息化建设的最终目的。只有保证档案资源的完整储备和资源共享化, 才能满足社会对档案事业的需求, 档案信息化的主要思想就是通过运用信息技术完善档案事业存在的问题, 修复传统档案管理的漏洞, 最大限度的实现档案信息的资源共享, 保证档案事业为我国社会在最大程度上提供帮助。

三、如何加快档案信息化建设步伐

(一) 制定信息化发展的计划。

信息化的档案系统建设首先需要相关的领导和部门主管对其充分认识, 了解其对档案事业发展的重要影响, 首要发展档案信息化, 将信息化建设作为档案改革与创新的发展方向, 从全局出发, 制定详细的档案信息化发展规划, 结合我国制定的信息化发展战略, 确定档案信息化建设的目标、过程、方法以及要求。制定长期发展计划, 合理进行资源配置, 信息共享和网络的建设, 将加快信息化建设作为首要发展的工作内容, 按着制定的计划, 合理的完成每一步, 努力实现我国档案事业的信息化建设。

(二) 改变传统的档案管理模式。

在信息化技术出现之前, 我国档案事业正处于起步的稳定阶段, 在传统的档案管理模式下, 需要人工的将获取的资源信息进项日期标注, 不同载体和文献需要进行分类装订, 建立档案数据库的目录, 每次查找资源信息都需要费时费力地翻阅, 而如今, 融入信息化建设的创新手段后, 突破了传统档案管理模式存在的弊端问题, 在档案信息化建设的过程中, 查找信息可以通过网络搜索, 就可以方便准确地找到所有相关的资源, 发挥档案部门的服务作用, 促进档案信息化建设的发展。

(三) 加快档案信息资源的共享。

档案事业的主要工作内容就是信息资源的储备和建设, 档案部门对所管理区域的信息资源急性配置, 合理分档, 最后形成档案信息放进信息资源库, 管理好收集来的各种信息资源, 在需要的时候提供有效的档案信息内容, 满足社会对信息资源的需求, 这也是档案部门的核心工作内容, 建立资源合理配置, 充分利用档案的信息资源库的优势, 才能加强档案信息资源的共享, 在信息化手段的实行下, 保证档案系统的正常运作, 随时满足社会人民对档案信息的需求。

四、结语

总而言之, 我国档案事业的突破重点就是信息化建设, 这也是档案建发展的重要手段, 档案事业的信息化让档案拥有了科学和技术含量, 将科技与档案管理相融合, 并利用网络的优势来建立和整合档案资源信息, 提高了档案建立的工作效率, 实现资源的合理配置, 以及完善一体化的档案系统构建, 促进信息化发展, 完成资源信息的公开和共享, 体现我国档案事业的真正价值。

摘要：随着信息时代的到来, 人们的生活变得日益信息化和多元化, 无论是工业农业生产, 还是交通建筑工程, 或是生活购物出行, 生活处处都需要信息技术的支持。目前, 信息化建设已经成为影响国家地位的重要因素, 只有大力发展信息化产业, 加快我国信息化建设的步伐, 才能提高我国的综合国力。在信息化大发展的背景下, 将档案信息化建设已然是未来档案行业运行的主要趋势和模式。本文对信息化档案构建的重要作用进行了探究, 并对其具体措施和途径进行分析。

关键词：信息化建设,档案建设,信息化措施

参考文献

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篇9：信息化管理档案之我见

关键词：街道；民政档案；信息化管理

随着科学技术的飞速发展，社会文明程度越来越高，人们对档案的要求越来越高，档案管理面临着严峻的挑战。街道社区应该与时俱进，创新档案管理，加快民政档案信息化建设的步伐，合理运用先进的技术手段，使民政档案工作的水平得以全面提升，适应社会发展的需求。

一、民政档案信息化管理的意义

首先，民政工作涉及各个方面，多年来，威海市文登区龙山街道办事处产生了大量的相关档案，传统的民政档案的各项工作，如录入、归档、借阅等主要是靠人工操作来完成，不仅费时费力，还容易出现差错，不能较好的体现民政档案的价值，反而浪费了资源，浪费了资金。传统的管理模式，弊端日益凸显，所以借助计算机和网络技术，使街道民政档案管理尽快实现现代化、信息化，已经成为一种必然趋势，才能更好的适应新形势。其次，民政工作是为千家万户提供服务的，时时刻刻以大众的需求为目的，不仅为人民大众提供的信息要做到准确、高效，还要做到提供的服务应便捷，所以，加强街道办事处民政档案信息化管理，是适应社会发展的必然选择。

二、威海市文登区龙山街道办事处民政档案信息化管理存在的问题

1.对民政档案信息化重视不够深刻

目前，在龙山街道办事处的实际工作中，街道档案工作人员身兼数职，一人要完成多项工作，所以承担的工作任务比较繁重，因此有一部分工作人员对民政档案管理信息化认识不到位，思想上存在应付心理，认为只要完成民政工作任务就可以了，对待民政档案管理敷衍了事，导致街道民政档案管理工作做完了，却不能及时将材料归档，把文件随意丢放，甚至出现工作人员岗位调动后档案丢失的现象，给街道档案管理带来了很多的困扰。

2.投入不足，使档案信息化基础设施严重缺乏

由于街道的办公费用有两个来源渠道，一是由基层政府规定并进行拨付；还可以经过社区居民会议同意，从社区居委会的各项经济收入中给予一定比例的补助。但目前文登区龙山街道办事处没有固定收入，其办公经费和工作人员的工资、生活补贴基本上由街道办事处承担。由于街道办事处的财政不齐，机制不健全，运转不科学等问题，每年街道办事处的工作经费非常少，工作缺乏足够的财力保障，所以对档案信息化投入的经费更少，致使软硬件设施缺乏，不能为推进民政工作的规范化和科学化提供准确、及时、全面的信息资源，严重制约了档案信息化管理的进程。 同时，由于目前部分文件资料仍是人工归档、管理，计算机在档案管理上的使用、保护水平较低，使民政工作档案信息不能实现共享，查阅不方便。

3.档案工作人员信息化管理水平较低

目前，在街道办事处的工作人员中，中老年人多一些，他们受教育的程度普遍较低，整体的学习能力不是很高，对熟练掌握和应用计算机技术和网络技术有一定的困难，虽然现在街道办事处的工作者的年龄结构趋向于年轻化，但是年轻人的工作不够热情，所以从整体的情况来看，工作人员的专业素质不高，并且信息化水平有待于提高，这都与新时期档案工作的发展要求差距较大。工作中，依靠传统经验开展，思想观念和管理水平停滞不前，缺乏创新的意识和能力，远远落后于时代的发展。

三、加强街道民政档案信息化管理的建议

1.思想先行，理念更新

文登区龙山街道办事处在民政档案信息化管理的建设过程中，应当树立以科学技术为基础，科学管理为理念，坚持与时代同行的档案管理的意识，改变过去的被动局面，变被动为主动，变封闭为开放，在网络发展如此迅猛的时代，不能把网络拒之门外，应当在街道民政档案信息化管理中发挥网络扩散速度快、辐射范围广、影响力大的特点，进一步强化网络的教育、服务功能，加强街道民政档案信息化管理，推进民政档案管理适应经济社会发展的新常态。

2.加大软硬件投入，提供有力支撑

当前，计算机和网络在各个行业中得到广泛的应用，档案管理也不例外，为了档案管理工作能够适应新的发展形势，应该不断改进工作方法，在档案的存储、利用、开发等各个环节利用先进计算机的技术，尽快实现对纸质档案向数字化档案转换，所以，文登区龙山街道办事处要想方设法加大对硬件的投入，及时配备现代化的办公设施，如计算机、互联网设备等等，使硬件设施再上一个台阶，满足档案管理信息化的需求，其次，加快档案管理软件的开发和应用，也是实现档案管理信息化的重要途径。在计算机上实现民政档案自动登记、立卷、归档、著录、检索，及时将日常工作中低保救助、五保管理、慈善帮扶等申报审批形成的数据资料，及时入档，实现现行电子文件与档案的直接转换。同时实现档案信息资源共享，提高档案的利用率，实现档案的价值，加快实现档案管理由单一向多元化转变，大幅度提升信息化管理的步伐。

3.通过学习培训，提高档案管理人员素质

要想加强档案信息化管理，关键在于一支高素质的档案工作队伍。所以，文登区龙山街道办事处应注重对工作人员进行业务培训，尤其是年轻的工作人员，提高他们的素质，以适应社会的要求。培训方式要灵活多样，主要采取专业培训和个人自学有机结合，培训内容要丰富全面，如计算机应用基础知识、网络技术知识、数据库管理等等，通过培训让工作人员掌握档案信息化建设的知识，形成一支既懂档案管理业务，又懂信息技术知识的复合型人才队伍，使街道办事处民政档案信息化管理的水平不断提高。

新时期对于档案管理有着更新更高的要求，为了提高档案管理工作的效率，应当加强档案信息化管理建设，作为档案管理人员，在工作中积极创新，不仅要具备高素质和科学知识，还要懂得运用规范的合理的计算机信息管理技术，档案管理工作做得更好。

参考文献：

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[3]李霞，孙红方.加强民政档案管理工作之我见[J].科技信息，2012（14）.

[4]李沂滨.如何提高民政档案现代化管理水平[J].人力资源管理，2012（08）.3