中小型企业档案管理制度

中小型企业档案管理制度（精选6篇）

篇1：中小型企业档案管理制度

档案管理文件汇编

前言

为使档案管理工作适应我公司全面发展的要求及实现现代化管理的需要，促进档案管理工作的标准化和规范化，全面提高档案管理水平，使其有效的为我公司的建设及发展服务，现依据《中华人民共合国档案法》，参考各地方《档案管理条例》、《档案管理办法》、《档案实体分类法》、《档案部门业务建设规范》等法律、法规，结合我公司现阶段实际情况，编制本文件。

本文件包含的主要内容有：档案管理的目的及要求；归档材料文件的范围(档案来源)、收集、保管期限、借阅及销毁；档案实体类目的划分与标识符号（即档案编码规则）；各分部门档案管理制度；档案室管理制度；专、兼职档案管理人员岗位职责；各种、类档案管理的表格、卡、证规范；档案检索目录等（拟建设电子检索与书面检索两种形式）。

档案管理的规范化、标准化、现代化建设工作是一项逐步完善、持续改进的长期工作。为适应企业发展的各阶段特征，本文件所及的部分内容将在必要时做必要的调整、变更，以体现档案管理的可操作性，使其更便捷、实用，更好的实现其功能。

由于编者的经验、水平有限，所编内容难免有不足与漏、误之处，望各位领导及同仁给予批评、指正为盼。

编者：

2010年5月9日

注：鉴于公司目前文档状况，笔者在起草本方案时不求大而全，在确保实用、够用的基础上使方案具备一定的扩充性，以维护档案编码的可追溯性，可继承性。不成熟的地方还望领导指正。

第一部分 总则

一、档案管理的目的和要求：

档案是企业发展各个阶段的文字记录。企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。建立健全公司各类档案的收集、整理、归档工作制度，目的主要在于规范收集、鉴定、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作，使档案更好地为企业各级领导和部门分析、总结、部署、安排工作，提供准确、可靠的历史依据，提高经济效益服务。

二、档案管理工作的主要任务有：

1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划公司档案工作。制订档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

2.负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计各类档案及有关资料。

3.开展档案的开放和利用工作。

4.参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

三、档案的收集

（一）收集范围（略）。暂以现有文档及新增文档为主。

（二）档案的分类、编号、排架

1.分类

档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定规则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号（档号）。档案管理人员将从实际出发逐步编制配套的检索和参考工具。

2.编号

1)档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成，部分扩展到三级类目。在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，根据需要和可能，决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。分类号究竟包含几级类目，在归档编号时根据实际情况掌握。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。

2)档号的模式。

年度号十分类号十案卷号十件号

3)档号的标识，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如：1990年内容是销售合同的第23号卷的档案，可标为：1990一KS一23。

3.排架

1)在按档号排架时，根据案卷数量、自身条件，按年度—类目横向排列。

2)关于声像载体档案，按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为： 年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管单位号，保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

附：档案分类编号表

第二部分制度

一、分管档案工作领导的职责

1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对档案工作的领导，督促分管部门按上级部门要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大

问题和困难，改善工作条件，使档案工作与各项工作协调发展。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档

案人员的归档工作。

5、协同档案室监督、检查本公司文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本公司专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。

7、负责档案鉴定工作，甄别和判定档案的价值，并据以确定档案的“存毁”。

二、档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关部门形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集应当归档的有关材料。

4、负责管理各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本公司各项工作的需要提

供服务。

5、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

6、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

7、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

8、向上级主管报送档案工作统计材料。

三、部门档案职责：（可能暂时用不上）

1、各部门必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

2、部门各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时

布置、检查、总结、验收档案工作。

3、各部门负责档案工作的人员，应按文件材料自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门负责人检查、装订后向学校档案部门移交。

4、归档文件应材质优良、书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。

5、归档时间和手续：能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

6、随时接收上级规定应接收的档案。

7、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

8、熟悉本部门业务，了解工作活动和文件材料形成情况，凡属本部门业务活动形成和使用权的具有

查考利用价值的各种文件、图表、声像、实物等，均由该部门进行收集，积累，立卷归档。应归档文件需齐全，完整，为档案工作打好基础。

四、档案借阅管理制度

为了加强公司档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、借阅档案必须严格办理档案借阅手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问

题及时追查。

2、查阅各门类档案时不得对档案划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需

经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

3、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

4、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

5、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。

6、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

五、档案库房管理制度

1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损

毁，延长档案寿命，维护档案安全。

2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防

鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

4、接交进室的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并

保证按期归还；非工作人员不得进档案室，以防意外；在档案室里禁止吸烟。

六、档案销毁制度

1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处

理。

2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

5、批准销毁的档案，应及时焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁记录表上写明某日

已销毁并签名盖章。

6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

第三部分表格

一、档案接收登记表

二、档案索引图表

三、档案调阅单

四、作废档案销毁记录表

五、档案内容登记表（卷宗目录）

篇2：中小型企业档案管理制度

滨州市中小企业档案工作状况调查

作者：赵云峰

来源：《电子世界》2013年第10期

【摘要】本文对滨州市111家中小企业情况的调查，发现在档案管理方面，不同企业存在各种不同的情况，管理规范和比较规范的企业占被调查企业的40%左右，而不规范和欠规范的企业占60%左右，说明很多的企业对档案管理还不十分重视，分析造成滨州市中小企业档案管理工作现状的原因，提出了一些建议，希望能够为促进滨州市中小企业档案管理工作，增强滨州市中小企业的发展有所裨益。

【关键词】中小企业；档案管理；调查

企业档案是企业生产、经营和管理的全部过程记录文献、资料信息的留存。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面都发挥着重要作用，对整个国家经济数据的统计分析、准确把握国家经济运行脉搏也具有十分重要的价值，因此做好企业档案工作是一项利于企业发展和国民经济整体事业的大事。笔者对滨州市111家中小企业进行了这方面工作的调查，发现在在不同的企业中，由于经营者承担着十分复杂繁重的工作，企业主对该项工作的认识问题，以及其他一些各种各样的原因，在档案工作存在一些不规范的地方。为了更好地促进滨州市中小企业档案管理工作，现把调查情况、发现的问题和几点建议提出，以期对增强滨州市中小企业的发展有所裨益。

1.调查情况

1.1 被调查的企业总体情况概述

滨州市现有各类中小企业3350余家，分属于纺织家纺服装产业链、油化工和盐化工产业链、现代服务业产业链、基础设施产业链和粮油果蔬加工产业链，企业总数约占全市企业的17.5%，投资额约占20.7%左右，其中纺织类企业又占75%的比重。采取五十分之一的比例，随机抽取调查企业，共抽取了67家企业，其中纺织类企业34家，化工类企业9家，服务业企业10家，粮油加工企业14家；企业规模从从业人数看25-240人不等，从营业收入看100-500万元。

1.2 企业档案管理工作情况

1.2.1 企业档案管理规范，诸如公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料齐全的企业，只有8家，占被调查企业总数的11.9%。在这些企业中，企业所有者全部都是原来在国有大中型企业担任过领导职务者，企业管理经验丰富，所

建立的企业管理规范，经营效益好，有3家企业产品出口国外；这些企业全部通过了ISO9000认证。

1.2.2 企业档案管理比较规范的企业有19家，占28.4%。这些企业中，在诸如公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料中，主要文件建档和归档保存，而有些文件没有建档和归档保存，没有建档的文件多数是公司的规划、计划、会议记录、决定、委托书、协议、项目方案等，当然不是完全没有这些文件，其中的缺项和数目都各不相同，尤其公司的规划、计划、会议记录、决定等项，绝大多数企业缺少。这些企业中83%进行过ISO9000认证申请，42%的企业通过认证机构的认证。这些企业所有者，有73%的曾经在国有大中型企业参与过中层管理工作，而且有相当比例的企业主是40岁以下的年轻企业家。

1.2.3 档案管理欠规范的企业有26家，占38.8%。这些企业中，有基本的企业经营、管理文件，但很多文件缺失。像统计资料、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、委托书、协议、合同、项目方案等项目有文件存在，其他项缺少。这些企业的所有者，大部分有国有企业工作的经历，许多是过去的业务员出身。

1.2.4 档案管理不规范的企业有14家，占20.8%。这些企业中，往往有企业经营情况的记录簿，如原料购进、产品出厂记录，工资发放，资金来往账薄等等；其他像统计资料、财务审计、会计档案、人事档案、委托书等反映企业情况的文件基本没有，更不要说公司的规划、计划、委托书、协议、合同、项目方案等项目等企业发展和建设等特征文件存在。这些企业所有者绝大部分是从其他行业转移过来的，在其他行业积累了一定资金后，看到某一行业经济效益好，投资建厂，对本行业发展趋势不是十分的了解，普遍缺乏企业经营管理经验，多数没有长远的发展规划，甚至有部分企业所有者准备转行。

经过上述分析，可以看出，在滨州市中小企业中，档案管理工作不规范问题十分突出，有近60%左右的企业（不规范企业和欠规范企业综合为59.6%）需要特别加强企业档案管理工作，有28.4%的企业需要进一步完善企业档案工作。

2.造成中小企业档案管理工作不完善的原因

2.1 企业家的经营理念，管理经验和自身的素质在很大程度上影响着企业档案管理工作。从调查情况看，凡是有过在国有企业工作经历，尤其有参与管理工作的经验的企业家，在经营企业时，各方面工作包括档案工作，都比较规范。这些企业家对本行业和自己企业的发展有着十分清楚的目标，企业的规划、计划等思路清晰，企业的经营情况好，效益高。相反，那些缺乏国有企业工作经历，尤其企业管理经历的企业家，所经营的企业总是存在这样那样的各种问题，企业经营运行过程中，忙于应付和处理各种日常问题，在总体上的把握能力不强，不善于从数据分析入手，诊断自己企业发展、运行中发生问题的根本原因。

2.2 企业规模大小也是导致企业档案管理工作状况的一个重要原因。企业规模大小，基础地决定着企业的运行状态。在调查中，发现有的企业只有50人左右的规模，企业家除了聘用一名会计，其他一切事务全部都有个人处理。像这样的企业，虽然经营效益还不错，单是从企业的管理者精力角度看，很难以做到各个方面都十分的周到规范，何况规模小的企业往往是处在初期发展阶段。

2.3 企业建立时间长短也是一个原因。从调查情况看，档案管理不规范和欠规范的企业，建立时间最短的只有1年，65%的有3年的历史，有5年以上历史的企业不到30%。由于建立时间短，经验不足，各方面管理很难到位。

2.4 从主观因素讲，企业家对于档案管理重要性认识程度是导致档案管理工作是否规范的原因。有的企业家认为，只要把账目搞情况，能够核算出企业生产、运营的成本，保证盈利，做到该交的税及时上交，不拖欠工人工资，一个企业就是运转正常，其他一切都是可有可无的。这种态度必然导致企业档案管理工作无从谈起。

3.关于加强做好中小企业档案管理的建议

3.1 提高对档案管理工作重要性的认识。在很大程度上，企业档案管理工作的好与差，说明一个企业管理水平的高低。档案管理是企业管理体系中的重要环节。要想使企业走向正规的发展道路，不断地发展壮大，必须完善企业自身的管理体系，不仅要保证企业盈利，还要做好长远的规划，确定可行的计划和目标，做好以比较规范的企业文档管理为基础的档案管理工作，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，进而促进企业的平稳发展。

3.2 加强企业家培训，提高其管理能力和综合素质。中小企业家大都是通过自己实干积累起资金，吃苦耐劳精神和实际都很强，对企业的管理凭借在实际工作积累，至于是否科学合理并不了解，企业管理知识十分贫乏。他们往往自己也感到整天奔波劳碌，疲于奔命，也渴望能够通过建立良好的管理体系，指导企业的运营，更希望自己的企业不断地发展壮大，却又找不到很好的办法。有些年轻的企业家，对新事物的接受能力较强，喜欢参加一些企业家培训讲座，不过大多数的中小企业家，由于工作问题，很少参与这类活动。在此情况下，政府有关部门为了促进本地区中小企业的健康发展，应发挥自己的服务、指导职能，经常性聘请管理学专家，为企业家讲课，提高企业家的管理能力和综合素质；行业协会也应当履行自己的职责，不仅本地区本行业的企业信息交流、指导，还应当做好企业家培训工作，最终实现企业家的成长与产业的发展相同步，达到本地区经济社会又好又稳又快发展。

参考文献

篇3：中小型企业档案管理制度

1. 转变观念, 提高对企业档案工作的正确认识。

就目前中小型企业档案工作整体情况看, 鉴于企业规模、存续时间等因素的影响, 相当一部分企业的领导尚未形成对档案工作的正确认识, 只注重生产经营等现实利益, 对档案管理等基础性工作不重视, 亟待改进。例如, 因办公环境紧张, 不单独设立档案库房;不注重文件归档, 致使企业发展的历史沿革记载不全、经营管理记录不实, 严重影响企业的可持续发展。因此, 企业档案部门要加大宣传力度, 千方百计使企业领导认识到档案工作的重要性, 并注重以实际效果说话, 坚持以尊重历史、为企业负责的工作态度, 通过扎实细致的管理工作、高效便捷的利用工作, 使企业档案更好地为企业生产经营发展服务, 用实实在在的利用实例赢得领导的重视和支持。只有当档案的价值被充分发挥出来, 档案管理工作真正融入到企业管理的中心工作和各项业务环节, 才能更好地提高领导对档案工作的重视, 给予更多的人力、物力和财力支持, 逐步改善档案工作的软硬件环境。

2. 夯实基础, 逐步加强企业档案工作的规范性。

虽然近年来国家相继下发了许多具有宏观指导性的档案管理新规定、新政策, 推出了企业档案工作执行标准和操作指南, 但部分中小型企业仍存在诸多档案管理不规范现象。因此, 在推进中小型企业档案工作时, 应从夯实基础入手, 逐步规范其档案工作。单以文件收集归档环节为例, 中小型企业应根据《归档文件整理规则》、《科技档案案卷构成的一般要求》等规范性文件, 结合企业生产经营实际, 以方便企业归档文件的保管和利用为前提, 坚持“简化整理, 深化检索”的原则, 研究制定档案分类规则、立卷归档办法, 明晰档案归档范围和保管期限, 进一步明确企业档案的实体分类原则、分类方法、类目设置, 规范归档文件材料立卷归档工作, 提高案卷质量和科学管理档案的水平, 提高档案的查全率和查准率。同时, 要确保分类规则和归档办法的相对稳定性, 保证档案整理工作的连续性。

3. 改进手段, 提高企业档案工作的服务水平。

目前, 中小企业档案提供利用的效能普遍偏低, 一方面因为没有对档案进行科学系统的管理, 普遍存在由各部门工作人员自行存档现象, 失去了提供利用档案的基础条件;另一方面档案管理手段落后, 仍以手工操作为主, 即便应用了管理软件, 也多存在实际应用性不强的问题, 仅限于将档案目录输入与检索的管理, 没有充分发挥计算机管理的优势, 并没有从根本上解决手工操作运转慢、效率低的问题。因此, 企业档案部门必须将提高档案工作的服务效能提上日程, 深入挖掘档案利用价值, 提高档案利用效率, 主动做好针对业务部门的档案服务工作, 并积极承担课题研究, 提高档案编研能力, 总结企业经营管理经验性、规律性特征供领导查阅, 提供经营决策参考。同时, 随着信息时代的到来, 手工式的档案提供利用方式将逐步被现代化的档案服务方式所代替, 企业档案部门应发挥信息技术在利用服务中的作用, 通过档案信息共享, 为企业生产经营服务。鉴于市场上销售的档案管理软件存在实用性差、信息难以兼容的缺陷, 可结合企业OA网络建设和档案管理工作的实际, 自行研发档案管理软件, 实现企业文件流转与档案管理的一体化。

4. 加强培训, 建立一支业务过硬的档案工作队伍。

篇4：浅谈中小企业档案管理的完善

【关键词】企业；管理人员；重视；完善

对于一个发展中的企业来说，它的发展情况，我们只要观察档案管理工作做得好坏与否就可以直接看出。好的企业，档案情况一定是记录得比较清晰和有条理。这样，企业各个部门之间的工作才能有条不紊地进行。

1.中小企业需要优秀的档案管理人员

档案管理人员既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量、繁琐的档案收集整理、保管、整理、鉴定、统计、提供、利用六项工作[1]。企业档案管理建设需要优秀的档案管理人员，才能防止和克服混乱现象有效地发挥档案的应有作用。优秀的档案管理人员是要具有良好的心理素质和专业素养[2]。档案管理人员在工作中不能单纯地、一味地追求经济效益，要以事业为重，无私奉献，热爱档案工作。要树立“俯首甘为孺子牛”地思想，淡薄名利、乐为人梯、甘为无名英雄的品格，应该成为档案管理人员的一种美德。有了这种奉献地理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地，兢兢业业地做好档案工作。

档案工作绝不是普通人所认知地简单的存、放、取工作，它是一项涵盖数种专业，因此档案工作人员必须具备专业素质。档案管理人员的专业素质包括：履行专业职责地能力、智力、成绩、学历和资历等。这几个方面综合在一起决定着一个专业人员的素质。档案管理人员的专业素质，决定着当前以及未来档案管理事业的总体发展水平。高素质、高学历、高能力、高层次的综合能力人才，才能为企业提高档案管理工作效率打下基础。

2.中小企业档案管理人员队伍不稳定时期要做好衔接工作

在市场经济下，人员的自由流动在为企业发展提供动力的同时也是市场经济发展过程中不可避免的一个固有现象和趋势。企业应该处理好由于人员的频繁流动而造成经常处于动态变化当中的档案。

一是档案交接要及时，要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是企业负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在原档案人员离岗或调动工作单位时不得离开工作单位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员地岗位职则之中。

二是档案人员调离科室之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好檔案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好四项工作：（1）对所保管地档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；（2）对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；（3）按档案移交要求编制档案移交文剧及表格；（4）撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：1）了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；2）向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；3）必要时要了解或检查移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。即使在今后的工作中发现了问题，也不能忽视，应该及时上报，尽快解决。

三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。档案交接可由分管领导监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接交据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人，接收人各执一份，企业存档一份。交接工作结束之后，移交、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

3.中小企业要充分利用现代化设备，更好的为档案工作服务

传统的档案管理工作不仅在资料收集时需要大量的人力、物力、财力，同时在资料应用时会浪费工作人员大量时间，在查询档案信息时路途远、耗时长、满足不了企业各单位利用者的快速查询、利用档案的需求。另外，随着企业的不断发展，档案的数量不可避免的增加，而无限地扩大档案储存室面积、设备以及增加档案管理人员并不能从根本上解决问题，企业成本也会大幅上涨。现有的传统纸质档案工作的管理体制及其收集、整理、鉴定、保管和提供利用等工作模式，已经很难适应新技术下档案管理工作的新要求[3]。进入20世纪以后，我们可以看到，数字化档案已经越来越多地代替了传统地纸质档案，办公逐步实现了无纸化。而中小企业可以通过配备计算机、扫描仪、复印机、服务器、文字数字化等先进地硬件设备可实现工作人员的及时查询、充分共享，更能够为企业在档案室扩建等方面节省开支。数字化档案优点是：（1）工作效率大幅度提升，资源可共享；（2）档案能够实现可靠与完整；（3）调用档案文件更加实用与方便；（4）快速备份，高效管理。

当然数字化档案有效利用的前提是确保设备安全、网络环境安全、操作安全等方面。例如2008年4月东方航空公司设备故障导致数据丢失，导致了6架飞机未能获得译码数据，由此造成的飞机不能按正常航班进行飞行，给该企业造成了巨大地信誉损害以及经济利益的损失。因此现阶段，档案管理应是实行纸质档案与电子档案并存管理。纸质档案具有直观性和法律效力地原始凭证。中小企业的档案资料详细记载着的企业发展至今的经营理念、管理经验、活动失误等资料，企业通过对完整、有效信息的整理和分析，有利于企业在发展中计划、组织、管理、控制、创新等工作的有效进行，以达到企业的决策及时、管理得当。这也使得企业的资源合理配置，极大提高了企业的经济效益，并为不断提高企业文化软实力奠定了坚实的基础。

4.中小企业档案工作存在的问题与解决对策

由于档案管理不能直接给企业创造经济效益，所以部分企业负责人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，没能把档案管理工作提高到重要位置，认为只要保管好不丢失不损坏就完事大吉了。普遍的薪酬偏低导致档案管理人员缺乏职业自豪感，大大打击了档案管理人员的积极性。某些企业的档案管理工作人员对档案管理工作认识错误，没有给予足够的重视，他们认为从事档案管理工作没有太大的发展空间，无法体现自我价值，因此无法端正工作态度，缺乏责任感，无法做到耐心细致，缺乏乐于奉献的工作精神以及良好的职业道德品质，更不具备扎实专业的档案管理知识，以及广泛的科技知识，因此无法正确的认识档案管理工作在企业的管理工作以及社会的发展进步中所产发挥的巨大作用和重要意义。档案管理工作的好与差直接关系着企业管理工作的基础，也标志着一个企业能否长久发展的关键，因此企业领导一定要提高对档案工作重要性的认识。

故而，档案管理工作是一项光荣而艰巨的任务，档案管理工作系统的构建也是一件复杂的工程。对此，我们应该在不（下转第291页）（上接第226页）断的工作中发现档案管理中存在的问题，发现问题，解决问题，最后使档案管理工作不断完善。企业档案工作要适应档案管理现代化的需要，档案工作要不断的创新、不断发展需要档案管理者要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，使档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，与企业同步发展。 [科]

【参考文献】

[1]陈兆娱.档案管理学，中国人民大学出版社.

[2]刘淑英.办公室档案管理人员的素质培养，民营科技，2008，11.

篇5：中小学校档案管理工作规范

一、档案工作的基本原则

（一）学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

（二）学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估学校全面建设的重要内容之一。

（三）学校必须按照《山东省中小学档案管理暂行办法》管理好本校档案。本校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。

（四）学校应制定立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布臵、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。

（五）学校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并配备适当的专（兼）职档案人员。学校领导要关心档案人员的思想、工作、生活，不断提高档案人员的政治、业务素质。档案人员应相对稳定。

（六）学校要把档案工作列入学校发展计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

（七）学校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变，采用电子计算机等先进技术管理档案，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。

二、档案室的主要任务

（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。

（二）制定本校档案工作规章制度，监督、指导检查执行情况。

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

（四）开展档案的利用工作。

（五）参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

（七）接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

（九）完成学校领导交办的其他任务。

三、档案工作的制度建设

（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。

（二）立卷、单份文件归档制度，包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。

（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。

（四）档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

（五）档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

（七）档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。

（八）岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

四、档案人员的素质要求

（一）能认真执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。

（二）能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。

（三）具有一定专业知识并经上岗培训。

五、档案的收集

（一）收集范围

1、学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社

会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。

（1）学校档案的归档范围共分七大类：党政、教学、科研、基本建设、仪器设备、会计、特殊载体（含声像）等。幼儿园还要增加卫生保健类。

（2）国内外与学校有关的各种具有保存价值和其它资料。（3）校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由学校档案室作资料保存。

2、建国前本学校的各类档案。

3、并入本校的单位的档案资料。

4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。

（二）立卷归档分工。

1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础，校内各部门必须分工明确，协同配合。

2、学校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按部门职能分工负责立卷归档。

4、整理立卷归档涉及多个部门的文件，应由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。

（三）归档文件和案卷的质量要求。

1、归档文件及案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。

（1）党政类档案，按“卷”整理的，依问题、时间或重要程度组卷。

按“件”整理归档的，可采用—类别（二级类目）—保管期限的方法分类，文件数量少的单位可采用—保管期限的方法分类。

（2）教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案，按阶段、项目、型号等分别组卷（具体参阅各工作规范）。

（3）特殊载体类，按类别（指实物、照片、录音、录像）、内容、项目组合。

2、确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（2）凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列入长期保管；

（3）凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

3、对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管或作资料保管。

4、卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后（图样按目录或图号排列）、正文在前，文稿在后。

5、编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角（背面有文、图的在左上角）编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。

对文件材料原有题名不能随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[

]。没有责任者、日期的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。

7、案卷题名：案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者、内容、名称（文种）等。字数不超过50个字。

8、案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。

（四）归档时间和手续。

1、党政部门和按归档的部门应在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交综合档案室。

2、教学部门和按教学归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交综合档案室。

3、科研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。

4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建

全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。

5、设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。

6、会计档案按由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管三年期满后的次年6月底前移交综合档案室。

7、特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介或实物，在2个月内移交综合档案室归档。

8、随时接收上级规定应接收的档案。

9、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。

六、档案的整理

（一）划分全宗

1、档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2、建国后学校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随学校名称变动而改变。

（二）档案的分类、编号。

1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。

2、分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。

（三）档案检索工具的编制。

1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分编制，做到不出现重复的档号。

2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。

七、档案的计算机管理

（一）档案管理应纳入学校自动化信息管理网络，可使用广东省档案局推荐的与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

（二）计算机档案管理系统应用软件的配臵环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。最好尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息

系统联网要求。

八、档案的保管

（一）库房要求。

1、新设臵的库房应基本符合国家档案部门的有关规定。原有不合格库房，应按规范逐步改造。新建校办公楼或数字楼应考虑档案库房的设臵。

2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3、库房标准温度为14—24°C，标准相对湿度为45—60%。

（二）库房应根据工作需要逐步配臵计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。

（三）档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。

（四）库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。

（五）综合档案室应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

九、档案的鉴定和统计

（一）档案的鉴定。

1、综合档案室应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已到期的档案进行鉴定。

2、在分管校长领导下，由档案室和相关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。

3、销毁档案必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

（二）档案的统计。

1、建立健全统计台帐并指定专人负责，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。

2、按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

3、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报学校领导审阅。

十、档案的开发利用

（一）档案人员要熟悉库藏，主动为校领导和各部门提供利用服务。

1、要充分发挥各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

2、综合档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便。

（二）珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手续。

1、凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。

2、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。

3、学校档案一般不外借，特殊情况，经校领导批准后方能借出。对借出的档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

十一、档案的编研和学术研究

（一）学校档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。

1、编研的重要参考资料包括：学校沿革、历任校领导（含副职）简介、学校各种基础数据汇编、年鉴、学校大事记（可与党办、校办合编）、重要档案史料汇编、重要专题文件汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）、重要会议简介等。

2、档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。印发前应报有关部分或分管校领导审查。

篇6：中小学常规管理档案资料目录

第一类：文件资料

101、上级文件（意见、通知、法规等)。第二类：安全资料

201、计划、总结、上报材料。

202、各项制度、责任书、安全承诺书、预案。203、会议记录、检查记录、处理记录、值班表。204、学生安全教育档案资料、各种安全演练资料。205、安全投入资金台帐、学校安全隐患排查整改台帐、危险化学品使用登记台帐。

第三类：常规管理 301、学校章程

302、学校简介及平面图；安全责任分工图；消防器材分布图；紧急疏散图。

303、学校领导机构及分工。

304、校历表、作息时间表、总课程表、教师任课表。

305、规章制度（请销假与考勤、教师量化管理制度、班级量化管理制度、奖惩、办公、教学、教研、财务管理、卫生、例会、教代会与民主管理、学习、岗位职责等）。

306、学校远、中、近期目标（建设规划、管理等方面的目标。近期1年，中期3年，远期5年）。307、学校工作计划和总结。

308、校务会议记录。（领导班子会、班主任会、教师会等）

309、教（职）代会记录、决议案。

310、领导听课笔记。

311、教师业务档案。

312、业务学习记录。（学习记录表、学习内容、部分教师学习记录本）

313、校务公开记录。

314、教职工考勤记录。

315、学校招生工作记录（领导小组、计划、方案、记录、统计表等）

316、班级纪律卫生检查评比情况记录。

317、特色学校建设工作记录（领导机构、方案、校本教材、活动记录、总结等）

318、薄弱班级转化情况记录。

319、学校荣誉登记及证件复印件。320、校报、校刊。

321、学校大事记 第四类：教学工作 401、教学计划与总结。402、学科教学计划与总结。

403、学科成绩表、统计表、试卷分析。（此处学生的学科成绩只做分析用，不对学生公布和排名）

404、各班学生期中、期末考试成绩册（升级、毕业考试、学科竞赛成绩表、统计表）。注：每学期小学只有期末成绩，初中有期中、期末两次成绩；除小六毕业考试、中考成绩外，其他成绩以等级制体现。

405、教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动检查情况记录）。406、班级分类推进记录 407、班级转化学困生记录。

408、减负工作档案（学校减负落实方案，作业布置、作业公示等相关制度、减负自查表，相关工作记录等）

第五类：教研工作（以教研室布置为准）501、常规教研资料。502、教学改革实验资料。503、教学评估资料。

504、教育科研课题研究资料。505、校本课程开发与研究资料。第六类：教师管理

601、清苑区教职工情况统计表、教职工情况登记表。602、专任教师情况登记表及教师任课工作量登记表。603、专任教师学历提高情况统计表及学历证书复印件（教师学历合格率小学100%、初中不低于98%；小学专科达85%，初中本科达70%）。

604、师德档案（分学校档案及教师个人档案）。605、教师专业发展学校建设相关资料

606、教师专业发展档案（含个人成长规划、培训学习相关资料、教学反思、研究课题、学术论文、教师资格证、职称资格证、培训合格证复印件等）

607、政治理论学习记录（含教师历次心得体会）。608、校本研训计划、总结、研训记录。

609、中小学教师继续教育计划、总结，教师参加各级各类培训情况登记表。

610、语言文字相关资料及教师普通话等级证书（复印件）。611、教师奖惩记录（荣誉证书复印件）。612、教师绩效考核相关资料 第七类：学生管理 701、0－12周岁人口登记表（小学）、13－15周岁人口登记表（初中）。

702、普及程度统计表（入学率、巩固率、毕业率、完成率）。703、班级学生花名册及统计表（分学年）。704、学籍档案。705、毕业生花名册。

706、学生变动情况登记表、统计表及学籍变更材料。707、残疾儿童受教育情况登记（片内分年残疾花名册、分年级入学情况登记表、入学率）。注：残疾儿童类别为弱智、听力残疾（聋哑）、视力残疾。

708、学生考勤及奖惩记录。

709、小（中）学生素质综合评价档案。（学校的学生素质综合评价方案、过程性资料、评价结果记录等；另要有部分已毕业学生成长记录袋，现阶段上学学生成长记录袋由班主任保存。成长记录袋中装有学生素质综合评价手册、体现成长过程的材料，如学生的各种作品、获奖证书、个人总结、活动照片、成绩等）

710、控辍保学工作记录（组织机构、方案、会议记录、责任书、相关活动资料等）

第八类：体育、卫生、音乐、美术、科学、劳动及第二课堂

801、体育、卫生、音乐、美术、科学、劳动及第二课堂领导小组及计划、总结。

802、学生体质健康标准登记表、统计表。

803、体育运动队训练情况。804、体检登记表、统计表。805、疾病预防宣传教育活动记录。

806、晨检、通风、消毒、因病缺课学生追踪记录。807、各种课外活动小组活动领导小组、计划、记录、总结。808、劳技课和劳动基地活动记录。809、特长生培养及获奖工作。810、小发明、小创造获奖记录。

811、学校体育节、艺术节、科技节、及体育、艺术、科技活动记录。

812、学校体育艺术2+1项目落实情况 813、学生健康档案。

第九类、德育处、法制办档案资料目录 901、德育处（少先队）规章制度。902、学校德育工作计划、总结。903、德育工作组织机构及活动记录。904、团（队）计划、总结及活动记录。905、班主任工作计划和总结。

906、班主任研讨、培训和素质大赛活动记录。907、国旗下讲话。

908、德育基地资料。（简介、活动记录）

909、主题班会评比记录（评比标准、评比结果、获奖主题班会教案）。

910、先进班集体创建工作及班级量化管理统计表。911、个别教育记录（个案教育）。912、好人好事记录。913、违纪处理决定。914、警校共建活动记录。

915、留守儿童教育档案（花名册、教育活动记录等）916、法制教育活动记录。917、师生申诉处理记录。918、学生伤害事故处理记录。919、关工委工作计划记录总结。

920、家长学校资料（组织、制度、计划、教案、活动记录、结业成绩、总结等）。

921、心理健康教育情况记录（计划、情况调查、分析、团体训练、个别咨询等）。922、德育课题研究资料（课题、研究过程、成果）。923、德育论文、获奖记录（证书或复印件）。924、普法工作(计划、总结、试卷、成绩单等)925、社团工作（领导小组、计划、记录、总结）926、学校养成教育工作记录

927、社会主义核心价值观教育、中华优秀传统文化教育、国防教育工作记录

第十类、图书馆（室）档案资料目录

1001、学校有关图书馆的工作发展计划、专题会议记录。1002、图书馆相关文件、工作计划、总结及业务活动记录。1003、图书馆管理人员有关阅读指导和图书馆知识的教学、教研活动资料。

1004、图书馆集体或工作人员个人获奖及论文发表情况，宣传媒体或大会介绍图书馆的文章、录音、录像和交流材料。

1005、新书介绍题录索引及其他为教育、教学服务的二次文献资料。

1006、师生的办证记录、阅读记录、分时间段和读者群流通统计、教师个人借阅明细表、读书活动推荐图书的统计表，实行计算机管理应打印的有关统计表。

1007、常规管理的帐册（总括登记、个别登记）。实行计算机管理的应能随时打印出财产登记和馆藏业务记录有关的数据。

1008、近两年图书馆经费使用情况的会计资料（能证明两年来图书馆购买图书和设备的入库单、发票、收据等各种票据的原件或复印件）

1009、有关读书活动、报告会、讲座及学生获奖的材料。1010、学校对图书馆工作及其人员检查考核记录。第十一类、实验室档案资料目录（1001－1019）（按物理、化学、生物、小学科学分类）1101、实验室工作大事记 1102、实验室资料档案目录 1103、教学仪器设备说明索引 1104、实验室业务人员统计表 1105、实验教学进度表

1106、实验通知单、原始记录情况记录表 1107、实验事故报告单

1108、中学理科实验课开出率统计表（初中）1109、教学仪器、设备购置计划申请表 1110、教学仪器验收单 1111、教学仪器借用登记表

1112、教学仪器设备损失报废、登记表 1113、教学仪器设备维修保养记录

1114、易燃、易爆、有毒药品使用登记表（初中）1115、实验操作考核

1116、自制教具及第二课堂活动 1117、荣誉登记 1118、学生实验报告

1119、教学仪器总帐分类帐、明细帐，自制教具专用帐 1120、化学试剂消耗登记表 1121、实验教学 1122、上级文件

第十二类、现代教育技术档案资料目录 1201、现代教育技术机构、工作计划、总结。1202、现代教育技术师资培训。

1203、功能教室（计算机、语音室、多媒体教室）原始记录。1204、现代教育技术软、硬件借用登记。

1205、现代教育技术软件资料目录（电教教材收费许可证、年检）。

1206、现代教育技术硬件明细帐（申请、购置、验收、维修、保养、报废）。

1207、现代教育技术兴趣小组活动记录。

1208、现代教育技术科学15规划课题及研究成果。1209、论文、论著、优质课整合教案及成果。1210、信息技术考试管理 第十三类、财务管理

1301、财务管理制度及财务人员职责。1302、财务工作计划、财务总结。1303、收费许可证。

1304、财务收支公示表，收费、收款公示表。1305、财务报表、账簿、凭证等资料。1306、债务统计表（普九债务、非普九债务）。

1307、预算管理资料（预算编制小组名单及编制研讨记录，预算建议计划、预算批复）。

1308、固定资产管理资料（固定资产台账、登记表、学期终了的固定资产清查记录）。

1309、集中采购审批卡及验收纪录。

1310、理财小组名单、参与学校研讨的经济事项的相关记录及维修工程的验收记录。

1311、学期终了，学校教代会上关于学校财务收支的汇报。1312、贫困生救助的文件及相关资料（农村义务教育阶段家庭经济困难寄宿生生活补助花名册及相关资料、中等职业学校中职助学金及贫困生免学费花名册及相关资料、普通高中贫困生助学金花名册及相关资料、助困“一卡通”减免花名册及相关资料。）

1313、基本建设资料（校舍档案、学校规划平面图、地契证明、施工文件等）。第十四类、党风廉政、行风建设工作档案资料目录 1401、行风建设工作组织机构（领导小组、监督员名单）1402、行风建设工作相关制度 1403、行风建设工作计划、总结 1404、行风建设工作相关责任书 1405、行风建设工作专题会议记录 1406、学校廉政承诺、践诺情况

1407、廉政文化进校园活动情况（计划、总结以及在校长、教师、学生三个层面组织开展的各种活动记录或照片等）

1408、监督员座谈会记录及整改措施

1409、学校自查情况记录（自查《廉政准则》执行情况和收费、招生政策的落实情况等）

1410、民主管理工作相关制度（校务公开制度、民主评议制度、教代会制度、民主生活会制度、重大事项集体决策制度、民意汇集制度、财务清查制度等）

1411、民主管理工作校务公开记录（组织机构、监督机构、计划、总结、公开内容、会议记录、座谈会记录等）

1412、民主管理工作教代会记录（教代会召开情况统计表、主席团和教职工代表名单、学校工作报告、财务工作报告、提案征集表及落实情况、审议通过的制度方案等、民主评议班子情况）

1413、民主生活会记录（发言材料、存在问题、整改措施）1414、民主评议学校记录（测评表及存在问题和整改措施等）1415、工会组织机构（领导小组、女教职工委员会和会员名单）

1416、工会工作计划、总结

1417、帮扶活动记录（特困教职工基本状况、救助工作台帐等）

1418、工会文体活动记录 1419、工会教学竞赛等其他活动记录 1420、上报的工会工作信息 第十五类、劳动实践场所建设 组织管理 1501、组织机构 1502、发展规划

1503、管理制度及安全措施 教育教学管理