中小学校档案管理人员素质新探

2022-09-11

中小学校是学生成长的摇篮, 其教育质量如何, 对于每个学生都起着至关重要的作用。中小学档案则是学校在教育工作中直接形成的真实的历史记录, 是广大教育工作者辛勤工作的如实反映, 是我国档案事业的重要组成部分。从目前情况来看, 中小学档案工作在发挥其参考凭证作用、为领导科学决策、为教研方法的改革提供强有力等各方面还做得不够。而造成中小学档案管理工作的不到位因素很多, 本人以为, 这与中小学校档案管理工作人员的素质有极大的关系。

素质是指事物在某些方面的本来特点和原有基础。在心理学上指人的先天的解剖生理特点, 主要是感觉器官和神经系统方面的特点。它是人的心理发展的生理条件, 但不能决定人的心理内容和发展水平。某些素质上的缺陷可以通过实践和学习获得不同程度的补偿。我们通常所讲的素质, 泛指人们在实践中增长的修养。

档案管理人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。档案工作的质量高低, 直接取决于档案人员的素质高低。《档案法》第九条明确规定:“档案管理人员应当忠于职守, 遵守纪律, 具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。随着社会的进步, 经济的发展, 档案业务也在不断地更新和拓展, 特别是信息时代的到来, 给档案工作提出了更高的要求, 这就对档案管理人员在素质上提出了新的要求、新的标准。

中小学档案室的职能是辅助校领导、中层干部对学校重大决策及各项工作的展开提供为主。中小学档案管理人员处在这样一个社会主义市场经济飞速发展, 人们物质生活水平不断提高, 精神生活丰富多彩的大环境、大气候, 最重要的就是提高档案管理人员自身的综合素质, 找准自己的立足点, 搞好中小学校档案管理, 充分发挥其职能。

中小学档案管理人员应具备的素质, 主要包括:一是道德素质, 档案员除了要树立正确的世界观、人生观、价值观外, 还要有良好的职业道德和敬业爱岗的精神。二是专业素质。档案工作是一项专业性、学科性很强的工作, 要做好档案工作, 必然要求档案员熟练掌握一定的档案工作专业知识, 并且不断完善自己的知识结构, 力争形成多学科、多门类的复合型人才。三是文化素质。它不仅指一个人的文化程度和文化水平, 还指一个人的文化观念、文化思想和人文精神。这直接制约人的价值观和创造精神, 决定一个人为人处事的态度。四是信息素质。信息已成为经济发展和社会进步的重要战略资源, 必然要求相关专业的从业人员具备一定的信息素质。五是健康的身体和心理素质。“身体是革命的本钱”, 没有健康的体魄和心理, 怎么去对待工作和生活呢。

1 不断创新, 开拓进取的理念是中小学档案管理员素质发展的原动力

在知识经济时代, 传统的档案馆工作形式、工作方法受到严峻的挑战, 迫切需要工作理念的更新, 以适应时代的要求, 因此, 中小学档案馆员应该具有创新意识和创新能力, 更要树立终身学习的理念, 不断更新思想观念, 掌握新的信息和科学技术。只有不断更新自己的知识、能力和素质结构, 才能适应不断变化的社会和时代, 适应不断变化的档案事业的发展。

2 锲而不舍、脚踏实地的工作作风是中小学档案管理员的本色

档案工作是一项既复杂又细致的工作, 从档案的收集到科学管理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等, 都需要档案管理人员付出艰苦的劳动。要发扬不辞辛苦、精益求精、刻苦钻研, 一丝不苟的精神。任何粗心大意, 不负责任的做法都将给档案工作带来无穷的后患。只有养成扎扎实实的工作作风。

长期以来, 档案待业处于弱势地位, 档案工作没有得到应有的重视。中小学档案管理工作更是没有真正得到学校领导的重视, 以本人所在的广东省佛山市禅城区为例, 现在全区的中小学档案管理人员中, 兼职的档案员占了9 0%以上, 而所谓的专职档案员, 或多或少都兼管着其他的工作。在本人认识的几个专职档案员中, 一个要负责教学管理方面的工作, 一个担任着教育一线的教学工作, 一个负责文印工作, 而本人则要负责文件的收发、上传下达、学校的各项统计等办公室、人事部门的日常工作。人的精力是有限的, 旁骛太多的情况下, 精神不能集中, 如何能做好学校的档案管理工作呢?有好些同行都在说, 现在真的是做得太累了, 就算是一心想搞好档案工作的也力不从心了。最好的解决方法当然是能引起学校领导的重视, 改善中小学档案员的工作条件, 使得档案员能全身心地投入到档案工作中, 积极主动地开展档案工作。而在这种暂时还无法改善的情况下, 中小学档案人员更应该坚守自己档案员的工作岗位, 坚定自己对档案事业的信念, 坚持不懈地做好档案工作。

3 科研能力的提高是档案管理员素质与时俱进的重要途径

中小学校档案工作对于专门的档案人员的需求十分迫切, 现有的档案人员队伍多是半路出家, 业务能力和各方面的素质有待提高, 难以满足中小学档案管理工作有效开展的需要。因此, 必须深刻认识人才因素对于档案管理工作的关键影响, 要在实际工作中, 切实加强人才队伍建设, 有计划地培养中小学档案管理人员的专业水平、研究能力和文字功底, 提高整体业务水平。档案工作是一项专业性很强的工作, 每个程序都有一整套的理论和方法, 档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法, 才能保证工作质量, 提高工作效率。档案工作的这一特点, 决定了档案管理人员必须在知识“广”和“博”上下功夫, 必须是“多面手”。因此, 中小学档案员要努力全面提高自身素养, 具备较高的业务素质是做好档案工作的关键。没有丰富的档案专业知识和较强的业务处理能力, 要做好档案工作就无从谈起。

3.1 掌握丰富的档案专业知识, 减少工作中的随意性和盲目性

笔者已经说过, 档案工作是一项专业性很强的工作, 中小学档案管理人员必须具备扎实的档案专业知识。要掌握档案学的基本原理, 还要掌握档案管理过程中的各种实际操作方法, 如归档文件整理方法、档案著录方法、编制目录方法、排卷方法和电子文件归档方法等等。要运用科学的管理原则和方法, 对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用、编研等业务环节全过程进行管理。通过这种管理, 建立合理的馆 (室) 藏结构, 大力开发档案信息资源, 为各项工作服务。管理工作是由档案管理人员来完成的, 中小学档案管理人员业务素质的高低, 决定中小学校档案管理水平的高低。档案管理人员还要在知识积累和工作经验积累的基础上, 逐步思考探索, 使自己具有起码的档案科研能力, 要能够写出具有一定水平的调研报告或论文。尤其是档案编研工作, 属于高级脑力劳动, 带有史料研究的性质, 需要敏锐的目光和对社会需求的深入了解。相对于其他环节来说, 档案编研的难度更大, 要求更高, 对于人才的需求尤为迫切。很多中小学档案管理员连基础的档案编研都难以胜任, 难以满足档案编研工作有效开展的需要。因此, 开展档案编研, 带动档案人才队伍建设, 不断提高档案管理人员的综合素质, 推进档案工作现代化, 有效地实现档案的价值。另外, 还逐步提高计算机应用能力及外语水平。因此, 除了从传统的机要、保密角度考虑对档案管理人员的政治素质要求, 更不能轻视档案管理人员的业务素质的倾向。要使档案工作适应新形势的需要, 仅凭档案管理人员良好的愿望和缜密细致的工作作风是远远不够的, 它需要一批既要有较高的政治素质, 还要具有专业知识和技能的档案人才, 用科学的态度、方法和手段从事档案工作。专业知识技能的高低和熟练程度, 直接关系到职业服务的质量。中小学档案人员应力求全面掌握档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学和档案文献编纂学。在认真学习有关档案理论基础知识的同时, 用丰富的档案专业知识去指导和推动工作, 解决实际工作中出现的疑难问题, 并在实践中总结经验, 逐渐将工作经验上升为规律性认识, 从而减少工作中的随意性和盲目性。

3.2 掌握相关的学科知识, 提高业务处理综合能力

常言说, “万丈高楼平地起”。没有牢固的基础, 就象沙漠上建大厦一样。文化基础知识是中小学档案管理人员从事档案工作所必须具备的基本素质。档案工作涉及的知识范围比较广, 中小学档案管理人员要博采众长, 力获新知。知识面狭窄, 则必将坐井观天, 目光短浅, 最终将成为时代的落伍者, 无法适应新时期档案工作的要求。档案人员除了学习掌握档案学基本知识外, 也要学习其它社会科学和自然科学知识;还要学习中外发展史和外国档案管理科学知识, 了解国外档案工作及其发展情况, 以开阔视野, 增长见识, 取人之长, 补己之短, 从而做到厚积薄发, 举一反三;还要了解一些文秘、文学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识, 具有一定的汉语言文学水平, 并具有较强的阅读、写作能力和一定的书法及装裱技能。中小学档案员从事科技档案管理还须掌握一些识图、制图、工程、建筑学的知识, 从而保证档案管理水平的提高。中小学档案工作需要建立一支高素质的档案工作队伍, 档案管理人员必须是一专多能的复合型人才, 这是做好档案工作的基础。

计算机和网络的产生使我们进入网络时代, 信息化成为当今世界经济和社会发展的趋势, 档案信息化建设已成为自身发展建设的必然。中小学档案员要切实做好档案信息化管理的工作, 运用现代化信息技术, 加强电子文件和电子档案的管理, 做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用, 保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效。总之, 新时期的档案管理人员要不断加强自身修养, 努力提高自己的政治素质、身心素质和业务素质;不断拓宽视野, 更新和完善自己的知识结构, 努力提高各项业务操作能力, 与时俱进, 锐意进取, 力争在平凡的工作岗位上创造出不平凡的业绩。

摘要：新时期对中小学校档案管理人员在道德素质、专业素质、文化素质、信息素质、身体和心理素质等方面提出了新的要求。本文着重就中小学档案馆员的专业素质进行了一些探讨。

关键词：中小学校,档案管理,管理人员素质