浅谈信息化在科技档案管理中存在问题和解决方法

2022-09-10

科技档案管理是通过对科学技术档案进行管理和开发利用的一项具有专业化的工作, 它包含了对原始科技档案实体的收集、整理、统计等。科技档案的信息化管理技术是按照档案管理的要求, 将整理好的档案信息内容按照信息技术的要求保存在硬盘或者服务器中, 从而通过网络的形式实现科技档案信息的利用和调取等, 它改变了传统科技档案管理的方式, 也提高了科技档案的利用效率, 有利于发挥科技档案的价值。计算机以及信息技术的广泛应用, 改变了传统科技档案管理的方式, 实现了由手工管理到网络化管理方式的转变。信息化技术的应用能够使科技人员通过信息搜索够快速得到自己所需要的科技信息, 它提高了档案的利用效率, 对于提高档案的服务功能具有重要的意义, 同时也促进了科学技术的发展。

一、科技档案管理信息化的必要性

(一) 社会性不断增强。

随着我国市场经济的不断发展和完善, 社会中各种经济组织形式也层出不穷, 企业的经营模式也出现了新的变化, 这使科技成果的社会化倾向逐渐增强。科技成果在转化效率上也越来越高, 而且不断地被利用和改进。科技档案管理和科技成果的应用具有密切关系, 因此科技档案管理也应当具有社会化的性质。对于科技档案管理也应当跟随时代的发展需要, 不能将科技档案管理简单的认为是对科技资料的管理, 应当从传统的封闭式管理走向开放式的管理, 增强其社会性, 加强和社会之间的联系, 因此有必要信息化。

(二) 科技档案内容更加丰富和复杂。

近年来科学技术取得了飞速的进步, 特别是信息化技术的发展, 传统工业和信息技术的有效结合, 碰撞出了一系列的火花, 例如生产自动化不断增强, 自动化监测等逐渐地进入到企业生产中, 有效地促进了企业的进步。对于科技档案管理来说, 其管理对象和服务对象都具有社会性的特点, 这决定了科技档案内容的复杂性和来源的广泛性。对于企业传统的科技档案管理来说, 其科技情报资料的收集和处理往往比较单一, 但是在信息化的背景下, 科技信息的传递速度更加迅速, 而且其利用也更加多元。社会化的科技档案管理其内容来源要比传统的科技档案管理更加广泛, 其科技情报可能来自于各种生产行业以及科研部门等, 甚至来自于国外的科研机构, 因此其内容也更加丰富和复杂, 应用更加广泛, 因此有必要信息化。

(三) 科技档案的需求逐渐多样化。

随着科学技术地快速发展, 各种企业以及国家事业机关等对于科技档案都存在比较大的需求。科技档案的用途和使用者也更加多元化, 对于科技档案内容以及传递方式等需求也出现了多样性的变化。在这种情况下, 科技档案的使用范围往往也不再局限于企业之间, 科技研究者以及管理人员等都存在着同样的需求。特别是和企业生产相关的科技档案, 常常会被不同机构的工作人员查阅和利用, 对科技档案的需求也比较大, 进一步突出了科技档案的需求多元性, 因此有必要信息化。

二、科技档案管理信息化应用中存在的问题

科技档案是企业以及世界科学技术发展的见证和历史, 它包含了科研人员所受到的启迪以及经验教训等, 是科学技术进步的必由之路。科技档案具有历史性的价值, 也许暂时不能用到, 但是在某个时间段会发挥其重要的价值。而信息化作为现代科技档案管理的方向, 虽然具有重要的价值, 但是在应用中仍存在不少的问题, 主要有以下几方面:

(一) 缺少专业的信息化科技档案管理人才。

随着信息技术的广泛应用, 有效地提高了科技档案管理的效率。但是企业档案管理部门缺少专业的高技术人才, 特别是具有档案管理和信息处理能力的复合型人才。而人才的匮乏不仅阻碍了科技档案的应用效率, 还导致信息化技术不能够充分地发挥其作用和价值。很多档案管理人员对于信息化应用观念落后, 仍然沿着传统的方法来进行科技档案管理, 没有认识到信息化所带来的便利;部分企业的科技档案管理部门对于信息技术认识不足, 仍然抱着传统的科技档案管理观念, 影响了科技档案管理的质量。人才的缺乏使得企业即使引进了现代化的信息设备, 也难以充分地发挥其作用, 也难以实现科技档案的信息化和数字化, 这成为了制约信息化技术在科技档案管理应用中的首要因素。

(二) 信息化设备不足。

目前部分企业对于科技档案管理的信息化工作还不够重视, 导致企业的科技档案管理设施比较差。又由于对科技档案管理的信息化工作不够重视, 使得企业对于科技档案管理信息化经费投入过少, 导致档案信息化系统难以建立和应用。在这种情况下档案信息系统和网络之间难以有效的链接, 使档案信息管理系统的服务性和开放性比较差, 难以满足企业内部资源共享的要求。同时不同企业之间应用的档案管理软件不同, 其规格缺少统一性, 导致软件难以相互兼容, 缺乏通用性。目前还没有一个能够完全统一档案信息管理的软件和文件检索文件, 而这种不统一、不协调性也阻碍了档案信息化技术的应用, 制约了科技档案管理信息化的发展。

(三) 企业对于科技档案信息化不够重视。

在科技档案管理的信息化建设和应用的过程中, 部分企业不够重视, 既没有充分地认识到科技档案信息化应用的价值和意义。对于科技档案信息化建设认识不够, 没有将科技档案信息化作为企业管理中的重点内容。不少企业对于科技档案信息化应用还处于盲目阶段, 既没有做好科技档案信息化的准备, 缺少完善的决策, 也没有制定针对性的管理规划方案等。部分企业对于科技档案管理的思想和观念落后, 不能充分利用现有的信息化技术来推进科技档案管理工作。

三、提高信息化条件下科技档案管理效率的措施

计算机技术和信息技术的发展和应用, 改变了传统科技档案管理的模式。在现代化企业的发展中, 科技档案管理的信息化应用对于企业的发展具有重要的推动作用。因此在信息化的背景下, 如何提高企业科技信息化档案信息管理工作, 充分利用好科技档案的服务功能已经成为了现代企业亟需解决的难题。

(一) 加强科技档案管理的人力资源建设工作。

企业管理人员要高度重视科技档案信息化应用工作, 做好企业档案信息化规划, 并且将科技档案信息化建设纳入到企业管理中。对于企业科技档案信息化建设和应用来说要按照现代档案管理的要求, 主动地转变传统观念, 解放思想, 对于科技档案信息化建设和应用要做好计划和安排。企业应当设立专门的科技档案管理部门, 配备专业的科技档案管理人员。在档案管理队伍建设上, 要着力引进具有档案、信息技术背景的专业人才, 提高他们的业务能力。要加强对企业科技档案管理人员的培训工作, 使档案管理人员能够及时地了解和掌握最新的科技档案管理信息技术, 掌握一般的档案管理知识。不断提高企业档案管理人员的业务素质和知识水平, 实现科技档案管理由传统方式向信息化方向转变。

(二) 引进现代科技档案管理设备。

要实现科技档案的信息化和数字化, 要引进现代科技档案管理设备, 这是科技档案信息化的基础。因此应当加强对档案管理系统的投入, 通过不断完善档案管理系统, 更好地服务企业的发展需要。首先从资金上解决短缺的现象, 因为在系统的日常维护和升级的过程中常常需要和专业的软件公司合作, 所以其维护费用比较高。同时档案管理的信息化技术也对硬件的要求比较高, 这都需要比较多的资金投入。要正确选择符合企业科技档案管理的软件和系统, 系统应当具有兼容性强和便于升级性, 能够和办公自动化系统等连接起来, 符合档案信息化建设的要求。在现代科技档案技术条件下, 做好科技档案案卷、文件的输入、查询和维护工作, 提高文件的利用效率。通过原文输入以及扫描等方式, 实现科技档案的检索和查询, 最终建立公司科技档案信息化管理平台。在网络化的平台下, 可以借助局域网等形式为企业各部门提供科技档案查询服务工作。在企业内部信息网站中建立档案信息子页, 并且将档案查询和档案管理系统链接起来, 企业内部工作人员根据各自的权限进入系统查找自己所需要的文件信息。在信息化条件下, 能够借助局域网和因特网等形式, 实现科技档案的网络化服务, 这种服务方式能够突破地域和空间上的限制, 为社会以及其它用户提供科技档案信息查询服务, 从而实现科技档案信息资源共享。

(三) 加强档案信息的安全保护工作。

在信息化条件下, 虽然给档案管理和服务工作带来了巨大的便利, 提高了科技档案应用的效率, 但是其安全问题仍然不能忽视。在网络化条件下, 黑客侵入、病毒传播等都影响到了科技档案的安全性, 对于科技档案来说, 它是科技工作者工作的基础, 在发生破坏之后其损失往往难以评估和弥补。特别是随着企业之间竞争的激烈, 商业秘密侵害事件时有发生, 对于档案管理人员来说应当保护好企业的财富, 使科技档案管理工作能够更好地服务于企业的发展需要。企业应当建立相应的档案管理制度, 使科技档案应用和管理工作能够有章可循, 同时规范相关工作人员的行为, 防止内部安全事故的发生。同时还应当建立相应的档案管理灾害应急方案, 建立档案应用的严格审核机制, 实行有效的安全维护工作机制。

四、结束语

随着经济的快速发展和社会组织形态的不断变化, 企业对于新领域的科技档案资源也越来越重视。企业对于科技档案服务需求的不断增加, 特别是企业在产品以及项目建立的过程中特别需要档案信息的支撑, 因此科技档案的信息化建设和应用成为了科技档案管理的必经之路。企业应当按照信息化的发展要求, 主动地引进现代档案信息管理系统和设备, 推动企业档案管理工作。通过利用信息化手段, 加强科技信息的有效整合, 从而使科技档案管理更加的科学, 这对于提高企业科技档案管理质量, 提高档案资源的服务效率具有重要的促进作用。

摘要：科技档案管理能够实现对科技文件的鉴别和筛选, 从而使比较零落的文件系统化和规范化, 对于充分发挥科技档案的价值具有重要的意义。随着信息化技术地快速发展, 科技档案管理也出现了新的变化, 它使传统的科技档案管理变得更加有效率, 其应用也更加方便。信息化背景下的科技档案管理出现了新的特点和变化, 但是在企业科技档案管理中还存在不少问题, 因此应当加强信息化技术在科技档案管理中的应用研究, 提高现代企业科技档案管理的质量。

关键词：科技档案管理,信息化,应用