眉山市市政工程档案收集存在的问题及对策

随着眉山市的经济发展, 城市建设不断扩大, 在建设过程中不断完善城市设施, 在此基础上, 加快了市政工程建设, 这些建设活动均通过市政工程档案来记载, 把城市的管理和建设都进行了建档存储, 成为城市建设的依据, 能为市政工程提供有利的技术。因此, 市政工程档案这部分工作非常重要, 它的工作内容就是收集工程信息, 并进行归档存储, 让档案工作随着工程建设不断地更新, 它也是工程建设中非常重要的环节。

一、实施的市政基础建设工程在进行档案收集中出现的问题

(一) 没有明确的接收渠道。

国务院279号令已经对市政工程备案进行了规定, 然而在实际实施过程中和所规定的内容有很大差距。因为市政工程有自身的特点, 虽然规划部门已经参加了竣工验收, 但实际的验收过程没有根据建房类项目实施, 项目完成后移交备案可以不通过出具证明就可以完成, 所以, 不能有效地限制市政工程档案移交, 对移交过程也缺乏必要规定。

(二) 管理工程文件没有进行规范。

档案管理过程中, 由于市政工程的原因没有重视建档工作, 例如为了工期等情况, 没有按计划进行建档, 也不通过具体步骤去实施建档, 在工程验收的过程中, 才对整个建档资料进行整理, 这样就有很多资料缺失, 而且施工技术员也没有重视其中的材料, 造成资料不完整, 给建档带来很多弊端, 也使档案的建档工作失去应有价值。

(三) 文件在前期工作中没有到位。

近年, 在档案管理过程中, 所涉及的市政工程档案所提供的内容大部分是施工资料, 工程施工前, 缺少前期资料准备, 有些工程没有施工准备资料, 主要是由于市政工程没有把材料移交以及项目施工前没有完成手续。从档案管理工作而言, 应该是把原件提交给档案馆。市政单位在完成项目后, 涉及到拆迁、监理、结算等文件, 它的档案资料的价值时效很长, 而且在前期关于建档的制约措施以及建档规定没有明确, 也影响到市政工程前期文件的准备, 最终导致市政工程的前期资料严重不足或缺失。

二、市政工程在档案管理中出现的问题及解决方法

(一) 档案工作中制定必要的规范。

现代化档案管理应该制定标准、规范的制度, 它在整个档案管理环节中起着极其重要的作用, 在硬件配备的基础上, 规范好文书处理以及让档案处理标准化是整个管理过程中的基础。通过多年的工作经验可以看出, 虽然档案工作和文书处理工作的内容不同, 而且彼此独立, 但是档案来自于文书, 文书最后的归宿就是档案, 因此, 彼此在工作过程中又不可分割, 彼此不能离开。所以, 我们的思维意识要进行强化, 对文书要进行规范, 制定相应的标准, 对档案工作进行规范, 形成标准的工作流程, 为后期的工作做好准备, 让文书处理能够规范地进行, 做好档案管理的基础工作。

(二) 做好监管工作。

市政工程档案虽然有详细的法律法规, 但是在贯彻执行过程中, 大多没有去落实。因此要想把监督检查职能发挥出来, 要与建设等相关部门相结合, 让市政工程的建档工作执行到底, 责任到人, 有必要建立追究建档不规范的企业和个人, 明确档案在移交过程中的责任等, 充分利用监管进行督察建档情况, 逐步提升建档的管理能力, 树立良好的建档管理意识, 使市政档案的移交水平和档案管理收集水平不断提高。

(三) 协调沟通各部门, 做好建档工作。

在建档过程中, 要多和有关职能部门进行沟通, 市政工程的有关主管部门由此而重视建档工作, 让档案收集渠道完善, 对档案管理的移交以及备案管理要明确;积极和建设单位沟通, 在现有条件下, 要积极支持档案移交工作, 并对这些工作加以重视, 让建设单位能够主动配合建档工作, 督促各施工单位, 切实重视档案移交工作。

(四) 对市政工程的建档进行指导。

对待工作积极主动, 服务于各类市政工程的档案建设, 对相关业务进行指导。为了更好地服务工程建档, 可以到具体的施工现场进行沟通指导, 对市政工程建档给予积极帮助。同时在建档工作方面提出一些意见和建议, 根据出现的问题提出可以解决的方法, 让服务效果增强。在此过程中, 要通过培训班的形式对城建档案管理者进行培训, 能有效地让市政工程建设者了解国家和市内相关建档规定, 以及建档管理和移交等相关规范, 通过这样的培训减少建档过程中出现的问题, 例如档案收集不全、不能跟进变动的制度和规定等。

市政档案这一系统工程在执行过程中, 档案的移交工作和档案收集工作需要单位相关部门共同努力、积极参与才能完成, 只有各个部门之间支持, 才能有效落实档案的收集和移交, 也能很好地服务于城市规划建设, 发挥工程档案的作用。