大学生档案管理工作存在的问题及对策

2022-09-11

1 引言

随着大学生档案管理越来越重要, 要进行全面的分析, 解决其中不合理的地方, 让大学生档案管理发挥出实际的作用。大学生档案管理涉及工作和生活的各个方面, 很多时候由于个人没有重视档案, 导致在日后的生活和工作中存在阻碍。在公务员岗位、考研、出国留学、国企单位的招聘中, 大学生档案都具有重要的作用, 并且在工作后的调任、社会保障、退休等方面也有需要。由此可见, 要提高对大学生档案管理的认识, 明确大学生档案和生活的各个方面都具有关联, 以此来促进大学生档案管理工作的顺利开展。

2 大学生档案工作的基本概述

2.1 大学生档案工作的意义

大学生档案中包含大学生在校期间的获奖、惩戒等相关资料的记载, 属于学生档案中的重要部分, 其中也包含从小学、初中、高中的学籍, 成绩单、各项证明、大学毕业生登记表以及获得奖学金情况等。但是目前我国高校中关于大学生档案管理的工作还存在一些缺陷, 导致目前的管理工作中存在相应的问题。

在档案中对大学的生活和学习经历都进行了完整、全面的记录, 为大学生就业过程中提供记录, 同时也有利于用人单位通过档案来了解大学生的实际情况, 做出正确的判断和选择。目前我国高校的档案管理中没有涉及学生个人, 一般情况下都是在学生毕业后由学校进行转出, 但是如果学生的档案没有相应的代理单位接收, 就会造成档案丢失的现象, 这些问题都会严重影响大学生在之后的就业、学业等, 以及影响到相应的考核和选拔等工作。大学生档案管理在人事单位和公务员考核中具有非常重要的影响, 要不断地提高大学生档案管理工作水平。由于当前的大学生档案管理工作和实际情况不符合, 要通过有效的措施不断地促进档案管理工作的完善。

2.2 大学生档案管理工作的现状

目前我国关于大学生档案管理工作还存在混乱, 不够全面的现状, 导致管理工作不能顺利开展, 由于重视程度不够, 导致在根本上没有重视管理水平, 并且缺少专业的管理人员和部门, 导致出现档案缺失、丢失、管理不善的问题, 造成管理效率低下, 档案不完善的现象。由此可见, 要想改变目前大学生档案管理的现状, 首先要能够提高对大学生档案管理的重视, 完善各项工作流程, 加强相关工作人员的责任意识等, 保证大学生档案管理工作顺利开展。

3 目前大学生档案管理工作中出现的问题

3.1 大学生档案管理中缺少专业的部门和人员

在我国高校的档案管理现状中, 通常采用的方式是各个学生所在的系别管理档案, 缺少相应的专门的部分进行管理和保存, 对档案管理的安全性问题带来直接的影响。同时在管理中缺少相应的人员负责, 导致档案的安全性受到不良影响, 也不够保密。由于从事档案管理人员的素质相对较低, 缺少关于档案管理的专业知识, 从而使得档案管理工作在根本上就得不到有效的管理, 不能从专业的角度出发进行档案管理。

3.2 大学生档案管理缺少相应的法律法规支撑

目前虽然已经存在许多的关于认识档案的管理法规, 但是没有相关于大学生档案管理的专门规定, 导致在进行管理的过程中, 没有准确的法律依据, 导致管理出现混乱。由于管理制度的建立没有统一的规范, 导致出现多种管理方式, 从根本上造成了管理混乱, 大大地降低了管理工作的效率和水平。

3.3 大学生档案管理的技术水平较下

近年来, 随着科学技术和互联网信息技术的发展, 档案管理方式也发展了改变, 要跟进时代的变化趋势。目前已经有部分高校建立了电子档案管理系统, 但是这样的方式还不够普及, 信息化发展不够完善。当前大部分的大学生档案管理工作仍然处于传统的人工抄写阶段, 保存类型也是以纸质为主。管理技术的低下直接影响到管理水平, 影响大学生档案工作的综合水平。

4 提高大学生档案管理工作的具体措施

4.1 加强关于大学生档案管理的法律法规的建设

通过完善相关完善大学生档案管理的法律法规, 从真正意义上做到各项管理方式符合正确的流程和规范, 建立正确的管理方式和制度。比如, 在开展大学生档案管理工作中, 应该规定要和地区的政府相关部发挥出引导作用, 联合社保局建立适合的发展制度。

4.2 提高大学生档案管理的信息化建设水平, 积极利用互联网技术

大学生档案管理工作具有复杂性的特点, 随着各个高校不断的扩展招生, 档案数量呈逐年上升趋势, 给管理工作带来的极大的困难和阻碍。面对这样的问题, 要不断地提升档案管理的技术水平, 要利用当前的互联网信息优势, 为大学生档案管理提供多种渠道, 满足学生和单位的各项需求, 实现信息化管理水平和方式。要结合当前社会实际的需求现状, 不断地创新档案管理的各项方式, 提高档案管理的工作效率。

4.3 建立专业的管理部门, 提高相关管理人员的专业水平

在高校管理中要建立大学生档案管理的专门部门, 以便能够实现集中管理。在任用人员方面, 要选择具有责任心, 专业能力强的人员。要定期地开展各项专业技能的培训, 保证专业水平和基本素养。同时也要注重加强对基本素养的审核, 保证档案管理工作的开展能够顺利进行, 发挥出实际的功能。

5 结语

综上所述, 大学生档案管理工作在高校中具有重要的作用, 对大学生的学习和工作生活都息息相关。但是随着社会的不断发展, 对档案管理提出了更高的要求, 其中存在的问题已经阻碍了工作的顺利进行。要通过加强法规建设, 利用科学信息化技术水平, 实现档案管理的现代化发展, 满足社会发展的需求。

摘要：近年来, 随着国家对档案管理工作越来越重视, 对高校大学生档案管理提出了更高的要求, 在人事档案管理中大学生档案管理占有重要的地位。大学生档案管理对在校期间内的学习和生活进行详细的记录, 在记录的过程中要保证真实准确性。随着社会的进步和发展, 对大学生档案管理的要求也越来越多, 但存在的问题也逐渐显露出来。本文通过分析目前在大学生档案管理中出现的各种问题进行具体分析, 并探讨相应的解决措施。

关键词：大学生档案管理工作,存在的问题,对策