新时期电力部门档案管理信息化建设方案探究

2023-01-10

一、引言

我国的电力企业在经历了20余年的发展之后, 在电网的控制系统中有许多的设备已经位列世界前茅, 多项技术已经赶超发达国家的水准, 但是在电力部门的档案管理信息化建设方面却与发达国家有着不小的差距。近几年, 档案信息化受到广泛的重视, 其中对于档案信息化的管理重点是对档案信息资源的相关关联应用, 因为这可以为电力企业的转型和实现精确化管理方面提供信息以及支撑。所以在新时期对于电力部门档案管理信息化建设是一个有价值, 值得探索的命题。下面就从以下几个方面对该命题进行探索, 希望可以给读者一些有价值的参考信息。

二、我国电力部门档案信息化建设中存在的问题

(一) 电力企业的档案管理模式的介绍。

现阶段, 我国电力部门主要采用管理的模式为手工档案管理和电子档案管理两种, 主要包括对已有档案的整理、保管以及利用等。档案的管理包括保存档案和整理档案, 当一份档案生成, 首先是保存好该档案的电子档案, 再按照相关的规定对实档进行归档整理。我国电力企业目前主要使用的是OA信息管理系统, 使用这个系统可以确保文档在相关部门间进行正常的流转和归档, 而其他形式的档案再移交给档案管理部门之前, 需要尽可能将其转化为电子档, 这可以促进档案电子化建设的进程。随着网络技术的发展, 原有的OA信息管理系统已经无法适应现在的需要, 系统存在一些问题会引发严重的后果。主要存在的问题有:系统的兼容性不是很好, 导入不同平台的数据可能会造成数据的丢失等现象;在日常的管理过程中, 也经常出现原有数据丢失的情况;此外OA信息管理系统没有数据备份功能, 使得存储的数据存在着较大的安全隐患;对于不同的分类方式会出现分类冲突等问题。

(二) 档案存储形式。

现在, 我国多数档案存储仍旧以纸质存储为主要的存储方式, 这种方式严重的阻碍着我国企业档案信息化管理的发展。纸质式的管理虽然有一定的优势, 但是面对大量的数据时, 就无法突显出其优势所在。而进行电子信息化的档案管理不意味着需要彻底的放弃纸质式的档案存储方式, 相应的企业在进行档案信息化管理时, 可以对其中纸质档案进行相关的数字化处理和转化, 此外对于一些无法转化纸质档案储存的档案信息。如视频信息、音频信息档案进行合理的数字化转化。

(三) 档案查询形式。

手工检索档案信息时, 检索流程十分繁琐, 纸质档案和手工检索的形式会相对的给查阅需要的档案带来一定的困难, 会相应的增加其查找信息的复杂性;而且在检索过程中会出现很多的问题, 常见的有查找途径不完全, 查找的资料不全, 查找的信息准确度较低, 同时存在纸质档案文件容易出现丢失、损坏或找不到的情况。基于以上这些问题的存在, 以纸质存档方式很难充分的为企业各个部门提供相应的优质服务。因为OA信息管理系统严格来说并不是专业的档案管理系统, 所以系统只是提供了简单的查询功能, 同时也存在查全率、查准率都较低, 查找到所需信息花费大量时间的现象, 这不仅会影响档案的查询工作, 也会使档案管理上出现问题。对于一些大型企业而言, 所归属的企业较多, 而档案的储存相对独立, 这会在档案资源整理、整合上带来很大的问题, 同时也不利于企业间的资源共享。

(四) 总结电力企业的信息化建设失败的原因。

总的来说, 我国的电力企业体制改革仍处于探索阶段。1.缺乏整体规划所起的指导作用, 信息部门和具体的业务部门之间缺乏联系和交流, 导致了电力企业信息化档案管理的建设成为了一个无用的系统, 因此企业所建设的信息系统就不能很好地发挥它应有的作用。2.缺乏整体规划的布局, 对于我国的电力企业的信息化建设来说, 最主要的不足是缺少对信息化建设的规划和布局, 这样的信息化建设不具有确定性, 导致了我国信息化建设的水平低、管理不够集中等问题。3.缺乏整体实施的框架, 在进行信息化系统建设前, 必须做好充分的准备工作, 调查好企业的实际需求并进行分析, 否则不但会导致系统可以实现的功能并不能完全地满足企业的要求, 还可能导致企业部门之间的系统的建设不具备完整的结构。4.不重视信息收集和规范管理, 系统实施的目标不明确。只有逐一改进这些不足之处, 才可以更好地建设起电力企业档案的信息化管理系统。

三、电力企业信息化建设的难点分析

在我国电力企业属国家独立经营的企业, 没有有力的竞争对手, 这对企业的管理和企业的发展都造成了一定的影响。前面提到过电力企业有独特的特殊性公共服务性质是电力企业不同于其他的企业的;电力企业的独立资产没有流动资产, 这样封闭的资产不同于其他企业流动资产的应用, 所以其他企业的信息系统不适合于电力企业应用。

电力工作人员思维不能做到一样。信息化系统为企业的工作效率做出了巨大贡献, 更加合理的管理企业内部, 电力企业传统的处理工作的方法不适合现代化信息化电力企业的方式, 这样从企业的内部就会出现权力的第二次分配, 当然就有一些企业内部的员工对信息化系统的建设产生了疑问。

我国电力企业一般都是通过分级管理来管理的, 要做好电厂的管理就必须先管理好电力生产, 并且在电力公司的集约化管理下进行管理。所以在我国电力企业的信息化建设的前提下, 保证电力资产的保持和增长;企业内部资产的管控同样影响信息化建设的因素。电力企业管理基础的落后, 是导致电力企业的管控过程中遇到空难的原因。

四、电力企业数字档案馆设想及建设方案

对于电力企业这样集团式的企业, 其线下的公司较多, 层次相对较为复杂, 同时涉及的地域较广, 不易集中管理。对于电力企业旗下的机构, 会根据各自的重点进行相应的档案管理建设, 同时这些机构对档案的管理和建设具有各自的独立性。

(一) 档案信息化管理系统的功能。档案信息化管理系统可以实现对档案的全部处理过程, 其中包括:生出档案、保存档案、归档、以至最后的销毁档案。对文件的超前控制, 主要有对文件的鉴定, 归档等。这种系统应该符合现在国家档案管理相关规定的一切要求, 其中不仅包括对档案的各种要求, 还包括相关科研资料、图书、规程等资料的相关管理功能。此外还应该包含对声音信息、视频信息、图片信息等多种信息的管理。对于这种管理可以借助于计算机来记录档案信息的相关物理地址, 可以有效的降低企业员工对档案或科研资料的查询等操作产生的错误, 提高查询信息的准确性、结果的查全率等。

(二) 加强档案管理与部门间的交流, 建立统一化的档案管理系统。在电力企业中加强档案建设与其他各部门之间的交流, 可以有效的促进集成部门之间了解, 在档案管理的建设中可以进行更多合理化、人性化的档案管理系统设计, 从而为建立档案统一化的管理打好基础。在进行档案管理时, 对电子档案的形式应该进行更加人性化的设置, 使不同类型的文档可以进行实时的归档。对于信息管理系统的建立, 还应该注意系统对不同层次档案管理系统的连接问题, 为集团企业间档案信息的共享、使用提供更多的便利。

(三) 档案信息管理系统档案馆的建设。将总部及各下属机构的信息化档案管理系统的总和建立成一个档案馆, 这个档案馆包含着所有下属结构的档案信息, 同时各分级机构的档案管理系统有权限对该机构所述的档案信息进行管理和维护, 而系统用户则可以在相应的局域网中对档案馆中的信息进行相应的查询。这种做法还可以进一步将集团企业的档案资源进行共享, 可以方便企业员工更好的使用。

(四) 建立信息资源库。建成各个类别的数字信息的资源库, 并对数据实行有效的组织或挖掘, 为整个集团的生产管理和决策提供优质服务。建成后的数字化档案馆的信息资源库的内容不只是涵盖原来所需的档案信息资源, 而且应进一步地扩大到文件、语音、视频、图形图像等等更加广阔的领域, 因此是档案的信息资源库通过计算机互联网的连接, 形成一个超大的资源库。通过有效地组织和挖掘数据, 可以向公司的生产管理及决策提供必要的依据和高质的服务。

五、建立档案的信息化管理系统的实施方案

1.应将电力企业所有的档案资料进行合理的集中管理, 对这些档案信息进行适当的信息化处理, 使其不仅可以实现对历史文档的处理, 也可以对当前文档进行有效的管理, 从而实现与现有各分级档案管理系统的无缝对接。

2.应建立一种统一的界面进行电力企业档案管理系统的查询, 这有利于员工在使用中容易掌握操作的方式, 便于各机构员工的使用。

3.应实现电力企业总部和各下属机构的档案资源的互联和互通。

4.应以电力企业总部和各下属机构的数字化的档案资源为基础, 开发超大规模和分布式的虚拟化数字档案馆, 并建立企业的数字档案馆。通过建成的数字档案馆, 实现档案的信息化, 做到业务的规范化、机构的网络化、数据的电子化, 并进一步地促进企业和集团迈向国际化。

六、结论

总之, 企业也在发展中要与时俱进就必须加强档案管理的信息化建设。对档案管理进行信息化的建设, 是提高档案管理工作效率的最好的办法, 也是改变当前的档案部门现状的重要措施。加快档案的信息化建设对促进国家电力资源总量的增长和优化电力企业电子政务工作有效的进行都有着重要作用。电力部门应以新时期的档案信息建设作为必然工作及任务, 并根据适合的档案信息化建设方案实施信息化建设。

摘要：档案信息化建设是企业档案管理信息化建设的重要环节, 对企业未来的发展有着深远的影响, 所以必须着力于可持续发展, 积极建设、科学规划。因此, 在新时期, 档案的信息化管理受到广泛重视, 而我国电力部门在档案管理信息化建设方面仍然存在着一些问题。电力部门应以新时期的档案信息建设作为必然工作及任务。那么在发展迅速的电力企业中怎样对档案进行信息化建设呢?本文通过调研探讨对电力企业的档案的信息化建设提出了见解。

关键词：电力部门,档案管理,信息化建设