“倒立金字塔”现象在档案利用中的体现

2023-03-05

近些年来我国档案信息系统的建设得到快速的发展, 档案信息在各个领域得到了应用。完善的档案信息评价指标体系有利于提高档案信息的利用率, 同时也有利于全面评估档案信息所带来的效果, 但总体来说档案信息评价系统体系是一个非常复杂的工程, 需要参与人员长期的不断地努力建设。为更好的说明改善档案利用中倒立金字塔现象, 本文从档案利用倒立金字塔现象相关概念说起。

一、档案利用倒立金字塔现象的体现

人们在利用档案时往往会表现出一次性的特点, 导致无法得到利用后信息反馈。如在档案利用中会进行多次消费, 而在档案利用的事后反馈信息很少, 因此可以说档案管理部门不需要对档案进行改进。档案利用的过程可以看待为问题的解答过程, 往往会花大量的时间来考据档案信息, 但是得到的结果却并不一定是那么满意, 倒金字塔现象就是时间与结果严重不成比例, 档案利用时经常出现这种现象。其原因为:

(一) 档案利用与档案保密存在矛盾

利用档案的过程可以分为两个主体, 主要是档案管理者本身, 另一个便是档案信息需求者, 对于档案利用者以及档案信息提供者而言, 档案利用最佳的结果自然是花费极少量的时间得到最有用的信息, 这是两个主体都希望得到的结果, 但是在现实的档案信息中却经常受到多方面的影响, 导致档案利用出现倒金字塔现象。

(二) 档案管理部门存在的问题

档案编制与利用者之间的关系还处在一个不对称的阶段, 近些年来档案利用出现了很大的需求, 但是档案部门的供应情况并没有及时的对档案进行调整, 无法满足需要。目前在档案利用的审计评估中还存在不少的问题需要解决, 一是公开程度没有统一的标准, 难以满足需要, 二是对档案部门的监控存在很大的困难, 没有制定更加科学的档案制度。最终体现出来的是倒立金字塔现象。

二、档案利用倒立金字塔现象的解决方式

在前文提到对于档案利用者来说, 在利用档案查询信息时往往属于一次性的需求, 这种特点导致档案部门无法得到相应的反馈信息, 这种类型的利用方式工作效率比较低, 极大的浪费了管理部门的时间, 为减弱档案使用中倒立金字塔的现象, 本文建议从以下几方面做起。

(一) 增加相关法律, 约束过度保密行为

目前新修订的档案管理办法虽然明确指出拒绝归档属于违法行为, 比较严重的构成犯罪, 但是在档案利用方面, 始终未建立比较明确的法律, 因此有关部门应对现有的《档案法》进行详细规定, 为减弱档案使用中倒立金字塔现象, 可以适当减弱档案管理部门的风险责任, 同时相关媒体也需要注意引导市民的思想开放, 为档案使用提供一个更加开明的环境。一些档案管理部门设立在比较偏僻的地方, 虽然有利于档案保密, 但是难于找到, 档案管理部门应改变这一现状, 为利用者提供更加精确的信息, 尽量减少档案利用者的盲目性。

(二) 档案信息化管理

尽快实现档案信息化管理, 实现常用档案的数字化, 档案的数字化管理能为使用者提供更加明确地档案类型, 极大地提高档案管理人员和利用者的工作效率。从长远考虑, 加大资金投入, 加强档案信息化基础设施建设, 主要硬件设置建设包括数据服务器、图文影响扫描设备、数码摄像机等, 软件设施包括规范化的档案信息管理系统等都需要进行完善, 档案管理软件要涵盖档案信息的收集、处理、整理以及检索、利用等的服务功能, 同时还必须适应多种平台以及不同操作系统的运行, 本身要具备较强的安全控制能力以及连接其他数据库系统并进行交换数据的能力, 保证各系统管理网络顺利进行。

(三) 加强档案管理人员的素质培养

档案人员素质将会影响到档案利用的效率, 现代的高效管理人员一定要具备现代化信息技术, 能够熟练的使用计算机来进行信息化的办公, 否则无法满足档案信息化管理的要求, 电子文件的收集和管理也就无从谈起, 档案信息化、网络化的管理和服务也不可能完成, 所以档案管理部门一定要注意这一点, 尽量为档案管理工作配备计算机专业的人士, 为档案利用者提供技术上的支持, 减少档案利用者的步骤。同时还要对现有的档案管理人员进行在职培训, 增强工作人员对档案利用感知性, 提高工作效率。