中小企业内部会计控制研究

内部控制按照工作范围可以分为内部会计控制和内部管理控制。内部会计控制包括基础控制、实物控制和纪律控制。基础控制就是通过基本的会计程序和方法,完整准确地记录所有有效的经济业务,是确保会计控制目标实现的基本条件,也是其他会计控制的基础;实物控制是指为维护财产物资及会计信息资料的安全完整与可靠性而实施的控制;纪律控制是指为监督和调整基础控制措施的执行,保证实物控制措施功能作用的充分发挥而设置的相互牵制、稽核相互监督等控制措施。内部会计管理制度是一套行之有效的内部监督管理制度,也是企业内部控制的重要组成部分。

目前我国中小企业内部会计控制比较薄弱,问题比较突出,经常有内控失效的现象。

1 假账泛滥、会计信息失真

企业会计工作秩序紊乱、核算不实现象在中小企业较为严重。如不相容职务分离的“内部牵制”制度得不到落实;账目零乱、账实不符;内控制度虚设、交接不清;乱摊乱支等问题较为普遍,由此造成国家税收大量流失,同时也影响了中小企业的健康发展。

2 费用支出失控、潜在亏损增加

有些企业为了所谓“搞活”,签批权限分散,缺乏监督,挥霍浪费严重,致使企业利润减少或亏损增加;有些企业由于财产物资内控管理薄弱,物资购销制度松弛,存货收发不按规定手续办理,也不及时对账,对多年来的毁损、短缺、报废、积压不作处理,以致形成巨额潜亏。

3 违法违纪现象时常发生

有些中小企业主管财务的领导、业务人员、财务人员收受贿赂、贪污公款、挪用盗窃资金,或与外部人勾结,利用虚假发票非法侵占企业资金等行为经常出现。

内控失效的原因在那里?为什么中小企业内部会计控制薄弱的问题更突出?笔者认为可从以下几个方面分析。

3.1 会计基础工作不规范及内控制度不健全

目前在绝大多数私营企业中会计基础工作很不规范,内控制度很不健全。一是各级财政部门对中小企业会计基础工作规范化与内控制度的建立,没有严格履行其监督职能,疏于指导和监督。二是中小企业一般受主要负责人一个人支配或几人支配,从对管理的重视程度等方面讲,都不愿意建立严格的控制或不遵守自己建立的控制;三是目前中小企业自身的固有缺陷,使之不愿聘用或难以聘用到高素质的财会人员,并且很难留住优秀的财会管理人才。

这种状况既损害了中小企业自身的根本利益,如造成企业资产流失、浪费严重、经营管理混乱等,又致使外部监督困难重重。

3.2 政府约束缺位

中小企业多为私营经济,也有相当多的承包经营,当政府对公务员是否正确履行职责缺乏有力约束时,官员们不可能真正代表国家正确行使监督权利,他们并不具备实施有效监督的内在积极性。同时,在建设市场经济,政企分离情况下,政府部门不可能对中小企业进行及时、全面的监督。

腐败问题。税务、工商等部门的公务员与企业合谋作假账、随意减免税收,收受贿赂等腐败现象较多出现。由于不易获取证据,使得对这类腐败现象的查处很困难。反过来又使得这种串通合谋行为更加肆无忌惮。随着法律制度的完善,这种状况会得到一定的改善,但政府用于监督“监督者”的成本将非常高,而且往往达不到预期的效果。

3.3 社会审计乏力

目前注册会计师对中小企业特别是私营企业的审计监督缺乏力度。虽然工商年检要求提供审计报告,有些地方的税务部门要求提供所得税汇算清缴报告,也有一些中小企业为了获取银行信用而委托注册会计师对其年度会计报表进行审计,但是注册会计师对该类业务操作粗放,执业质量低下,迫于竞争压力还存在迎合企业不正当要求的情况,企业“购买会计原则”的现象普遍存在。

完善内部会计控制是加强内部控制的重要方面,中小企业有不同于大型企业的特点,在建立内部会计控制时,要特别注重实际运作,充分考虑成本效益原则。要保证内部会计控制的有效性和可靠性,建议从以下几个方面着手。

3.3.1 基础控制方面

(1)恰当的岗位设置。为达到会计控制的目的,根据中小企业的特点,会计核算宜采用集中核算的方式,即由会计机构统一办理。至少应设会计主管兼总账会计、明细账会计兼稽核、出纳三个岗位。

(2)严密的凭证制度。主要有三项:一是设计合适的凭证格式及传递程序,企业的每一笔经济业务,都必须填制凭证,并按照规定的程序传递。二是所有凭证都要预先依次编号。三是对所有凭证,无论是自制的还是外来的,在入账之前必须经过审核,以保证每项经济业务入账的正确性及合法性。这样,一旦某项经济业务出现问题,就会在制作、传递凭证过程中及时被发现,凭证也构成重要的会计轨迹,以便查证,作为追究责任的依据。

(3)合理的会计记录程序。为使会计控制顺利进行,可根据企业实际情况,建立一套合理的会计记录程序,包括凭证填制、传递、审核、账簿登记、报表编制等。

3.3.2 实物控制方面

(1)限制接近。是指限制接近资产和重要记录,限制接近是减少实物被盗或毁损机会、划分责任、保护实物实体的重要措施。实物接近要严格限制在经批准的人员范围内,根据各种实物的性质和管理特点,合理确定允许接近的人员。比如:货币资金仅限于专职的收银、出纳人员接近,并与有关账簿记录人员相分离;存货仅限于仓库保管员接近。会计记录仅限于经批准的有关人员接近,以免发生篡改、销毁等严重事件。

(2)实物保护。实物保护是指为使实物免遭盗窃、损伤及其他意外损害,确保实物的完整性而采取的各种措施。

(3)实物清查。结合企业自身特点,制定定期盘点制度,清查财产物资的实有数量,妥善处理盘盈盘亏,确保账实相符。

3.3.3 纪律控制方面

为了保证基础控制和实物控制措施的有效执行,企业必须采取相互牵制和独立稽核措施,实行相应授权批准控制。

会计控制属于防护性控制,即通过在过程内部设置的约束和制度来阻止错误和偏差的发生。而防护性控制系统一旦失效,它本身并没有随后的检查、发现和纠正机能。会计检查在原则上仍然是防护性的,主要不是为了发现错误和不当行为,而是为了改进控制系统。因此应有独立稽核制度作补充,由不同的人或部门对已进行的工作进行检查,如设立独立于会计的内部审计人员。

企业要明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层次在授权范围内行使职权和承担责任,不得超越审批权限,经办人员也必须在授权范围内办理业务。

摘要：内部控制按照工作范围可以分为内部会计控制和内部管理控制。我国中小企业内部会计控制失效的现象较为严重,本文主要研究形成内控失效现象的原因,企业要保证内部会计控制的有效性和可靠性,应从哪些方面入手。

关键词：内部会计控制