新医改背景下医院档案管理工作的新思路

2023-01-11

随着新医改方案的出台以及配套政策的提出, 如何彻底深化医疗改革, 不仅对医院临床提出了更多的要求, 同时也为医院档案管理工作带来了更多、更高的要求与挑战。医院档案管理既是医院内部管理中的关键组成部分, 同时也是国家信息资源的关键组成部分, 更是临床医学研究、发展过程中必要的、特殊的信息资源 (1) 。笔者从医院档案管理工作实践出发, 通过对以往档案管理工作中不足之处进行分析, 在保证档案的完整性、系统性的基础之上, 对新医改背景下的医院档案管理进行了有益的探索, 并提出几点提高档案管理工作效率的建议。

一、新医改背景下, 医院档案管理存在的问题

(一) 传统管理模式的缺陷

多数的医院都对内部的管理制度进行了全面、有效的制定, 但却往往忽略了对档案管理工作制度的制定, 如考核标准、管理职责等。这就导致了日常在进行档案管理时, 工作效率低下, 管理分散;人事部门负责人事档案、病案室负责医疗病历、科教部门管理科研档案等等, 这就形成了医院档案管理模式杂乱无章, 信息资源利用率、管理功率均较低, 甚至导致档案管理与信息管理脱节, 导致整个医院档案管理工作丧失完整性;更无法为新时代医疗技术的革新与发展提供所需的信息资料。

(二) 档案管理意识薄弱

由于许多医院在开展管理工作时, 往往会侧重于医院的经营、诊治水平的提高及综合性发展, 而对档案管理工作有效实施的重视度不足, 很少可以站在档案管理的角度进行系统、完整地研究与探讨。久而久之这也令多数医院管理者的档案管理意识薄弱, 进而也导致档案管理工作人员在实际的档案管理之中工作懒怠、不认真, 认为档案工作不能为医院的未来发展提供更多的帮助, 甚至出现得过且过的现象。这也进一步造成医院档案工作无法得到落实, 相关档案信息资源也无法得到充分的利用。

(三) 现代化档案管理水平较差

一些医院为了进一步提高和发展医疗技术水平, 往往将大量的人力、物力、财力均投入到医疗技术与服务水平的提高之中, 甚至将档案管理工作所需物力、财力占用, 这也进一步导致档案工作没有更好的办公空间, 难以满足档案保管的要求与标准。与此同时, 一些医院的档案管理设备陈旧, 无法开展科学的档案管理工作;还有的档案管理人员受自身档案知识缺乏、现代化管理意识淡薄等影响, 往往还停留在人工检索阶段;使得档案管理工作只局限于管理层面, 而失去了档案信息的重要应用价值。 (2)

(四) 重管理, 轻实用

目前, 许多医院的档案管理工作得到了领导、管理者的高度重视;但是, 一些医院在进行档案收集、分类整理、妥善保管之后, 往往就被束之高阁, 鲜为利用;这也导致了一些重要的档案信息资源无法发挥其珍贵的信息价值, 从而失去了档案管理的价值与意义, 最终形成了重管理、轻实用的误区。而这种重管理、轻实用的局面, 既严重阻碍了医院档案管理工作人员的创新意识, 也逐渐使其脱离新时代、新医改的节奏, 而成为医院管理工作之中的软肋。 (3)

(五) 档案管理人员的素质参差不齐

档案管理工作是一种专业性较强的工作, 它既要求管理人员必须具备较高的专业水平、文化程度, 同时也需要相关人员必须具备较高的职业素质。然而, 目前较多医院的档案管理人员存在着专业水平、职业素质较低的严重问题, 甚至个别医院的档案管理人员是来自后勤等其他非专业人员, 这也进一步导致了档案管理人员学历偏低、非专业人员较多、现代科学知识掌握与运用不足等问题。从客观角度讲, 这些问题与缺陷都极其严重地影响着诸多医院的档案管理工作。因此, 对于这些缺陷与问题都必须引起医院领导、档案管理负责人的高度重视, 并应积极对这些问题及时处理与改进, 使档案管理工作真正地为医院的进一步发展、创新、科研工作等提供更多的信息资源。

二、新医改背景下, 医院档案管理工作的新思路

(一) 规范管理模式、健全档案管理制度

在全面提升医院领导、管理者对档案管理工作的重视程度的同时, 还必须全面建立起健全的医院内部各种档案管理制度, 如档案保管、利用制度, 档案保管范围、期限等相关规定;并及时将这些规定、制度纳入到医院日常管理考核体系之中, 同时以此制定档案管理人员考核与奖惩措施。这样一来, 既有利于各种规定、制度的具体实施与落实, 又能充分调动各科室相关人员与档案管理人员工作的积极性。与此同时, 医院还必须建立一支懂档案管理经验、懂技术的人才组成档案管理小组, 广泛收集、征求各科室意见, 总结各科室对档案管理、档案应用的实际需求, 从而制定出科学的、切实可行的管理制度与相关规定, 让档案管理工作既有章可循, 又全面提高了档案信息的完整性、连续性以及实用性 (4) 。另外, 在强化医院档案管理工作的同时, 还必须建立、完善档案管理制度, 以《中华人民共和国档案法》为基础而制定一系列的档案安全、保管制度, 以提高档案管理人员的法律意识。

(二) 加强业务培训, 强化档案管理意识

医院档案管理工作, 并非是各部门档案的简单收集与保管, 而是为全面实现医院档案管理工作现代化、制度化、科学化、规范化的高标准系统工程。既要求档案管理人员具有较高的专业水平与职业素质, 还必须具有较高的现代化管理意识。因此, 为了全面提高医院档案管理人员专业水平、职业素质, 医院档案管理负责人必须进行定期、不定期地组织档案管理人员的专业培训工作。通过专业培训以及继续教育等相应学习, 以提高档案管理人员专业水平, 进一步强化其档案管理意识。同时, 档案管理应引进考核、评价、晋职制度, 以全面调动工作人员的主观能动性与工作热情。

(三) 引进、利用现代化档案管理技术

新医改、新形势下的现代化档案管理与现代化的管理手段、设备等是分不开的, 我们必须全面利用互联网、计算机管理等技术手段来进一步减少档案的储存空间, 在提高管理工作效率的同时, 还可以进一步节省人力、物力与财力。

首先, 加强档案管理的硬件建设。传统医院档案管理, 多以纸质文本形式予以储存, 其空间占用大、查找困难、共享性差。不过, 随着现代管理技术、信息化技术的发展, 档案的储存方式也发生着了改变, 除了纸质文本, 又出现了电子文件、视听档案等不同形式。新的储存媒介极大地减少了传统档案储存占地过大的问题, 从而延长了存储时间, 增加了存储的内容与范围, 并具有更好的共享性。因此, 为实现医院档案管理现代化必须加大硬件设施的投入, 如配备计算机、扫描仪、复印机等, 还应引进专用档案管理系统软件。这样既可以大量减少单纯人工录入方式、提高档案检索速度, 还可以方便档案资料的打印、输出。另外, 在引进、运用新技术的同时, 还不应放弃传统的纸质文本形式的档案储存, 应以两者相结合, 并依据档案的类型, 客观地选择更为合理的储存方式。

其次, 电子管理网络。随着科学技术的进步, 档案网络化管理已经成为档案管理工作的热门话题。传统档案管理往往会受到管理人员的主观性影响, 对工作效果的影响较大, 甚至直接影响到工作质量与效率。若全面实现医院档案的网络化管理工作, 则可以有效避免以上诸多问题。如:病历档案、文书管理等工作的网络化, 不仅可以全面提高档案信息资源的共享性, 还可以全面提高档案信息的实时性, 从而方便相关人员对信息的查询与应用。但是, 对于档案电子管理网络的建立工作, 必须根据医院的自身实际情况, 从客观角度出现, 循序渐进地逐步进行, 避免急于求成, 而造成不必要的人力、资金上的浪费。

(四) 拓展档案服务领域

众所周知, 档案管理的最终目的就是应用, 使其发挥出最大的、潜在的经济效益与社会效益。故此, 医院档案管理人员必须加强业务学习、提高业务水平, 编制、研发更多的档案检索工具, 提供更多的主动性服务, 并通过开展编研工作, 全面加强与各级医院信息的横向沟通, 在客观条件允许的范围内, 提高档案信息的利用率与共享性。同时, 档案管理负责人还应经常与各科室进行沟通, 并结合医院在不同时期内对各类档案信息的不同需求, 积极拓宽档案管理业务范围, 主动为医院各类临床、教学以及科研等工作提供更多的服务 (5) 。

(五) 提高档案实用性

无论是医院的领导者还是档案管理负责人都必须全面提高档案管理意识, 明确档案管理的实用性与重要性;通过健全、完善各类档案管理制度与奖惩制度, 来进一步提高档案管理人员的管理意识的主动性。另外, 医院领导者、档案管理负责人都必须明确档案管理最终目标就是使其得到充分利用, 发挥其真正的价值。因此, 档案管理人员必须树立以服务、利用为中心的业务指导思想, 通过开展对信息的多种编研活动、深层次开发与加工, 使得档案信息可以为利用者提供多元化的、有价值的信息。

三、结语

综上所述, 档案信息资源是医院发展的重要资源;而在新形势下, 医院档案管理工作也同样面临诸多的问题;如何在新医改背景下全面提高档案管理工作效率, 以适应时代的新要求?这就需要我们档案管理人员必须主动地、深入地、不断地进行探索与创新, 在建立健全的各类档案管理工作制度、人员考核、奖惩制度以及引进、利用现代化档案管理技术的同时, 还应积极拓展档案服务领域, 全面提高医院档案信息综合利用率, 从而实现医院事业的不断发展与壮大, 为社会与医院创造更多的经济效益与社会效益。

摘要：新形势下医疗制度改革无论是在管理、医治方面都提出了更多、更高的要求, 而医院档案管理工作不仅是医院内部管理制度之中的重要环节, 更是新医改背景之下重要的整改部分。因此, 各医院档案管理部门须紧密结合本单位工作实际, 从开辟、完善档案管理的新思路出发, 全面提高医院档案管理工作效率。

关键词：信息化,医院,新医改,档案管理,工作效率