新医改背景下住院医师规范化培训档案管理初探

1 培训档案管理的重要性

培训档案的评测作用。住院医师规培是实现从医学生向合格执业医师转变的重要途径, 也是造就高水平临床医师的必由之路。培训的效果如何, 是需要考核及评测的。住院医师规培的档案材料, 是培训单位在培训工作方面的方针、政策、原则、方法、途径和效果的真实记录, 是培训活动和培训效果研究中非常重要的评测依据和参考材料。通过近几年的实践表明, 建立培训档案对住院医师培训活动具有明显的规范作用。

培训档案的研究比较。培训管理档案、指导教师教案、学员培训情况等, 可以集中反映医院在住院医师管理、指导教师教学等方面的水平, 也是衡量学生对培训的接受能力的重要指标。授课老师定期查阅、研究、比较培训档案特别学员档案, 可以及时总结教学培训工作, 改进工作方法, 也能对规培学员做出更加公正、客观、合理的评价。

2 培训档案的范围及内容

2.1 流程档案

流程档案是医院培训组织者在开展培训过程中形成的过程文件, 较为零散。包括医院的培训规划、课程评估记录、讲课老师记录、培训通知、培训报名记录、考勤记录、会议记录、培训评估报告、培训结果 (如试卷、成绩、证书) 等相关内容。

2.2 授课档案

授课档案主要包括以专业类别划分的培训课程内容的档案资料, 可以是文字、图片、音视频档案, 还包括老师的备课笔记和教学笔记。

2.3 讲师档案

讲师档案主要由医院人事部门或授课教师个人提供, 包括讲课老师的基本信息、研究方向、讲课内容、讲课风格、培训计划以及培训后对学员的评价等。

2.4 学员档案

学员档案主要包括培训者的基本信息 (基本情况、学习简历、工作简历) 、业务考核汇总表 (包括日常考核、出科轮转考核、年度考核、阶段考核、课程学习成绩) 、对培训课程的满意度及培训后的反馈等内容。

3 住院医师规范化培训档案管理现状

培训档案具有专业性、周期性、分散性等特点。它与规培工作相互适应, 客观反映其过程及结果。因规培过程本身具有复杂性, 且又牵扯多个部门, 所以其档案体系相当复杂。再者, 规培活动的零碎、分散, 对档案管理造成了不少麻烦。

从各培训基地来看, 我国培训档案普遍存在以下问题:

3.1 对培训档案管理思想重视不够

从近几年的规培工作开展情况来看, 各规培基地大都集中在如何抓好教学培训工作, 不重视甚至忽视培训档案等后续工作。没有将培训档案与规培工作同规划、同推进, 未能按照档案管理要求进行培训文件材料的收集、整理和归档工作, 导致培训档案管理不规范、归档不及时, 甚至有些材料根本就没有归档。有些培训单位基本就是在上级部门检查评估时, 才着手整理培训档案, 造成了部分档案的缺失, 也对后期考核评价工作产生了不利影响。

3.2 培训档案管理制度有待健全

总体来看, 住院医师规范化培训形成了一系列相关制度, 但在档案管理方面缺乏明确的制度, 其归档范围、内容、形式均没有明确的规定, 也未建立档案管理的约束机制。各培训单位的培训档案收集基本是按评估体系的指标内容来做, 导致档案收集的不完整、不连续、欠规范。

3.3 档案管理人员专业素养较低

目前, 规培工作起步较晚, 培训档案管理工作更是刚刚起步。各住院医师培训单位的培训档案管理人员多是由医院的行政职能科室工作人员、临床带教秘书或培训老师兼任, 没有配备专门的档案管理人员, 且大部分工作人员没有接受过有关档案管理的正规教育或相关培训, 普遍存在着专业知识匮乏现象, 对档案管理的要求落实不到位, 随意性较高, 常常造成培训资料积压甚至丢失。收集、立卷、整理、保管及利用等工作有待提高。

3.4 培训档案管理资金投入不足

目前, 大部分培训单位没有培训档案管理专项资金, 未设置专门账户。由于思想上的重视不够及资金投入不足, 导致档案管理手段相对落后, 信息化技术利用率低, 多为原始手工操作, 缺少现代化的档案管理方式, 也致使培训档案管理人员工作冗杂、烦琐, 效率低下。

4 潍坊市中医院加强培训档案管理工作的实践

潍坊市中医院中医住院医师规培基地于2014年5月经国家卫生计生委批复成立。医院自成为培训基地以来, 高度重视培训工作开展, 从人力、物力、财力等方面加大投入, 编写的培训教材在山东省推广, 累计培训中医住院医师3000余人。培训经验在山东省师资教学培训班上做了典型发言, 并取得山东省中医住院医师规培评估总分第一名的优异成绩。

4.1 专款专用, 完善基础设施建设

医院设立专门账户。培训经费的使用按专款专用方式进行专项管理, 经办公会研究决定后, 主要用于基地建设、培训费用、学员生活补贴等。医院领导积极推进培训过程中计算机的应用, 建立了多媒体教室及自习室, 配备笔记本电脑、投影仪等教学设施;配置手术视频录播系统;安装数字电子图书馆用于网上医学信息查询, 匹配在各科室电脑, 方便培训人员查阅资料。引进了医学学习与考试系统、带教老师与学生匿名互评系统、学习签到与学分管理系统等, 在减轻管理人员工作量的同时, 也有效提升了工作效率。

4.2 加强培训, 建立健全工作机制

为推进住院医师规培基地建设更加规范, 加强培训档案管理, 提高培训质量和实效, 医院成立中医住院医师规培领导小组, 由院长任组长, 分管副院长为副组长, 全体领导班子组成小组成员, 专门成立了培训办公室, 具体负责培训事务。医院多次召开培训工作会议, 安排部署培训任务。积极建立专业基地院内评估督导机制及过程培训质量考核体系, 组织全院副高以上职称专家编写了专项培训教材、学员考核手册。在全院89个临床医技科室均成立培训小组, 科主任为培训组长, 每科室设带教秘书, 负责培训原始资料的收集和整理工作, 每月交培训办公室审核与归档。医院每月召开带教秘书会议, 对带教秘书进行档案相关知识培训, 建立了带教秘书微信工作群等网上交流平台, 及时分享档案收集和归档的方法, 相互学习, 取长补短, 促进档案管理质量及水平的提升。

4.3 分类管理, 实现培训档案完整性

医院注重培训档案的收集与整理工作, 基本做到了“三纳入”、“四同步”管理。培训档案主要可概括为住院医师规范化培训基地档案、住院医师规培基地师资培养档案、住院医师培训对象档案。基地档案包括:培训基地简介、培训学科建设、相关制度、设施配备、资金投入与管理等方面。师资培养档案包括:师资队伍花名册、培训计划、师资培训、学术活动记录、学员对带教老师的评价等。培训对象档案包括:学员个人基本信息资料、轮转计划、考勤情况、日常考核成绩、参加学术活动情况、带教老师对学员的评价、奖惩等方面。

4.4 深入研究, 加大培训档案开发利用

完善的培训档案, 应充分发挥其在临床实践中的作用。我院积极发掘培训档案的潜在价值, 通过对培训档案的研究, 包括对带教老师评估表、培训对象出科成绩等的研究和对比, 分析带教老师教学水平和培训对象对培训内容的接受能力等的对比, 分析培训效果, 改进培训措施, 从而达到不断提高教学质量和教学水平。市中医院培训对象档案普遍详细、真实, 能够真实体现培训对象在培训中培训效果的动态变化, 为向学员提供有针对性、个性化的培训提供了有力参考。同时, 培训对象档案涵盖了培训学员的日常表现、获奖情况、考核结果等, 也为选送单位提供了直观数据, 能够更加客观的评价培训对象成效等, 便于共同加强对培训对象的管理, 促进规范化培训管理工作的顺利开展。

摘要：2013年, 国家卫生计生委等多部门联合出台了《关于建立住院医师规范化培训制度的指导意见》。2014年2月, 建立国家住院医师规范化培训制度工作会议的召开, 标志着我国住院医师规范化培训 (以下简称住院医师规培) 制度建设正式启动。住院医师规培是毕业后继续医学教育的重要组成部分, 也是临床医师队伍建设的基础环节, 对于培养具有良好职业道德、扎实医学理论功底及临床技能, 能独立承担常见病、多发病及疑难危重病证诊疗工作的合格住院医师具有积极推动作用。住院医师培训时间一般为3年, 其培训档案是随着培训活动而产生并伴随始终的, 对持续改进培训管理质量具有重要意义。目前, 由于住院医师规培工作起步较晚, 很多工作处于摸索前进阶段, 特别是在住院医师培训档案管理 (后简称培训档案管理) 工作仍然存在许多不足, 本文试图通过分析培训档案管理的现状, 并以潍坊市中医院在培训档案管理的做法为例, 为其他单位提供经验借鉴, 推动培训档案工作更好开展。

关键词：规范化培训,档案管理,现状