论基建档案资料的科学管理工作

2022-10-29

基建档案是医院工程建设的真实记录, 也是整个医院档案的重要部分, 它既为医院的管理服务, 又为医院的建设和发展服务。由于基建项目具有投资额大、建设周期长、文件材料多、环节多的特点, 档案形成的来源复杂、形式多样。近几年, 基建档案工作得到了加强, 但随着国家重点工程项目在投资、建设、管理等方面发生了一系列的变化, 基建工程档案的收集、管理、归档、流向也产生了一些新的问题, 重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率、利用率, 做到对医院基建档案的科学管理, 为促进医院的科学发展起到积极的推动作用。

1 基建档案在医院管理中的作用

1.1 推动医院的可持续发展

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料, 记载了医院基本建设的历史痕迹和状态, 及时收集了基建过程中的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各类资料, 以及使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录。它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务, 又为医院的经济建设和医疗卫生事业的不断发展服务。

1.2 提供医院的现状和历史依据

基建档案涉及工程建设管理过程和许多相关部门, 基本建设缺少基建档案, 就缺少了使用和改造的依据。作为医院的基建项目档案记录医院的昨天, 服务医院的今天和未来, 从动态上, 可以为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材, 从静态上, 为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据, 所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

1.3 凝聚医院的信息资源和宝贵财富

档案是一种特殊的、不可再生的信息资源, 是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和职责。近年来, 医院基本建设日新月异, 在建设发展中需要办理和查阅许多相关资料, 如:在后续建设过程中, 利用现有的相关资料, 对占地面积、房屋结构、各类设施等方面进行大量的查证, 节省大量的人力、物力、财力, 产生了无形的经济效益。

2 医院基建档案管理工作中存在的不足

2.1 管理缺乏政策指导

随国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化, 以及医疗卫生事业的不断发展, 许多医院在发展中大都经历了改扩建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程, 每一次变化都是一次新的尝试、一次学习的过程, 但是在这个过程中, 基建档案管理工作缺乏对工程政策、性质的认识和指导, 直接关系着对工程档案的收集、整理、归档、流向等新问题, 这方面应引起我们足够的重视。

2.2 人员素质良莠不齐

档案管理能否上水平与管理人员的素质有着直接的联系。目前我国档案管理人员在文化程度、专业素质、理论水平等方面良莠不齐, 主要表现为档案专业人员较少, 知识结构不合理, 学历普遍偏低等。如:许多医院对档案管理人员的配备缺乏发展的眼光, 造成熟悉档案法规制度、掌握网络技术、软件制作以及对档案进行开发利用的专业人才严重缺乏。目前, 大部分医院只重视对医疗技术人员素质的再提高, 忽视对档案管理人员的教育投入, 造成档案管理人员观念陈旧、水平落后、发展滞后、创新不足, 从根本上影响档案事业的发展。

2.3 全员档案意识薄弱

目前, 由于全员档案意识薄弱, 在医院基建档案收集过程中产生许多问题。如:基建档案残缺不全、档案资料无人负责;竣工图纸不够准确, 归档质量难保证等。主要原因是档案工作的意识不强, 得不到医院的重视, 医院在经济利益至上的主导下, 忽略了对基建档案的管理, 导致档案残缺不全等现象, 进而产生档案管理不规范、制度不健全、机制不科学、手段较落后、措施不得力等现象存在。

3 实现医院基建档案科学管理的措施

3.1 加强档案法规学习、增强基建档案意识

对医院基建档案管理工作的重视程度将直接关系着此项工作的开展。首先要充分认识到基建档案管理对医院基础性工作的深远影响, 强化基建档案管理的意识, 把基建档案管理纳入重要议事日程, 纳入医院的预算和规划, 纳入医院的管理制度, 纳入到单位的相关考核, 从根本上重视基建档案管理的建设。其次, 要加大宣传教育力度, 增强全员基建档案意识, 加大对《档案法》等法规性、政策性文件的学习和宣传, 使全员档案意识不断提升, 为基建档案的科学管理奠定人力基础。

3.2 开展专业学习培训, 提高科学管理水平

医院要将档案人员的培养纳入人才培养计划, 通过专业培训、继续教育、进修学习等提高档案人员的业务和知识水平。如:在基建项目开工时, 要求各参建部门明确档案人员, 建立覆盖全项目的档案管理网络, 将有关制度标准及时发到各参建部门, 提高各参建部门对基建档案工作的认识, 各负其责, 为基建档案的归档打好基础, 这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。

3.3 建立完善规章制度, 形成科学管理体系

建立完善档案管理的规章制度, 形成科学的档案管理体系, 是基建档案科学管理的关键。近年来, 随着医疗卫生事业的建设与发展也不断加快, 医院设施新建、扩建、改建工作也日益增多, 边设计、边建设、边报批的事情也时有发生, 因此, 需要制定严格的基建档案工作管理制度, 形成科学的管理体系, 充分发挥基建档案的作用。