用八项措施解决基建档案验收中存在的问题

科技是第一生产力, 基建档案是科技档案的重要组成部分, 科技离不开科技档案, 所以做好基建档案验收工作意义重大。基建工程档案是企业基本建设工作的宝贵财富, 做好基建档案科学化、规范化的管理服务工作, 需要不断深化档案管理体系, 不断提高基建档案现代化管理水平, 充分发挥基建档案的作用, 可以使基建档案迅速转化为生产力, 为建设单位生产准备阶段、安全生产、安全运营、技术改造等提供优质的服务, 从而取得良好的经济效益和社会效益。

基建档案是一项工程从具有完整保存价值的真实记录和实际反映, 它真实地记述了科研、生产、建设活动的过程, 记载了人们的科技思想、科技方法和科技成果;是基建项目的法律凭证, 也是国家、集体的宝贵财富。基建档案是科研、生产管理工作的重要条件, 如果没有档案, 科研、生产管理工作是无法进行的。基建档案是企业资产的重要组成部分, 从档案中获取材料, 是企业文化建设的重要内容, 也是企业自身改革发展的有力保障。

基建档案是指在基建工程前期及基建过程中形成的全部文件, 其中包括:立项、设计、施工、竣工全过程中形成的各种审批文件、技术资料、竣工图纸等。基建档案的组成可以按照基建档案的来源划分, 主要可分为施工单位 (总包及分包) 形成的档案、监理单位形成的档案、建设单位形成的档案。

以某写字楼基建验收档案为例, 施工单位、监理单位送交建设单位的档案就存在问题如下:

在施工单位、监理单位送交给建设单位的多套档案中, 原件档案和复印件档案混合存放, 有的原件甚至遗失;保管期限填写混乱, 缺年少月, 字迹不清;密级填写混乱;卷盒脊背宽度填写随意;备考表中卷内文件数与总页数区分不清;单机版上的文件档号张冠李戴, 不能导入档案管理软件;个别案卷中的文件装订不整齐, 有的横版文件文头向外;电脑录入字符时的字体输入状态不规范, 有在半角状态下录入的, 有在全角状态下录入的, 录入的英文大写、小写不一致等等。

为了便于在今后的基建工程中更好地开展基建档案验收工作, 应提出下列要求、建议、措施, 以改进基建档案验收工作。一是建设单位要组织施工单位、监理单位在基建工程开工前做好基建档案人员的培训工作, 持证上岗, 合格上岗。在基建工程全过程中三方档案人员一般不要轻易换人, 应尽量保证档案工作人员工作的连续性;二是建设单位的档案部门应制作出一卷完整的档案样本, 交给施工单位、监理单位按样制作。建设单位档案部门一定要为施工单位和监理单位的档案部门分别制订出一份工作流程手册, 在容易出问题的地方重点说明, 告知组卷人一定按样本为参照制订档案, 否则, 建设单位不予验收、接收档案。三是在施工合同、监理合同中明确:施工单位、监理单位提交的档案不符合要求, 建设单位不予支付工程尾款条款加以约束。四是档案人员必须要掌握基建工程项目的进度, 基建档案工作的贯彻落实必须要使档案工作与基建工程项目建设同步开始、同步进行、同步验收;五是建设单位的档案人员应定期到施工单位、监理单位的档案部门监督、检查、指导、提供帮助, 发现问题及时整改;六是对于施工单位、监理单位所交的基建档案, 建设单位应要求他们在交纸质档案的同时, 还须再交一套完整的与纸质档案同版的电子文件, 为实现“数字档案馆”提供便利;七是施工单位交给建设单位的多套档案, 原件档案和复印件档案应分别送交, 避免混杂放在一起。八是为了档案上架后的整齐美观, 建设单位还应为施工单位、监理单位提供统一制式的档案盒。

基建档案在新的历史条件下, 如何管好、用好, 是我们每一名档案工作者面临的新挑战。基建工程人员是档案的产生主体, 工程专业技术人员是现在、将来利用档案的主体, 档案工作者是将基建工程资料科学的收集归档并转化为档案信息资源的创建者, 只有做好档案创建, 才有可能将基建档案在工程建设、生产管理中得到充分的利用。基建工程档案产生于基建工程建设, 不仅服务于企业的工程建设, 也服务于日后的生产管理和技术改造。因此, 验收档案只是手段, 利用档案才是目的, 如果在档案验收环节中没有做好, 没有将验收中发现的问题予以纠正, 责令整改, 势必因不能合理的、有效的、最大化的利用基建档案, 对将来相关工作造成不利影响。

摘要：做好基建档案资料的基础管理工作, 充分发挥档案资料在工程建设、生产 (使用) 管理、工程维护和改建中的作用, 是一项重要的工作。各施工单位、建设单位应重视基建档案的收集、整理, 管理好基本建设档案资料, 确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

关键词：基建档案,验收,存在问题,改进措施,利用