电子档案管理中所需注意的若干问题探究

2022-09-11

电子档案与传统纸质档案的不同之处在于, 电子档案是以计算机为媒介, 通过将档案内容转化成计算机识别、可储存的格式之后, 用数据存储于磁盘或外接存储设备中。电子档案还可以通过互联网进行数据传输。在互联网技术和计算机技术高速发展的今天, 电子档案已经普遍应用于各大企业中, 在企业日常生产活动, 和人们日常生活中十分常见。电子档案区别于纸质档案的优势在于, 可以在较短时间内处理大量的答案, 愿能通过加注标签等方式更好的区分档案, 进行归纳整理。除此之外, 电子档案还有许多新特性, 这些新特性也带来了大量的挑战与问题[1]。

一、电子档案管理面对的问题

(一) 存储载体寿命

电子档案存储需要载体, 例如光盘、磁盘、U盘等。由于存储载体的材料特性, 对放置环境的要求较高, 寿命较短, 容易产生损坏和老化的问题。例如磁盘的存储载体聚酯底基, 由于其自身的材料特性, 容易产生静电并吸附尘土, 如果保存不当, 很有可能导致其发生卷曲、磨损等自身损坏。至于光盘来说, 制作光盘的材料, 大多数遇热会产生变形, 这些材料的化学性质不够稳定, 很有可能发生损坏。所以针对电子档案的载体特质, 在进行电子档案的存储和管理时, 应该注意存储环境, 避免高温, 光照, 潮湿以及静电。

(二) 电子档案极易发生失真

由于电子档案的信息数据是通过编码之后存储于计算机内, 由于编码格式不同, 或是计算机自身问题, 很容易导致在档案传输过程中发生文件失真的现象。除了硬件条件之外, 电子档案极易被人为更改, 且更改痕迹很容易被去掉, 也导致了电子档案的信息安全性不高[2]。

(三) 内容的完整性缺乏保障

相比传统纸质档案, 电子档案的内容信息面临着安全性问题更多, 除了外界客观环境如光照、霉菌、潮湿等环境因素影响, 文件内部还容易遭受到电脑病毒的入侵, 导致在体内信息的破坏和丢失。在电子档案的收集整理中, 档案信息的安全性较为脆弱, 遇到停电, 电脑死机等情况, 也会导致档案数据输入的中止, 甚至产生数据的丢失。而且由于电子档案信息经过多方处理和加工, 很难对其来源进行细致分类, 也从而导致了电子档案归纳的难度。

(四) 档案管理工作重视程度不够

在现阶段, 我国企业的电子档案管理工作中, 关于档案的安全性和真实性关注度并不高。大多数企业只看到了电子档案归纳的快捷性, 却忽视了电子档案信息的不稳定性。除此之外, 大多数企业只是将电子档案视为保管资料的事务性工作, 并没有认识到良好运用电子档案可以为企业带来的额外收益, 所以在企业的电子档案建设过程中, 总会不受太多重视。由于对电子档案工作的不重视, 企业在选拔电子档案保管员工作的职位时, 也不会太过用心。大部分档案保管人员缺乏专业的知识训练, 以及电子计算机的使用知识。因此, 大部分企业在开展电子档案管理工作时, 经常会由于重视程度不够, 管理人员自身水平不足, 以及缺乏统一的管理标准, 赵志, 电子档案信息的混杂和不可辨认, 使得档案管理工作更为困难[3]。

二、电子档案的管理原则

(一) 可靠性原则

作为电子档案管理中最重要的原则, 可靠性原则关乎着档案信息的生命。由于电子文件自身的特性, 在施加的保护措施不够情况下, 电子文件很容易受到其他人的篡改, 以及病毒入侵。电子文件的不稳定性, 也导致人们更加重视信息的安全。由于以上的特性, 也要求企业在对电子档案信息进行整理时, 必须明确规定文件操作权限, 设立多重防护机制和资格认证机制, 通过多种技术手段, 来保证档案信息的真实性和安全性。除了技术保障之外, 企业还应制定详细的规章制度, 电子档案管理人员必须严格按照规章制度行事, 对电子档案的写入、备份、归纳整理等阶段进行详细划分, 从而保护重要数据不被篡改或丢失。

(二) 整体性原则

电子档案与纸质档案的不同之处在于, 电子档案信息经过压缩编码之后, 从分散状态存储于计算机存储载体内, 这导致在计算机中的数据处于分散, 打乱的状态。同时电子档案中的信息可以进行随时更改, 导致了电子档案的信息多变性。

而纸质档案拥有实际载体, 载体上的内容是不可变动更改的。电子档案的这一特性也使得在进行管理的过程中, 要保证电子信息的整体性, 在管理过程中进行信息详细确认, 并做好信息的分类工作, 以确保整性原则得以落实。

(三) 统一性原则

电子档案管理的统一性原则与整体性原则不同, 整体性原则要求电子档案在存储整理过程中不能被分散, 要保证档案个体是完整的存储在同一地点, 而不能分散开来, 存储在不同分区中。而统一性原则要求至于电子档案信息的保存, 要采取同样的格式以及技术要求, 如编码、分类格式要确保统一, 并尽量在行业内采取同样的标准, 以便进行互联网上的信息互换。电子档案的最大优势, 不仅仅在于存储的方便与快捷, 还在于对信息的交换。基于同一平台的电子档案信息, 采取相同的技术和存储格式, 更便于不同企业, 不同部门之间的信息交换。电子档案的统一性原则, 确保了信息交流的通畅, 提高了存储的传输效率, 是一项十分重要的原则[4]。

三、电子档案管理的合理化建议

(一) 建立电子档案统一数据格式

设立专门的电子档案管理部门, 由部门统一制定存储格式, 档案格式以及类型。从而确保企业内部的电子档案为同一格式。

(1) 采集元数据。通过统一元数据, 来确保, 在进行电子档案写入整理时, 保证各档案信息的文件内容和格式相同, 同时元数据的设置, 还能有效确保文件不受到更改, 保证其原始性和真实性。

(2) 签署技术。电子档案与纸质档案相同, 也需要进行签署。通过编写签署的特征码, 让签名者使用专有的特征码进行文件签署工作, 并作为文件查阅、修改的权限通行证明, 从而保证电子档案只给有资格的人进行阅览和批改, 保证信息的安全性。

(3) 使用密码认证。通过对电子文档进行权限设定, 只有在输入正确密码之后才可以进行访问, 确保一些重要文件的隐蔽性。

(4) 利用防火墙技术。一部分电子档案不仅只用来进行存储和整理, 还需要通过互联网进行部门或企业之间的传输交流。这就导致在网络上进行传输时, 极易受到外界的攻击。通过设立防火墙, 将内部传输网络与外部网络进行阻断, 从而确保不会发生非企业内部人员利用木马病毒进行攻击并非法访问资源的现象。

(二) 制定合理的工作标准规范

对于电子档案的保护管理工作, 不仅仅要从技术手段上进行, 还需要针对管理进行制度上的设定, 通过制定工作规范标准, 来进一步规范档案管理的工作。在对档案进行写入归纳整理时, 必须要制定严格的操作流程, 并要求相关人员严格遵守。对于电子档案管理过程, 所有文件信息的写入、更改操作都必须进行记录, 从而形成一套完整的监管体制。对于企业来说, 任何工作都需要制定完整的标准规范, 对电子档案的管理也不例外。只有在一整套完整的标准规范下进行电子档案的管理工作, 才能保证其顺利进行。

四、结束语

使用电子档案, 已经成为了企业的必然选择, 企业更应该关注的是档案的安全管理, 只有真正重视电子档案的管理工作, 认清存在的问题, 并进行应对, 才能保证电子档案管理更加安全。

摘要：进入21世纪以来, 随着电子技术的高速发展, 企业内部的办公自动化逐渐普及, 企业的办公档案也逐渐从实体形式转变为数字形式, 电子档案成为越来越多企业的选择。然而电子档案的管理与保存与传统纸质档案的管理保存是不一样的, 这就要求我们了解并遵守电子档案的保存原则, 认清档案管理中遇到的问题, 从而更好的进行电子档案的管理, 提高管理效率。本文将针对现阶段电子档案管理所遇到的问题进行详细归纳和总结, 希望能够对电子档案的管理工作起到一定的帮助作用。

关键词：电子档案:管理:问题探讨