电力系统电子档案管理现状及发展方向探究

2023-03-01

电子档案与传统的档案管理模式相比, 其安全性更高, 可异地备份电子档案, 查阅过程更加方便, 而且档案的内容更加多样, 存储环节占用的空间更小, 基本不增加库存, 可快速方便提供利用, 更方便出差人员使用, 为此, 许多单位开始使用电子档案开展工作。目前, 电力系统也在使用电子档案, 其中的问题也比较明显, 笔者结合自身工作经验, 阐述当前现状, 以及档案发展方向, 希望能够为电子档案发展带来帮助。

一、当前电力系统电子档案管理工作的现状

(一) 管理责任分工不明, 档案管理漏洞较多

档案管理工作是一项非常细致、要求较高的工作, 需要企业为此成立专门的部门, 并配备能力较强的工作人员, 开发数字档案馆系统, 统筹数字档案馆建设, 但是, 目前, 由于发展水平的限制, 电力系统在电子档案管理方面还存在许多问题, 首先是责任分工不明确, 归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性, 而档案管理人员不明确自己的职责范围, 这样势必会影响工作的质量, 同时, 电子档案是一种新生事物, 许多工作人员对其了解较少, 工作中遇到许多问题无法解决, 造成管理工作较为混乱。

(二) 人员业务能力较低

电子档案管理工作需要使用到各种电子设备, 如计算机、扫描仪、存储设备、网络设备等, 这些设备的技术水平较高, 需要工作人员对其有深入的了解, 同时要有足够的能力进行使用, 如果工作人员的能力不强, 则无法高效率地使用这些设备, 进而影响档案管理的质量。目前, 在电力系统中, 许多先进的设备得不到应用, 一直处在荒废的状态, 这是因为工作人员没有能力使用这些设备, 而且企业领导层也对此不够重视, 没有安排能力较强的人员从事这项工作, 也没有安排现有人员进行培训, 导致人员的整体实力较低, 人员业务能力滞后, 会影响档案管理工作的开展。

(三) 缺乏科学的建档规范和标准

电子档案是一种新生事物, 在使用过程中会遇到较多的问题, 这就需要企业制定完善标准和规范, 对工作进行详细的管理和约束, 进而使得档案管理工作走向正规。目前, 电力系统档案管理工作缺乏科学数字档案馆的管理标准, 甚至一些基础性的工作也无法有效展开, 直接导致电子档案管理效率降低。

二、电力系统电子档案管理工作改进策略

(一) 建立完善的管理部门, 提高分工水平

电力系统的企业管理者要充分认识到电子档案管理工作的重要性, 要建立完善的档案管理制度, 由于电子档案是一种新生事物, 其中出现的问题会比较多, 只有成立专门的部门, 才能有效地应对各种问题的出现, 才能将档案管理工作落到实处。为此, 笔者为电力系统提出以下几个措施, 首先要明确各个人员的操作权限 (信息管理、使用权限) , 保证电子档案的安全性 (信息加密) ;其次要强化负责制度 (检查是否按权使用) , 要建立严格的上下级管理机制, 每个人员、每项工作都需要在管理过程中进行;第三, 要对人员进行合理分工, 提高员工的工作效率 (授权简洁) ;第四, 要强化档案管理部门与其他相关部门的关系, 获得足够的工作支持;第五积极做到设计办公协同平台信息与数字档案馆对接, 直接数字归档;第六, 要定期向企业领导层汇报工作, 及时获取领导层意见, 进而提高管理的科学性。

(二) 增强档案管理人员的业务能力

档案管理人员的业务能力会直接影响工作的效率, 为此, 要特别重视工作人员的能力培养, 要使得档案管理人员的整体实力得到提升。首先, 电力系统要建立完善的电子档案管理制度, 通过制度的约束作用, 让员工养成正确的工作观念和习惯, 同时, 通过制度的帮助, 要理顺各个员工的工作关系, 让员工的工作效率得到提升;其次, 要调整企业档案管理工作的发展理念, 要通过先进的观念, 提高档案管理工作的整体水平, 员工在此过程中, 要不断提高自身的综合能力, 保障档案管理不出现纰漏。第三, 要对工作人员的保密意识、安全意识进行强化, 使得员工的工作能力得到提升, 在工作过程中, 要对员工的工作情况进行监督, 使其能够养成正确的观念, 确保电子档案信息的安全性。电力企业要定期对员工进行培训, 使其能够得到水平提升, 企业要在员工招聘环节进行重视, 对员工的综合素质进行考察, 从而让员工能够为企业提供更多的帮助。

(三) 增加对电子档案管理的工作投入

电力系统在电子档案管理工作中应当增加资金方面的投入, 让档案管理工作获得足够的支持, 例如打印机、高速扫描仪、光盘刻录机都是必须要具备的设备, 同时, 还要重视软件的升级工作, 保证系统的安全性和效率性。在电子档案工作中, 安全问题时最重要的环节, 需要相关人员增加安全方面的投入, 例如购买安全等级更高的防火墙软件, 加强网络设备自查自检能力等, 通过资金方面的保障, 让档案管理工作得到进一步提升。

(四) 制定完善的工作标准和规范

电力系统应当重视工作制度建设工作, 要对工作中的各种注意事项进行明确, 要了解当前电子档案管理工作中常见的问题, 要提高档案的安全性、保密性, 要重视员工的分工工作, 因此, 要对员工的工作情况进行明确, 使得各个员工的工作责任更加明确, 要注重不同部门之间的交流工作, 使其能够获得更多的帮助, 制度的约束作用和管理作用是最为明显和有效的, 因此, 电力企业应当重视制度建设工作, 要站在档案管理工作的立场, 提出更加及时、准确、全面的制度建议, 让管理层了解真实情况, 具体部门要严格按照制度办事, 并积极为制度建设工作建言献策, 从而让制度的先进水平得到提升, 电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度, 要通过合理的制度, 提升档案的利用价值。

总之, 在现代社会中, 电子档案管理工作是未来档案工作发展的主要方向, 电力企业非常需要档案管理工作, 因此要重视电子档案的改革工作, 提升管理的效率和水平。在电子档案管理工作中, 要明确部门分工, 要建立完善的责任制度, 还要选拔和培养优秀的员工, 为管理工作提供更加坚实的人才基础, 还要追加档案管理投入, 使得管理工作能够顺利进行, 希望电力企业能够高度重视电子档案管理工作, 从根本上提升管理水平, 从而为企业发展提供更强的动力。

摘要：随着电子信息技术的不断发展, 档案管理工作也在进行相应的改变, 电子档案逐渐替代过去的档案管理模式, 档案的安全性、实用性都大大提高。本文主要针对电力系统的电子档案管理工作进行分析, 探究其中的问题, 以及未来发展的方向, 希望能够为档案管理工作带来一些帮助。

关键词：电力系统,电子档案,管理现状,发展方向