浅谈成品油销售企业档案工作

在上中下游一体化的综合型能源公司中, 成品油销售企业属于下游板块, 主要负责区域内成品油 (包括汽油、柴油、润滑油及燃料油等) 的批发、零售, 以及加油 (气) 站、油库网络开发工作。一般而言, 下游板块会按照区域划分为若干个省级或直辖市级销售分公司。本文所谈的成品油销售企业档案工作即指省级或直辖市级的成品油销售企业档案工作。

一、档案工作组织体系和队伍建设

档案工作应建设符合企业经营发展需要的档案工作组织体系。不同省级或直辖市级的成品油销售企业规模和组织体系不尽相同。据调查, 某大型石油公司所属广东、上海和安徽3个省级、直辖市级成品油销售公司的企业规模和组织体系存在一定差别。结合企业规模和组织机构特点, 上述上海销售公司档案管理模式可采取一级管理, 广东、安徽销售公司可采取二级管理。

一级管理, 是在公司本部设立档案机构 (科、室、馆) , 机关各职能部门和地市级分公司作为归档单位, 定期将档案移交本单位档案部门集中保管。一级管理适用于地市级单位少且地理位置相对集中的单位。如上海销售公司设立了综合档案室, 管理公司所有类别档案 (人事档案除外, 人事档案由人事组织部门管理) 。在机关14个处室及6个所属分公司配备了兼职档案员, 负责本单位档案的归档移交。

二级管理, 即“集中领导、分级管理”, 是公司本部设立档案机构 (科、室、馆) , 各地市级公司分别设立档案机构 (科、室、馆) 。机关档案机构负责本机关档案保管以及对各地市级档案机构进行业务指导、监督和检查;地市级公司档案机构负责本单位档案保管。二级管理适用于地市级单位较多且地理位置分散的单位, 如广东销售公司、安徽销售公司。

从以上成品油销售企业档案机构设置来看, 档案人员比较精简, 专职人员少, 兼职人员多, 人员流动性比较大。但相对来说, 人员队伍年轻, 学历高, 工作热情高、效率高, 工作具有开创性。在与部分销售企业档案专职人员进行交流后发现, 档案人员大多对档案工作充满热情, 有干劲, 有责任心, 具有基本职业操守, 合理规划本单位档案工作, 但由于兼职工作多, 往往力不从心。此外, 档案人员流动性大, 工作缺乏连贯性, 档案工作整体水平和效果不佳。

档案工作是长期性、持续性的工作, 稳定的机构和人员是保证档案工作可持续健康发展的基础。成品油销售企业档案工作整体水平薄弱, 从根本上来说, 是缺乏独立稳定的机构和人员支撑。因此, 我们建议成品油销售企业应根据自身企业规模设置与之相适应的机构和人员。档案人员数量可根据企业自身规模来确定, 可结合销量、加油站数量、二级单位数量等因素统筹考虑。档案人员应享受与相关专业技术人员或管理人员同等待遇, 包括职务晋升、职称评定以及薪酬待遇。

二、档案基础业务工作

档案基础业务工作可以简单概括为“收、管、用”。根据成品油销售企业业务特点, 其档案类别主要有文书类、建设项目类、会计类、声像类及实物类5大类。相较于油田和炼化企业, 类别简单, 便于管理。目前, 3家销售企业档案分类基本取消三级类目, 档案目录信息和电子文件均通过总部统一设计推广的档案信息系统完成。

根据对3家销售企业基础业务工作的评价检查结果来看, 档案基础业务工作总体评价结果是优良, 主要表现在档案能按时归档、科学整理;档案库房基本达到八防要求, 档案能做到安全保管;档案的目录信息和正文能按要求及时录入档案信息系统, 档案利用快速便捷。但也发现, 在档案基础业务的某些环节工作还不够精细, 比如档案收集环节, 虽然实行了归档范围确认制, 但对确认制的认识还不够准确, 执行也不够到位;档案库房的消毒防盗等措施还有缺失, 为档案的长久安全保管埋下安全隐患等等。针对以上问题, 建议从以下几个方面加强基础业务工作:

(一) 进一步提高对档案归档范围确认制的认识, 将归档范围确认制落实到位。归档范围确认制是归档单位 (部门) 及档案部门经过认真分析各归档单位的职能、主要业务流程和历年归档情况, 即研究档案材料的形成规律, 拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容。参照基本归档范围, 结合大事记、各项工作计划和工作实际, 制定本单位 (部门) 具体的归档范围, 再反馈到归档单位 (部门) 进行核实, 并由归档单位 (部门) 负责人及档案员签字确认后交档案部门存档。

归档范围确认制改变了以往档案归档仅由档案部门拟定归档范围的单一独断形式, 最大程度地发挥归档单位 (部门) 的主观能动性, 更多参考了归档单位 (部门) 的意见, 增强了双方的合作互动意识, 使得归档范围更具有操作性。同时, 也是检查考核归档单位 (部门) 归档完整性的有效依据, 明确双方的责任, 规避因档案归档不齐全或不完整而产生的责任界定不清的风险。

文书档案:归档单位 (部门) 及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况, 并与国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行对比, 形成各单位 (部门) 的基本归档范围。经归档单位 (部门) 确认完善后形成单位 (部门) 归档范围。

建设项目档案:依据建设项目计划, 确定归档范围。

会计档案:依据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的有关规定确定。

声像档案:依据《大事记》确定重要事件, 以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动和重点项目的声像材料, 专题片, 荣誉档案的照片。

实物档案:根据《大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励, 停用公章, 以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。

(二) 强化库房管理。档案库房是档案工作的实体保障, 档案馆库建设关系到档案资源的妥善保存, 是档案工作的外在基础。一方面, 加大对档案保管设备设施的投入。档案库房要纳入办公用房计划, 库房必须符合国家档案局《档案馆建筑设计规范》要求, 库房面积满足10年需要, 并有一定余量, 做到办公室、阅览室、库房三分开。档案库房采取“八防”措施, 配备档案防护设施、设备, 并进行定期检查、检定与更换。同时要做好库房日常管理工作, 包括清洁、消毒、除湿, 确保档案的安全保管条件。另一方面, 做好馆藏档案摸清家底工作。要做好不同类型、不同密级、不同载体档案的统计台账, 对馆藏档案做到心中有数。此外, 还要做好馆藏档案库房标识工作, 为档案快速便捷利用奠定基础。

(三) 档案整理要遵循“简化整理、深化著录”的原则。随着档案信息化的快速发展, 档案管理系统功能越来越强大, 不仅能够满足档案信息大容量存储, 而且能满足档案快速检索的需求。因此, 传统的档案整理方法已不再适应当今档案工作的要求。“简化整理、深化著录”即简化档案分类、外观整理, 详细完整著录档案目录信息。比如文书档案分类不再按照党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类设置二、三级类目, 直接可用“W”标识, 这样避免交叉类别档案的分类判断, 节约了时间, 统一了标准。会议纪要、任职职称文件的著录要深化。有些会议审议多个事项, 在备注项里要注明各个事项的关键字;任职和职称文件要在备注项里著全所有涉及人员的姓名。

三、档案信息资源开发利用

档案信息资源开发利用是对档案信息进行分类、分析并加以提取和利用, 既能提高档案利用效率, 又能为企业提供优质信息服务, 是实现档案价值, 宣传档案工作的一项档案专项工作。

从3家销售企业档案信息资源开发利用评价结果看, 满分20分, 平均得分为14分。由此可见, 档案信息资源开发利用工作总体比较薄弱, 档案日常利用和通用性编研工作完成较好, 但档案专项编研 (利用档案馆藏资源, 在分析研究基础上形成的编研成果) 和档案管理研究工作滞后, 更谈不上获得奖项。针对档案信息资源开发工作落后的现状, 建议从以下几方面加强工作:

(一) 丰富和充实馆藏内容。俗话说:“巧妇难为无米之炊”, 没有丰富的馆藏资源为基础, 档案信息资源开发利用就成为空谈。档案人员要多渠道、多层次地收集档案资料, 不断优化馆藏。

1.强化收集工作。成品油销售企业要重点抓好建设项目前期投资开发资料、股权、合同、财务等档案资料收集。

2.推进档案数字化工作。实现档案数字化, 可突破传统档案利用的局限, 最大限度实现档案信息资源共享。据调查, 3个销售企业档案数字化工作进展顺利, 下一步应重点开展声像和实物档案数字化工作。

(二) 提高档案人员素质。档案信息资源开发是一项知识密集型的系统工程, 档案人员要在海量的档案信息中分类、鉴别和挖掘出有价值的信息, 为企业发展提供信息服务。这就要求档案人员要加强学习, 拓宽知识结构。档案工作不仅专业性强, 而且涉及到企业的各类专业。档案人员要熟悉掌握企业各个业务环节的流程和知识, 才能有的放矢地收集、整理好有价值的档案资料。因此, 要增加档案人员进修培训的机会, 提高自身素质和能力。

(三) 做好档案信息资源开发利用工作规划。档案信息资源开发工作是一项长期工作, 需持续推进, 不断提高。一是要将档案信息资源开发利用工作纳入工作规划, 明确责任人和完成时间。二是要将年鉴等通用性编研工作纳入档案年度工作, 使之常态化。三是成立满15年的单位要及时做好企业志编撰工作计划, 成立组织机构, 逐步推进此项阶段性工作。四是围绕公司中心工作, 与业务处室一起确定编研课题, 成立编研课题项目组。五是组织开展编研成果评比, 不断提高编研成果的价值。

本文仅以3个区外成品油销售企业档案工作相关情况和数据作为依据, 在区外成品油销售企业中具有代表性。区外成品油销售企业成立时间短, 馆藏量少, 但档案工作起点和标准较高, 档案人员基本素质普遍高。随着企业不断发展, 企业档案作为企业发展过程中的历史沉淀, 是企业重要的信息资源, 档案工作是企业基础工作的重要组成部分, 档案工作具有广阔的发展空间, 档案工作必定大有可为。