企业档案管理创新及服务研究

2022-09-10

输油管道运输业是我国能源安全供应的重要保障 (1) 。企业档案是指各个企业在长期的管理活动和生产经营中形成的对社会、国家和自身企业保存价值较大的文件材料, 文件材料的形式包括纸质文件、电子版文件及照片等 (2) 。输油管道企业的档案包括本单位重要的内部会议材料、有关职工福利薪酬的文件材料、与业务单位签订的协议书、合同等文件材料、重要活动的录音、照片和视频等。

一、输油管道企业在档案管理中出现的问题

(一) 对档案管理重视程度较低

大多数输油管道企业的管理者在日常管理过程中往往只重视输油质量和企业的经济效益, 对档案管理的重视程度较低, 对档案管理的重要意义缺乏正确认识, 导致管理档案的部门工作积极性降低, 工作懈怠。很多输油管道企业管理者对企业内部结构采取精简的方式降低自身企业管理需要投入的成本。精简的部门大多是后勤、档案管理等, 从而影响了档案管理的效率, 制约了企业的稳定发展。

(二) 档案管理能力较差

大部分输油管道企业中从事档案管理的工作人员大都身兼数职, 管理部门缺乏专门的档案管理工作人员。即使有专门的档案管理工作人员, 也不是档案管理相关专业的, 管理能力较差, 管理意识较为淡薄, 缺乏先进的管理方式。年龄较大的管理人员虽然具备较丰富的管理经验, 管理能力较好, 但缺乏先进的、现代化的管理形式和技术。年龄较轻的管理人员虽然能够掌握较为先进的现代化管理形式及技术, 但管理能力较差, 缺乏管理经验。再加上企业缺乏对管理人员的定期培训, 导致管理人员的管理水平得不到提高。

(三) 档案管理设备及技术落后

很多输油管道企业对档案管理工作不重视, 投入的管理资金较少, 档案管理相关部门无法购置较新的管理设备及技术, 例如计算机、扫描仪、摄像机等, 无法实现对文件资料的电子管理, 导致很多纸质文件、资料在企业的长期发展过程中遭到损坏、失真和丢失等, 影响企业档案的日后查阅和参考。企业没有实现对档案的数字化管理和信息化管理。

(四) 企业档案利用差

大多数输油管道企业虽然建立了档案管理的相关部门, 加强对企业档案的全面管理, 但企业档案的综合利用率较差, 对于无需加密、可供内部人员查阅的相关文件, 企业内部的工作人员无法查阅。企业档案的管理工作在企业日常活动中没有发挥相应的价值。

二、输油管道企业中档案管理的创新建议

(一) 提高对档案管理的重视程度

输油管道企业管理者必须提高对档案管理的重视程度, 正确认识档案管理与企业发展的重要关系。设立档案管理的相关部门, 并从管理能力和创新方式两方面为部门挑选合适的负责人, 加强管理。建立健全档案管理制度, 制度中应当明确规定档案管理相关部门的工作职责及每位工作人员的工作职责, 并倡导每位工作人员必须按照管理制度严格要求自己, 做到工作规范化, 提高工作积极性。为了加强企业所有内部人员对档案管理的高度重视, 可以通过举办宣传活动、制作宣传册、开展讲座等方式对企业所有的内部人员进行宣传教育, 促使各个部门能够配合档案管理。有条件的输油管道企业还可以在各个部门分设一名档案管理兼职人员, 定期对部门内产生的有关文件和资料进行收集和登记, 定期交送至档案管理相关部门, 由档案管理相关部门的工作人员对各类文件、资料进行分类、归档, 以此实现对输油管道企业内部档案的全面化、系统化、综合化管理。

(二) 提高管理人员的综合素质

输油管道企业的有关部门必须加强对管理人员综合素质提高的重视。定期组织人员培训, 通过开展讲座、请专家讲课等形式增强管理人员的管理水平和管理能力。通过“引进来”和“走出去”两种方式提高管理人员的综合素质, “引进来”即吸引大量优秀的专业高素质人才加入管理队伍, 加强管理队伍的素质建设;“走出去”即选派管理人员去其他优秀的同行企业进行参观、学习, 积极引进先进的管理经验和管理方式。

(三) 引进先进的管理设备及技术

输油管道企业管理者必须加大对管理工作的资金投入, 为档案管理的相关部门购置较为先进的管理设备及技术, 管理设备如电脑、扫描仪、摄像机等, 便于文件资料的电子版整理和存储。必要时还应当为档案室安装空调, 防止室内空气潮湿, 纸质文件、资料等出现失真、破损等, 影响文件资料的利用和保存。对企业档案的管理工作应当实现数字化和信息化, 积极引进数字化管理技术和信息化管理技术, 并定期组织培训, 向管理人员介绍两种现代化技术。管理人员也应当努力学习, 增长自己的管理知识, 提高管理能力。

三、输油管道企业中档案管理的服务创新

为了提高输油管道企业中档案的综合利用率, 使档案发挥应有的作用, 输油管道企业必须对档案管理的服务进行创新。本文从建立数字化文档中心、档案服务网站两方面对输油管道企业中的档案管理相关服务进行创新。1.建立数字化文档中心。数字化文档中心是指利用数字化信息技术建立网上文档中心, 与纸质文档中心相比较, 具有保护性较好、经济、费用低、查阅方便等优点。可以对机密文件、资料等进行加密保护, 防止机密档案被外界查阅, 导致机密泄漏;可以在文档中心中将无需加密的文件、资料进行公开, 输油管道企业的内部工作人员都可以通过网上文档中心对文件、资料等进行阅读和下载。2.建立档案服务网站。管理部门的相关工作人员可以根据档案的不同内容建立档案服务网站, 分别设立几个板块, 便于企业内部工作人员的查阅。在一定程度上方便工作人员对文档的搜集, 提高了企业的管理效率。

输油管道是输送石油的主要工具, 具有经济、可靠、连续、费用低、安全、投资少、运输量大、运输平稳等优点 (3) 。输油管道企业是指利用管道系统完成油料输转、油料接卸工作的企业。长久以来, 输油管道企业在我国解决石油运输紧张问题中具有重要意义, 企业运输的高质量也在一定程度上保证了我国能源供应的可靠与安全。输油管道运输业的不断进步推动着我国社会经济和企业经济效益的不断发展 (4) 。企业档案是输油管道企业发展的重要体现, 企业管理者在作出有关企业发展的重要决策时也可以根据企业档案考虑决策的可行性。企业档案与企业的长期、稳定发展密不可分。因此, 必须加强对企业档案的管理。企业档案的管理创新及服务研究具有十分重要的现实意义。本文从输油管道企业档案的管理创新及服务两方面进行研究, 供广大学者参考。

摘要：随着社会现代化的不断完善, 很多输油管道企业对企业档案的管理水平和服务模式已经不能满足企业现代化的发展。要想实现企业档案现代化的管理和服务, 必须对原有的管理形式进行创新, 构建适合企业发展的现代化服务模式。本文主要研究输油管道企业在档案管理中出现的问题, 从管理和服务两方面提出创新建议。

关键词：输油管道企业,企业档案,管理,服务模式