数字城建档案馆建设论文

摘要：“数字中国”布局下，城建档案馆将为智慧城市规划与建设提供可靠的档案数据支持。城建档案馆行政执法过程中面临缺少上位法、缺少行政许可、与上级行政主管部门职能交叉等问题，亟待解决。在数字化城建档案馆建设的进程中，受“放管服”行政指引，城建档案馆应通过削减前置审批、强制归档、智能+创新服务三个方面构建数字化管理新机制，实现智慧化活态城建档案馆的整体目标。今天小编为大家精心挑选了关于《数字城建档案馆建设论文(精选3篇)》，仅供参考，大家一起来看看吧。

数字城建档案馆建设论文 篇1：

数字化

摘要:精细化管理的含义是非常广泛的,对某一工作领域来说,关键是要找准切入点。最近几年,长沙市城建档案馆大力加强数字化建设,实行了馆藏档案的数字化、档案接收的数字化、业务操作的数字化和人员管理的数字化,精细化管理不断走向深化,成绩显著。本文通过理论和实践两方面的论证,确立了数字化是城建档案工作精细化管理的最佳途径的观点。

关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径

文献标识码:B

1概述

精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。

2城建档案工作的发展现状及特点

我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设高潮,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。

3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面

数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面:

3.1 档案接收的数字化

传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。

3.2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化

传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。当然,原来的各种物理活动,如清理、搬运、消毒、温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、更少的空间、更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。

3.3 档案查阅利用的数字化

档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、查准。多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、查全的确是勉为其难的事情。如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、摘录、下载、拷贝、打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比GOOGLE还要来得快,来得方便得多。

3.4 业务工作数字化

主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、有松懈、有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。

3.5永不下班的城建档案馆——互联网上的城建档案馆

数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上发布的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代扬帆前行。

3.6 基于城建档案信息的综合平台

城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合GIS、GPS、RS和MIS等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、历史文化保护、建筑设计、规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。

4长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果

从2000年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、效率非常低、经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息发布;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。2005年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、建设和运行,目前总投资已超过2100万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。

4.1 长沙市地下管线信息化工程(地下管线GIS)

该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。2005年就开始调研,2006年开始实施,2007年通过验收。该工程对城建档案信息中最重要的部分——地下管线工程档案信息——实行全数字化管理。其基本原理是采用GIS技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、计算、修改和动态更新等功能。在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线GIS系统。目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、建设和管理的精细化提供了极大帮助。

4.2 城建档案数字化扫描管理系统

该系统从2007年着手开发,2008年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、质量检验、入库管理和扫描作业控制等功能。目前,共有40多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、高速文件扫描仪、工程图纸扫描仪、条码打印及识别仪、激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描20万余卷,图纸50万余张,档案数字化入库信息量已达到1200G。该系统已经实现了与地下管线GIS的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。

4.3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统

该系统2008年着手开发并投入试运行,2009年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、补充和完善。目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、验收、整理、入库、人事、行政等事务处理都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。

4.4 长沙市城建档案声像媒资管理系统

声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、调研和论证,2008年以来共投入300多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009年6月已通过验收并投入运行。该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线GIS的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、关键信息提取分析、格式转换、编目审核、检索浏览、下载输出、编辑利用、数据交换、存储管理、系统管理、业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。

4.5 长沙市建设信息中心网站

从1996年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、长沙市城建档案管理处、长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落实缺乏有效机制。从2005年开始,随着数字化工作全面开展,建设信息中心的职能不断健全,对全市建设系统信息化工作实行精细化管理的条件不断成熟。在数字化城建档案馆基础之上,2007年,我们全面改版了“长沙市建设信息中心网站”,承担了建设信息收集和发布、建设系统部门联动、行业监督管理和投诉在线办理等职能,发挥了长沙市建委政府门户网站的作用。正是基于长沙市城建档案馆数字化成果日益丰硕、长沙市建设信息中心网站影响日益扩大,在多年的努力下,“长沙市建设信息中心”机构终于2009年11月由市编委下文批准正式成立,全市建设系统信息化工作精细化管理就有了强有力的法定工作机制。

5结语

城建档案工作的实质是在城市建设的环境中做好档案工作,而档案的核心就是信息,从数字化的角度看,城建档案工作实际上就是建设信息的管理工作。这一种解读,不仅提升了我们对城建档案工作的认识,也为城建档案工作在新的技术条件下打开了发展的空间。我们所处的时代是一个数字化的时代,信息技术已进入生活的方方面面,以提供信息服务为主要目标的城建档案工作更应该走在数字化的前列,只有城建档案工作管理实现了数字化,城建档案信息资源才能整合到社会网络之中。在这种背景下探讨数字化,不仅是城建档案工作精细化管理的最佳实现途径,而且是城建档案工作发展的必由之路。目前,数字化已成为了全国各城市城建档案馆共同努力的方向,数字化在管理上的优势和成果将不断地显现出来。

作者：李文华

数字城建档案馆建设论文 篇2：

“数字中国”布局下我国城建档案馆数字化转型之思考

摘要：“数字中国”布局下，城建档案馆将为智慧城市规划与建设提供可靠的档案数据支持。城建档案馆行政执法过程中面临缺少上位法、缺少行政许可、与上级行政主管部门职能交叉等问题，亟待解决。在数字化城建档案馆建设的进程中，受“放管服”行政指引，城建档案馆应通过削减前置审批、强制归档、智能+创新服务三个方面构建数字化管理新机制，实现智慧化活态城建档案馆的整体目标。通过完善依法行政、对接征信体系、技术迭代推进数字化进程，将智能化行政与智慧化服务并行，最终接入国家政务服务平台，实现全国“一网通办”的政务目标。

关键词：城建档案馆；数字化；数字中国；放管服分类号：G275

Thoughts on the Digital Transformation of Urban Construction Archives under the Layout of "Digital China"

Che Tingting

（Beijing Normal University Zhuhai Campus， Zhuhai， Guangdong， 519070）

2019年5月9日，在第二屆数字中国建设峰会电子政务分论坛上，国家档案局副局长付华强调了档案管理从“双套制”向“单套制”过渡的理念和重要意义，揭示了我国档案事业正开启向数字档案资源建设发展的新篇章。档案行政管理机构应以此为目标，主动推进数字档案资源建设的标准化进程。作为档案管理行政主体，同时作为城市建设档案的保管单位，城市建设档案馆存储了大量工程建设档案、图纸档案、影像档案，这正是我国未来智慧城市建设的重要参考依据，城建档案的数字资源建设及智慧化服务功能的实现，也是未来我国政府职能转变和“放管服”改革的重要组成。

城建档案馆的利益相关方众多，相互之间利益牵扯繁杂，职能环节紧紧相扣，查找利用图纸档案时往往出现频繁奔忙于设计单位、施工单位、建设单位之间的现象，为了一张图纸“跑断腿”的问题依然存在。究其原因，一部分源自城建档案归口不统一的遗留问题，一部分源自城建档案归档整理及时性及图纸档案利用的排他性原因，即图纸原图在利用完毕后是否及时归档、整理，以便再次利用。研究城建档案馆的数字化转型，有利于辨析城建档案馆现存问题的属性，充分借助信息技术变革，推动城建档案资源的共建共享，克服传统档案归档整理及利用中的排他性问题。

1梳理我国城建档案数字化转型期现存困难

开展数字化转型研究，首先要盘点现存困难，区分哪些困难需靠制度的完善来解决、哪些困难需靠技术发展来解决，分类处理，对症治理。数字化技术的发展像一把双刃剑，既能解决过去无法克服的现实障碍，如多人同时利用问题、跨时间地域利用问题、提升利用效果和品质问题、“一网通办”的电子政务问题，同时也向传统城建档案管理体系提出了新的挑战。完整地收集、系统地整理、便捷地提供服务利用，是城建档案工作的核心任务，直接关系到城市建设规划的科学性、合理性，为高效地实现智慧城市建设提供重要建设依据，直接关系到我国电子政务“一网通办”的实现效果。在现行规章制度下，本文将城建档案管理中呈现出的一些共性矛盾与难点进行归纳。

1.1行政法规方面

（1）权责易混，交叉重叠

根据我国住房和城乡建设部2001年修正发布的《城市建设档案管理规定》第三条规定，“城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作”。作为城建档案馆的上级行政主管部门，对全市城建档案承擔管理责任，负责管理全市城建档案，而同时作为市级城建档案馆同样对全市城建档案承担管理责任，责任重复、管理职能易造成混淆，更有可能造成多套重复保管的资源浪费问题，与“单套制”管理理念相悖。由于城建档案保管责任的重叠，导致有些工程档案由规划局保管、有些由国土资源局保管、有些则在建设单位手中，造成了设计单位在使用图纸档案时到处找寻的“跑断腿”现象。只有城建档案的集中统一保管才能最大程度地优化服务、提高行政效率。

（2）缺少上位法保障

我国住房城乡建设部在2018年9月28日发布关于修改《建筑工程施工许可管理办法》的决定，指出“发证机关在收到建设单位报送的《建筑工程施工许可证申请表》和所附证明文件后，对于符合条件的，应当自收到申请之日起七日内颁发施工许可证”[1]。决定既明确了建设单位需向上级规划部门报送施工许可的文件证明材料的责任与义务，同时强调了提高建设单位报批报建行政效率的决定。这项决定无疑提高了规划部门及建设单位双向积极性，大大缩短了行政审批周期。相比而言，1997年原建设部颁布的《城市建设档案管理规定》虽然系统规定了城建档案管理工作的各项职能活动，但没能设立具体对城建档案管理工作的行政许可，故而致使城建档案的收集工作屡遇阻碍，难以高效完成。

（3）评估标准单一

目前我国对城建档案馆的评估标准更侧重于馆藏数量，近些年来大力推进数字馆藏的建设，形成了地方城建档案馆的“粗放”收集，致使部分利用价值较低的文件被归档进馆。对于城建档案馆工作的考核应是多方面的，不仅包括馆藏数量、数字化档案件数，还应包括项目工程档案完整性、利用率、移交及时性、培训指导档案资料员工作情况，未来更应包括BIM、GIS文件管理规范情况、利用效能情况等多方面评估。“单套制”理念下，实现BIM模型档案、GIS文件档案数字化单套管理，将是未来城建档案馆的重要研究内容，有利于助推“数字中国”工程全面建设进程。

1.2各利益相关方面

（1）利益相关方管理掣肘

自1999年国家取消了城建档案保证金制度后，各地通过建设工程档案预登记制度、建设工程竣工备案查验制度及建设工程档案认可文件制度的方式，来为城建档案收集工作提供基本保障。而实际工作中，建设单位在项目竣工后，为了应付工程档案的移交工作而草草编制工程档案数据，难免造成数据遗漏和数据失真等问题。施工单位向建设单位移交的工程档案较为完整，但管理不够系统、科学，缺乏文件的有序归类与整理，容易造成重复、占用空间的问题。同时，监理单位的部分文件如监理日志，由于记录了工程建设过程中的各类细节问题，对智慧城市建设中的大数据收集有着重要意义，也符合活态城建档案馆倡导的“保存一切建筑相关的真实还原细节”要求，因此未来也应考虑纳入归档范围。

（2）档案资料员群体身份认同度低

施工单位的档案资料员负责整理工程图纸等档案资料，以备及时向建设单位汇总报送，但施工单位负责档案资料整理的工作人员往往并不具备专业的档案管理知识和足够的专业档案意识，在收集与整理的过程中，一些开工初期的档案文件由于时间较久，加之档案资料员不重视及时收集工作的重要性，难免造成遗漏、不齐等问题，而为了最终完成整体移交，不得不人为“编制”档案，给日后城市规划与建设中工程档案的利用埋下隐患。档案管理员的工作是严谨的、专业的，施工单位的档案资料管理岗位应以专业档案管理工作标准严格规范，提升档案资料员的专业身份认同，加强专业技能业务培训，强化档案原始记录意识。

我国档案管理由“双套制”向“单套制”转变，须克服城建档案馆中权责交叉、重复归档的问题，利用数字化档案，简政放权，提升线上政务效率，才能有效提升城建档案依法行政、公正评估效率；优化服务，才能实现各利益相关方的主动归档积极性，同时大力督促档案资料员提升身份认同感和使命感。

2转型保障：完善城建档案馆“放管服”新机制

当前城建档案馆的档案来源主要依赖建设单位的移交，收集对象以建设工程档案为主。未来随着智慧城市的建设与发展，政府大数据的运用机制越来越成熟完善，将服务于城市运营与城市民生的方方面面。作为智慧城市建设的参与方，城建档案馆应做好交通档案、水利档案、管线档案等各类城市建设档案的物理管理与数据关联工作。推进智慧城市建设进程，离不开高效率、高质量、优化服务的政务行政管理，顺应时代发展的需求，城建档案事业也应顺势转型，主动改革，完善“放管服”新机制。

2.1削减前置审批，智慧化放权

档案工作的根本目的是提供利用，城建档案的主要职能是收集整理城建档案，以便城市规划与建设中的查找利用。收集整理是管理手段，不是目的，正如前文所述，施工许可证的核发应在七日内完成，削减前置审批周期，对建设单位起到极大激励作用。城建档案馆需积极响应，精简建设工程档案预登记操作流程，开发APP等移动访问客户端提供登记指南，完善线上登记平台，简化操作流程，设置人性化提醒功能，按时提示建设单位移交清单及时间表。城建档案馆通过制定权责清单，明确项目跟踪的负责人制度，建立城建档案工程档案专项负责人与建设单位档案资料员的线上对接窗口，优化、简化交流渠道，及时指导。

2.2放管结合，强制归档，联动响应

简政放权，同时创新监管，实施权责登记制度，明确责任主体、责任具体事项、追责具体情形以及公布监督电话，鼓励城建档案馆、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位、社会等多方共同参与监管，增强社会监督力量。

构建城建档案移交单位信用约束机制，与联动响应机制有效结合。城建档案的移交工作一直以来无法取得建设单位的足够重视，致使重要的图纸等城建档案无法及时入馆，甚至散落分布在各建设单位档案室，对抢险救灾等重大事件的利用服务极为不利。城建档案馆一方面肩负提升社会公众档案意识的责任，另一方面要及时强制归档，刻不容缓。

2015年6月，由国家发改委、中国人民银行指导，国家信息中心主办的“信用中国”（Credit China）网站[2]上线，归集发布失信行为主体并予以公示。城建档案馆向故意拖延移交档案资料的建设单位发出行政警告，情节严重者应列入信用失信名单，结合行政许可和行政处罚双公示机制，接入失信联合惩戒工作，共享失信信息，扩大监管覆盖面。设立行政处罚信用修復机制，根据《城市建设档案管理规定》责令补充档案资料，按时补齐并承诺守信的建设单位可申请信用修复。

同时，针对守信建设单位，列入守信联合激励名单，提供信用评级、评价工作的依据，鼓励建设单位主动守信，按时按要求移交完整的工程档案，为完善我国城市建设档案数据库做出贡献，也为下一步智慧城市的建设提供全面的城市规划档案数据。

2.3“智能+创新”的服务双刃剑

互联网技术的高速发展，为档案利用工作提供了便捷的服务平台，但便捷的另一面是安全威胁。从技术伦理学的视角来看，技术是把双刃剑，既能为人类社会提供高质量的服务，也能为人类文明的进步带来阻碍。通过互联网技术，能够实现智能查询档案资料、线上移交、智能化多样式借阅服务，但同时，互联网技术也能使得数字档案被轻易盗取或篡改，尤其城建档案馆中的数字化图纸，不仅涉及城市规划与建设的重大工程事项，也涉及国土安全问题，需谨慎接入互联网。因此，在提供城建档案的智能化创新服务的过程中，应坚持“线上+线下有机结合”的基本原则，建立“发起—响应—反馈”的高速行政响应机制，有条件地纳入国家政务服务平台[3]“一网通办”服务体系。

（1）“线上+线下有机结合”的基本原则

档案管理工作不同于其他行政管理工作，涉及国家秘密、人民利益，不可随意公开，即使公开也要充分保证不被篡改、不被销毁、不被随意传阅。基于上述要求，应重点开放城建档案馆的线上行政管理职能以及全面开放城建档案目录，提高行政效率，满足公众政府信息知情权；结合完备的加密技术、线上身份认证与用户权限管理，有限地开放城建档案文件内容；馆内借阅是主流，但借阅方式逐渐趋于智能化，借助全息影像技术、BIM技术实现数字化图纸借阅，提升服务立体式体验感。

（2）“发起—响应—反馈”高速行政响应机制

“互联网+”技术为行政管理部门与利用单位之间建立了畅通的沟通平台，随着人工智能技术的发展，将实现24小时行政响应职能。当前，在“放管服”理念下，城建档案馆也应顺应技术发展潮流，建立24小时响应机制，强化快速智能响应的行政管理效率，针对机械性程度高的行政管理问题，设置人工智能响应程序，缩减行政管理人工资源支出，缩短行政响应周期，克服24小时在岗障碍。

（3）纳入中国政务服务平台“一网通办”服务体系

“数字中国”布局下，我国电子政务事业发展加速前进。2019年8月20日，“中国政务服务平台”正式上线，加速实现全国统一政务服务“一网通办”的进程。各级城建档案馆作为城建档案行政管理部门，应尽快纳入全国政务服务统一平台，融入上级行政主管部门行政管理体系，无缝对接上下级单位的行政管理办事流程，推进我国“一网通办”项目整体进程。

3转型目标：智慧化活态城建档案馆

3.1理念概述

活态城建档案馆的理念，来源于欧美国家地区提出的“Living Archives”的概念，瑞典美狄亚·马尔默大学在2012年发起了Living Archives研究项目，旨在改变传统档案的“休眠”状态，“开放档案的留存过程，让它和开放数据、社交网络、移动媒体、讲故事、玩游戏和看演出一样，成为人们当代生活的一部分”[4]，使其成为重要的社会资源，发挥公共服务的社会作用。活态城建档案馆的“活态”，主要体现于档案数据“全面、多元、线上”的动态生命周期特征，包括项目自申报立项开始至验收结束后的全部建筑档案数据的完整归集过程，强调数据收集工作的动态性、完整性、实时性、具体性、原始性。“智慧化”的理念主要强调向用户提供动态交互功能的管理服务体系。结合智慧城市的建设需要，未来城建档案馆的新定位是信息化、智慧化、智能化的活态城建档案馆，旨在突出城建档案的全流程文件生命周期属性，以及流程化、多元化、智能化、全息影像化、动态互动的服务特征。

城建档案馆的“活态”属性，还将体现在服务功能的灵活性、数据挖掘的智能化、主动服务用户的交互服务等方面。信息技术革命背景下，语音识别技术、人脸识别技术、虚拟成像技术将大大提升档案阅读的感官体验和利用服务品质，利用新技术盘活传统档案数据资源，赋能档案数据新的服务方式、服务渠道和用户体验。

在“数字中国”建设布局下，城建档案馆将发挥更广泛、黏合度更高、更深入的公共服务作用。城建档案馆的数字化转型意义深远，纵向上，将城建档案馆的数字化建设与智慧城市建设紧密贴合，横向上，将各地城建档案大数据关联，促成国家行政管理部门对大城建数据的集中统一管理，为实现全国城建档案数据统一管理、联网服务提供前期数据搭建基础。

3.2功能增量

除了行使档案行政管理职能与服务利用业务职能以外，大数据技术、语音识别技术、虚拟成像技术还将赋能城建档案馆新的知识管理功能、文化功能、城市活力中心、城市新名片等增量城市公共服务功能。

（1）数字档案行政管理与服务功能

随着国家对建设单位提出的BIM出图率的要求越来越高，建设单位对数字化图纸、数字化模型的使用率和依赖度越来越高，城建档案馆接收的数字化档案比率越来越高，从而对城建档案保管条件提出更高的要求，需要研究出台新的关于数字化图纸档案或模型档案的保存格式规范、保存介质标准、保管期限鉴定标准、转存期限标准、保管环境标准、利用服务审批程序等。在提供利用方面，数字化档案资源的利用介质要求更高，技术条件要求也更高，为了更好地实现动态互动服务体验效果，需引入语音识别技术、全息影像技术、人工智能技术。

（2）知识管理功能

工程档案包含了大量知识信息，大数据时代，信息捕获更快捷方便，通过档案信息著录标引工作，将工程档案信息进行知识汇总管理，为各项编研工作提供可靠的城市数据支持。与此同时，在大数据时代，用户既是信息的使用者，又是信息的加载者。利用单位的每一次借阅利用，都反映了城市建设的活动痕迹，通过统计利用信息，可获取城市规划的热点问题并侧面监测社情民意，为进一步制定城市规划方案提供前期调研数据。

（3）文化聚合与文化体验功能

城市建设档案中不乏历史文化古迹的建设或维护档案，这些珍贵的档案资料可能关联人物传记档案、历史专题档案、建筑文化档案等各类文化档案，是编研工作中不可缺少的文化资源。未来的活态城建档案馆不仅行使行政管理職能，还应发挥文化功能，聚合史料信息，提升城市文化内涵，增强文化体验。

（4）城市活力中心功能

活态城建档案馆是全面的，不仅解决利用单位的借阅需求，还满足市民的知识学习、文化体验、文娱教育的功能；活态城建档案馆也是动态互动的，用户可实现自助服务体验，以及无障碍人机交互服务体验。这既能体现城建档案馆的多元功能性，也能向外界充分展现城市活力。

（5）城市新名片功能

活态城建档案馆是高科技的、蕴含丰富文化内涵的新城市名片，将与博物馆一齐向社会公众展示城市底蕴、历史文化，设定特定的城市文化体验区，向市民、游客展示城市建设的历程与演变，塑造城市风貌、城市形象。

4结语

随着“数字中国”工程的持续推进，国家政务服务体系不断完善，科技兴国的战略引领各行各业的信息化建设不断迈进新的发展阶段。城建档案馆的数字化转型，将为我国智慧城市建设以及数字中国建设提供可靠的数据依据，为城市公共服务的开展提供历史文化信息、建筑文化信息、地理地貌信息、光缆建设信息等一系列知识数据，拓宽市民的知识学习维度，提升城市政务服务的信息化水平。

*本文系珠海市2019-2020年度哲学社会科学规划课题“‘数字中国’布局下档案馆服务新形态研究”（项目编号：2019ZC205）与2019年度北京师范大学珠海分校科研能力促进计划项目“大数据背景下档案服务新形态研究”（项目编号：Y201901）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]住房和城乡建设部关于修改《建筑工程施工许可管理办法》的决定（2018）[EB/OL].[2020-02-01].http：//www.mohurd.gov.cn/fgjs/jsbgz/201810/t20181010_237863. html.

[2]信用中国，由国家发展和改革委、中国人民银行指导，国家信息中心主办，是政府褒扬诚信、惩戒失信的总窗口，2015年6月1日正式上线，2017年10月15日“信用中国2.0版”正式上线，网址：https：//www.creditchina.gov.cn/。

[3]国家政务服务平台，2019年8月20日正式上线，由国务院办公厅主办，主要为企业和群众提供统一政务服务门户、统一政务服务事项管理、统一身份认证、统一电子印章、统一电子证照、统一数据共享共“七个统一”电子政务服务，发挥全国政务“一网通办”服务功能，网址：http：//www.gjzwfw.gov.cn/。

[4]刘磊，安小米，钟文睿.数字档案资源整合与服务的启示[J].浙江档案，2014（8）：5-8.

作者：车婷婷

数字城建档案馆建设论文 篇3：

论如何做好城建档案馆的公共服务工作

【摘 要】下文主要结合笔者多年的工作实践经验，针对目前城建档案馆在公共服务方面的一些不足之处进行了分析，并提出了相应的对策和建议。仅供同行参阅。

【关键词】城建档案；公共服务能力；馆藏资源；服务效能

随着我国城市建设的高速发展，大规模城市建设使得人们对城建档案信息的需求量越来越大、覆盖面越来越广、针对性也越来越强。城建档案馆作为一个城市的城建档案存储中心，同时也承担着为社会公众提供档案信息咨询服务的作用，提高城建档案公共服务能力不仅是社会公众呼唤所致，也是档案馆自身发展的内在需要。

一、目前城建档案馆在公共服务方面存在的不足

近年来，各地城建档案馆充分发挥城建档案信息资源的优势，为社会经济建设提供了大量档案服务，取得了显著的经济效益和社会效益。然而，在取得成绩的同时，我们也应当看到档案馆在公共服务方面或多或少地存在一些偏差：

（一）服务意识不强。档案馆的公共服务意识比较淡薄，抱着一种"等客上门"的被动服务意识。缺乏主动服务意识和服务创新精神，没有树立起以人为本，以贴近公众、服务公众为根本宗旨的理念，使得那些为社会公众所需要的档案信息长期"藏于深闺无人识"。在查阅档案时往往多设路障，使得许多普通档案不能被广大群众广泛运用。

（二）馆藏结构不合理、服务内容不全。丰富、优质的馆藏资源是档案馆提供优质服务之根本。没有丰富的馆藏和优质的馆藏结构作支撑，档案馆的公共服务也就成了无源之水、无本之木。从各地档案馆馆藏档案情况来看，普遍缺少真正有价值、有意义的档案，进馆的档案绝大部分是建设工程竣工档案，而规划报建、环境保护、勘察测量、水文地质、地下管线、人防军事等其他重要档案因为所属部门不同，自我部门意识较大，导致该收的收不进来，比例呈逐年下降趋势，馆藏门类相对单一、结构不合理导致了城建档案信息资源的保存价值和利用率迅速下降，不能满足社会公众的广泛需求。

（三）服务效率不高。城建档案工作的生命力在于为社会公众提供优质高效的服务，电子计算机和互联网技术这一对"风火轮"的应用对城建档案服务效率的提高起着催化作用。但从目前情况来看，还有相当一部分城建档案馆还未进行档案数字化转换，还没建立计算机检索系统，利用网络办公、查档更是刚开始起步，查借阅利用仍沿用传统手工检索服务，通过翻阅簿式目录、卡片式目录查找所需要的信息，不光效率低下，而且相当的费时费神，准确率不高。

二、关于档案馆公共服务能力建设的几点思考

（一）优化馆藏资源，从"大量"向"优质"转变馆藏资源在量的积累和质的提升两个方面是相辅相成的，没有数量就没有质量可言，而没有质量的馆藏资源，无论数量多么"庞大"，都难以承担为城市建设和经济社会发展服务的重任。城建档案馆作为城市建设信息的集散地，要在信息化的条件下保持长盛不衰，必须在馆藏方面以质取胜，必须实现从"大量"向"优质"的转变。一方面要注重在档案数量增加的同时注重档案的完整性和多样性，注重接收规划报建、地下管线、土地利用、勘察测量等方面的档案资料，做到在丰富馆藏的同时，建设门类齐全、内容丰富、结构合理的馆藏资源体系。另一方面要充分利用档案信息资源，开展深层次的编研工作。在综合考虑城建馆所处城市的发展特色及馆内资源的基础上，对档案信息进行分层级的开发利用，重点开发馆内便利资源，突破传统的档案编研思维，以满足社会需求，服务社会大众为目的，形成以研为主、以编为辅的工作方式，有针对性、有重点地增加城建档案资源附加值，进一步树立馆内的品牌项目，更好地贴近生活、贴近百姓，满足社会对城建档案利用的需求。

（二）创新管理模式，从"粗放"向"集约"转变当前，我国大部分中小城市城建档案管理还是沿袭传统模式：依靠人工记录、整理，建立"纸张"档案，这不仅投入了大量的人力物力，而且效率低下。而電子计算机以其存储容量大、检索速度快、节约人力等优势近年来得到了广泛应用。美国上世纪80年代就开始运用电子计算机数据库系统建立城建档案管理系统，近几年则开始采用光盘存储档案，实现了微机联网，进入信息时代。和美国相比，我们已经落后了二、三十年，由此可见，我国城建档案管理工作从传统粗放管理向信息化、现代化集约管理转变已迫在眉睫。笔者认为城建档案管理向信息化、现代化转变应经历三个阶段，第一阶段主要是通过引进现代科技尤其是计算机技术，加大软硬件设施的投入，带动档案管理实现由手工操作到自动化管理的变革，通过城建档案馆藏档案数字化和城建档案电子化接收管理，缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化。第二阶段是在档案资源数字化的基础上整合信息资源，建立城建档案管理信息系统。现阶段我们主要应建立各类资源数据库，如：目录数据库、声像数据库、全文数据库、地下管线档案数据库。第三个阶段是在网络平台上建立城建档案工作门户，对城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构产生的电子文件进行在线（离线）收集，实现多城市多馆互通互用，向社会提供网上城建档案数据信息的利用服务，使档案信息资源的价值得到充分的发挥。

（三）提高服务效能，从"被动"向"主动"转变服务是档案工作的出发点和落脚点，城建档案管理工作要实现标准化、规范化、现代化，必须以人为本，不断提高服务效能。工作中就是要破除看摊守庙、等利用者上门的一贯作法，积极转变服务方式，变被动服务为主动服务。一是优化服务。主要是开展标准化管理，进一步巩固和发展一流的服务阵地，创建文明单位，发展机关文化，注重用先进的机关文化教育人、引导人、提升人，展示良好的服务形象，提供坚强的服务保障，真正做到为人民服务。二是超前服务。必须改变以往工程收尾竣工后才介入的档案管理旧方式，坚持从档案形成的源头着手，主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案进馆之前，确保档案收集完整、全面。三是主动服务。改变坐等接收档案的传统收集方式，采取积极主动的措施，加大收集档案信息资源的力度。四是加大宣传。目前城建档案的宣传现状是范围比较窄，受众群体并不广泛。我们可以通过举办展览等形式，使广大人们在了解城市建设发展成就的同时，也认识到城建档案馆的作用。通过广泛宣传讲解，使人们从事实中认识城建档案工作的重要性和必要性，增强人们的城建档案意识。五是创新服务。我们要在认真总结档案工作实践经验的基础上，不断探索档案工作的新问题和发展趋势，根据档案工作的性质、任务和服务对象，及时完整收集各类档案资料，大力开展档案征集工作，征集有价值的档案，扩展档案门类，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。其次，要在质量上下功夫，要树立精品意识、特色意识，有针对性地收集有保存价值并具有地方特色的档案。再次，要采用现代化手段和管理措施，建立向社会开放的档案信息库。档案馆服务内容创新是多方面的，档案馆要充分挖掘自身的潜能，通过不断完善、丰富、创新服务工作内容，推动服务向高水平、高层次发展。

总之城建档案服务工作是城建档案的一项重要组成部分，只有做好这项工作才能把城建档案运用到实际当中，才能把死档案变成活档案，成为有益于社会的档案，使城建档案真正走向广大群众，更好的为城市建设所服务。

作者：杨莉