建筑工程档案管理工作中存在的问题和解决的措施

2023-03-01

建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录, 也可简称工程档案。不论是在建筑施工过程中、在工程验收阶段, 还是在建筑的物业管理、故障维修和建筑物改扩建过程中, 工程档案都起着重要的指导作用, 监察部门核查建筑工程是否存在贪污腐化等违法筑工程档案的重要作用越来越受到建设单位施工单位的重视。

1. 建筑工程档案管理工作中存在的主要问题和原因

1.1 建筑工程量越来越大, 施工难度高, 工程档案数量内容繁杂, 造成了档案收集整理难度加大

随着城市规模的增大, 工程量也日渐增多。建筑工程因为档案数量的增多, 档案管理的工作难度加大了, 在收集上交保存的档案中, 一些普通的建设资料没有保存的价值, 却被收纳存档, 而某些工程总结、验收资料却遗失没有存档, 或者设计和监理单位发出来的施工管理文件只保留了复印件, 原件缺失, 这造成了工程档案查询困难甚至无法查询的问题。

1.2 建筑工程档案在使用、收集、整理、保管过程中, 涉及到很多人员, 如果衔接不到位, 就会造成档案管理脱节的现象

建筑档案的收集、整理、保管是一项时间跨度很长的工作, 在工作中, 由于受建设施工环境的条件限制, 档案资料的保管措施不到位, 档案资料没有做到有效保护和监管, 造成了资料可能缺失损坏, 难以保证其完整性和有效性。在建设施工中, 某些管理人员并不是随时都在施工现场, 因此会出现没有按要求进行书面签字, 或存在代签现象, 没有形成书面的资料, 影响了档案的有效性。部分档案管理人员因为缺乏建设施工的相关经验, 对部分专业技术档案的收集整理不到位, 无法形成有效完整的档案体系, 给日后的档案管理工作带来了很多困难。

1.3 没有按标准要求进行档案管理

国家对档案管理工作非常重视, 出台了很多国家标准行业标准, 以规范档案工作, 如:CJJ/T158-2011《城建档案业务管理规范》、DA/T42-2009《企业档案》等标准, 规范的主要技术内容有:收集与移交、整理、编目、统计、鉴定、保管与保护、电子文件与电子档案管理、声像档案管理、信息化与信息安全、档案编研、信息公开与服务、综合评估体系等, 对提高城建档案的标准化、规范化、科学化管理水平, 有重要的指导重要。

2. 针对上述分析中的问题, 要加强完善档案管理工作可以从以下几个方面着手解决。

2.1 加强单位档案工作的制度建设

根据国家档案管理工作的规定, 结合本单位的实际情况, 建立健全档案管理工作制度, 保障在档案管理工作中有章可循, 通过组织学习现场讲解等方式把制度的各项规定让施工人员、技术人员、管理人员都能了解, 熟悉档案管理的相关规定, 克服传统管理经验。建立健全档案归档会签制度、借阅制度等, 用制度来保证档案的运转有序可控, 避免资料的流失, 做到胸中有数, 做好工程档案的跟踪服务工作, 提高工程档案的管理质量。

2.2 加强对档案管理人员的培养和保持人员的稳定性

档案管理工作是一个对专业水平要求较高, 需要工作能力比较强的人员才能胜任的工作, 而且要求管理人员要有较强的责任心和积极的工作态度, 档案管理人员在工作中要认清档案工作的意义和重要性。因此建筑单位要积极进行档案管理人员的培养, 让管理人员能运用现代化的科学技术和设备, 提高档案管理水平, 方便对档案的利用, 提高工作效率。在用系统化的管理知识和能力做好档案资料的收集整理工作的基础上还应该保持工程档案人员的相对稳定, 这样才能提高档案管理的水平。

2.3 明确建筑档案的收集范围, 保证档案的有效性和、适用性和真实性

对建设项目归档范围中规定的收集内容, 如:建设规划许可证、设计图纸、监理大纲、设计变更、质量检验报告、项目竣工图、验收报告等, 根据档案工作的规定, 一一明确具体的收集要求, 做到突出重点, 严格把控;同时档案管理人员应与工程技术人员一起根据工程中出现的情况, 及时调整收集范围, 保证档案的完整性, 保证工程档案的整理效果。同时在档案形成过程中, 要从源头开始把控, 对不需要保存的资料进行筛选剔除, 同时对资料的真实性严格要求。

3. 结束语

建筑工程档案在建筑工程中有着重要的作用, 在建筑工程后期的运行、改造扩建等有着重要的指导和参考价值, 同时对建设单位的其他建筑工程的开发、施工有着重要的参考作用, 通过对建筑档案的收集归档管理, 可以对建筑单位发挥积极的作用。建筑档案管理是一个系统化的工作, 需要各方参与人员协调配合, 相互理解支持, 共同遵守相关的法律法规和标准规范的规定, 认真执行档案管理制度的要求, 确保工程档案管理工作能够得到持续有效的发展。

摘要：随着国民经济的健康发展, 房地产开发的规模和数量都在迅速增大, 对建筑工程档案管理工作的要求也在相应的提高。因此为了更好的加强建筑工程档案管理工作, 需要采取切实有效的措施, 使建筑工程档案管理工作步入良性的轨道, 确保建筑档案管理工作的规范化和制度化。文中对建筑工程档案管理工作中存在的主要问题进行了分析, 并对完善建筑档案管理工作的具体措施进行了探讨。

关键词：建筑档案,管理工作,问题,措施