档案管理工作中存在的积压问题和解决对策

2022-09-11

档案积压容易造成档案资料混乱, 极不利于档案的查找和利用, 甚至丢失。为了保证档案管理水平和服务质量, 发挥档案利用的最大化, 必须做好档案积压的防范工作。

一、造成档案积压问题的成因与解决措施

造成积压的原因多种多样, 各不相同。以下总结了其中几个较为突出的主观因素与客观因素, 以及相应可采取的解决措施。

( 一 ) 主观因素及解决措施。

1. 领导对档案工作的不重视。致使经费、人员、场地得不到落实。档案部门工作往往不作为单位的绩效考核目标, 因此领导往往不重视, 认为档案工作就是抄抄写写、保管保存等事务性工作。多数档案部门被并入了综合办公室的范畴, 档案人员也由办公室人员兼职, 经费也做不到专拨专用。对于这种现象, 在岗的档案工作人员, 首先应做好自己的本职工作。其次, 在工作之余多参加档案专业学习, 提升自身的专业技能。最后多与领导沟通, 让其参与其中, 了解档案工作的重要性。

2. 档案岗位工作人员的不重视。现在的档案岗位工作人员较多没有上岗证或是兼职, 受其他工作的影响, 不能一心一意地投入档案管理工作。对应整理、归档的资料视若无睹, 消极怠工, 致使档案资料堆积如山。档案专业职务是根据档案专业工作实际需要设置的工作岗位, 有明确的职责和任职条件, 应实行专业职务聘任制或任命制。最好聘用持有上岗证的专业档案工作人员。高、中、初级档案专业职务的限额应与本单位所承担的档案工作任务想适应。上岗后应多鼓励档案工作人员参加继续教育、职称评定等活动, 提升服务意识、加强职业道德, 正确地进行自我评价。

3. 档案管理制度的缺失或不完善。档案管理制度是保证档案管理工作的关键, 目前很多单位在档案管理制度的建立上还不健全。有部分单位虽然建立了档案管理制度, 但却没有将制度真正地贯彻执行, 而有些档案管理制度没有实际的可操作性。

对于这种现象, 总得来说, 各单位档案管理方面的制度一定是要建立的, 要通过一整套的规章制度来确保档案管理工作的规范化、制度化。同时制定的制度要有实际操作性。例如档案管理制度中要明确归档的时间节点与应归档期限, 以及逾期归档应采取的措施。这样档案工作就有章可循、有据可依, 严格控制归档时间能有效地防范积压等现象。

( 二 ) 客观因素及解决措施。

1. 短时间内接收大量文件、资料。档案部门在征集、接收未经系统整理的档案时, 短时间内的大量移交会造成积压现象。对于这种现象, 首先可以考虑分散或放宽征集、接收期限, 避免短时间内接收量猛增。其次, 增派人手集中整理, 争取在短时间内将接收档案整理完毕。最后, 短期的移交量骤增有其规律性, 在管理上要有预见和总结, 使档案管理工作能够顺利开展。

2.档案库房空间不足。随着我国经济的快速发展, 现存档案、资料数量较以前迅速增加, 入库档案数量徒增。库房面积狭小, 这是亟待解决问题。首先合理使用档案库房现有空间, 应采用节约库房空间的排架法。规范归档范围, 避免重复件、复印件的重复归档。其次, 合理设置预留空间, 使档案库房空间高效利用, 不要造成浪费。再有就是移交类别的档案要及时按计划向上级档案室 (馆) 移交, 减轻空间不足的压力。同时还应开展档案存毁鉴定工作, 规范销毁无利用价值的档案。档案库房临近饱和时通过申请经费, 从有利于档案保护的角度, 对库房建筑进行建设与改建。

3. 档案工作人员的频繁调动或离职。基层档案工作人员多为兼职人员, 由于工作需要, 更换、调动较频繁。虽然国家档案局在《机关档案工作规范》中提出:“档案保管人员调动工作时, 要在离职前办好交接手续”, 各单位制度中也会列明。但实践中由于认识不清、重视不够、准备不足等诸多原因, 许多单位在档案人员离岗时没有做好交接工作, 造成档案工作的混乱和被动, 档案积压在所难免。

针对以上弊端, 应该正确认识和妥善做好交接工作。首先, 交接双方要对交接工作有一个充分、全面、正确的认识。做到“知无不言, 言无不尽”“有疑必问, 有漏必查, 有缺必补”“不接糊涂账, 不接烂摊子”。其次, 离任者要做好交接的准备工作, 办好交接手续。对工作中未尽事项、在办事项、待办事项等有关重要事项应加以文字说明, 列出交接清册。最后, 各级档案行政管理部门应加强对档案交接工作的指导和监督。要做到及时知晓, 依法监督、指导, 对交接失误者应按《档案法》和有关条例之规定追究责任, 给予相应处罚。使因交接工作而发生的积压从根本上解决。

二、档案积压的解决措施

当档案积压已产生时, 可寻求内部集中整理和业务外包方式解决。

(一) 内部整理。首先建立专项整理小组, 任命组长, 确定直接负责领导。而在选择整理小组成员时, 必须有中、高级职称专业人员参与其中。他们的工作重点在组织协调、制定标准、监督检查。针对所要整理的档案, 结合实际研究制定出切实可行的整理方案, 使整理工作有据可依, 有章可循。其次, 集中整理能在短时间内将档案整理完毕, 人力与财力的投入必不可少。档案部门的人员必须参与其中, 其次是相关的部门人员充分参与, 共同组织进行。依据整理工作的时间要求、整理规模, 核算相应的人力、财力支出, 合理制定整理工作计划。第三, 由多部门、多岗位人员组成的整理小组, 难免专业能力参差不齐。当专项整理工作计划与方案制定后, 应对整体参与人员进行岗前培训。旨在通过授课或实际操作演示等方式, 向组员阐明将要整理的档案来源、存在问题、整理方案、操作要求, 统一整理标准与手法。第四, 全局统筹, 合理分配。专项整理积压档案工作量极大, 所以在组织工作之初就应全局统筹, 而后又要合理分配。选定合适人员安排在合适岗位, 申请充沛的预算应对必要的支出。第五, 及时的过程控制。积压档案的整理是个耗时但又要求缜密的工作, 因此必不可少的过程控制可使整个整理理念贯彻始终, 避免可能的偏差。过程控制的方式多种多样, 可通过定期抽查检验、工作会议等方式及时收集、发现在整理过程中所遇到的问题。而专项整理工作的总负责人或总工程师是过程控制的关键控制人。第六, 为整理工作提供方便。积压档案经过长时间的搁置, 灰尘、斑渍等时有发生。因此, 应提供相应的整理场所、整理工具。例如口罩、吸尘器、装具等, 使整理工作得以顺利进行。

(二) 业务外包。业务外包是指企业整合利用其外部最优势的专业化资源, 从而达到降低成本, 提高效率, 充分发挥自身核心竞争力和增强对环境的迅速应变能力的一种管理模式。但由于档案工作的机密性、安全性特点, 档案业务外包的提法还非常谨慎。虽然说目前一些政府机关为了把主要精力集中于核心工作上, 将非核心的、次要的、技术含量低的辅助性业务以合约的方式委托给人力资源派遣的业务人员或外部专业中介服务机构办理。具体应使用何种形式外包, 从目前看, 人力资源派遣或打包式外送加工都是可选的外包模式。相比而言, 机关办公室更适合人力资源派遣, 优势是与派遣业务人员沟通便利, 发现问题可及时纠正, 更易于掌握和控制外包工作进展情况, 监督指导外包业务的开展情况, 可避免监管盲区。而在实施方案中, 首选大型、正规的档案中介机构、服务商, 并与之签订外包合同, 这较适合经济实力强的企事业单位或学校机构。其次, 政府机关等部门更适合人力资源派遣至相关岗位提供专业服务。然后便是良好的沟通, 包括双方合作条件、档案管理要求、档案管理制度、工作考核办法等。科学制作合同, 明确双方权利与义务, 职责与权限。最终也是最重要的一环, 与外包业务人员签订保密协议。定时开展档案法制宣传教育, 档案职业道德教育, 提高档案从业人员的自身修养、个人评价。

摘要：解决档案管理工作中存在的积压问题, 除采取内部集中整理外, 还可以聘请中介服务机构参与其中, 进行业务外包。而最终需要找到造成积压现象的源头, 对症下药, 防患于未然。

关键词：档案管理,积压问题,解决措施