关于民办高校档案管理工作信息化的思考

2022-12-03

信息化手段帮助民办高校尽可能够吸收更多前人的经验, 不断扩大资源容量;还能优化档案信息服务模式, 使得档案利用更方便快捷, 这也是信息化社会的客观要求。档案管理工作可以采用计算机网络等技术, 在提高效率的同时, 方便传播、阅读, 逐步趋于适应现代人们对档案管理信息化需要。因此, 未来的民办高校要从实践出发, 充分认识到档案工作在模式和内容上的改变, 最终顺应时代要求, 实现利用档案信息资源的最大化。

一、目前档案管理信息化中存在的问题

对于民办高校来说, 档案管理是一项繁杂的工作, 包括方方面面, 是一个系统性工作, 还要不断细化, 注意分层别类, 因此, 相关工作任务还是很重的。为了解决这个问题, 档案管理部门逐步采用信息化管理方式, 这使得档案管理工作更加科技化。但是, 目前的管理中还存在一些问题, 影响了管理效率。

(一) 缺乏重视度。民办高校档案管理意识较弱, 相对不太注重这项工作。从传统管理角度出发, 现有的电子档案管理人员大多数还是来自传统的管理部门, 他们都比较习惯用原来的纸质方式, 无法配合信息化档案的规范管理, 在具体工作中, 档案管理方式也缺乏系统化。另外, 民办高校讲求经济效益, 很多都没有购买专门的信息化设备和软件, 这也对档案信息化工作造成很大程度上的制约。因此, 大部分档案工作人员本身不太愿去思考档案管理中的不足, 认为这是无用功, 更关注学校的经济效益。这样, 档案管理很多时候只是做表面的工作, 没有实现真正的使用价值, 无法适应学校的发展需要。

(二) 制度和人员问题。信息化档案管理和利用还没有一个完善的制度, 这是一种新的管理方式, 出现的时间短, 相关的技术人员配备也不够。在档案管理制度制定的时候, 往往忽略信息化管理这方面的制度而造成制度不完善。民办高校在档案归档的程序上常常缺乏规范性。在实际操作时大多没有专门化、正规化的电子文件规范程序, 文件容易丢失。因为很多民办高校档案管理人员本身素质不够高, 还不能完全适应信息化发展的需要, 特别是对于管理和利用中出现的问题又不能及时解决, 这就导致了档案工作缺乏规范。

面对这类新兴的工作方式, 有部分档案工作人员因为受到计算机等相关专业技能方面影响, 工作起来很不顺手。这也直接影响了档案实际利用工作质量, 阻碍了正常推进信息化工作的发展进程。

二、促进民办高校档案信息化建设的对策

随着信息化进程的加快, 目前, 我国各行业基本都在进行信息化建设。民办高校档案部门要能够抓住这次机遇, 尽快制定出促进民办高校档案信息建设的对策, 早日完成档案管理工作的信息化。

(一) 增强档案意识, 加大资金投入。民办高校要完成信息化建设, 完备的硬件设施是基础。例如:打印机、扫描仪、照相机等现代化设备, 这都是需要用资金来购买的。并以此为基础, 构建一个数字化的综合应用平台, 充分发挥网络的优势, 用网络来简化档案管理工作。也就是说要促进档案现行文件信息化的标准建设, 提高档案管理应用软件的技术和水平, 确保档案信息正常交换, 为实现档案信息资源共享创造良好的条件。

(二) 进一步完善档案管理制度。人是根本, 制度是保障, 在档案管理信息化过程中, 要注意完善制度。在操作过程中, 民办高校为了保证档案信息的资源共享, 学校的档案部门会使用扫描录入、数码处理等方法将部分纸质档案、声像档案和实物档案等数字化, 这样能扩大数字信息资源共享的范围。还会使用学校的局域网来接收学校各部门的电子文件, 用来建立民办高校自己的数字档案库。电子文件可以在计算机上形成时就同时发送到档案管理系统数据库中, 然后定期进行整理、归档, 以确保文件归档的及时性、完整性。因此, 要完善各个环节的管理制度, 让各个环节均有据可依。

(三) 注重对工作人员的培训及管理。任何工作的具体开展, 人才都是核心, 档案工作人员是实施者和操作者, 更是推进计算机等技术应用的根本。所以, 对于民办高校来说提高档案工作人员的整体素质十分必要, 不仅要加深专业知识, 还要建立专业的管理队伍, 使学校适应信息化档案管理的需要。这就要定期培训工作人员, 学会新的信息化操作技术, 提高实际操作技能, 将信息化管理运用到档案管理当中, 充分发挥信息技术系统所具有的优越性。

在日常管理中, 还要注意保持档案工作人员队伍的稳定性, 可以采取制定各种激励政策, 提高档案工作人员的福利待遇等方式。在部门领导职务空缺时, 注重内培。除组织参加外出培训外, 民办高校还应该节约成本, 采取聘请专家到校内授课、开展讲座或组织学习等方法来增强工作人员的工作能力, 促进档案管理信息化工作的进一步开展。

三、结束语

综上所述, 了解到信息化手段应用到民办高校档案管理是时代的要求, 可以很好地提高档案工作效率, 也为利用者提供了更方便的网络查询, 方便档案归档和管理, 当然在实际管理操作中仍有很多不足。因此, 在未来要重视档案管理, 从各方面进行调整工作, 实现档案信息化管理服务模式, 服务于学校管理, 提高档案利用率, 走健康发展的道路。

摘要：本文主要分析了目前民办高校档案管理工作中存在的问题, 讨论了该怎样去加强应用, 最终提高档案管理效率。

关键词：民办高校,档案,信息化