市县国家综合档案馆档案资源建设的思考

加强档案资源建设, 丰富馆藏是档案工作的一个永恒的主题。加强档案馆档案资源建设既是国家档案事业科学发展的战略目标, 也是满足人民群众日益增长档案需求的迫切需要。但是在我国市县国家综合档案馆在档案资源建设方面普遍存在档案门类不全、重点档案接收乏力、档案管理投入不足及档案法制建设不健全等问题, 严重影响了国家综合档案馆功能的发挥, 那么如何做好市县国家综合档案馆的档案资源建设呢, 笔者认为应该从以下方面着手。

一、让国家综合档案馆名副其实

档案馆是档案事业发展的主体。由于国家各级各类档案馆布局不够合理, 导致市县国家综合档案馆定位不准;政府资金投入不足, 国家档案馆基础设施建设薄弱, 馆库面积狭小, 影响了整体功能的发挥;条块分割的管理体制, 档案法律法规不配套, 致使档案管理各自为政, 档案接收征集范围不广, 市县国家综合档案馆难以实现区域档案的集中统一管理, 档案管理利用规范化、集约化不够;档案人力资源匮乏, 服务理念陈旧, 服务方式简单, 服务手段落后, 影响了市县国家综合档案馆档案的利用率。

目前, 市县国家综合档案馆名为“综合”, 实则不符, 馆藏普遍存在以下几个方面的问题:一是大部分市县国家综合档案馆保存档案存在“历史断档”的现象, 建市建县后保存的档案相对完整, 而该区域历史上各个时期的档案保存数量少且极不完整。二是馆藏结构不合理, 内容不丰富。普遍存在档案门类单一、载体单一, 内容单一和馆藏数量少、文件重复率高等问题。三是馆藏档案鉴定工作未能有效开展, 存在“玉石不分”的现象。一方面, 有保存价值档案得不到有效利用。另一方面, 无利用价值的档案则耗用了档案部门有限的人力、财力和物力。而在珍贵、重要档案抢救保护工作方面没有得到加强。要使市县国家综合档案馆名副其实, 必须要在档案的接收征集上下功夫, 在档案资源整合上求突破, 在档案业务基础工作上花力气, 在档案馆藏上促变革, 在档案服务上提效率, 将市县国家综合档案馆建设成为爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案保管利用中心、电子文件中心, 现行文件利用中心。

二、让特色档案成为国家综合档案馆馆藏的重中之重

特色档案更能体现不同市县国家综合档案馆风格上的差异, 能真实保存一个区域政治、经济、社会、文化、生态的特色历史, 更好地满足不同档案利用群体的需求, 能展现不同区域发展和工作的亮点, 吸引社会公众对国家综合档案馆的关注。树立建立“特色档案”的工作理念, 加强特色档案资源建设成为市县国家综合档案馆的当务之急。加强特色档案接收征集工作首先要解放思想, 更新观念, 加大档案资源接收征集力度, 做到档案馆藏“人无我有, 人有我优, 人优我新”。其次要围绕社会热点、难点及党和政府的中心工作建立特色档案。以人为本, 将关系到人民群众切身利益的教育、就业、退休、医疗生育、保险、婚姻、公证等专业档案及时接收进馆, 以改革开放、社会、经济转型、改善民生为主线, 实施档案资源的有效整合, 将城市建设、交通发展工业文明、移民建镇等重点工程项目档案, 房产、土地、矿产资源改革、集体林权制度改革和民生工程档案, 党和政府争先进位的各项工作档案, 推进社会公共事务改革和处理突发事件档案, 经济园区发展和推进社会主义新农村建设的档案及时接收进馆。最后要变革档案局馆合一的现行管理体制, 参照文化部门的管理体制, 实现局馆分设, 分离档案行政管理和保管利用二大职能, 让档案馆成为档案行政部门管理的下属事业单位, 再在档案馆设立纸质档案馆、实物档案馆、音像档案馆、数字档案馆历史展示馆等分馆, 增加档案从业人员, 推进档案馆工作细化, 这样就能为文书档案、科技档案、专业档案等不同门类档案管理并举, 纸质、音像、电子等不同载体档案管理并重创造条件, 使不同地区的市县国家综合档案馆更具特色。没有良好的馆库设施, 没有工作领域和专业的分工细化, 仅靠少量的人去从事档案馆工作, 要管理好一个区域的全部档案只能是空谈。

三、让规章制度成为国家综合档案馆加强档案资源建设的钥匙

市县国家综合档案馆在加强档案资源建设时必须重视规章制度的建设。

加强制度建设主要做好以下几点一是要通过当地党委、政府制发加强档案馆工作的意见, 主导档案资源建设引导社会组织协同、社会公众积极参与档案资源建设。二是市县档案行政管理部门要制定各门类和载体档案的业务标准, 确定档案资源的归属和流向, 加强当地档案资源的整合, 打破条块部门系统的限制, 使国家档案资源更利于集中保管利用, 充分发挥其综合优势, 实现国家档案资源的共享。三是市县国家综合档案馆要制定档案馆接收征集档案的范围、计划, 确保立档单位的档案有序移交进馆, 制定进馆质量标准, 严把进馆档案质量关。制定档案捐赠寄存规章, 鼓励民间组织和个人向档案馆捐赠寄存档案, 制定档案安全保管、科学管理的规章, 维护档案的完整与安全, 制定档案利用, 公布开放规章, 规范档案利用行为。四是市县国家综合档案馆要加快地情现行文件资料中心的建设, 通过建立政务信息公开、查阅利用制度强化档案馆作为政务信息公开查阅点的作用。五是地方档案行政管理机构应加强对档案资源的有效监控, 档案行政管理机构应依据法律法规的规定, 在区域内对国家或社会具有保存价值的档案采取各种监管和控制手段, 确保国家档案资源安全, 防止档案的损失和流失。

四、加强数字档案馆建设

保存档案的根本目的是为了利用档案, 发挥档案的作用, 产生社会效益和经济效益。档案利用工作的重点是围绕中心, 服务大局, 着力点在为人民群众服务。档案馆利用工作做得好不好, 做得实不实, 取决于社会公众对档案利用的诉求, 档案馆工作人员的素质, 良好的档案业务基础工作, 档案馆的硬件环境和规章制度、服务理念、服务方式、服务手段软环境等多种因素。

在科学技术日新月异和知识经济时代, 档案馆工作现代化在档案利用中的重要作用尤为突显, 档案主管部门要充分利用现代信息技术, 加强数字化档案馆建设, 通过网络化, 实现档案资源在更大范围、更大程度上的开放与利用。因此, 建立数字化档案馆已成为市县国家综合档案馆发展的必然趋势。要实现传统档案馆向数字化档案馆的转变, 更好地发挥档案资源在社会经济发展和人们工作生活中的作用, 必须从以下几个方面努力:一是要在结合上做文章, 要将数字化档案馆建设与办公自动化、电子政务、信息化建设、智慧城市建设等工作有机结合起来, 通过互联网、通信技术, 制订数字化档案馆、档案业务技术标准, 使档案馆工作与时俱进, 同步发展。二是在规划上细谋划。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程, 要科学总结建立数字化档案馆的成功经验, 明确指导思想, 提出实施的具体内容和保证措施。三是要在实施上分步行。要在统一档案著录标识、数据库建设标准的基础上, 建立档案目录中心, 加大目录数据库、全文数据库和多媒体数据库的建设力度, 合理解决档案馆存量档案和增量档案数字化的问题, 对存量档案, 通过数字化加工扫描的方式予以数字化, 对增量档案要实行对立档单位的前端控制, 通过网上采集, 数据转换等方式, 做到纸质档案和电子档案同步接收进馆, 避免重复劳动。四是要在信息传输上保安全。要加强来馆查阅与远程查阅并举的研究, 建立档案信息网站, 通过研发档案利用软件, 在不泄露国家秘密和个人隐私的前提下, 及时上传现行文件、档案信息及档案编研精品, 提供一站式服务, 实现档案信息资源共享。要加强档案数据库的备份工作, 做好档案信息网站维护和更新, 防止病毒入侵、黑客攻击, 保障档案网站和数据的绝对安全。五是要在网站档案展览上多创形式。要在档案网站定期举办档案展览, 通过网上展览, 挖掘和展示优质档案资源, 展示地域的悠久历史文化、发展成就和厚重的“城市记忆”, 产生震撼力和感染力, 为社会和人民群众提供精神食粮, 激发人们热爱祖国、热爱家乡、建设家乡的热情, 培育社会主义文化核心价值观。