基于档案信息化过程中若干问题的理性思考

2022-09-12

档案信息化作为国家信息资源的基础, 对社会的发展起到越来越重要的作用, 而加快档案信息化的进程, 不仅是档案工作的需要, 也是充分开发与利用档案信息资源的前提。因此, 本文笔者就欲从档案信息化的重要性以及信息化过程中出现的问题进行自己的理性思考, 从而希望有利于档案信息化的建设。

一、档案信息化

“档案”一词在中国古代就已有之, 对它的定义也是层出不穷, 但是它的基本含义是不变的, 既档案是机关组织与个人在社会活动中形成的被作为历史记录而保存下来的可供日后考察所用的文字、图像等其他形式的文件。而随着档案资料的逐步增多, 档案管理工作逐渐被大众所重视。

档案管理, 顾名思义, 就是要用先进的科学技术和方法对档案进行管理, 它包括对档案的收集、整理以及保管和提供利用, 为人们提供最大的方便。而档案信息化作为实现档案信息资源的合理化、高效化的有效手段, 是指运用现代信息技术手段来管理电子文件, 对其中的档案文献和相关资料做出符合信息化环境的转化, 从而提高档案工作的现代化水平 (1) 。同时, 档案信息化作为一项事业建设过程, 不仅可以使企业或机构通过档案信息的资源化来获得一些高效益, 也可以保障整个社会档案信息的有效管理。然而在实际运作中, 各企事业单位都在档案信息化的建设过程中遇到了不少的问题。

二、档案信息化过程中出现的若干问题

(一) 档案信息化建设的意识不足

物质决定意识, 而意识也反作用于物质。这是亘古不变的马克思主义哲学, 用在档案管理中也同样适用。因为各企事业对档案信息化建设的工作意识不强, 所以他们对于该方面的资金投入也就相对薄弱, 从而导致关于档案管理的设备以及硬件条件都比较差, 从而使档案管理的实际效率也降低。

(二) 档案信息化管理模式的不当

目前, 我国的档案信息化管理多采用一种数据库和电子文档库共同运作的管理模式, 但是这并不利于档案数据的安全整理 (2) 。那是因为电子档案在传输的过程中由于互联网的开放性, 很容易被他人所盗取, 甚至被伪造, 这对于一些有关于国家机密的档案构成了重大的威胁。同时, 电子文档与数据库会受电脑病毒的影响, 如果电脑设备中携带了某种病毒, 那么信息在传输过程中就会受到病毒感染而使信息遭到了破坏。

(三) 档案信息化工作人员的素质整体偏低

档案信息管理人员素质偏低, 阻碍了先进技术在档案管理中的运用。要想实现档案信息化, 相关的管理人员就必须要有较高的知识层次和先进技术水平, 既懂得档案管理, 又要能够掌握现代信息技术。但是, 目前我国的档案管理人员中, 尤其是在基层档案馆中, 能系统掌握档案管理及信息技术的复合型人才极度缺乏。

三、解决问题的有效措施

(一) 要重视档案的信息化建设

社会转型期的档案工作正在发生着巨大的变化, 而档案信息化则是时代发展的必然要求, 而这一过程则需要崭新的理论和理念来作为指导, 以便引导档案工作的变革由浅入深。所以各企事业的领导层一定要克服以前那种守旧的和封闭的思想, 重新认识档案管理的重要性, 加大对档案工作的改革力度, 加强对档案管理信息化设备投资的力度, 把握档案工作的未来发展方向, 敢于突破。

(二) 革新档案信息化的管理模式

为了确保档案信息化过程中信息的安全性, 相关部门就必须要运用相关的安全技术措施, 对其管理模式进行改革。首先, 从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手, 以维护计算机系统的物理安全。另外, 档案信息化管理还应采取仅供内部工作人员使用的封闭式网络, 建网时实行物理隔离, 以保证网络的基本安全 (3) 。同时, 还要通过数据库加密、用户分类、数据备份等手段保护计算机数据的安全, 从而防止未授权者进行违规操作。

(三) 提高档案管理人员的素质

人才是一个企业竞争的核心因素, 同时也是档案信息化管理的核心。由于目前很多企事业单位对人才的认识还不充分, 所以在档案管理方面的人才很缺乏, 培养的人才规模也很小。因此, 企业要转变观念, 重视那些勇于开拓创新的优秀人才, 不仅在公司政策上重视他们, 还要在资源财力上给予他们强有力的支持, 让他们的价值在档案的管理创新中得以彰显。另外, 在做好档案管理中, 对于那些档案管理人员要加强他们自身的工作能力, 为此, 公司可以出台一些优惠制度来激发他们学习相关知识的热情, 这同时也为公司的发展培养了一大批高素质的专业人才, 从而为今后企业竞争提供了人才保障。

综上所述, 在信息技术发展的时代里, 档案信息化是时代发展的必然要求, 但是在它发展的初期, 由于存在着诸多的问题, 所以我们要增强档案管理信息化的意识, 加强档案的管理和利用, 并通过档案管理信息平台来有效整合档案资源, 从而使档案管理工作与时俱进, 紧跟时代的步伐, 从而更好地服务于中国特色社会主义事业的建设。

摘要：档案的信息化建设日渐成为当下档案管理的重点。笔者认为, 我们应当关注档案的载体形式变化, 发现档案信息化工程中出现的若干问题, 从而寻找有效的管理方法, 充分发挥档案信息来源的优势, 从而加强档案信息化建设。

关键词：档案信息化,若干问题,理性思考,有效措施