关于对企业档案建设的若干思考

2022-11-30

一、思考之一, 企业档案建设要在改革中持续不断的发展

企业档案工作是企业生产管理、技术开发、科学研究、经营活动、质量活动中不可忽视的环节。而企业档案与图书、情报、资料的内在联系是非常密切的, 它们的本质都是文献信息, 同属于社会知识系统范畴, 它们原本就是一个相互关联的有机整体。此外, 它们的职能、作用、加工方法等基本相同。我们回溯历史, 可以发现它们同于一源, 不过由于社会发展的需要进行了分流, 经过各自独立的发展阶段, 已形成各自的特点, 也存在着某些差异。但是它们的工作人员, 无论是档案馆工作者, 文献资料工作者, 他们全部在执行同一社会职能, 发挥同一社会作用, 那就是为需要信息的人提供相关信息。钱学森先生则从系统信息工程的角度出发, 称他们是信息专家或信息工程师。他们既是信息系统的建设者, 也是使用该信息系统的向导和顾问。因此, 在企业档案建设中, 我们要改变考虑问题, 计划做事时的某种坐标参照系, 对过去的观念和作法加以反思, 这就不能不呼唤一些新的政策和新的运行机制。

二、思考之二, 企业档案建设要加快信息化进程

1. 我们说起企业档案建设, 总离不开信息化这个话题。

所谓信息化, 是指采用现代信息技术实现信息资源的开发, 利用和普遍共享, 以有效地解决经济和社会发展的各种问题, 最终加快工业社会和工业经济向信息社会和信息经济的演进过程。这是一个动态的概念。

2. 就宏观而言, 国民经济信息化就是逐步将开发好的信息资源运用于生产实践, 应用于政府管理, 企业经营和居民生活服务之中, 促进社会经济发展, 提高民众生活质量和水平。

据美国专家预测, 美国信息高速公路 (这是指国家信息基础结构的通俗称呼。它是一个以计算机网络通讯为基础张、卫星等传输文字、声音、图像的信息网络。) 的建成, 将会使美国生产率提高20%-40%, 带来了35000亿美元的经济效益, 使现有的交通流量减少30%-40%同时极大地缓解能源、交通、保健、医疗、全民教育和环境方面的社会问题。对一个企业来讲, 能使存货平均减少20%, 银行票据使用平均下降20%, 企业管理费用和行政开支费用下降120%, 可见, 信息资源的开发和利用, 可以极大地提高物质流, 能量流的效率, 节省大量资源, 用信息流动来代替部分物质能量流动。信息化可以给人们带来如此重大的利好消息, 无怪乎人们越来越关注信息化建设和进程。

三、思考之三, 企业档案建设尤要关注构建良好的心理环境

要把企业档案建设的目标内化为工作者个人的目标, 从而激发起个人的工作热情。调动个人的主观积极性, 通常是要顾及到这样一些心理因素的。

1. 领导者或领导部门的威信。

威信并不是想持有威信的人的个人主观愿望的反映。而是在他的群体中, 人们意识的集中反映。一个人的政治品质诚实, 专业知识渊博、主持公道、为人廉洁公正, 他就具有较高的威信。善于体谅下属, 就能让下属心情愉快地投入工作。

2. 个人的心理。

由于人们生理已基本得到了满足, 因而个人的心理就对个人的行为具有较大的影响力。如个人对工作的满足感。这就需要领导者根据每个人的能力、技能和兴趣, 尽可能地安排适当的工作, 还要适时地、因人而宜地提供学习和提高的机会, 并且在决策和工作过程中, 给予个人一定的自主权, 只有满足个人合理、正当的心理需要, 才能卓有成效地调动和发挥个人的主观能动作用, 推动工作的进展。

3. 个人对企业档案建设组织目标的态度。

领导者在满足个人合理正当的心理需要时, 还要制定可操作的档案管理人员的职责及给每个人提供参与管理与决策的机会, 给人以尊重与信任。如发动群众献计献策, 采纳合理化建议。引导每个员工都来关心企业档案的建设。这样才能做到企业档案建设组织的目标内化为个人为之努力的目标, 成为个人自觉工作的驱动力。例如:我是一个企业单位的档案员, 在一个企业单位, 档案工作是一个辅助性的工作, 领导不可能将其摆在突出位置, 这是客观事实, 但档案工作一些必须的条件还是要争取的, 以往档案工作侧重于保管、保存, 但档案工作的最终目的是利用, 只有开展好服务利用工作, 才能体现档案工作和档案员的价值。而检索工具落后, 利用服务不到位, 导致许多不理解、不支持, 与其自怨自艾, 不如完善自身, 了解单位工作重点、围绕单位中心工作, 发挥档案的作用。思想决定行动, 理清思路开始工作。