对如何构建新型档案馆的思考

2023-03-02

随着我国经济的快速发展, 社会变革的不断深化, 以信息经济、知识经济为主要特征的现代社会发展的势头日趋明显, 在这种时代背景下, 高校档案馆应更新管理理念, 努力找准自己的方位, 跟上时代发展的步伐, 把自己建设成为具有时代特色、反映高等教育发展信息的一个窗口。

1 构建创新型档案馆, 改善工作机制

王刚同志在全国档案工作会议上曾强调指出:不断探索创新, 把我国档案事业不断推进前进。这为我们在创新中发展高校档案事业提出了新的要求。当今, 人类社会正面临着前所未有的深刻变化, 母庸质疑, 社会变革同样也给档案工作带来了深刻的影响, 给档案事业大发展带来了一系列亟待解决的新问题。这就迫切要求档案工作要适应时代的变革, 在创新中不断发展。

构建创新型档案馆要树立全方位的创新意识:

1.1 观念创新

社会的发展要求我们改变传统的思想观念和思维方式。而推动档案工作创新的关键在于要有创新意识。创新是一个民族兴旺不竭的动力, 是任何组织和个人立于不败之地的制胜法宝。同样创新也是档案馆事业持续发展的内在动力。如果我们思想禁锢, 因循守旧, 墨守成规, 安于现状, 档案工作就难以创新。因此, 我们要以党的十七大精神为指导, 坚持解放思想, 与时俱进, 增强创新意识, 以全新的理念来指导档案工作。

1.2 管理创新

由于教育改革, 高校的管理体制发生了很大变化, 各高校间的合并、升格、人员分流等要求原有的档案管理体制随之变化。作为档案管理部门, 要及时摒弃原有的传统管理方式, 结合国情、校情、学情不断加强各项规章制度建设, 创建适合各高校自己特色的管理方式。不断改善档案管理机制, 逐步建立起与形势发展相适应、与国家法律规范相融合、运转协调、行为规范的档案管理体制。

1.3 技术创新

现代技术手段对档案事业的发展起着非常重要的作用, 档案的管理技术、保护技术、档案介质的转换以及档案信息的收集、加工、存储、开发技术都离不开现代科学技术的支持, 都需要现代化技术手段以提高工作效率。随着知识、技术的不断飞跃发展, 社会竞争日趋激烈, 档案管理必须加快使用现代化技术手段的步伐, 通过技术创新, 实现档案信息电子化, 以技术创新作为档案信息收集、存储、加工、开发、利用的有效保障, 促进档案事业的快速发展。

1.4 服务创新

由于社会发展和人们档案意识的增强, 利用档案的人数将大量增加, 利用档案的内容和目的也由以前的单纯的行政服务向技术公关、法律诉讼、科学研究等多方面的发展, 这就要求档案部门及时调整工作方向, 做到:资料的收集要向多样化发展;档案的整理要由单一的纸质载体向数字化、网络化转变;档案的编研检索工作必须全面、系统、准确;服务方式由单纯内向型向外向型转变, 由封闭、半封闭型向开放型转变, 由原件型提供的低层次向综合提炼型的高层次转变, 由被动服务向主动服务转变;全方面、多层次、网络化的服务将会受到利用者的欢迎。

2 构建竞争型档案馆, 增强工作活力

通过开展竞争, 使工作人员增强危机感和压力感, 造成一种优胜劣汰的局面, 打破人员素质可高可低, 干好干坏一个样的局面, 充分调动和焕发出档案人员的积极进取精神。引入竞争机制的的对策设想:

2.1 强化竞争意识, 搞活用人制度

市场经济的重要特征之一就是有序竞争, 档案工作也不例外。针对当前档案工作者中竞争观念淡薄, 缺乏职业荣誉感, 心理障碍突出等实际情况, 要使广大档案工作者从思想上认清引进竞争机制的必要性。同时, 档案馆要想具有生机与活力, 必须搞活用人制度。因为, 只有创造人才竞争的舆论环境, 推行“公开、公平、竞争择优”的用人原则, 拓宽选人用人渠道, 档案馆工作才能活起来。

2.2 推行岗位聘任制, 建立岗位责任制

档案馆作为学校的职能部门, 应按照“按需设岗、公开招聘、公平竞争、择优聘用、严格考核、合同管理”的原则全面推行聘任制度。在推行岗位聘任制时应根据“人尽其才、惟才是用”的原则, 竞争上岗, 并享受岗位待遇。全馆可根据需要定编设岗, 层层聘任, 双向选择。档案馆建立岗位责任制, 应从实际出发, 合理设置专业技术岗位, 明确岗位职责、任职条件和聘任期限, 竞聘上岗, 择优聘用。

2.3 完善用人机制, 激活分配制度

档案馆岗位聘任制的实施必须具有合理性和科学性。在聘用合同中, 聘用双方的权利和义务是平等的, 聘用方提出岗位任务、职责与工作目标, 受聘方就有权享受相应的工作条件及生活待遇。根据“效率优先, 兼顾公平”的原则, 将职工工资的收入与岗位职责、工作业绩、实际贡献以及成果转化中产生的社会效益与经济效益直接挂钩, 按照“按岗定酬、按任务定酬、按业绩定酬”的分配办法, 实行“多劳多得、优劳优得”。

3 构建服务型档案馆, 提高工作效能

面对新的机遇, 新的挑战, 传统的档案利用服务要取得生存, 谋求发展, 就必须对档案利用服务进行全方位的拓展。

3.1 档案利用服务理念的拓展

档案工作者的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作被动局面的关键。知识经济时代的发展, 在客观上为我们档案工作与市场经济接轨提供了有利条件。如何根据信息市场的需求优化服务措施, 提高服务质量, 开发含“金”量高的档案信息, 及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息推向信息市场, 使档案信息在市场环境的作用下找准位置发挥其作用。

3.2 档案利用服务方式的拓展

传统的利用服务方式受时间、空间等限制, 使档案的作用未能得到充分的发挥。随着知识经济时代的来临, 档案作为知识的结晶和信息源越来越受到人们的重视, 提供多种形式的信息利用服务的呼声日益高涨。因此, 除了利用现代科技手段革新档案阅览服务外, 还必须拓展新的档案利用服务方式, 以满足不同层次的档案利用者的要求。如:开展多种形式的档案陈列展览服务、档案编研信息服务, 主动与科研、教学、行政管理部门共同开发有关项目, 建立咨询服务等。

3.3 档案利用服务内容的拓展

传统的档案利用服务内容比较单一, 这与馆藏档案结构比较单一有很大的关系。因此, 要拓展档案利用服务内容, 就必须从拓展馆藏开始, 特别是要调整馆藏结构。除了要将各部门定期进馆的各类档案及时收集进馆外, 还要将散存于师生个人手中的珍贵的书籍、手稿以及相关的音像、实物档案等收集进馆。馆藏要既有文书档案、机关团体档案, 又有个人档案;既有历史档案, 又有现行文件;既有纸质档案, 又有电子档案、声像档案、实物档案;既有档案原件, 又有二次加工的档案信息等。总之要使档案馆真正成为档案资料信息中心, 使档案服务的内容更丰富、多元化, 从而更有效地满足社会各界对利用档案的需求。

3.4 档案利用服务手段的拓展

要拓宽新的档案和利用服务手段, 必须依靠先进的现代科学技术。一是功能齐全的电子检索系统, 它能迅速、高效地从“浩如烟海”的档案信息中检索出利用者所需的档案信息, 并能对档案的利用进行快捷统计和智能分析。二是档案信息网站和互联网络, 它通过一定的服务机制及检索手段, 实现馆际档案信息资源的交流与共享, 形成一个纵横交错的虚拟档案信息体系。利用者在办理相关的手续后可直接在网上进行馆际档案信息利用, 使档案利用超越时间、空间、机构、专业等因素的限制。

3.5 档案利用服务条件的拓展

这里是指档案利用服务的软件和硬件。服务软件即档案工作人员的素质。档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤, 还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法, 成为一专多能的档案管理人才。为利用者提供全方位服务, 以适应现代化档案利用服务的要求。另外, 档案工作人员还要强化服务意识, 改变传统的思维方式。善于把握社会利用需求, 熟悉自己的服务对象, 端正服务态度, 热情、主动、及时地为利用者提供高效优质的档案利用服务。服务硬件即为档案利用者提供一个良好的服务环境。我们要把档案馆建设成为各高校标志性文化场所, 为利用者提供一个舒适的档案利用环境, 并放宽档案利用服务的时间, 使档案馆成为公众工作、学习的一个新选择。同时, 也要优化档案利用服务的网络环境, 以新颖别致、具有档案特色的网页风格、形式多样的档案信息内容及方便快捷的网络利用环境吸引利用者的眼光, 在网络上树立起档案利用服务的良好形象。

摘要：高等学校在向高水平教学研究型大学转型之际, 档案馆应努力找准自己的方位, 跟上时代发展的步伐, 从创新型、竞争型、服务型等方面寻求突破, 以此来提升自己在社会发展中的地位。

关键词：高校,新型,档案馆