如何发挥文书处理工作在企业发展中作用的思考

2023-02-28

一、企业文书处理工作的主要内容

一个企业的文书处理工作, 主要包括公文处理和企业公章、领导名章的管理和使用。其主要工作是公文处理 (文书处理工作即公文处理) , 内容包括三个方面:一是发文办理。办理发文的基本流程是拟稿、审稿、核稿、签发、编号、打印、用印、登记、分发等;二是收文办理。办理收文的基本流程是签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等;三是公文的管理。如公文的发布、撤销、废止、以及文件的复制、清退、收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

二、文书处理工作在企业发展中的作用

公文是企业实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书, 是公布规章制度, 传达贯彻党和国家的方针政策, 指导、布置和商洽工作, 请示和答复问题, 报告、通报和交流情况的重要工具。鉴于公文具有的特性, 公文处理工作水平直接关系到公文处理工作在企业发展过程中的作用。企业的文书处理工作, 是企业运行中不可缺少的重要日常工作。一个企业文书工作的质量和速度如何, 不仅可以体现出这个企业的工作面貌和工作作风, 更反映了这个企业的管理水平和工作效率。公文处理工作一是发挥着向上级机关报告情况和信息, 向下级单位传达指示和部署工作, 协调各方关系, 加强各方联系的桥梁和纽带作用。二是及时有效地向领导报告所有公文的重要情况, 主动提出有建设性的方案, 及时完成领导交办事项, 积极发挥领导参谋助手的作用。三是从文书工作和档案工作的关系来看, 档案来源于文书。文书是档案的前身, 档案是由文书转化而来, 而文书又是在文书处理工作中形成的, 文书处理工作的质量不仅直接影响到文件的质量, 同时也必然影响到档案的质量, 从这个意义上说, 文书工作的质量对档案质量具有决定性的作用。四是文书处理工作 (秘密文件) 还肩负着保守党和国家机密的重任。

三、文书处理工作中常见的问题

1.

由于企业规模不断扩大, 新上项目新增人员年轻化, 缺乏实际工作经验, 职业培训没有及时到位。文书处理工作人员素质和业务水平有待提高。

2. 公文处理过程中, 不规范的现象时有发生。

发文办理文种选用不正确, 标题使用不规范, 公文撰写质量不高, 公文审核制度执行不严, 联合发文主办部门沟通不到位, 排版不规范, 发送对象不准确, 公文发送渠道违返保密规定;收文办理不及时, 业务部门相互推诿导致文件分发困难, 文件崔办不到位, OA系统里的崔办节点形同虚设, 电子公文管理制度不健全等等。

3. 随着社会的飞速发展, 信息化管理规范程度不断提高。

网络自动化办公系统, 在企业文书处理工作中日趋成熟。OA系统、电子公文, 给公文处理工作带来快捷方便的同时, 随之而来的是给一部分不懂电脑的同志带来困惑, 从系统操作、到文字录入步步维艰, 从而影响到工作效率。

四、提高文书处理工作水平的几点建议

第一, 一是强化政治学习, 有效提升政治素质。身处文书处理工作岗位, 文书人员必须加强科学理论学习, 强化思想政治学习, 坚决拥护党和国家的方针政策, 遵守企业规章制度, 以先进思想武装自己的头脑。同时, 作为企业员工, 需认真学习领导讲话, 学习企业经营理念、发展战略和企业文化理念, 为企业发展贡献一份力量。二是强化业务学习, 提升文书处理工作能力。首先要学好中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知、和《党政机关公文格式》 (GB/T9704-2012) 。结合本单位实际情况, 认真学习贯彻好本单位的《公文处理办法》。文书工作要求知识面广, 学习政治与经济、管理与法律等基础知识, 了解心理学与社会学等有关学科, 进而拓宽视野, 提升专业适应能力。同时, 掌握协作、行政、文书等专业业务知识, 能够在文书处理领域发挥专业技能, 不断提升业务水平。

第二, 坚持敬业、负责的工作态度。文书处理工作较为繁琐, 需要文书工作人员保持仔细、负责、敬业的工作态度, 由于文书工作关乎企业发展、领导决策及企业中心工作, 具备极强敏感性、政治性。因此, 对于文书处理工作, 出现任何疏忽, 均会对企业发展造成严重影响, 具有重大责任。所以, 在文书处理工作中, 不能出现任何不负责任、越权、违法违规的行为。

第三, 坚持细心与耐心。其一, 文书工作细心。就是要做到文书处理一丝不苟, 确保小事不漏与大事不误, 善于细心观察, 事先发现隐患, 及早排除险情。由于文书处理环节复杂, 若工作不细致或不专心, 极易发生问题, 对企业造成不可估量的损失。而且文书处理工作属于事务性工作, 劳动量较大, 重复性较高, 缺乏新鲜感, 文书人员极易产生疲倦感, 进而发生差错。所以, 文书工作人员, 必须时刻牢记职责, 具体工作中, 做到戒骄戒躁, 做到周密思考, 努力提升工作水平, 加强本职工作, 完成每项工作之后, 加强总结、反思, 便于后续工作改进;其二, 文书工作耐心。就是要对琐事耐心, 静心处理工作, 由于文书处理工作需协调较多关系, 无法避免棘手问题, 需要文书人员反复协调、沟通, 保持足够耐心, 不然无法做好文书处理工作。因此, 文书工作越 (下转第19页) (上接第13页) 是忙碌、繁多, 文书工作人员就要条理分明、不急不躁, 要坚持不厌其烦的精神, 耐心战胜困难。

第四, 遵守准确、安全的基本原则。其一, 文书处理工作准确。就是要求文书质量, 准确作为文书处理的基础、生命线, 文书质量对文书效用具有直接影响。在拟制文书时, 按照国家法律法规, 确保格式规范、观点正确。文书处理时, 确保作风严肃、手续齐全与程序完整。为保证文书处理准确, 需制定公文处理办法或规定, 规范文书处理程序;其二, 文书处理工作安全。就是要求文书的安全管理, 体现文书政治性, 尤其对于涉密文件, 必须完善处理与拟制机制, 建立秘密文件专用通道, 及时消除不安全隐患。目前, 网络泄密现象较为严重, 因此要确保网络文书内容不被篡改、窃取。同时, 确保文书实体安全性, 文书字迹必须工整, 材料应耐久, 降低文书自然损坏、人为损坏的几率, 尽可能延长文书寿命。

第五, 针对公文处理过程中常见问题, 建立严格的审核制度, 并坚决落实。定时开展公文质量考评活动, 制定奖罚激励制度, 积极推荐优秀公文供大家参考学习。建立倒逼机制, 发挥督办职能, 杜绝一切公文处理过程中不规范的现象发生。

第六, 有效利用现代化管理技术, 提升自身综合素质。随着网络信息化时代的到来, 必须建立健全电子公文管理制度, 使OA系统在企业发展中平稳运行。文档一体化协同工作平台, 实现了文书、档案数据共享, 避免了数据重复录入, 节省了人力, 大大提升了工作效率。因此, 文书工作人员必须按照岗位工作要求, 克服一切困难, 加强学习, 不断提升业务素质, 努力适应公文处理工作网络办公自动化工作环境, 同时, 业务部门要加强职业技能的培训教育工作, 从而使每一个工作人员工作效率最大化。

五、结束语

文书处理工作直接关系到公文质量的好与坏, 一定程度上反映了一个企业的工作水准和严谨程度;公文流转的快与慢, 又反映了一个企业的管理水平和工作效率。以文办事时, 拿出去的公文就是一个单位的名片, 是一个单位对外给人的第一印象。一个企业的公文质量一定程度上又取决于本单位的公文处理人员。因此, 从事公文处理工作的人员一定要以高度的工作责任心和饱满的工作热情, 处理好每一份文件。公文处理人员应当具备良好的政策和理论水平, 熟知有关业务知识和公文处理的有关规定, 有强烈的责任感、大局观念和保密意识, 坚持原则, 严谨细致, 精益求精。

摘要：文书处理工作的主要内容是公文处理, 即公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联衔接有序的工作。公文处理是企业管理的重要组成部分, 是企业工作上传下达的桥梁和枢纽, 是企业规范有效运行的主脉络。公文处理的过程就是企业有效运行的过程, 是企业办公信息交流的枢纽和中心。文书工作在企业发展中具有不可替代的作用。本文主要分析文书处理工作的作用, 提出如何提高文书处理工作水平的建议。

关键词：文书处理,企业发展,作用,建议