论高校人事信息化建设

2022-09-11

随着现代高校教育行业的发展和大量互联网服务类应用的普及, 信息化建设成为了高校人事管理工作持续发展的重要举措之一。因此, 开发和完善高校人事管理信息化系统, 实现全校范围内人事大数据的统一和共享, 已成为高校探索提高人事管理水平的新途径。

当前, 信息化校园建设的内涵从最初的管理信息化逐步向服务信息化转型, 在转型的过程中, 直接面向校内人员的人事管理信息系统被放在了转型的前沿。

如何通过信息化手段, 在满足校内基本管理需要的前提下, 面向校内人员提供服务类的信息化内容成为了高校人事信息化建设思考的主要问题[2]。

一、我国高校人事信息化建设现状

(1) 对人事信息化重要性认识不足。当前, 部分高校管理者对人事信息化了解片面、缺乏认知, 未能从学校实际情况出发考虑, 只是单纯地为信息化而信息化, 存在一定的从众性和盲目性。也有部分人简单地认为人事信息化仅仅是购买一套计算机设备代替人工操作, 将原来的表格数据转换为系统数据, 而忽视了管理信息化过程中对信息数据的深层次挖掘, 失去了信息化的意义[3]。

(2) 人事信息化建设不系统, 信息冗余、共享困难。部分高校直接从市场上采购成熟的人事管理系统, 未根据本校的实际业务流程做相应调整, 使得人事管理系统仅仅成为了一个信息看似丰富的人事数据库, 而不能发挥信息系统带来的实际效果。另外, 高校大多数管理业务部门都拥有自身的人事基础信息库, 这一方面导致了人事基础信息的多头建立、信息管理零乱、共享程度低, 另一方面也造成了人力物力的严重浪费, 工作也难以理顺, 效率低下[4]。

(3) 人事管理信息系统重管理、轻服务。当前大多数高校建设人事管理系统并未从教职工的利益诉求出发, 仅仅是为了方便管理人员信息统计、数据上报, 忽视了以人为本, 服务教职工的宗旨。

二、高校人事信息化建设的意义

(1) 提高人事管理工作的效率。建设科学高效的人事管理信息系统既可以简化线下流程, 有效地提高人事工作的效率和质量, 又能将人事工作者从繁琐冗杂的基础性、事务性工作中解脱出来, 从而促使人事部门将更多的时间和精力投入到理论思考和战略决策中。

(2) 整合人事工作流程, 提高统一性。人事信息化建设能够有效地理顺整合人事工作各项业务流程, 促使信息查询统计、进校报到、工资管理、机构管理、编制管理、人员异动、职称评审、年度考核等各项工作模块有机统一起来, 解决人事工作错综复杂的问题, 增强人事工作的延续性与统一性[5]。

(3) 为教职工提供便携的服务通道。以服务教职工为中心建设的人事管理信息系统有效解决了教职工办事繁冗负责, 重复性高的问题。通过线上办理各类服务, 减少线下“多跑腿”的弊端, 有效提高了教职工的办事效率。

(4) 为学校的决策提供重要依据。只有建立信息准确、流程高效、操作便捷的人事信息系统, 才能客观、准确地反映出学校师资队伍的结构及动态变化, 为师资队伍远景规划提供参考, 才能为学校各部门提供增值服务, 为校领导的科学化决策提供重要依据, 从而制定科学的可持续发展的人才发展战略[6]。

三、人事信息化平台的开发与建设理念

随着互联网技术的发展, 用户体验层面的追求越来越高, 传统的围绕人事处建设管理的MIS系统已不能满足高校人事信息化建设的需求。当前, 部分高校已开始探索采用校级综合人事平台构建模式, 全面打通各管理部门边界, 资源共享互通, 全面提升用户使用体验, 提供统一的人员管理模型以满足复杂多样的各类人员管理需求, 同时采用碎片化应用设计思路, 形成全校综合人事业务办事大厅。

(一) 构建类型全面的教职工人员管理模型

采用统一的人员信息模型, 将包括在编教职工、临时聘用人员、离退休人员等各类人员的信息纳入同一套管理体系, 同时考虑到实际业务需要, 面向不同管理部门提供不同的管理功能, 让各个部门在一套信息模型下分别管理各类人员。并基于完整的人员信息, 向校领导、业务管理人员、普通教职工等不同角色提供包括个人数据服务和各类查询统计服务[7]。

(二) 开发线上人事管理业务

全校人员信息的信息化管理只是整体校级人事管理与服务建设的第一步, 基于第一步的建设内容, 学校具备了校内所有人员的基本信息与拓展信息的数字化。在完成了全校人员信息的信息化建设之后, 迫切需要解决的就是人事部门日常的管理业务的信息化建设, 从而让人事部门在管理与维护人员相关信息便利的同时, 减少线上线下双轨业务带来的重复工作, 并能够将需要教职工参与的业务以服务的方式实现其在线办理, 也大大的增强了普通教职工办理事务的便利。

人事管理业务包括离退休管理、合同管理、校内调动、教职工离校、教职工异动查询、考勤管理、出国管理、护照管理、进修培训等。

(三) 集成跨部门业务

在学校完成了校级人员信息管理与人事核心业务应用的信息化建设之后, 已经基本解决了围绕人事部门对于人员管理的各类需要, 也在一定程度上向普通教职工提供了基于信息化的个人服务内容。但与人事部门相关或由人事部门牵头的部分跨部门综合业务却在以往的信息化建设过程中很难落地, 究其原因主要是因为往期的人事信息化建设主要停留在人事部门内容, 其他相关业务部门很少参与, 加之校内人员数据的分散与不统一, 造成部分涉及多个业务部门协同办理的事务, 广大教职工还是需要以线下和手工的方式进行大量重复的填报和提交。受限于校内各个部门独立建设的系统, 数据分散且不一致导致业务的流程被割裂, 很大程度上降低了跨部门人事业务开展的效率。因此需要建设人事综合应用平台一站式服务模式和人员信息的校级统一管理模型。

高校人事跨部门业务主要包括新进教职工报到、年度考核、职称评审、薪酬管理等。

四、总结

人事信息化建设是高校人事管理工作的基础性也是前沿性工作, 对促进人事管理科学化, 提高人事管理水平, 推进人事综合改革具有重要意义。高校借助于现代信息技术有效地实施人事管理信息化, 无疑给人事管理工作带来了一次质的飞跃。得益于互联网技术的飞速更迭, 高校人事信息化建设正逐步打破传统人事管理系统, 打造全新的人事综合管理服务信息平台, 从而进一步实现高校人事管理的自动化、网络化、数字化和智能化。

摘要：高校人事管理工作复杂且繁琐, 在互联网技术高速发展的今天, 人事信息化水平影响着高校人力资源管理工作的质量和效率, 信息化建设已成为高校人事管理工作持续发展的重要举措之一。本文在分析我国高校人事信息化建设现状和建设意义的基础上, 提出了新型校级综合人事信息化平台的开发和建设理念, 打破了传统按职能部门独立建设管理系统的模式, 有利于实现高校人事管理工作更好更快的发展[1]。

关键词：高校,人事管理,人事信息化