高校档案管理工作应重视的几个问题

2022-09-11

高校档案是在学校管理、教育教学、教科研、后勤保障等活动中形成的第一手资料, 它全面反映了高校最基本的职能活动。档案是历史的见证, 特别是改革开放以来, 学校事业迅速发展, 产生和积累了大量珍贵的档案资料, 我们必须以对历史高度负责的精神, 及时收集、整理、归档, 切实搞好学校档案工作。档案又是高校今后发展和规划的依据。所以, 科学、规范的档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分, 本文主要阐述了新时期高校档案工作应重视的几个问题。

1 立足于法搞好建章立制工作

制度建设是档案工作的基础性工作, 加强制度建设, 严格依法做好档案工作, 是新形势下对档案工作的迫切要求。《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规的实施, 使高校档案的制度建设有了可靠的依据。高校可结合实际, 修改、完善并制订《综合档案室工作职责》、《档案工作人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度。做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标, 从细节上保证档案管理工作的顺利开展。使学校的档案工作有章可循, 增强档案工作的缜密性, 避免无序化。

2 加强领导强化档案的群体意识

领导重视是高校档案工作成败的关键因素。档案工作首先要得到学校领导的高度重视, 把档案工作列入学校工作的议事日程, 组织好《档案法》、相关档案法律法规及学校制定的有关档案制度的学习与宣传活动, 结合实际, 领导带头学。通过学习与广泛宣传, 使教职工增强档案意识, 形成人人重视档案工作, 支持档案工作并自觉地维护学校的档案工作。

2.1 档案宣传的内容要有说服力, 提高宣传效果

(1) 重视档案法律法规的宣传。法律法规的主要作用是规范和约束, 是强制性的, 必须履行。档案法律法规对档案管理活动中的相关内容进行了规定, 从国家、行业的高度提出了明确的要求, 而要遵规守法, 首先要知法懂法。因此, 应加强法律法规的宣传, 特别应结合一些档案违法案例来进行宣传, 增强大家对档案法律法规权威性的认识。

(2) 重视档案利用实例的宣传。工作中档案利用的实例很多, 如教学档案作为重要的基础性和依据性材料, 它可以从静态再现教学的流程和过程, 充分展示教学效果。教学水平评估专家组和评议组可以通过查看原始教学文件的真实性, 对院系的教学管理和质量作出可靠的定性结论, 直接影响评估的结果。我们就可以利用档案在评估过程中的重要作用, 以及在档案移交档案室的过程中所发现的问题作为实例。再如, 利用设备档案在技术改造、设备维修、维护学校的权益中所起的作用;利用学生的成绩档案、学籍档案在为学生提供服务等等方面所发挥的作用作为案例进行宣传, 案例要贴近工作和生活, 用数字和事实说话, 使人在听后能有所触动。

(3) 重视对学校制订的档案规章制度的宣传与落实。否则制订的制度再好, 也会变成一纸空文。为此, 在实际工作中, 我们要努力按制度办事, 使档案工作有法可依、有法必依。坚持在标准上下功夫, 在规范管理上花力气, 积极创造条件向档案管理规范化、系统化、科学化方向迈进。全面落实防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光措施。加大经费投入, 由过去比较简陋的条件转变为基本符合国家规定的标准要求, 使学校的综合档案室形成一定的规模。配置必要的档案管理的设施与设备, 如档案柜、档案装具等, 除此之外, 还应配备温湿度计、照相机、复印机、灭火器、电脑、扫描仪、去湿机及安全报警装置等, 做到库房、阅档室与档案整理室三分开。

2.2 完善组织机构形成档案管理网络

建立一支能与实现档案管理现代化相适应的档案管理队伍, 是提高高校档案管理工作水平的有效途径。档案管理现代化应当包括三个方面的内容:一是硬件, 包括以计算机为核心的内容的各种现代化的设备、档案装具、档案库房和各种档案防护设施。二是软件, 包括计算机维护的软件、数据库、档案室贮存各种档案信息资源及管理与开发利用的各种软件。三是操作硬件与软件的现代化的档案管理人员。在这三方面的因素中, 管理人员的综合素质是关键。所以, 要根据高校职能部门的设置, 按照“统一领导、分级负责、责任到人”的原则, 成立档案管理工作领导小组, 由校长任组长, 分管校长与档案室负责人任副组长, 成员由各职能部门的负责人组成。聘任年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的同志担任各部门的档案管理员, 组建起二级档案管理队伍, 形成档案管理网络。发挥他们在第一线的优势, 形成每个部门的文件材料工作有人抓, 每个工作环节所形成的文件材料有人管的良好机制。使学校的档案工作跟得上办公自动化的步伐, 为学校教学、科研和其它工作服务。及时解决各档案管理员在工作中遇到的各种困难, 在全校范围内形成一种共识, 档案管理工作水平的提高需要大家的共同努力。

2.3 有计划地对档案管理人员进行业务培训

由于二级档案管理人员基本上不是档案专业出身, 对档案管理的基本原则、方法不甚熟悉。这就使得文件材料的收集、归档不及时, 或是不规范、标准。因此, 要积极地创造条件, 有计划、有目的地加强对兼职档案人员的业务培训, 促使他们学习档案专业知识、专业理论, 掌握档案工作的原则、方法, 提高档案管理水平;熟悉文件材料的归档范围与具体内容;熟悉文件材料形成的规律与特点;掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法, 提高工作效率。目前, 一般高校都积极采用了现代化的管理手段, 引进了诸如“南大之星”这类比较先进的档案管理软件。新技术、新问题, 难免会给大家的工作带来一定的困难, 这要采取集中培训, 分别指导的原则, 使各档案管理人员掌握档案管理软件的操作方法。

3 提高档案管理的服务功能充分发挥档案的作用

档案资源只有开发利用起来, 为领导决策提供可靠的依据, 为教学科研和各类咨询查证等提供准确、快捷的信息服务, 才能体现它们应有的价值。随着计算机和多媒体网络技术的快速发展, 数字化档案馆 (室) 的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。电子档案打破了纸质档案利用的局限性, 促使档案管理部门从保管职能向服务职能转变, 并且要求在服务方法、服务质量方面有一个质的飞跃。

3.1 推进档案的数字化工作

由于传统馆藏是以纸质档案为主, 这种档案信息不适合信息时代的数字化管理及信息的网络传输, 我们必须将这些传统馆藏数字化, 将馆藏的各种文字材料、声音信息、视频信息实现数字化转换和处理。这项工程庞大, 需要投入大量的人力、物力、财力。要在解决思想认识问题的基础上, 研究和制定出实现档案信息数字化的政策和发展战略。在具体实施之前必须明确哪些馆藏档案需要进行数字化, 我们不能盲目地将所有馆藏档案制成电子副本, 造成不必要的浪费。开展馆藏档案的数字化工作我们可遵循以下几个基本原则: (1) 价值性原则:即优先选择珍贵的馆藏档案进行数字化, 以便提供利用数字化副本, 保护珍贵的档案原件。 (2) 实用性原则:即优先选择利用率较高的馆藏档案进行数字化, 以提高档案的利用价值, 实用性要从总需求的高度来考虑。 (3) 开发性原则:即优先选择公开的馆藏档案进行数字化, 以提高档案的共享程度。在具体实施馆藏档案数字化工作时可参照国家档案局颁布的相应的法规, 制定出档案数字化操作规范, 针对数字化的输入方式、存储方式、数据备份等提出明确的参数要求, 确保工作规范、有序。

3.2 建立档案信息网站, 实现网络信息资源共享

信息网络思想和原则的核心就是开放性、共享性。网络环境为各高校档案摆脱自我封闭、走向社会, 建立起高校档案信息服务的新模式, 开展校际合作提供了条件。因此, 高校可充分利用自己的资源优势, 开发馆藏资源, 加强数据库建设, 加强横向交流与合作, 发挥档案的整体优势, 弥补自己信息的不足, 真正实现“分散建库、集中联库、分散服务、资源共享”。建立高校档案信息网络建设协调机构, 制定一系列有实际约束力的规范和标准, 改革当前条块分割、各自为政的局面, 建立一个统一的高校档案网络, 真正实现高校档案信息资源共享。档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件, 是展示高校档案自身形象和为用户服务的平台。随着信息技术、网络技术和数字化技术的飞速发展, 利用校园网建立档案信息网站, 实现新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询服务, 为学生、教职工进行定向、定题的交互信息咨询, 拓展档案馆管理的服务功能, 提高档案服务质量。同时, 要充分利用高校资源优势, 全面实现资源共享, 为高校及社会提供丰富的信息资源和优质的服务。

摘要：档案是历史的见证, 又是高校今后发展和规划的依据。它全面反映了高校最基本的职能活动, 科学、规范的档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分, 本文主要阐述了新时期高校档案工作应重视的几个问题。

关键词：档案管理,重视的问题