探究办公自动化环境下文书档案管理

2022-09-11

当下, 信息化文档种类繁多, 管理起来较为繁冗复杂, 这就提高了办公自动化环境下对档案管理的要求。本文将着重探讨在办公自动化环境下, 新型档案管理的管理理念、管理方式;浅析办公自动化环境下档案管理的特点与优劣势。

一、办公室自动化环境下档案管理的管理理念与方式

(一) 规范文档管理体制, 统一技术管理标准。

在日常工作中, 每一个单位的部门或科室都会形成不同的文件资料, 这就体现了文档管理工作分散繁琐的工作属性。这种工作属性会给档案室工作人员的工作带来难度, 为文件的前期规划和后期控制工作带去挑战。

因此, 如若想提高文档管理的效率, 其一, 必须规范文档的管理体制, 统一技术的管理标准, 使办公室自动化环境下的档案管理工作呈流线型顺利进行;其二, 文件的管理职责要统一到档案管理部门, 以方便文档管理的统一规划和处理, 确保档案管理工作的顺利进行。

(二) 统一流程标准, 统一文件格式。

在单位中, 由于各部门的工作性质不同, 其形成的文件格式就不同, 对其文件采取的管理模式也就不同。在管理过程中, 如果没有统一的格式和管理流程标准, 在对资料进行统计和查找时就容易出现失误。因此, 在对文书档案进行处理时, 要制定统一的业务流程标准;明确各个文件的性质与属性, 按照统一的操作流程进行归档处理;统一统计软件的操作标准和技术标准, 保证不同类型的电子文件得以灵活运行和安全保存。

二、办公自动化环境下档案管理的特点

(一) 文档的整理变得有序且容易控制。

在传统的纸质文档管理过程中, 纸质文件的密度大, 只有按照一定规律, 人为地将文件进行整合保存才能将文件统一转换成档案。但在办公自动化的环境下, 只要管理人员正确操作系统软件, 电子文档的性质和类型就可以一目了然。在这个过程中, 文件和档案已经在整合的过程中相互融合, 融为一体。这就使文档的前期规划, 中期存储和后期查找阅读的过程变得有序且容易控制。

(二) 基于现代自动化技术上的文档管理。

传统的文档管理工作主要由档案室工作人员来完成, 档案室的工作人员全权承担起档案管理的责任。实行办公自动化后, 文书档案管理工作是基于现代自动化技术上的。所以网络部门、信息技术等多个部门是有责任协助档案室工作人员完成档案管理工作的。

三、办公自动化环境下档案管理的优势

(一) 提高文档管理工作效率。

传统的纸质档案管理需要人为地对文件进行审阅, 工作量大, 降低了工作效率。办公自动化的环境下, 统一软件生成的文件, 自然而然地就属于同一文档类型。如若出现文件杂乱的情况, 工作人员只要按照档案所要求的各项条件进行搜索, 随后进行整合就可以完成文件的归档工作。

(二) 延长文件保存寿命。

传统的纸质文档极易受潮、受虫蛀、水火、人为等因素影响, 对文档造成不同程度的破坏, 从而降低文件保存寿命。而电子文档可供选择的存储载体多;存储时间长;且不易损坏。电子文档这些优势弥补了纸质文档受外界环境影响的劣势, 延长了文件的保存寿命。

(三) 资源的共享变得快速安全。

传统的异地档案收发多是通过邮递来实现的。在邮递的过程中文档容易损坏或丢失, 不能保证文件内容的保密性。

电子文档则可以通过网络进行快速的异地传递, 并且可以设置保密系统, 避免在传递的过程中, 造成文件资料的外泄, 使文件档案资源的共享变得快速安全。

四、办公自动化环境下档案管理容易出现的问题及对策

(一) 提高工作人员使用自动化办公设备的能力。

工作人员对自动化办公工具的掌握程度直接影响文档的管理工作。如果自动化的办公软件操作不当, 就会出现文档格式保存错误, 分类错误等问题。更严重的是, 网络安全的问题日益严峻, 有些重要的资料文件很容易受到黑客攻击, 如若重要资料遭到外泄, 造成的严重后果将不堪设想。

要想解决这些问题, 提高文件档案管理人员操作电子设备的水平是重中之重。除此之外, 管理人员不仅要熟悉电子文件的管理和搜索过程, 同时要具备防止黑客窃取资料的计算机水平, 将维护档案管理安全的责任意识谨记于心。

(二) 规范管理体制。

很多单位对文档管理部门的重要性持怀疑态度, 不了解对电子文档进行管理的过程需要相关部门的协同合作运行。例如, 管理人员接收了一个2010版本的Word文件, 但是单位信息技术部门给管理人员安装的是低于2010版Word的软件系统, 导致当下设备无法进行对高版本的文件进行访问, 不能及时的将文件内容进行整理, 对文件进行划分归档, 这就耽误了管理人员工作的正常运行。

因此, 要想解决以上的问题, 要加强宣传文档管理工作的重要性, 提高文档管理工作的影响力, 让各部门感受到对协助文档管理部门工作的责任意识。使管理工作在各个部门之间可以进行规范的操作, 确保文件的形成、归档、查阅都有档案管理部门的统一监督。